Note de service concernant le remplacement des joints. Mémo de service : exemple. Rédaction d'un mémo. Délais de conservation des notes officielles

Un mémo est un modèle de circulation des documents au sein d'une organisation, qui permet de répondre efficacement à toutes sortes de circonstances.

Objectifs et types de documents officiels

Une lettre officielle est destinée à informer un certain fonctionnaire des difficultés existantes ou à faire des propositions concernant des problèmes de production.

De plus, le document officiel est une sorte de confirmation que le personnel ne fait pas seulement son travail, mais constate également les problèmes existants, qui sont ensuite soulignés dans cette note. Au même moment, l'employé qui a écrit note au responsable de la présence de toute violation, décline totalement toute responsabilité dans la résolution de ce problème.

Les notes de service sont divisées en :

ceux qui indiquent certains facteurs de l'acte ou du phénomène survenu caractère négatif. Ces notes de production comprennent des notes explicatives, des rapports, des actes sur les violations identifiées et des plaintes ;
celles qui sont des explications complémentaires aux documents principaux. Il peut s'agir de notes sur la radiation ou l'achat de matériel, sur l'attribution d'une aide financière, sur la promotion, sur les primes, etc.

À son tour, un recensement officiel peut être effectué à la fois entre les subordonnés et l'employeur (interne) et entre les chefs des divisions structurelles et le directeur principal de l'entreprise (externe). En externe, les documents de production sont destinés à être fournis à l'extérieur de l'organisation ; le destinataire de ce type de note est la haute direction.

Informations et forme du document commercial interne

Le contenu des documents officiels couvre généralement la production, le matériel, questions économiques, ainsi que les questions de primes, promotions ou rétrogradations. Ainsi, un employé de n'importe quel service peut faire une demande écrite pour lui fournir certains documents ou ressources financières, à la fois pour un usage industriel et personnel. De plus, le contenu d'un tel document peut couvrir une plainte contre un employé ou un supérieur immédiat en particulier.

Quant à la récompense des salariés, l'employeur direct rédige une note sous forme de pétition adressée à son supérieur hiérarchique. Où il met en valeur les mérites d'un subordonné et fait des suggestions sur les modalités de primes.

Une lettre interne adressée au chef de l'organisation par les subordonnés est rédigée à la main sous forme libre. Cependant, pour rédiger ce type de document, vous pouvez utiliser un ordinateur ou une technologie d’impression.

Rédaction de documents compétente

Bien que cette loi ne dispose pas d'un modèle établi au niveau législatif, elle est obligatoire doit contenir les informations suivantes :

à qui cette demande est adressée (fonction, nom et initiales du destinataire) est indiqué dans le coin supérieur droit du document, le numéro de la note et la date d'enregistrement ;
le titre de la lettre en cours de rédaction ;
la partie introductive reflète généralement l'heure, la date et l'heure de l'incident ;
la partie principale est indiquée résumé détailléévénements;
la dernière partie comprend les propositions du compilateur, qu'il demande au chef d'entreprise de mettre en œuvre ;
Sous le texte figurent la date de rédaction du document, le poste ou la profession du compilateur, ainsi que son nom et ses initiales.

Quant aux lettres extérieures, elles doivent avoir un contenu similaire et être rédigées sur papier à en-tête de l’établissement, de préférence sous forme imprimée, à l’aide d’un outil informatique.

De nombreuses entreprises disposent d'un modèle de mémo prêt à l'emploi développé et approuvé par la direction. Grâce à cela, il sera beaucoup plus facile et plus compétent pour les travailleurs de rédiger un tel acte documentaire.

Dans les lettres internes et externes, les informations doivent être présentées brièvement et clairement, sans excès d'eau. Cela fait gagner du temps à celui qui prépare le document et à celui à qui il est adressé. Et aussi une présentation claire des propositions contribue à la réponse la plus rapide du manager.

Générer électroniquement des lettres de production

De nombreuses entreprises autorisent la préparation de notes officielles à l'aide d'un ordinateur, ce qui vous permet de créer une forme électronique du document. Cette méthode inscription, chaque unité structurelle choisit de manière indépendante, et le prescrit dans certains documents prévus par la loi. Ainsi, la version électronique simplifie grandement la préparation d'un document et son envoi, ce qui réduit considérablement le temps d'examen d'une note et de prise de mesures de réponse.

La méthode électronique de rédaction d'une lettre de service n'est pas très différente de la version manuscrite, mais présente tout de même les différences suivantes :

dans le document électronique, il n'est pas nécessaire d'indiquer à qui il est envoyé, puisque ces informations sont déjà inscrites dans la barre d'adresse ;
la signature de l'auteur dans la note électronique est apposée automatiquement (signature numérisée préalablement préparée) ;
à l'électronique boîte aux lettres l'expéditeur reçoit une notification du destinataire indiquant qu'il a reçu la lettre et l'a lu. Ce service est la confirmation de l'envoi de la note.

L'un des principaux avantages de la création d'une note électronique est le modèle déjà existant. Qui peut être utilisé dans la préparation ultérieure de documents similaires. Cet avantage bénéficie aux services de l'entreprise ou à leurs travailleurs individuels qui, en raison de leur type d'activité, doivent souvent rédiger des mémos.

Aspects de la compilation

Lors de la rédaction des mémos, il est nécessaire de prendre en compte les nuances suivantes, qui s'appliquent en fonction de leur type et de leur finalité :

Le respect des nuances ci-dessus permettra même à un employé inexpérimenté de rédiger une note compétente et compréhensible pour le responsable.

Importance du document

Les documents officiels aident à éviter les situations de conflit entre les employés d'une certaine entreprise, ce qui a un effet positif sur son travail. Ils jouent également un rôle important en matière de comptabilité et déclaration fiscale, où les problèmes financiers nécessitent une certaine attention et le respect de diverses nuances.

Entre autres choses, les lettres officielles sont efficaces pour lutter contre les contrevenants au sein de l'organisation. De plus, rédiger des documents de plainte auprès de l'employeur vous permet de résoudre le problème sans litige ni agression. Étant donné que les plaintes officielles peuvent être rédigées de manière anonyme, ou simplement le nom de l'auteur, à sa demande, ne sera pas annoncé par le gestionnaire.

Par conséquent, un tel document constitue un outil multifonctionnel, grâce auquel la plupart des problèmes d'organisation peuvent être résolus dans un laps de temps assez court.

Le mémo est document interne de l'organisation, grâce auquel la direction est en mesure de résoudre les situations de travail aussi rapidement et efficacement que possible. Son objectif principal est de porter à la connaissance de l'équipe de direction des informations concernant un problème ou une situation conflictuelle survenue en production ou au sein de l'équipe.

Ce document peut également refléter les suggestions des employés concernant l'augmentation de l'efficacité du travail, l'augmentation de la productivité et d'autres problèmes de travail.

La législation fédérale en vigueur en Russie ne définit pas une note officielle comme un document obligatoire, donc ça n'existe pas forme unifiée . Mais malgré cela, de nombreux sujets activité entrepreneuriale elle est inscrite dans les réglementations locales, par exemple dans politique comptable.

Les organisations commerciales et entrepreneurs individuels développer de manière indépendante la forme du document, en tenant compte des recommandations de base des spécialistes.

Les notes de service sont portées caractère de référence et d’information. Ils sont utilisés pendant correspondance commerciale au sein de l’organisation en tant que document supplémentaire.

Le but des mémos est de mettre en évidence des problèmes liés aux activités de production d'un département, d'un atelier ou d'une division, ou avec un employé spécifique.

Un tel document n'a pas de forme unifiée, il est donc compilé arbitrairement. Malgré l'absence d'exigences strictes de la législation fédérale concernant l'enregistrement, la note doit contenir tous les détails et informations requis:

Dans le coin supérieur droit, vous devez inscrire le nom et la fonction du gestionnaire auquel l'appel est adressé.
Au centre, un peu plus bas, le nom du document est écrit : « NOTE OFFICIELLE »
Son numéro d'enregistrement et sa date d'établissement sont indiqués.
Le titre doit refléter les informations liées au sujet de la note (dans le cas prépositionnel).
Le texte doit contenir des informations qui reflètent l'objectif de la rédaction du document : d'abord une situation est décrite, puis une demande, un commentaire ou une suggestion est formulé.
Au bas de la note, vous devez indiquer le nom de l'auteur, sa fonction et sa signature.

Il convient de noter qu'une note peut être non seulement explicative, mais aussi un rapport. Par exemple, dans le premier cas, le document assure la communication entre les employés de l'organisation à un niveau horizontal - le chef d'une unité structurelle prépare une note adressée à un autre chef d'une unité structurelle.

Dans le second cas, le document est adressé à la haute direction. Il examine une question de travail sur laquelle certaines propositions et conclusions spécifiques sont formulées. Le gérant appose sa résolution sur le mémo et doit le certifier par une signature et une date.

Si nous regardons une question comme but d'écrire un mémo, alors on ne peut manquer de mentionner ici sa relation directe avec comptabilité. Sur la base de ce document, les comptables ont le droit légal d'amortir certaines dépenses en dépenses pour la période de référence. Par exemple, un employé d'une organisation payé frais de transport, la publicité, l'équipement acheté et d'autres articles d'inventaire nécessaires à l'exercice des activités commerciales.

DANS dans ce cas Les notes de bureau seront considérées comme des documents comptables primaires et devront être fournies avec le même stockage.

Quelle est la différence entre les mémos et les mémos peut être trouvée dans la vidéo.

Qui peut écrire

Les mémos officiels peuvent être rédigés par tous, sans exception, les employés d'une organisation qui font officiellement partie de son personnel. En règle générale, la nécessité de rédiger ce document survient lorsqu'un salarié est confronté à un problème.

Mais, dans ce cas, une condition doit être remplie : la note contient des informations sur la question qui relèvent de la compétence de l'employé qui la prépare.

Grâce à de tels documents, il est établi communication entre employés de même niveau. Très souvent, les chefs de divisions, de départements et d'ateliers envoient des notes à leur direction directe, dans lesquelles ils travaillent pour leurs subordonnés.

Dans le cas où des employés ordinaires envoient des notes à leurs supérieurs, celles-ci sont considérées comme des rapports. L'expéditeur doit comprendre que seul un document correctement rédigé lui permettra de réaliser la demande qui y est exprimée. C'est pourquoi toutes les informations doivent être présentées très brièvement, mais succinctement.

Étant donné que la note est un document interne de l'organisation, sa forme doit être approuvée par la direction et enregistrée dans la politique comptable ou les réglementations locales. Il peut être compilé aussi bien sur papier que sous forme électronique.

Mais dans tous les cas, au bas du document, il devrait y avoir signature "live" de l'auteur. Dans la plupart des cas, ces notes sont rédigées en un seul exemplaire. Mais si un employé travaille pour grande entreprise, il peut être amené à établir un document en deux voire trois exemplaires.

Ce document doit indiquer des indicateurs quantitatifs précis:

tailles premium, salaires, indemnités de vacances et autres paiements en espèces ;
les dates, par exemple le jour exact où l'employé part en voyage d'affaires ;
articles en stock (indiqués liste complète tous les objets mentionnés dans l'appel), etc.

Vous devrez également lister toutes les raisons pour les mesures prises pour résoudre la situation. Des informations sur chaque personne impliquée dans le mémo sont indiquées.

Vous devez commencer à rédiger un document avec l'en-tête. Ici, vous devez indiquer le nom complet de l'entité commerciale. La date et la ville dans laquelle le document est établi doivent être indiquées.

Si le document est rédigé par un employé ordinaire, il devra alors être confirmer avec le chef de service où il travaille. Ce n'est qu'après cela que la note est transmise à sa destination. Il est impératif que le salarié s'assure que son recours officiel a été enregistré dans le registre comptable approprié.

En règle générale, chaque entité commerciale doit disposer d'un journal comptable documentation interne. Sinon, une note soigneusement rédigée peut facilement se perdre dans le flux dense de documents.

Pour éviter toute erreur lors de la préparation d'un document, individus devrait utiliser les instructions :

Prenez une feuille de papier au format A4.
Un en-tête est créé dans le coin supérieur, sur le côté droit. La première ligne indique le nom complet de l'entité commerciale. La ligne suivante contient le nom, le prénom et le nom patronymique du salarié à qui le recours est adressé. La troisième ligne contient le nom complet et le poste de l'employé qui rédige le mémo.
Plusieurs lignes sont sautées et le titre du document est écrit au centre. La ligne du bas indique la date d'établissement et le numéro d'immatriculation, qui doit correspondre à l'inscription du registre comptable. Il est obligatoire d'indiquer la ville dans laquelle l'entité commerciale dans laquelle travaille le rédacteur de notes est officiellement enregistrée.
Un titre court du document est rédigé toutes les deux lignes ; l'auteur doit décrire le problème qui sera discuté.
Dans la deuxième partie de la note, il est nécessaire de décrire l'essence du problème qui s'est posé. Il est extrêmement important de noter les personnes responsables qui y sont liées, en indiquant leurs noms complets et leurs fonctions.
Des options pour résoudre le problème sont proposées.
Au bas du document est apposée la signature de l'auteur, indiquant son nom complet et sa fonction.

Lors de la rédaction d'un mémo dans formulaire électronique il faudrait agir instructions. Option prête le document est transmis par email au destinataire. Il doit être enregistré dans la correspondance sortante, ainsi que sur une clé USB ; il est également nécessaire d'assurer la sécurité de la notification indiquant que la lettre a été lue.

Composition, forme, types

Les mémos de bureau sont classés en fonction de la signification des informations qu'ils contiennent :

analytique;
explicatif;
rapports;
explicatif.

Ils peuvent être destinés à la fois pour l'interne et usage externe . Dans le second cas, une correspondance est ainsi menée avec les entreprises partenaires lorsque des problèmes de travail difficiles surviennent. Concernant document interne, puis sur cette base, la direction prend des décisions responsables, donne des ordres et des instructions.

Dans la plupart des cas, cette documentation est utilisée pour la communication départementale. Il reflète les demandes et suggestions, ainsi que les informations importantes concernant le soutien économique ou logistique de l’organisation.

Avec leur aide, il est assuré communication au niveau horizontal. Dans le cas où les statuts des personnes impliquées sont différents, alors le document sera considéré comme un rapport.

Par exemple, un employé part en voyage d'affaires. Le chef de son département écrit note adressée au chef de l'organisation. Sur la base de ce document, un arrêté est émis, une attestation de déplacement est délivrée, espèces pour les dépenses.

Vous pouvez également considérer un autre exemple. L'entreprise a créé une commission de certification. Le chef du département soumet une note à ses membres, qui indique qu'un employé particulier ne correspond pas à son poste, par exemple, il reçoit constamment des plaintes, il fabrique de nombreux produits défectueux, etc. Dans ce cas, les membres de la commission , sur la base du document reçu, peut prendre une décision sur la recertification du salarié.

Le chef du département peut écrire note adressée au chef de l'organisation concernant la réduction période probatoire pour un débutant, puisqu'il s'acquitte bien de ses fonctions et possède un niveau de qualification suffisant pour pourvoir définitivement le poste vacant. Un tel document peut servir de base à l'attribution de primes à tout salarié sur la base d'indicateurs de performance. Il est accepté pour examen par les représentants de la loi comme preuve lorsque des situations controversées sont résolues dans le cadre juridique.

De nombreuses personnes ne comprennent pas la différence entre un mémo et un rapport. Cela s'explique par le fait que les deux documents sont destinés à informer la direction de tout problème de travail survenant dans l'organisation.

Ils doivent comprendre que le rapport est destiné à informer les supérieurs des problèmes survenus et que le rapport de service, en plus de ces informations, contient également propositions pour résoudre les problèmes survenus.

Lors de l'élaboration d'un recours adressé à la direction, il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants : nuances:

Le document est rédigé sous forme libre.
L'essence du problème doit être clairement décrite.
Toutes les solutions doivent être indiquées.
Le document doit être enregistré dans le registre comptable approprié.
Pour éviter toute perte de la note, vous pouvez la faire en deux exemplaires. L'un sera remis à la direction par l'intermédiaire du secrétaire, et le second restera chez le salarié (le formulaire contiendra la signature, la date d'acceptation, le numéro d'immatriculation).

Si vous envisagez d'échanger des notes officielles entre des divisions distinctes de l'organisation, il est alors nécessaire de prendre en compte ces instants:

Dans le cas où la note est envoyée à une autre entité commerciale, l'expéditeur doit tenir compte de ces nuances:

Un mémo peut parfois servir de document externe. De cette manière, les entités commerciales coopérantes échangent des informations.
Dans ce cas, la note est considérée comme la preuve documentaire d'une demande ou d'une réclamation d'un partenaire commercial à un autre.
Le document est rédigé sur papier à en-tête de l’organisation sous forme libre.
La note peut être accompagnée de pièces justificatives confirmant les informations fournies.
Il est nécessaire de faire deux exemplaires, l'un est transféré à l'entreprise partenaire et le second reste à l'autre organisme. Sur le deuxième exemplaire, le destinataire doit apposer un cachet humide, la date et la signature, et indiquer également le numéro d'enregistrement.
Un tel document doit être conservé jusqu'à ce que la situation soit complètement résolue.
Si l'entreprise partenaire a donné une réponse écrite à la demande reçue, celle-ci doit être enregistrée et conservée avec la note.

Existe-t-il une version électronique ?

La législation fédérale en vigueur en Russie autorise les entités commerciales seul décider comment ils géreront le flux de documents. Aujourd'hui, beaucoup organisations commerciales et les entrepreneurs individuels utilisent des formes électroniques de documents.

Les attestations et mémos compilés sont transmis aux services via Internet. Mais, si vous envisagez d’informer la haute direction d’une situation extrêmement importante qui relève du « secret commercial", alors le salarié doit être impliqué dans la certification signature numérique personnelle.

Dans le cas où le salarié a exprimé sa réflexion sur papier, il peut scanner le formulaire et l'envoyer à e-mail votre organisation. S'il utilise une boîte aux lettres personnelle enregistrée à son nom lors de l'envoi, alors il ne sera pas nécessaire de signer le bon de service.

Quant au format du document électronique, il n'est pas différent de son homologue papier. L'expéditeur, afin d'éviter des malentendus gênants, doit prendre en compte les nuances suivantes:

Lors de l'envoi d'un e-mail, vous devez demander une notification indiquant que le destinataire a lu le message. Une telle notification servira de preuve que lorsqu'une situation difficile survient, la personne responsable a envoyé la note en temps opportun.
Le document est rédigé en police Times New Roman, dont la taille doit être comprise entre 12 et 14.
La date doit être renseignée au format : 01/01/2018 ou 01 janvier 2018.
Le titre du document doit être placé au centre de la feuille.

Vous trouverez ci-dessous une classe de maître sur la conversion de mémos officiels sous forme électronique.

Importance du document

L'avantage de rédiger ce type de document est qu'il fait office de preuve le travail d'un spécialiste spécifique qui résout les problèmes sous sa responsabilité. Par exemple, si un tel employé ne peut pas faire face de manière indépendante à une situation spécifique, il peut alors, au moyen d'une note, impliquer d'autres spécialistes pour la résoudre.

Ainsi, il se dégage automatiquement de toute responsabilité en cas de mauvaise qualité ou de résolution intempestive du problème.

Un avantage supplémentaire de ce type de document est qu'il est preuve directe le fait que le spécialiste a mis en évidence un problème relevant de son domaine d'expertise. Si un spécialiste ne peut pas résoudre un problème par lui-même et, sous forme de mémo, le soumet à la résolution d'autres spécialistes, il se dégage ainsi de toute responsabilité en cas d'examen intempestif ou de mauvaise qualité de la question.

Si une situation controversée survient dans laquelle la direction ou les autorités de régulation tentent de rechercher les coupables, la note aidera à comprendre qui est à blâmer.

Étant donné que les mémos ne sont pas classés comme documents obligatoires, utilisé pour communication interne organisations, de nombreux agents du personnel très frivole et irresponsable aborder la question de leur stockage.

Ils doivent être situés dans des zones sèches et aérées afin que les supports papier ne soient pas exposés aux impact négatif l'humidité et d'autres environnements agressifs.

Après le transfert des notes officielles aux fins prévues, ils doivent être tenus responsables de leur sécurité. officiers du personnel. Les documents papier sont placés dans des coffres-forts, car ils peuvent contenir des informations confidentielles.

L'accès à ceux-ci ne sera accordé qu'à un employé responsable agréé par l'autorité compétente. sur commande. Tous les documents sont classés dans un dossier séparé, mais s'ils ont été soumis par voie électronique, une clé USB est utilisée pour les stocker.

En ce qui concerne les périodes de stockage, les entités commerciales doivent prendre en compte les éléments suivants : nuances:

Si, dans de tels appels, les employés font des rapports importants, font des propositions de rationalisation et reflètent d'autres informations importantes, leur durée de conservation ne doit pas être inférieure à 5 ans.
Dans le cas où les notes internes ne contiennent aucune information importante pour le travail d'une entité commerciale, elles ne peuvent pas être conservées plus d'un an.
Si les notes internes contiennent des informations sur la coopération de l’entreprise avec son partenaire étranger, leur durée minimale de conservation ne doit pas être inférieure à 15 ans.

Il convient de noter que le chef de l'organisation peut, à sa discrétion, prolonger la période de conservation de ces documents en émettant un arrêté approprié.

Quels types de mémos existe-t-il ? La réponse à la question est dans la vidéo.

Une note de service (SZ) est un type de mémorandum.

La principale différence est que les SZ sont envoyés horizontalement aux fonctionnaires du même niveau de direction.

Les rapports sont envoyés aux cadres supérieurs, verticalement.

Il n'y a pas de règles obligatoires pour créer des SZ ou des échantillons dans la législation. Le classificateur de la documentation de gestion contient des références uniquement à des rapports, explicatifs et notes explicatives. Normes et instructions pour l'enregistrement de SZ dans un domaine spécifique personne morale peut être réglementé au niveau local acte normatif sur les questions de travail de bureau.

Les SZ étant des documents écrits et devant être pris en compte (enregistrés) par celui qui les a envoyés, ils servent de preuve de l'envoi de toute information, demande, message sur un problème qui ne peut être résolu de manière indépendante. Une sorte de délai et de redistribution des responsabilités.

Comment le remplir correctement : remplir le SZ selon GOST

Le GOST qui entre en vigueur contient une réglementation plus détaillée et comprend de nouvelles sections.

Exigences d'apparence

Les notes de service sont rédigées sur papier blanc ou autre papier léger au format A4 ou A5.

Il y a des marges le long des bords : à droite - 10 mm, sur les autres côtés - 20 mm. Dans notre pays, les documents sont créés en russe.

La partie supérieure (« capuchon »). En haut à droite, saisissez le destinataire SZ (pas plus de 4, sinon vous devrez envoyer un mailing).

Sur le côté gauche ci-dessous se trouve le nom du papier, la date et le numéro d'enregistrement, résumé(titre).

La date peut être spécifiée dans l'un ou l'autre format numérique chiffres arabes(JJ.MM.AAAA, AAAA.MM.JJ) et en utilisant des mots. Numéro d'enregistrement– ordinal valeur numérique, éventuellement avec une lettre ajoutée.

IMPORTANT: Le titre doit refléter l'essence principale du texte de l'article, indiquer de quoi parle l'article.

Si un mémo occupe plus d'une page imprimée, les pages suivantes sont numérotées.

Le nouveau GOST fournit des normes supplémentaires :

il évoque non seulement les documents papier traditionnels, mais aussi la gestion électronique des documents dans le respect des mêmes règles de conception.
Texte. Il est préférable d'utiliser les polices Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Taille de 12 à 14 selon la police choisie. L'espacement traditionnel entre les lignes est de 1 à 1,5 ; pour les lettres des mots – normal ; entre les mots individuels, il y a un espace (une seule pièce). Le texte SZ est aligné sur la largeur de la feuille.
La numérotation des pages est placée en haut de la feuille (en-tête).
L'impression recto verso des documents est autorisée, ce qui permet d'économiser tailles requises champs de tous côtés.
Le retrait du paragraphe est de 1,25 cm.

RÉFÉRENCE: le SZ étant envoyé au sein d'une seule entreprise, il n'est pas nécessaire d'y apposer un cachet.

Un exemple de document sur la photo ci-dessous :

Quand un mémo n’est-il pas conforme aux règles ?

Comme indiqué ci-dessus, le SZ n'est pas un document officiel, donc aucune conséquence spécifique en cas d'envoi de notes non conformes au formulaire n'est fournie.

Le but de SZ est d'obtenir ou de fournir certaines informations à des collègues de travail. et le seul possible conséquence négative il ne semble y avoir aucune réponse à la note.

La législation contient conditions générales les demandes, si elles ne sont pas respectées, ne seront pas prises en compte. Il semble qu’ils puissent être appliqués par analogie à SZ. En particulier, les candidatures suivantes ne recevront pas de réponse :

ne pas avoir d'indication sur la personne qui les a compilés (anonyme) ;
Contenant des propos obscènes, des insultes, des menaces ;
Illisible;
Si des demandes similaires ont déjà reçu une réponse répétée ;
Si la réponse implique la divulgation d’un secret protégé ;
Et d'autres.

Ces normes sont contenues dans la loi fédérale "Sur la procédure d'examen des recours des citoyens de la Fédération de Russie malgré l'absence de". règles obligatoires pour les correspondances par mémos, elles doivent être établies dans le respect des règles communication d'entreprise, les règles de la langue russe et les exigences traditionnelles relatives aux documents commerciaux.

Note de service est un document d'information et de référence, un outil de correspondance commerciale au sein d'une organisation.

Une note est rédigée pour mettre en évidence tout problème commercial lié au travail d'un service ou d'un employé spécifique, dont la solution dépend d'une autre unité structurelle de l'organisation ou de l'employé.

En revanche, la rédaction de mémos s'effectue entre divisions structurelles ou des employés de statut officiel équivalent qui ne sont pas directement subordonnés.

Comment rédiger un mémo

Bien que la forme de rédaction d'un mémo soit arbitraire, les détails suivants doivent être pris en compte lors de sa rédaction :

« chapeau », où il est indiqué à qui il est adressé (fonction, nom, prénom, patronyme au datif) ;
nom du document - Note de service ;
date de compilation et numéro;
titre du texte du document - parle du sujet du mémo ;
le texte du document - il y a d'abord une description de la situation actuelle, puis une demande spécifique ;
fonction du compilateur, signature et transcription de la signature - nom, prénom, patronyme de l'auteur.

Exemple de mémo pour l'achat d'un ordinateur

Note de service
05.10.2013 № 2
Moscou

À propos de la réparation (remplacement) d'ordinateur

Je voudrais attirer votre attention sur le fait qu'à partir du 20 septembre 2013, Tatyana Ivanovna Moroz, affectée au responsable des ressources humaines, ordinateur personnel les pannes surviennent fréquemment logiciel.

À cet égard, je demande que cet ordinateur soit réparé ou remplacé.

Exemple de mémo sur la délivrance des produits

NOTE D'ENTRETIEN
2013-09-20-CN du 20/09/2013

À propos de la délivrance des produits

Je vous demande d'accepter d'organiser une promotion pour TM « J ».

Objet de l'action :
- augmentation des ventes au détail des jus TM « J » ;
- augmentation de la distribution numérique et qualitative.

Période de promotion : octobre-novembre 2013

Région : Saint-Pétersbourg, Voronej

Participants à l'action : vendeurs de points de vente

Mécanisme de promotion : lors de la commande point de vente 5 litres de jus TM « J » sont offerts en cadeau 1 litre de jus TM « J ».

Distribution des fonds des prix :
Saint-Pétersbourg - 400 paquets (1 l chacun)
Voronej - 60 paquets (1 l chacun)
Efficacité : augmentation prévue des ventes de 30 à 40 %.
Le reste des produits non utilisés sera retourné à l'entrepôt.

Le mémo est rédigé sur une feuille A4 si l'organisme ne maintient pas de gestion électronique des documents.

À la base note‒ un outil de correspondance commerciale au sein d'une organisation, entre salariés qui ne sont pas subordonnés les uns aux autres. Dans le cas où un employé rédige une note à un supérieur, celle-ci ne sera pas appelée note officielle, mais rapport.

Le but de la note est expliquer et convenir de certains aspects des problèmes commerciaux concernant le travail d'un employé ou d'un service, et lié au travail d'un autre employé ou service. Une note est rédigée dans les cas où la communication orale ne suffit pas et qu'une demande est nécessaire document.

Il est à noter que le mémo n'est qu'un document auxiliaire non réglementé par l'OKUD. Par conséquent, toutes les informations contenues dans les mémos ne contiennent ni ordres ni instructions.

La forme écrite est gratuite. Cependant, comme pour tout document, il est nécessaire de respecter règles générales préparation de documents, à savoir indiquer :

à qui il est destiné (nom complet au datif et position) ;
nom du document, date, numéro de note ;
une brève note sur le sujet ou le titre ;
le « corps » de la note décrit la situation actuelle et précise la demande, ou décrit les actions de l'auteur en lien avec la situation ;
la position du compilateur, sa signature et son nom complet, parfois les signatures des parties intéressées sont également requises.

Il est conseillé d'éviter dans une note mots inutiles, modèles de discours complexes. Il est nécessaire d’énoncer essentiellement l’essence du problème ou de la situation et, si possible, de le faire brièvement. Puisque le billet indique son numéro de série, il est logique qu'un tel les notes sont enregistrées dans magazine spécial . Le design de l'en-tête peut être central ou en coin (attaché au bord du document).

A éviter diverses options Chaque entreprise développe son propre formulaire de mémo. Dans ce cas, vous pouvez vous laisser guider par les règles de la Fédération de Russie GOST R 6.30-2003 " Systèmes unifiés documentation."

Il sera plus facile pour les salariés d'établir des documents s'ils disposent d'un document visé par arrêté du gestionnaire. instructions de conception et avec des instructions générales de rédaction diverses sortes notes (rapport, officiel, explicatif).

L’option idéale consiste à placer des échantillons d’écriture à côté de ces instructions et/ou à fournir aux employés des formulaires prêts à l’emploi.

Pour les entreprises dont le flux documentaire est largement informatisé, le journal d'enregistrement, les formulaires de notes et les documents prêts à l'emploi peuvent être stockés dans un dossier séparé, accessible via réseau localà tous les utilisateurs intéressés.

Exemple de rédaction d'un mémo

Département d'automatisation
Chef du département des ventes

LLC "ADA" à I. N. Slavyansky

NOTE D'ENTRETIEN

04.04.15 № 3-4/8

À propos de l'information des utilisateurs de PC

Le nouveau logiciel sera installé le mardi 7 avril 2017. Nous vous demandons d'informer les responsables de la nécessité de transférer toutes les informations de travail sur un support amovible afin d'éviter leur perte lors du processus de réinstallation.

Chef du département Automatisation (signature)
A.P. Veniaminov

Un mémo est-il une formalité vide de sens ?

Bien entendu, pour une petite entreprise, un mémo peut être une formalité inutile qui prend du temps et des efforts. Mais dans une grande organisation comptant de nombreux employés et services, un mémo peut s'avérer utile. Dans ce cas, le mémo jouera le rôle rappel écrit des interactions nécessaires entre les services.

Dans les grandes structures, la négligence dans la rédaction d'un mémo ou le fait de ne pas le rédiger peut entraîner une perte de temps pour clarifier d'éventuelles circonstances, rechercher les responsables des problèmes et des incohérences dans le travail des services.

Pour visualiser la nécessité d’une attitude correcte envers la documentation officielle, imaginons la situation suivante. Dans le cadre de tout séjour département économique attribue une journée de travail supplémentaire à ses salariés pour le nettoyage en temps opportun du territoire.

Si vous n'en informez pas le service de sécurité, un malentendu peut survenir. Les travailleurs ne seront tout simplement pas autorisés à entrer au poste de contrôle, car le service de sécurité ne sait rien des événements liés aux vacances.

Questions sur les mémos

Comment rédiger une note pour convaincre le directeur de financer l'achat d'un ordinateur (abonnement à un journal comptable), etc. ?

Contacter le directeur n'est pas une communication horizontale et une telle note ne sera donc pas considérée comme officielle. Appel au patron - mémo.

Quel format de feuille est utilisé pour les mémos ?

Selon GOST R 6.30-2003, les documents sont rédigés sur des feuilles A4.

Est-il correct d'apposer le cachet « J'approuve » sur un mémo ?

Non. Un mémo est une méthode de communication entre les services. La réponse à une question ou une proposition de note est rédigée sous forme de note-réponse. Dans ce cas, l'en-tête de réponse indique le numéro de la note à laquelle la réponse a été faite.