Comment faire fonctionner une caisse enregistreuse - types et structure, mode d'emploi et domaines d'application. Comment être un bon caissier

Selon la loi, Tout entrepreneur devrait avoir une caisse enregistreuse effectuer des transactions avec des fonds de divers types. Beaucoup de gens croient à tort qu'il est assez difficile à utiliser et qu'il ne sera pas possible de le maîtriser seul. Pour ce faire, vous devez vous familiariser en détail avec l'utilisation d'au moins un type d'appareil et pouvoir travailler en toute sécurité sur chacun d'eux.

Ceux qui ont conclu une relation contractuelle avec le propriétaire de l'entreprise concernant la responsabilité de nature matérielle peuvent exercer des activités avec KKM. En plus du contrat, ils doivent avoir une expérience de travail avec cette machine : poinçonner correctement les chèques et les compenser.

Rappelons qu'avant de commencer le processus de travail, le directeur (chef de service) est tenu d'effectuer des travaux préparatoires : ouvrir le drive et le comptoir, pointer le ticket de caisse et vérifier le montant pointé reçu pour l'équipe précédente et rapprocher avec les registres du caissier . Les sommes doivent être tout à fait en accord.

Les responsabilités directes du directeur doivent contenir suivant:

Saisir des informations précises dans le journal, confirmer par votre signature.
Préparer les premières lectures de la bande de contrôle (numéro, date et heure du début du processus de travail, lectures du registre de contrôle).
Remise des clés à l'employé responsable.
Émettre de la monnaie pour la monnaie.
Fournissez aux travailleurs des rubans adhésifs et des composés colorants en temps opportun.

Responsabilités de l'employé avant de démarrer le processus à la caisse :

Vérification de l'état de fonctionnement.
Ajustement de l'heure et de la date, vérification de l'intégrité des unités de caisse enregistreuse.
Zéro chèque.
Avant de démarrer le flux de travail, effectuez plusieurs chèques zéro pour vérifier le fonctionnement de la caisse enregistreuse.
À la fin de la journée de travail, remettez tout l'argent liquide au caissier principal ou au directeur.

Principes de fonctionnement selon le type

L'appareil est une variété très complexe sous forme électronique technique. Certaines de ses parties sont considérées comme composites. Ceux-ci incluent:

Le moniteur est disponible en deux types, pour le caissier et pour la personne effectuant des achats.
Boîte pour collecter les billets.
Bloc de bande.
Imprimante.
Mémoire.

La caisse enregistreuse dispose d'un dispositif qui transmet les informations disponibles à l'acheteur. Un moniteur doit être présent ; un est installé pour l'acheteur afin qu'il puisse voir facilement toutes les informations nécessaires sur l'écran. L'autre est placé pour le caissier.

Clavier utilisé pour saisir le montant de fonds requis. Cela affecte la finalité de la caisse enregistreuse ; avec son aide, le montant requis est saisi et est reflété sur le chèque. L'appareil comporte une division des boutons par couleur ; ils sont divisés en plusieurs parties, chacune définissant un groupe spécifique de produits.

Bloc de bande fait référence à la partie nécessaire dont le but direct est de stocker toutes les informations, y compris les opérations terminées. L'appareil est situé à l'intérieur de la machine elle-même ; il n'est pas nécessaire de le connecter séparément.

Mémoire fiscale conçu pour enregistrer le montant d'argent passant par la caisse enregistreuse. Ils traitent quotidiennement les produits reçus et sont reflétés dans le rapport Z. Les informations sont collectées à la fin d'un quart de travail et stockent tous les événements avec des dates et des informations détaillées sur le temps travaillé.

Chaque caisse enregistreuse a plateau pour collecter les billets, qui est une boîte en métal (plastique) ordinaire avec plusieurs types de serrures. L'une des options les plus simples est un loquet mécanique ordinaire. Cependant, une solution moderne au problème consiste à utiliser un dispositif de verrouillage électromagnétique.

La tâche principale de l'imprimante est d'imprimer un reçu. La caisse les imprime pour l'acheteur et pour le reporting au point de vente. Pour l’acheteur, le reçu fait office de preuve d’achat. Certaines variétés de caisses les impriment pour d'autres documents, cela est considéré comme une bonne aide au travail.

Il ne faut pas oublier qu'il existe de nombreuses variétés de caisses enregistreuses et de formats de rubans de tickets ; si vous utilisez le mauvais, la caisse deviendra rapidement inutilisable.

Opération

La première chose à faire est de connecter la caisse enregistreuse au réseau. Beaucoup d'entre eux ont des boutons sur le panneau arrière, activés en tournant la clé en position REG. Si de nombreux zéros sont affichés sur le moniteur, cela indique un fonctionnement correct.

Les activités ultérieures ont lieu comme suit:

Autorisation. De nombreuses caisses enregistreuses commencent leur travail lorsque le caissier se connecte. Vous devez saisir un numéro de service et un mot de passe. Certaines variétés commencent à fonctionner après avoir utilisé une carte spéciale. rendez-vous.
Le calcul s'effectue en entrant le montant requis. Pour ce faire, saisissez le bon coût à l'aide des touches . Ensuite, appuyez sur le bouton de la section souhaitée (en règle générale, elles sont divisées en différentes divisions : par exemple, chaussures, vêtements, épicerie, etc.). Certaines caisses enregistreuses ont la capacité de lire le code-barres du produit et le montant requis est calculé indépendamment. Ensuite, appuyez sur le bouton « Paiement » ou « Espèces », l'achat est effectué.
S'il existe des réductions sur un certain type de produit, elles sont immédiatement reflétées lors du paiement.. Vous devez saisir le prix total (sans déduire certains pourcentages), sélectionner une catégorie, imprimer le montant et appuyer sur %, la remise sera calculée indépendamment.
Si vous devez sélectionner plusieurs articles, vous devez saisir le montant et cliquer sur le département souhaité. Vous devez attendre que tous les types d'achats soient terminés et appuyer sur le bouton « Paiement ».
Si vous devez retourner un chèque nul, vous devez appuyer sur le bouton « Paiement » ou « Espèces ».

Ce sont les types généraux de travail avec les caisses enregistreuses ; si vous avez besoin de connaître le principe de fonctionnement d'une machine particulière, des informations peuvent être trouvées sur Internet, ou vous pouvez étudier dans certaines organisations.

Dans le magasin

Tout d'abord, le salarié est tenu de conclure un accord sur la responsabilité matérielle. Ceci est fait pour éviter le vol de fonds.

Le travail d'un caissier commence toujours par la nécessité de faire le plein de la voiture. La bande est insérée dans la caisse enregistreuse et un enregistrement spécial est établi indiquant le numéro, son type, la date, l'heure exacte de mise en marche et les indications à l'heure à laquelle le caissier a commencé à travailler. Après avoir rempli toutes les données, le ruban de caisse est certifié par le caissier principal.
Ensuite, vous devez vérifier l'exactitude des données de date et d'heure. De nombreux appareils ont la capacité de sauvegarder indépendamment les informations nécessaires. Il existe des caisses enregistreuses dont l'exactitude de l'heure et de la date doit être vérifiée avant chaque quart de travail et réglées si nécessaire.
Avant de commencer le processus de travail, vérifiez la capacité de l'appareil à fonctionner. Pour ce faire, aucun chèque n'est imprimé, ils sont vérifiés pour la clarté de l'impression et la présence de toutes les informations nécessaires. Les contrôles d'essai doivent être conservés jusqu'à la fin des travaux et joints à la documentation de rapport.
Ensuite, le rapport X est imprimé ; il est de nature intermédiaire et lors de son impression, le montant n'est pas réinitialisé. Au cours d'un quart de travail, ces chèques sont imprimés plusieurs fois. Ceci est fait pour contrôler les fonds entrant dans la caisse enregistreuse. Ils sont imprimés au moment du dépôt des fonds. Au cours d'un quart de travail, vous pouvez envoyer un nombre incalculable de chèques ; ils n'affectent pas le travail, mais ils aident à contrôler le bon flux de fonds.
Les rapports X peuvent être réalisés par service, à la fin d'un quart de travail et pour obtenir le résultat final. Ils tiennent des registres des excédents ou des manques de fonds dans la caisse enregistreuse.
Si un chèque incorrect est poinçonné, le bon est à nouveau poinçonné, le mauvais est conservé jusqu'à la fin du quart de travail. Après avoir clôturé et soumis le rapport de la journée travaillée, celui-ci doit être compilé en un seul document. Ensuite, un acte est dressé indiquant le type, le modèle de la caisse enregistreuse, le numéro d'immatriculation et le numéro du fabricant.
Un acte est dressé indiquant le numéro du chèque et le montant inscrit. Le chèque est joint au document certifié par l'exploitant et l'entrepreneur.

Cela peut arriver. Les raisons peuvent être différentes : le produit ne correspond pas à la couleur et au style, présente des défauts de fabrication, etc. Cela ne peut se produire que sur présentation d'un ticket de caisse, de l'intégrité du produit (présence d'une étiquette de prix dessus, etc.).

De plus, il doit y avoir un montant poinçonné dans la caisse. Un acte de retour de la marchandise est dressé. Il est écrit sous n'importe quelle forme. Après des documents correctement rédigés et signés par l'entrepreneur lui-même, l'argent pour les marchandises peut être restitué.

À la fin de la journée de travail, un rapport X est imprimé, qui permet de rapprocher la caisse enregistreuse et l'argent liquide qu'elle contient. Après cela, un rapport Z est exécuté, qui réinitialise tous les fonds acceptés pour le quart de travail. Toutes les informations sont automatiquement déplacées de la RAM vers la mémoire fiscale, les revenus perçus sont remis à zéro et clôturés.

Erreurs typiques

Il existe des erreurs standards qui peuvent entraîner une défaillance de la caisse enregistreuse. Ceux-ci incluent :

Panne de batterie. C’est une raison courante pour laquelle une machine tombe en panne. Pour éliminer de tels problèmes, vous devez porter une attention particulière à la caisse enregistreuse. Il est préférable de charger lorsqu'il est éteint, cela maximisera la durée de vie.
Utiliser un chargeur non recommandé par le fabricant. Pour éliminer ces causes, vous devez utiliser des appareils autorisés par l'usine.
Enfilage incorrect du ruban. Pour éliminer l'erreur, vous devez utiliser uniquement le ruban recommandé par l'usine de caisse enregistreuse.
Pénétration de liquide. Si une telle nuance se produit, vous devez immédiatement éteindre l'appareil et contacter un centre de service.
Le coupeur automatique du registraire fiscal est en panne. Cela se produit souvent en raison de la faute du caissier, qui tire brusquement sur la bande et ne ferme pas hermétiquement les couvercles de l'enregistreur, ce qui entraîne des chocs avec les lames.

Les instructions pour travailler avec Frontol sont présentées ci-dessous.

Selon la loi, tous ceux qui font du commerce de détail et vendent quelque chose doivent disposer d'une caisse enregistreuse. Cependant, plus récemment, un nouveau concept est apparu : les caisses enregistreuses en ligne. Les modifications apportées à la loi fédérale depuis 2017 obligent toutes les entreprises commerciales à remplacer une machine ordinaire par une caisse enregistreuse en ligne. À cet égard, les hommes d'affaires se posent de nombreuses questions, dont les réponses préoccupent particulièrement les représentants des petites et moyennes entreprises. Est-il possible de se passer d'une caisse enregistreuse en ligne ? Est-ce que tout le monde doit passer à de nouvelles normes ? Que se passe-t-il si une entreprise ignore les nouvelles exigences ? Et en général, essayons de comprendre ce sujet difficile et répondons à toutes les questions.

Modifications de la législation

Comme mentionné ci-dessus, tous les entrepreneurs qui exercent du commerce de détail doivent disposer d'une caisse enregistreuse. Jusqu'à récemment, cette exigence était obligatoire, mais beaucoup l'ignoraient et n'étaient pas pressés de travailler conformément à la loi. Il était impossible de contrôler tout le monde, c'est pourquoi de nombreuses transactions et ventes ont été effectuées selon une comptabilité « grise », c'est-à-dire sans contrôle approprié de la part de l'État et, en fait, en dehors de la loi. À cet égard, les législateurs ont décidé de renforcer le contrôle et de procéder. quelques changements. Ainsi, désormais, tous ceux qui échangent et vendent quelque chose (biens ou services) doivent disposer d'une caisse enregistreuse en ligne. Cela aidera les services gouvernementaux à surveiller de plus près et avec plus de précision la comptabilité des recettes, à reconstituer le budget du pays et à mettre de l'ordre dans le domaine de l'économie. le commerce en ligne et les boutiques en ligne, et , bien sûr, cela protégera les consommateurs (acheteurs) de la fraude des vendeurs.

De telles bonnes intentions ont provoqué un véritable chaos et semé la panique parmi les entrepreneurs. Bien sûr, si vous avez fait et faites tout conformément à la loi, vous n'avez rien à craindre. L'essentiel est de comprendre toutes les innovations et de comprendre quelle est l'essence des caisses enregistreuses en ligne. Nous examinerons ci-dessous les types d'entreprises pour lesquelles son utilisation est obligatoire ou alternative.

Qu'est-ce qu'une caisse enregistreuse en ligne

Une caisse enregistreuse en ligne n'est pratiquement pas différente d'une caisse ordinaire - comme cela peut paraître à première vue. En fait, il existe une différence fondamentale pour laquelle tout a été commencé. Ces caisses sont connectées au World Wide Web et peuvent transmettre des informations et des informations sur les transactions terminées aux autorités de régulation via Internet. L'accès à Internet ouvre d'autres possibilités. Par exemple, vous pouvez désormais informer automatiquement l'acheteur par e-mail ou SMS qu'il a acheté un produit chez vous (essentiellement, émettre une version électronique d'un reçu). Question « Qu'est-ce qu'une caisse enregistreuse en ligne ? » a intrigué de nombreux hommes d'affaires, malgré le fait qu'il n'y a rien de particulièrement nouveau dans ce concept.

Certains pensaient qu'il s'agissait d'une caisse spéciale qui était en train d'être créée sur le portail de l'État ou quelque chose comme ça. En réalité, c'est loin d'être le cas. Tout ce que vous avez à faire est d’explorer de nouvelles caisses enregistreuses en ligne et de vous connecter de la même manière qu’avec une caisse enregistreuse classique. Ici, bien sûr, il y a quelques nuances qui ne sont pas du tout difficiles à comprendre.

Comment fonctionne la caisse en ligne ?

Nous n'entrerons pas dans les détails et détails techniques, mais répondrons uniquement aux principales questions qui hantent les entrepreneurs contraints de moderniser leurs appareils. Soit dit en passant, ce n'est pas 100 % des hommes d'affaires qui ont besoin de le faire, mais seulement certains d'entre eux, mais nous en reparlerons un peu plus tard.

La caisse enregistreuse en ligne fonctionne via Internet. À cet égard, il est nécessaire de se connecter au Web mondial, car sans cela, l'utilisation d'une nouvelle caisse enregistreuse est complètement perdue. Internet pour une caisse enregistreuse en ligne est une chose nécessaire et, heureusement, mettre en place un réseau n'est pas difficile. Chaque propriétaire d'un point de vente a le droit de choisir son propre prestataire. Pour une caisse enregistreuse en ligne, Internet sans fil et les réseaux cellulaires 2G ou 3G conviennent.

Et maintenant la bonne nouvelle : le fonctionnement de la nouvelle caisse enregistreuse en ligne n'est presque pas différent du fonctionnement de votre bonne vieille machine, si, bien sûr, vous en aviez une. Tous les processus de base restent inchangés, les remboursements via les caisses enregistreuses en ligne sont effectués assez rapidement et sans paperasse inutile. La seule nouveauté ici est la politique budgétaire. Il s'agit d'un appareil qui permet le transfert de données en ligne. C'est tout. La connexion d'une caisse enregistreuse en ligne est une question distincte qui nécessite des éclaircissements supplémentaires, nous y passerons donc immédiatement après avoir découvert si vous avez besoin ou non d'une caisse enregistreuse en ligne.

Qui en a besoin

Ceux qui possèdent aujourd’hui (ou sont tenus par la loi d’avoir) une caisse enregistreuse à l’ancienne ne peuvent se passer d’une caisse enregistreuse en ligne. Si vous êtes propriétaire d'un salon de coiffure, d'un studio, d'une entreprise de transport, si vous vendez des forfaits de voyage ou des billets pour des concerts, des excursions ou d'autres événements, si vous acceptez le paiement en ligne de vos biens ou services, vous devez disposer d'un nouveau type de caisse enregistreuse. .

Mais si vous êtes engagé dans la cordonnerie, la fabrication de clés et de serrures, la vente d'articles artisanaux, la location de logements à long ou à court terme, la loi vous exempte toujours de l'utilisation obligatoire d'une caisse enregistreuse en ligne. Cette même catégorie de chanceux comprend ceux qui vendent des journaux et des magazines, des glaces, des boissons gazeuses, des légumes et des fruits.

Temporairement (jusqu'au 1er juillet 2018), ils ne se précipiteront peut-être pas pour passer aux caisses enregistreuses en ligne. Les propriétaires de divers systèmes de paiement et les entrepreneurs individuels qui opèrent sous un système de fiscalité simplifié (UTII ou PSN) ou qui se livrent à la vente de biens à l'aide de distributeurs automatiques peuvent également ne pas encore installer de caisse enregistreuse en ligne.

Où puis-je l'obtenir ?

Nous avons donc à peu près compris ce qu'est une caisse enregistreuse en ligne, nous devons maintenant répondre à une autre question importante : où puis-je l'obtenir ? Encore une fois, rien de compliqué ici. Le processus d'acquisition d'une nouvelle caisse enregistreuse n'est pas différent de la façon dont les entrepreneurs l'ont fait il y a un an ou cinq ans. Comme mentionné ci-dessus, l'équipement technique des caisses enregistreuses modernisées n'est pratiquement pas différent de celui des anciens appareils, à l'exception d'un appareil. Par conséquent, la seule façon d’obtenir une nouvelle caisse enregistreuse en ligne est simplement de l’acheter.

Nous ne ferons pas de publicité pour les services individuels et les entreprises impliquées dans ce domaine, mais juste au cas où, nous vous rappelons que vous devez rester vigilant à ce sujet et ne pas tomber dans le piège des escrocs. Achetez des produits auprès de vendeurs de confiance et étudiez-les attentivement avant de payer. Il est important que les documents de la caisse enregistreuse comportent la mention « Conforme au 54-FZ ».

Le coût des caisses enregistreuses en ligne diffère en fonction de la fonctionnalité, de la taille et du champ d'application de l'appareil. Ainsi, le prix minimum commence à 13 000 roubles, le coût maximum est d'environ 75 000 roubles.

Connexion

Un autre problème important à ne pas négliger est la connexion d'une caisse enregistreuse en ligne. Les instructions pour ce processus sont également énoncées dans des règlements et réglementées par la loi, il ne peut donc y avoir ici aucune exception ni double interprétation. Il suffit de suivre un algorithme simple pour tout faire correctement.

Ainsi, la première étape sera de conclure un accord formel avec l'opérateur de données fiscales (en abrégé OFD). Il s'agit d'un nouvel acteur dans votre relation avec les autorités de régulation, grâce auquel elles recevront des informations sur les transactions réalisées en temps réel. OFD stocke, transmet et traite les informations conformément à la loi fédérale 54 et garantit une totale confidentialité des données. Une grande attention est accordée à la sécurité ; les opérateurs travaillent sur un logiciel spécial qui crypte les informations. Cela réduit pratiquement à zéro les chances de la kidnapper.

Il existe un certain nombre de difficultés qu'une entreprise ou un entrepreneur individuel peut rencontrer lors du choix d'un opérateur de données fiscales. Le fait est que ce rôle n'est pas attribué à un seul organisme spécial, mais à diverses entreprises disposant de toutes les licences nécessaires (y compris de Roskomnadzor) et possédant l'équipement requis par la loi. Par conséquent, vous devez accorder une attention particulière au choix de l'OFD et suivre des recommandations simples : vous devez interroger un partenaire potentiel sur ses capacités techniques, ses fonctionnalités, sa capacité à recevoir des notifications et à contrôler les informations envoyées. Vérifiez les compétences de l’entrepreneur et n’oubliez pas de préciser ce qui sera exactement inclus dans le coût de la prestation des services. Il ne serait pas déplacé d'exiger que vous présentiez tous les documents et licences nécessaires vous permettant d'exercer ce type d'activité.

Une fois l’OFD sélectionné, vous devez vous y connecter. C'est très simple à faire : il suffit de se rendre sur le site Internet de l'entreprise et d'y déposer une candidature sous un formulaire spécial. Après quelques manipulations simples, un responsable vous contactera, qui répondra à toutes vos questions et rédigera un accord à signer. Dans certains cas, au lieu d'un contrat, une organisation utilise une offre, qui est également conforme aux exigences de la loi et facilite dans une certaine mesure le processus de signature d'un accord.

A partir de ce moment, tous les processus se déroulent automatiquement : la collecte, le stockage, le traitement et la transmission des données sont effectués par l'opérateur que vous choisissez. Vous n'avez pas besoin d'effectuer ou de contrôler les processus ci-dessus - cela est effectué par des professionnels sous le contrôle de l'État.

Inscription

Après avoir acheté une nouvelle caisse enregistreuse ou mis à niveau une ancienne, conclu un accord avec l'opérateur de données fiscales, vous devez passer à la dernière étape importante, dont vous ne pouvez pas vous passer : l'enregistrement d'une caisse enregistreuse en ligne. A quoi ça sert ? Étant donné que toutes les données de vente doivent être enregistrées par le gouvernement et être totalement transparentes, vous devez les déclarer au bureau des impôts. Si auparavant certaines opérations pouvaient être masquées, cela devient désormais presque impossible. Dans la seconde qui suit la vente d'un produit ou d'un service et l'émission d'un reçu via les caisses enregistreuses en ligne, le bureau des impôts disposera de l'intégralité de ces informations.

Ainsi, pour enregistrer votre caisse enregistreuse en ligne auprès du bureau des impôts, vous pouvez utiliser deux méthodes. Le premier est familier, papier, bureaucratique. Vous devez vous rendre au bureau du Service fédéral des impôts le plus proche avec la demande habituelle. Les employés du service l'examineront dans les trois jours ouvrables et enregistreront l'appareil. Un exemple de formulaire de demande peut être trouvé sur Internet ou auprès du Service fédéral des impôts lui-même. Cependant, afin de gagner du temps et des nerfs, il est préférable d'utiliser la deuxième méthode : l'enregistrement d'une caisse enregistreuse via Internet. Pour ce faire, vous devez vous inscrire sur le site officiel du Service fédéral des impôts, vous connecter à votre compte personnel et remplir une demande électronique dans laquelle vous devez indiquer le numéro de série de votre caisse enregistreuse et de votre lecteur fiscal.

Une fois que l’administration fiscale aura vérifié ces numéros et vérifié leur existence, elle vous délivrera un numéro d’immatriculation spécial qui ne pourra être partagé avec personne. Il devra être saisi dans la caisse enregistreuse en ligne. Cela se fait différemment partout, alors lisez attentivement les instructions du fabricant de la caisse enregistreuse avant d'essayer de saisir des chiffres au hasard dans les champs. Si vous avez tout compris et fait comme prévu, votre appareil imprimera lui-même un rapport d'enregistrement. Il contiendra des données spéciales qui devront être saisies dans votre compte personnel sur le site Internet du service des impôts dans un champ séparé. Après avoir cliqué sur le bouton « Terminé », le processus sera terminé - vous pourrez travailler sereinement.

Avantages

Après que les députés de la Douma d'État ont introduit des amendements à la législation qui ont modifié l'approche du fonctionnement et de l'utilisation de toutes les caisses enregistreuses, de nombreux hommes d'affaires ont manifesté leur mécontentement. Au début, personne ne pouvait vraiment comprendre ce que signifiaient ces innovations et ce qu’était une caisse enregistreuse en ligne. Après que le temps ait passé et qu'il soit devenu clair qu'aucun changement radical n'était attendu, la ferveur s'est un peu calmée et de nombreux entrepreneurs sont même arrivés à la conclusion qu'une caisse enregistreuse en ligne est plus bonne que mauvaise.

Parmi les avantages des nouvelles caisses enregistreuses d'un point de vue commercial, il y a, par exemple, l'absence de besoin d'entretien des équipements, puisque cette même poussée fiscale « magique » sera modifiée directement par les vendeurs.

Un autre avantage incontestable est la facilité d'enregistrement de la caisse enregistreuse : vous n'avez pas besoin de faire la queue et d'attendre une semaine pour la connexion, il suffit de remplir un simple formulaire sur le site du Service fédéral des impôts et, en suivant les instructions, de connecter l'appareil. vous-même en quelques étapes seulement. Troisièmement, les inspecteurs des impôts ne se rendront plus aux contrôles, car ils reçoivent eux-mêmes automatiquement toutes les informations via Internet. C'est un plus indéniable, car cette approche élimine presque totalement la composante corruption (les agents du fisc ne pourront pas faire pression sur vous et exiger de l'argent, attribuant des infractions inexistantes à votre entreprise).

Pour d’autres, ces avantages ne le sont pas. Cela s'applique à ceux qui ont l'habitude de travailler dans le cadre de stratagèmes illégaux, de corrompre les fonctionnaires et de cacher leurs revenus réels. Tout doit être équitable et l’obligation d’acquérir des caisses enregistreuses en ligne est une autre étape vers la sortie des petites et moyennes entreprises de l’ombre.

Que se passe-t-il si vous ne passez pas à la caisse en ligne ?

De février à juillet 2017, le nombre de caisses enregistreuses en ligne en Russie a décuplé, mais tous les entrepreneurs n'ont pas réussi à passer à temps à un nouvel équipement. De plus, beaucoup d'entre eux ne voulaient pas le faire, et certains hommes d'affaires qui ont encore du temps jusqu'en 2018 envisagent même de ne pas passer aux caisses enregistreuses en ligne. Pour cela, ils s’exposeront à des sanctions et à des pénalités. Si l’infraction est commise pour la première fois, le propriétaire de l’entreprise s’expose à une amende. Pour un entrepreneur individuel, sa taille atteindra jusqu'à 50 % des bénéfices perçus, mais pas moins de 10 000 roubles, pour une SARL - de 75 à 100 % des revenus, mais pas moins de 30 000 roubles. En cas de violation répétée (si le produit dépasse un million de roubles), vous serez privé du droit d'exercer une activité entrepreneuriale pendant une période de 90 jours. Si les revenus sont inférieurs à 1 000 000 de roubles. - encore une fois une amende.

Quant à l'utilisation de caisses enregistreuses avec des violations (par exemple, votre caisse enregistreuse n'est pas enregistrée conformément à la loi, vous ne disposez pas d'un lecteur fiscal, il y a des échecs artificiels lors du paiement en ligne, la caisse enregistreuse n'imprime pas les reçus du forme établie), pour cela, vous encourrez une amende de 1 500 à 10 000 roubles.

Afin de ne pas vous faire prendre et de ne pas vous créer de problèmes, la meilleure solution serait de tout faire conformément à la loi et de vous procurer une caisse enregistreuse en ligne au plus vite, si ce n'est pas déjà fait.

Conclusions

Ainsi, les caisses enregistreuses en ligne constituent un outil véritablement utile pour toute entreprise. Ils rendent les transactions transparentes et compréhensibles, mettent fin aux stratagèmes de corruption et aident l’État à maintenir un contrôle plus précis sur les activités commerciales. Nous avons examiné le concept même et les instructions d'une caisse enregistreuse en ligne et avons réalisé qu'elle n'est pratiquement pas différente d'une machine ordinaire. Vous ne devriez pas rencontrer de difficultés particulières pour acheter l'appareil, car les instructions pour le connecter et l'enregistrer sont assez claires. Passez à une nouvelle caisse enregistreuse afin de ne pas avoir de problèmes avec la loi à l'avenir et de ne pas payer d'amendes élevées pour l'absence de caisse enregistreuse ou son mauvais fonctionnement.

Les caisses enregistreuses en ligne sont différentes de leurs prédécesseurs, mais cela n’a pratiquement aucun impact sur le travail du personnel. Le caissier remplit toujours du papier, poinçonne les chèques et imprime des rapports sur la clôture de l'équipe.

Préparation au travail

Pour travailler à la caisse, un caissier doit :

vous familiariser avec les règles standards de fonctionnement de la caisse enregistreuse ;
inscrivez-vous dans un journal spécial indiquant que vous connaissez les règles de travail avec une caisse enregistreuse en ligne ;
conclure un accord sur la pleine responsabilité financière.

En début de journée de travail, le caissier reçoit le matériel nécessaire au travail :

les clés de la caisse enregistreuse et du tiroir-caisse ;
ruban adhésif pour reçus;
changer d'argent.

Lorsque le caissier reçoit ou rend une pièce de monnaie, il n'est pas nécessaire de poinçonner le chèque. Refléter ces informations dans le livre de comptabilité des fonds acceptés et délivrés par le caissier (formulaire n° KO-5).

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Quart d'ouverture

Avant d'utiliser la caisse enregistreuse en ligne, vous devez imprimer un rapport d'ouverture d'équipe. Il est envoyé par l'OFD et contient des informations sur l'équipement, le lecteur fiscal, l'équipe et le caissier.

Exemple de rapport d'ouverture de quart de travail

Il vaut mieux ne pas ouvrir d'équipe si vous n'êtes pas sûr d'avoir au moins un client aujourd'hui. Si vous envoyez souvent des rapports d'ouverture et ne frappez pas un seul chèque dans la journée, cela attirera l'administration fiscale. Nous vous recommandons d'ouvrir une équipe avant que le premier client ne paie.

Comment émettre un chèque à un acheteur

Au moment du paiement, le caissier agit comme suit :

calcule le montant total et le nomme ;
reçoit le paiement du client et indique le montant reçu ;
imprime un reçu à la caisse enregistreuse en ligne ;
nomme le montant de la monnaie et le remet avec le chèque.

Le caissier remet au client un chèque papier ou lui envoie un chèque électronique (par email ou SMS sous forme de lien vers la page contenant le chèque). OFD peut envoyer des chèques électroniques pour vous. Dans ce cas, vous recevez simplement les contacts du client et les transférez à l'opérateur.

Exemple de tarifs d'envoi de chèques aux clients

L'acheteur peut demander un reçu électronique de deux manières :

indiquez-nous votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail ;
fournir un téléphone avec l'application mobile du Service fédéral des impôts, qui affichera un code QR avec des données personnelles cryptées.

Le téléphone et l'e-mail de l'acheteur sont cryptés dans l'application du Service fédéral des impôts

Le client a retourné la marchandise

Le caissier a poinçonné le chèque avec une erreur

Générez un contrôle de correction. Comment faire cela, lisez le manuel d'utilisation de la caisse enregistreuse.

Le client a fait une avance

Émettez un reçu de caisse avec le mode de paiement « avance ». Après le paiement, poinçonnez le chèque conformément à toutes les règles avec le « paiement intégral » requis (lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 11 novembre 2016 n° AS-4-20/21345@).

Ce qu'un caissier ne devrait pas faire pendant qu'il travaille

Travaillez sans ruban de contrôle.
Permettez aux étrangers de s'approcher de la caisse enregistreuse.
Sortie de la caisse sans prévenir la direction.
Laisser une caisse enregistreuse allumée sans surveillance.
Gardez votre argent personnel dans un tiroir-caisse.

Clôture et collecte des équipes

À la fin de la journée, le caissier clôture le quart de travail et remet l'argent. Le procès-verbal de clôture doit être imprimé au plus tard 24 heures après l'ouverture. Si le quart de travail dure plus longtemps, la caisse enregistreuse cessera de traiter les reçus.

Un procès-verbal de fermeture d'équipe est également adressé à l'OFD. Il précise :

combien de reçus ont été imprimés par quart de travail ;
combien de chèques ne sont pas parvenus à l'OFD ;
informations sur le quart de travail, le caissier, etc.

En fin de journée, le produit est remis au caissier principal. S'il n'y a qu'un ou deux caissiers travaillant dans un magasin, ils peuvent remettre les recettes directement au collecteur de fonds.

En fin de journée, un rapport sur l'état des compteurs est imprimé. Il contient toutes les informations sur les montants et les calculs :

revenu;
les recettes et les dépenses ;
montant du remboursement ;
modes de paiement - espèces ou monnaie électronique.

Conformément à la loi fédérale n° 54, une caisse enregistreuse doit être présente pour tout entrepreneur effectuant des transactions en espèces. Certains hommes d'affaires estiment qu'il est très difficile d'utiliser l'appareil et qu'ils ne pourront pas le maîtriser seuls. Mais ce n’est pas le cas : une fois que vous l’aurez compris, vous pourrez travailler sur presque tous les modèles CCP. Nous vous en parlerons comment utiliser une caisse enregistreuse : Il n’y a rien de compliqué là-dedans.

Règles générales

Avant d'utiliser la caisse enregistreuse, assurez-vous de lire les instructions. Il contient tous les raccourcis clavier et les règles de pointage des chèques. N'oubliez pas qu'à la fin de la journée, vous devez « réinitialiser » la caisse enregistreuse en retirant tout l'argent gagné au cours de la journée et en déposant un rapport dans le livre de caisse.

Les règles d'utilisation d'une caisse enregistreuse sont assez simples.

Qui peut travailler avec CCP ?

Seules les personnes ayant conclu un accord avec le propriétaire de l'entreprise sur l'entière responsabilité financière (ou l'entrepreneur lui-même) peuvent exploiter une caisse enregistreuse. Ils doivent également apprendre à bien faire fonctionner une caisse enregistreuse, au moins à un niveau minimum (démonter les tickets, réinitialiser la machine). Vous pouvez suivre une formation au centre de service technique KKT.

Veuillez noter:Avant que la caisse enregistreuse ne commence à fonctionner, l'entrepreneur individuel ou le directeur du magasin, accompagné du caissier, doit ouvrir le drive et le comptoir de la caisse, éliminer le récépissé de déclaration et vérifier la coïncidence des montants du dernier jour avec l'audit de l'opérateur. piste.

Les responsabilités du directeur comprennent également :

saisir des relevés précis de la machine dans le livre de caisse, certifiant les résultats avec votre signature ;
enregistrement du début d'une nouvelle bande de contrôle (elle indique le numéro de la caisse enregistreuse, la date de début de son utilisation et les relevés du registre de contrôle) ;
remettre les clés du lecteur et de l'appareil lui-même à la personne responsable ;
remettre des petits billets et des pièces de monnaie au caissier pour obtenir de la monnaie ;
fournir aux employés travaillant avec la machine une caisse enregistreuse et des rubans encreurs.

Responsabilités du caissier

Avant de commencer le travail, un caissier doit :

vérifier la fonctionnalité et l'intégrité des unités de caisse enregistreuse ;
régler la date et l'heure, vérifier si la caisse enregistreuse est remise à zéro ;
avant de commencer le travail, vous devez effectuer quelques contrôles zéro, en vérifiant le fonctionnement du mécanisme d'impression;
à la fin de la journée de travail, réinitialisez la caisse enregistreuse et remettez l'argent au directeur.

Les règles de travail avec les caisses enregistreuses peuvent différer - lisez les instructions

Comment travailler avec CCP

Voyons comment travailler avec une caisse enregistreuse : actions étape par étape. Tout d'abord, allumez l'appareil. Certains appareils sont allumés par un bouton sur le panneau arrière, d'autres en tournant la clé en position REG. L'écran doit afficher des zéros : cela signifie que tout fonctionne normalement. L'algorithme de travail ultérieur ressemble à ceci :

Autorisation. Certains systèmes de caisse enregistreuse ne commencent à fonctionner qu'après autorisation de l'employé. Pour ce faire, vous devrez saisir votre numéro de service et votre mot de passe ou utiliser une carte spéciale.
La vente s'effectue en saisissant le montant requis. Saisissez le prix correct de l'article à l'aide du pavé numérique. Cliquez ensuite sur le bouton de classification des produits (ils sont généralement divisés en groupes, par exemple : vêtements, chaussures, nourriture). Certaines caisses enregistreuses peuvent lire le code-barres des produits et extraire automatiquement le montant requis. Cliquez ensuite sur le bouton « Paiement » ou « Cash » et l'achat sera finalisé.
Si vous bénéficiez de réductions sur le prix total, vous pouvez les obtenir directement sur l'appareil. Saisissez son prix complet, puis sélectionnez la catégorie de produit, saisissez le montant de la remise et cliquez sur le bouton « % » (par exemple, 15%).
Si vous devez saisir plusieurs articles différents sur un seul reçu, saisissez leur prix et appuyez sur la touche de catégorie. Répétez ce processus jusqu'à ce que vous ayez saisi tous les éléments, puis cliquez sur « Paiement ».
Un chèque nul est émis simplement en cliquant sur le bouton « Paiement » ou « Espèces ».

Ce sont les règles les plus simples pour utiliser une caisse enregistreuse. Vous pouvez en savoir plus sur les opérations complexes à partir des instructions de votre appareil.

Remplacement du ruban

Jetons un coup d'oeil comment insérer une cassette dans une caisse enregistreuse - cela doit être fait assez souvent, il est donc nécessaire d'automatiser ce processus.

Insérer la cassette n'est pas difficile : entraînez-vous plusieurs fois et vous apprendrez à

La formation caisse en ligne permet d'organiser des cours simultanés pour un grand nombre de collaborateurs distants.

Aujourd'hui, le commerce de détail fonctionne rarement sans imprimer les reçus, il est donc nécessaire d'effectuer une formation opérationnelle à la caisse en ligne pour garantir le bon fonctionnement des points de vente. Cela détermine la fiabilité des données sur les reçus imprimés par rapport à la situation réelle du magasin.

Avez-vous besoin d'une formation pour travailler dans une caisse enregistreuse en ligne ?

Dans la plupart des cas, une autorisation est requise pour accéder à une caisse enregistreuse. Il s'agit généralement d'un certificat de fin de formation, mais lors du briefing, ils ne donnent que des informations générales.

Le salarié bénéficie des compétences suivantes :

Informations générales sur les règles de travail avec les caisses enregistreuses ;

Opérations de base en caisse, telles que l'émission et l'annulation d'un chèque, le retour des marchandises, la réalisation des rapports X et Z ;

Procédure en cas de panne à la caisse.

Une formation plus approfondie est dispensée directement au point de vente, car chaque magasin peut être équipé de différents types d'équipements. Ainsi, avec le passage aux caisses enregistreuses fonctionnant via Internet avec un opérateur de données fiscales, vous devrez prévoir quelques formations complémentaires.

Application du programme R-Keeper dans différentes entreprises

L'avantage d'organiser de tels événements en utilisant les ressources de l'employeur est souvent que ce service est gratuit. Mais vous aurez besoin d'au moins un employé possédant des compétences pratiques pour travailler avec l'équipement utilisé et le programme installé sur le complexe de caisse enregistreuse.

Une attention particulière est généralement accordée aux produits spécialisés comme le R-Kiper, utilisé dans les restaurants. Selon le poste, les techniques suivantes sont enseignées :

Planifier les horaires de travail des employés ;

Organisation d'une livraison dans les délais ;

Tenir les registres de l'entrepôt ;

Commande visuelle.

Toutes ces opérations sont finalement liées à la caisse enregistreuse, qui imprime à la fois les reçus et les factures, tâches pour la cuisine. Après tout, les registraires fiscaux nouveau tapez permettre que cela soit fait sur commande de l’ordinateur de contrôle sur le lieu de travail du caissier.

Quelle est l'utilité des didacticiels vidéo sur les nouvelles caisses enregistreuses ?

La tâche de formation des employés est grandement facilitée par l'utilisation de la technologie grâce aux cours vidéo. Cette solution élimine le besoin de rassembler des groupes séparés et de leur attribuer des locaux pour les accueillir. La réduction des frais généraux se traduit par une rentabilité commerciale accrue.

Grâce au réseau d'information local basé sur la Société nationale de radiodiffusion et de télévision, les entrepreneurs des régions reçoivent rapidement des informations sur la transition prochaine vers de nouveaux types de caisses enregistreuses. Ainsi, le service de formation centralisée via des webinaires et des séminaires en ligne devient pertinent.

Grâce à un horaire plus flexible, allant jusqu'à l'auto-apprentissage suivi de tests de certification, un taux plus élevé de perfectionnement des caissiers et de transfert de l'entreprise vers un nouveau type d'équipement est obtenu. Ce service est plus pertinent pour les entreprises qui ont entièrement remplacé leur parc de matériel de caisse.