AXO : transcription. Chef des opérations administratives - responsabilités professionnelles. Responsable de la maintenance administrative : ce qu'un spécialiste doit savoir et être capable de faire

1. Dispositions générales

1.1. Le chef du bureau administratif appartient à la catégorie des gestionnaires.

1.2. Exigences de qualification :
Formation professionnelle supérieure et expérience professionnelle dans la spécialité d'au moins 2 ans ou formation professionnelle secondaire et expérience professionnelle dans la spécialité d'au moins 5 ans.

1.3. Le chef du bureau administratif doit savoir :
- les résolutions, arrêtés, arrêtés, autres documents constitutifs et réglementaires des autorités supérieures relatifs aux services administratifs et économiques ;
- la structure de l'entreprise et les perspectives de son développement ;
- la procédure de tenue des feuilles de temps ;
- les moyens de communication, les technologies informatiques et organisationnelles ;
- la procédure et les délais de déclaration ;
- les moyens de mécanisation du travail manuel ;
- la procédure d'achat des équipements, du mobilier, des stocks, des fournitures de bureau et du traitement des paiements des prestations ;
- les bases de l'économie, de l'organisation du travail, de la production et de la gestion ;
- la législation du travail ;
- le règlement intérieur du travail ;
- les règles et réglementations en matière de protection du travail.

1.4. La nomination au poste de chef du bureau administratif et la révocation de ce poste sont prononcées par arrêté du directeur général.

1.5. Le chef du bureau administratif rapporte directement au directeur général.

1.6. Pour assurer ses activités, le chef de l'organisation administrative et administrative a le droit de signer les documents organisationnels et administratifs de la Société sur les questions incluses dans ses responsabilités fonctionnelles.

1.5. Durant l'absence du chef du bureau administratif (déplacement professionnel, vacances, maladie, etc.), ses fonctions sont exercées par une personne désignée selon les modalités prescrites. Cette personne acquiert les droits correspondants et assume la responsabilité de la mauvaise exécution des fonctions qui lui sont confiées.

2. Responsabilités professionnelles

Responsable des opérations administratives :

2.1. Assure un entretien économique et un bon état conformément aux règles et réglementations d'assainissement industriel et de protection contre l'incendie des bâtiments et des locaux dans lesquels se trouvent les divisions de l'entreprise, ainsi que le contrôle de l'état de fonctionnement des équipements (ascenseurs, éclairage, systèmes de chauffage, ventilation , etc.).

2.2. Participe à l'élaboration de plans de réparations courantes et majeures des immobilisations (bâtiments, systèmes d'approvisionnement en eau, conduites d'air et autres structures) et à la préparation d'estimations de dépenses d'entreprise.

2.3. Organise les réparations des locaux, contrôle la qualité des travaux de réparation.

2.4. Fournit aux divisions de l'entreprise des moyens de mécanisation des travaux d'ingénierie et de gestion, surveille leur sécurité et leurs réparations en temps opportun.

2.5. Organise la préparation des documents nécessaires à la conclusion des contrats de prestation de services, à la réception et au stockage du matériel ménager, des équipements et des stocks nécessaires, à leur fourniture aux unités structurelles, ainsi qu'à la tenue de registres de leurs dépenses et à l'établissement des rapports établis.

2.6. Contrôle l'utilisation rationnelle des matériaux et des fonds alloués à des fins économiques.

2.7. Supervise l'aménagement paysager, l'aménagement et le nettoyage du territoire, la décoration festive des façades et des entrées des immeubles.

2.8. Organise des services aux entreprises pour des réunions, conférences, séminaires et autres événements.

2.9. Assure la mise en œuvre des mesures de prévention des incendies et le maintien du matériel d'incendie en bon état.

2.10. Prend des mesures pour introduire les technologies de communication, d’informatique et d’organisation.

2.11. Gère les employés d’AHO.

3. Droits

Le chef du bureau administratif a le droit :

3.1. Demander et recevoir des unités structurelles des informations, des références et d'autres documents nécessaires à l'exécution des tâches prévues dans la présente description de poste.

3.2. Prendre des mesures lors de la découverte de violations disciplinaires des employés subordonnés et signaler ces violations au chef de l'entreprise pour traduire les auteurs en justice.

3.3. En accord avec le chef d'entreprise, attirer des experts et spécialistes dans le domaine des activités administratives et économiques pour des consultations, l'élaboration d'avis, de recommandations et de propositions.

3.4. Prendre connaissance des documents définissant ses droits et responsabilités pour son poste, les critères d'évaluation de la qualité de l'exercice des fonctions officielles.

3.5. Soumettre des propositions d'amélioration du travail liées aux responsabilités prévues dans les présentes Instructions pour examen par la direction.

3.6. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle fournisse les conditions organisationnelles et techniques et prépare les documents établis nécessaires à l'exercice des fonctions officielles.

4. Responsabilité

Le chef du bureau administratif est chargé de :

4.1. Pour mauvaise exécution ou manquement à l’exercice de ses fonctions officielles telles que prévues dans la présente description de poste, dans les limites établies par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie.

4.2. Pour les infractions commises dans le cadre de leurs activités - dans les limites fixées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

4.3. Pour avoir causé des dommages matériels à l'entreprise - dans les limites fixées par la législation du travail et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

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Il est impossible d'imaginer un bureau sans personnel administratif : secrétaires, commis, employés de bureau... Souvent, les employeurs pensent que les postes administratifs sont faciles à « pourvoir ». Mais il convient de garder à l'esprit que les exigences relatives aux employés du secrétariat varient considérablement : différentes professions nécessitent des expériences, des connaissances, des compétences et des qualités personnelles différentes et offrent différentes opportunités de carrière.

État opérateursappel-centre appelle des clients potentiels avec des offres de biens ou de services. Lorsque les visiteurs arrivent au bureau, ils sont accueillis par réceptionniste. Le chef de bureau, pendant que le visiteur attend d'être reçu, lui proposera du thé ou du café. Et si à un moment donné le flux de clients s'arrête, il nettoie la salle pour les visiteurs, dispose des magazines et arrose les fleurs. En même temps, il y a un employé service administratif et économique, qui envoie des coursiers et des chauffeurs et surveille la disponibilité des fournitures de bureau. Chaque dirigeant a secrétaire personnelle, et parmi les cadres supérieurs - également assistants personnels. Pour compléter le tableau, vous pouvez ajouter Opérateurs PC remplir des bases de données, imprimer toute la documentation, les listes de prix ; employés de bureau les personnes impliquées dans la préparation de la documentation interne et la délivrance des certificats ; commis, maintenir la documentation, effectuer la comptabilité ; et aussi archivistes. Eh bien, si une entreprise travaille avec des clients étrangers ou entre sur le marché international, elle a également besoin de compétences traducteurs.

Trouver un spécialiste qui répondra idéalement à certaines exigences n'est pas facile. Les responsabilités des mêmes postes dans différentes organisations peuvent varier considérablement. Par exemple, dans une petite entreprise, une secrétaire cumule souvent les fonctions de réceptionniste, de chef de bureau, de secrétaire-traductrice et d'assistante de direction. Une grande organisation, par exemple, peut disposer d'un service administratif étendu, où chaque spécialiste est engagé dans la résolution d'un éventail de tâches assez restreint.

Employé de centre d'appel

C'est peut-être l'un des postes les moins bien payés, mais en même temps très populaires de tous les services de bureau. Un employé d'un centre d'appels doit répondre aux appels et appeler des clients potentiels. Cinq jours ouvrables par semaine, du matin au soir, composant numéro après numéro à partir d'un annuaire téléphonique ou d'une base de données, il entend la réponse à une phrase préparée à l'avance : « Merci, pas besoin » - et c'est dans le meilleur des cas. Quoi qu'il en soit, vous devez parler correctement, expliquer clairement, enregistrer soigneusement toutes les informations, les systématiser et faire régulièrement rapport à la direction. Tout le monde ne peut pas supporter une telle charge. De plus, pour un salarié occupant ce poste, des qualités personnelles telles que la résistance au stress, la patience, l'optimisme, la convivialité sont importantes ; il doit avoir une bonne diction, la capacité de négocier, un discours expressif et compétent et, surtout, le don de persuasion.

Exigences

En règle générale, les exigences minimales sont : une formation au moins secondaire spécialisée, des connaissances de base en informatique, aucune expérience professionnelle possible. Les qualités personnelles les plus souvent évoquées dans les publicités sont la sociabilité et la convivialité. Les postes vacants hautement rémunérés nécessitent des connaissances et une maîtrise particulières de l'anglais. Si nous parlons d'âge, la limite inférieure est souvent de 20 ans (beaucoup pensent que les jeunes filles ambitieuses ne seront pas capables d'effectuer un travail minutieux et monotone), la limite d'âge supérieure est de 40 à 55 ans.

Secrétaire d'accueil

Généralement, le poste vacant de secrétaire d'accueil (secrétaire d'accueil) est ouvert par les entreprises dont les bureaux reçoivent un grand nombre d'appels téléphoniques ou de nombreux visiteurs. En règle générale, une réceptionniste répond aux appels entrants, distribue et transfère les appels vers les numéros d'employés de l'entreprise, reçoit des fax, prend rendez-vous pour les clients, accompagne les visiteurs ou explique comment se rendre à la salle souhaitée, en plus, reçoit et distribue le courrier, y compris les e-mails. Parfois, avec un flux important à la fois de visiteurs et d'appels entrants, deux filles sont invitées aux postes de secrétaire d'accueil et de secrétaire téléphonique. Dans certains cas, la secrétaire d'accueil remplit des fonctions supplémentaires, par exemple celle de chef de bureau ;

Pour beaucoup, le poste de réceptionniste est la première étape de leur carrière ; les suivantes sont celles de secrétaire adjointe, de chef de bureau, d'adjointe de direction, de directeur adjoint ou de gestionnaire.

Exigences

Pour une réceptionniste, l'apparence extérieure, le charme et la culture de la parole sont d'une grande importance, ce qui signifie que les jeunes filles (dans 99 % des cas âgées de moins de 30 ans) à l'apparence agréable sont invitées à travailler. Pour les bureaux où il y a des étrangers parmi les visiteurs, la connaissance des langues est requise. Éducation non inférieure au secondaire professionnel (encore une fois, en fonction du contingent de visiteurs). Avoir une expérience professionnelle ne fait pas partie des exigences obligatoires pour les candidats, mais constitue leur avantage concurrentiel. Parmi les qualités personnelles requises figurent la gentillesse, la capacité à retenir ses émotions et la patience. Si vos responsabilités incluent le travail avec des documents, une connaissance des bases du travail de bureau et d'un ordinateur au niveau utilisateur est requise.

Gestionnaire de bureau

Le chef de bureau est chargé d'assurer le fonctionnement du bureau. Il coordonne le travail des secrétaires et autres employés de bureau « juniors », et peut s'occuper des questions de location et de rénovation des locaux. Dans les petites entreprises, il n'y a souvent qu'un seul chef de bureau, mais dans les grandes entreprises, il existe des services administratifs et commerciaux dont chaque employé a une spécialisation étroite, par exemple, il s'occupe des réservations de billets et d'hôtels pour la gestion ou contrôle un certain groupe de prestataires de services pour le bureau.

Le métier d’office manager ouvre de larges horizons de carrière. Premièrement, un chef de bureau performant, s'il le souhaite, peut devenir, par exemple, l'administrateur d'un grand hôtel ou d'un magasin. Deuxièmement, il est un excellent communicateur et peut trouver sa propre expression en tant que responsable RH (avec la formation appropriée, bien sûr). Troisièmement, il peut devenir assistant de direction ou personnalité économique majeure, par exemple chef du service approvisionnement.

Exigences

Les exigences requises pour les candidats à ce poste comprennent des études supérieures, la connaissance de l'anglais et une expérience professionnelle.

Secrétaire (secrétaire référente)

Le secrétaire-assistant est le métier le plus demandé parmi le personnel administratif (45 % des demandes sur le marché des postes vacants). Certes, de nombreux candidats estiment que ce poste ne nécessite pas de formation ni de professionnalisme particuliers ; certains imaginent que le travail de secrétariat signifie préparer du café et répondre aux appels.

En fait, aujourd’hui, l’éventail des responsabilités des secrétaires est beaucoup plus large. Ainsi, 63 % des employeurs exigent des connaissances en informatique, un quart exigent de la gestion de bureau et 16 % exigent l'anglais. De plus, on constate que dans ce cas le « coût » pour l'employé augmente d'environ 300 $.

L'offre minimale pour un poste de secrétaire à Moscou est de 9 000 roubles. En règle générale, ce sont principalement les étudiants et les candidats ayant perdu du temps lors de l'admission qui acceptent un tel salaire. Cela nécessite des connaissances générales en informatique, la capacité de mener des conversations téléphoniques et de servir du café. L'offre maximale est de 45 000 roubles. Il s'agit en fait d'une secrétaire - directrice adjointe. Pour obtenir ce poste, vous devez non seulement être un excellent professionnel, mais également comprendre les spécificités du métier de votre patron immédiat. En règle générale, ces secrétaires sont le bras droit du manager. Ils peuvent recevoir un appel à trois heures du matin et leur demander d'envoyer en urgence des documents importants ou de réserver un billet d'avion.

Exigences

La liste des exigences pour les secrétaires et secrétaires adjoints est assez longue : ponctualité, discipline, sens de l'organisation, attention, précision, responsabilité, bonne volonté, connaissance de l'étiquette, optimisme, énergie, vitesse de frappe élevée, capacité à manipuler du matériel de bureau et des mini-PBX, connaissance de 1C. Le secrétaire doit avoir une apparence présentable, un discours compétent et une bonne diction. Les trois quarts des offres d'emploi contiennent des restrictions d'âge. La tranche d’âge est assez large – de 18 à 45 ans. Cependant, la plupart des postes vacants sont destinés à des secrétaires âgés de 20 à 30 à 35 ans. Un peu plus de la moitié des employeurs donnent la préférence aux femmes ; pour le reste, le sexe du secrétaire n'a pas d'importance.

Ces dernières années, il est devenu important pour les employeurs que le secrétaire s'intègre harmonieusement dans le style de l'entreprise. Les candidats sont déjà habitués au fait que dans les organisations sérieuses, lors d'un entretien, l'employeur s'intéresse non seulement aux connaissances professionnelles du candidat, mais aussi à ses horizons. Les managers posent souvent des questions non standard pour tester la logique de la pensée, tester les compétences analytiques et la capacité à répondre raisonnablement aux questions, et prêter attention à la capacité de prendre des décisions indépendantes et au potentiel professionnel.

Assistant personnel

Il s’agit du plus haut niveau d’une carrière de secrétaire. Dans le classement russe, le poste d'« assistant personnel » est apparu à l'aube des années 90, lorsque les entreprises ont activement emprunté et adapté les modèles occidentaux. Depuis lors, l'assistante personnelle a parcouru un long chemin de transformation, passant d'une beauté ressemblant à une poupée qui s'asseyait à la réception et servait avant tout de visage de l'entreprise, à une professionnelle confirmée, la « bonne main » du patron. Mais il est trop tôt pour parler de l'épanouissement de ce métier en Russie : sa popularité est relativement faible. Les universités qui dispensent un enseignement spécialisé pertinent peuvent être comptées sur une seule main. Les assistants personnels eux-mêmes considèrent souvent leur poste uniquement comme une étape dans leur carrière. En conséquence, il existe aujourd’hui une pénurie de spécialistes qualifiés sur le marché russe.

Les responsabilités d'un assistant personnel comprennent la planification de la journée de travail du manager, l'exécution du travail de bureau et de la correspondance commerciale, l'assistance en matière de visa pour le manager et le contrôle de l'exécution de ses ordres. Souvent, l'assistant fait office d'interprète simultané lors des négociations.

Exigences

Dans certaines entreprises, les assistants personnels remplissent une partie des fonctions de responsable du personnel et de responsable des relations publiques. Ainsi, pour ce poste, le candidat doit avoir la capacité de trouver le contact avec un manager, l'indépendance et la maturité sociale, c'est pourquoi aujourd'hui de nombreuses entreprises relèvent la limite d'âge des assistants personnels entre 35 et 40 ans. L'une des conditions requises pour un assistant personnel est la compatibilité psychologique avec le manager et la volonté de travailler selon des horaires irréguliers. Le patron peut travailler le week-end et les jours fériés et rester tard. Un assistant personnel doit travailler au même rythme, et tous les candidats ne sont pas d’accord sur ce point.

Opérateur PC

Certains gestionnaires appellent parfois les opérateurs de PC dactylographes à l'ancienne ou, au mieux, dactylographes. Cependant, la différence entre les exigences d'un dactylographe soviétique et d'un opérateur de PC moderne est assez significative, puisque pour le premier, les principaux critères de professionnalisme étaient la vitesse de frappe et l'alphabétisation, et aujourd'hui la capacité de taper du texte, bien qu'à grande vitesse et sans erreurs. , ce n’est clairement pas suffisant.

Si un employé assume toutes les responsabilités qui lui sont assignées, il est possible qu'avec le temps, il commence à gravir les échelons de sa carrière. Par conséquent, le métier d’opérateur de PC peut être considéré dans une certaine mesure comme un métier de débutant, car la santé de chacun ne lui permettra pas de rester assis devant un ordinateur toute sa vie.

Exigences

En plus de l'exactitude, de l'attention et de la diligence, les employeurs soulignent des exigences telles qu'une expérience professionnelle, une formation spécialisée supérieure ou secondaire, la connaissance du programme 1C (en plus des programmes informatiques de base - Word, Excel, MS Office, Coreldraw, Photoshop ). Dans le même temps, 74 % des employeurs préfèrent voir des femmes comme opératrices d’ordinateurs. Les exigences supplémentaires incluent la connaissance du travail de bureau, des principaux documents comptables et de l'anglais, une bonne mémoire, la capacité de travailler en équipe, une grande efficacité et une bonne apparence. Parmi les qualités personnelles, l'essentiel est l'attention. La capacité d’apprendre, la détermination et la résistance au stress sont également valorisées.

Les employeurs ne sont assez libéraux qu'en ce qui concerne l'âge des candidats, bien que l'âge le plus populaire puisse être considéré entre 22 et 35 ans. Dans le même temps, la tranche d’âge peut être élargie jusqu’à 18-50 ans.

Chef du Service de Gestion Documentaire (DOU)

Peut-être que chaque bureau dispose de ce service ou au moins d'un employé chargé du support documentaire pour la direction. Dans les petites entreprises, toute la gestion documentaire repose sur les épaules d'une seule personne, qui combine parfois ce travail avec d'autres fonctions administratives. Dans les grandes entreprises, la structure de l'établissement d'enseignement préscolaire comprend un secrétaire-commis, un archiviste, un gestionnaire et un directeur.

En règle générale, le directeur d'un établissement d'enseignement préscolaire est responsable des fonctions de contrôle général du travail de bureau et du flux de documents, du travail d'archives, ainsi que des activités des employés du département.

Souvent, d'anciens commis ou secrétaires possédant une vaste expérience professionnelle et des compétences en gestion de documents deviennent à la tête d'un établissement d'enseignement préscolaire.

Exigences

En règle générale, les caractéristiques d'âge et de qualification des candidats à ce poste sont importantes pour les employeurs. Ainsi, vous avez besoin d’au moins trois ans d’expérience professionnelle, d’une formation correspondant au profil de l’entreprise, d’une connaissance des documents réglementaires et des GOST, de diligence, d’exactitude et de ponctualité. Dans de rares cas, la connaissance de l'anglais est requise. La tranche d’âge habituelle est de 30 à 50 ans.

Greffier

Le poste de secrétaire de bureau existe dans certaines banques, institutions financières, cabinets d'avocats et grandes organisations avec un volume de flux documentaire important.

En règle générale, un commis reçoit, envoie et trie les documents, lettres et autres documents commerciaux par importance, tient des registres et les contrôle dans des journaux spéciaux et prépare les documents pour le gestionnaire.

Exigences

Pour un excellent travail, un commis a besoin d'une bonne mémoire opérationnelle et à long terme, d'une stabilité émotionnelle, d'une immunité élevée au bruit, d'une capacité de concentration prolongée, ainsi que d'une tolérance aux nombreux contacts, de compétences en communication commerciale, d'une perception constructive des critiques qui lui sont adressées. , une formation spécialisée et des compétences dans le travail avec des documents. Dans de rares cas, les employeurs exigent une connaissance des systèmes de gestion électronique de documents.

Archiviste

Toutes les entreprises n'ont pas le poste d'archiviste ; c'est souvent le commis qui assume ses fonctions. Mais si le volume du flux de documents est important, un employé distinct est alors nécessaire pour conserver les archives.

Exigences

Le poste d'archiviste dans un bureau nécessite une connaissance des programmes informatiques (parfois des systèmes de gestion électronique de documents), une formation supérieure, une expérience professionnelle et la capacité d'utiliser des bases de données. Les qualités personnelles importantes sont la persévérance, la diligence, la précision et l'attention.

Chef de bureau

Le gestionnaire (ou gestionnaire) organise le travail du bureau, assure le traitement dans les délais de la correspondance entrante et sortante, son acheminement à destination, contrôle les délais d'exécution des documents et leur bonne exécution (c'est-à-dire assume en partie les fonctions d'un commis), organise l'enregistrement, la comptabilité, le stockage et le transfert aux unités structurelles compétentes des documents du travail de bureau en cours, y compris les ordres et instructions de la direction, sur la constitution des dossiers et leur dépôt, assure l'impression et la reproduction des documents officiels, participe à la préparation des réunions convoquées par la direction et organise leur maintenance technique, l'exécution des documents de voyage, l'enregistrement des salariés arrivant en déplacement professionnel sont gérés par les employés de bureau.

Exigences

Le chef de bureau doit connaître les schémas de workflow ; les documents réglementaires et GOST, la procédure d'établissement d'une nomenclature des dossiers, les inventaires des dossiers de stockage permanent et temporaire, le reporting établi ; délais et procédure de dépôt des dossiers aux archives ; systèmes d'organisation du contrôle de l'exécution des documents, législation du travail ; règlement intérieur du travail; règles et règlements de protection du travail. Les employeurs exigent également du candidat une formation professionnelle secondaire obligatoire, mais ne critiquent pas l'expérience professionnelle. Si le candidat a une formation professionnelle primaire, l'expérience professionnelle dans la spécialité doit être d'au moins trois ans. Certaines organisations exigent la connaissance de l'anglais.

Employés du service administratif et économique (AHO)

Le Service Administratif et Maintenance est chargé du soutien économique du bureau. Dans une petite entreprise (10 à 30 personnes), en règle générale, toutes les questions liées à son approvisionnement et à la résolution d'autres tâches administratives et économiques incombent au directeur et au secrétaire. En règle générale, le secrétaire se voit déléguer le pouvoir d'acheter des fournitures de bureau, des consommables et de contrôler le nettoyage des locaux. Tous les autres problèmes incombent à la direction de l'entreprise : cela inclut la résolution des problèmes liés à l'amélioration du bureau et les contacts avec les autorités de régulation des services publics, de l'État et des municipalités.

Le besoin d'un employé distinct impliqué dans les activités administratives et économiques se fait sentir dans les entreprises employant 30 personnes ou plus. Dans les entreprises de 100 salariés ou plus, le travail administratif et économique est déjà pris en charge par le département. Toutes les tâches assignées à cet employé ou à celui-ci sont clairement indiquées dans la description de poste.

En règle générale, le chef du bureau administratif est responsable du bon fonctionnement du bureau. Ses responsabilités comprennent le suivi général de l'état du bureau, des autres locaux et territoires de l'entreprise, la planification des grosses réparations et l'établissement des devis pour les besoins de l'entreprise. Il effectue également tous les travaux contractuels avec des organismes de services et interagit avec les autorités de régulation étatiques et municipales.

Exigences

Dans la plupart des cas, les hommes âgés de 30 à 45 ans sont invités à des travaux administratifs et économiques, pas nécessairement diplômés de l'enseignement supérieur, avec 2 à 3 ans d'expérience professionnelle et la capacité de diriger une équipe. Des qualités telles que l’honnêteté, la loyauté envers l’entreprise et l’indépendance sont également requises.

Traducteur

Le métier de traducteur est considéré comme l'un des plus prestigieux et des plus demandés. Et aujourd'hui, la connaissance d'une langue étrangère est une garantie indispensable d'un salaire élevé et d'une évolution de carrière rapide. Cependant, vous devez d'abord acquérir une éducation linguistique, ce qui a toujours été une tâche d'une complexité croissante. Désormais, dans les universités prestigieuses, le concours pour les départements de traduction atteint parfois 30 personnes par place. De plus, l'admission et la formation ultérieure nécessitent des coûts matériels importants.

Souvent, les salariés doivent combiner les fonctions de traducteur et de secrétaire ; directeur, directeur adjoint et traducteur.

Exigences

Exigences obligatoires : expérience professionnelle, connaissance de deux langues, compétences en traduction commerciale, alphabétisation.

Tendances du marché

Ainsi, aujourd'hui, il faut de plus en plus d'administrateurs et les entreprises, selon le centre du personnel Vivat Personnel, sont prêtes à leur proposer des emplois prometteurs avec des salaires très décents (voir tableau 1).

Tableau 1

Salaires des spécialistes administratifs (Moscou et régions)

Titre d'emploi				Salaire suggéré$
				minimum	maximum	moyenne
Assistant personnel
Référent
Gestionnaire de bureau
Secrétaire d'accueil
Opérateur de centre d'appel
Opérateur PC
Traducteur
Chef du Bureau
Responsable d'un établissement d'enseignement préscolaire
Greffier
Archiviste
Chef des opérations administratives
Employé d'AHO

Dans le même temps, les salaires proposés dépassent souvent les demandes des candidats (à l'exception des employés du service administratif et économique, qui évaluent leur « valeur » en fonction de leurs termes de référence, tandis que les salaires proposés dépendent de la taille de l'entreprise. société) (voir tableau 2).

Tableau 2

Salaires des spécialistes administratifs : propositions et attentes (Moscou et régions)

			Offre des employeurs	Attentes des candidats
Assistant personnel
Référent
Gestionnaire de bureau
Secrétaire d'accueil
Opérateur de centre d'appel
Opérateur PC
Traducteur
Chef du Bureau
Responsable d'un établissement d'enseignement préscolaire
Greffier
Archiviste
Chef des opérations administratives
Employé d'AHO

La situation à Moscou et dans les régions est différente

Si à Moscou les étudiants se lancent souvent dans « l'administration » et considèrent ces postes comme un tremplin au début d'un parcours professionnel, alors dans les régions le pourcentage d'étudiants qui travaillent est plus faible (les postes administratifs y sont perçus comme un lieu de travail permanent) . Souvent, les travailleurs construisent délibérément une carrière dans le secteur administratif, passant d'opérateur téléphonique à chef de secrétariat ou chef de bureau. Ainsi, sur le marché régional, les candidats proposent leur expérience (standard – 2-3 ans) et leurs qualifications. De nombreux candidats connaissent les programmes de comptabilité, l'anglais, les bases de la gestion documentaire, les GOST et les réglementations. À bien des égards, cette situation est due au fait qu'à Moscou, contrairement aux régions, il y a plus de bureaux et que les termes de référence de chaque employé sont plus restreints. Ainsi, les entreprises de la capitale peuvent embaucher un étudiant présentable comme réceptionniste pour accueillir les visiteurs et répondre aux appels. En région, ce poste devra également remplir certaines fonctions administratives, par exemple superviser le nettoyage des bureaux, acheter des fournitures de bureau, gérer les coursiers et gérer la paperasse. Tout cela crée une situation de « pénurie de personnel » dans les régions : il y a des spécialistes, et des spécialistes qualifiés, mais avec des salaires traditionnellement inférieurs à ceux de Moscou, les entreprises ne peuvent pas assurer un niveau de revenus correspondant à leur fonctionnalité.

Les salaires dans le secteur administratif augmentent régulièrement : au cours des six derniers mois, ils ont augmenté en moyenne de 9 à 11 % (et la croissance des salaires dans les régions est plus intense que dans la capitale). Mais il existe actuellement une pénurie de candidats qualifiés sur le marché, notamment des réceptionnistes et, curieusement, des assistants de direction. Bien que ce poste soit le plus populaire parmi les demandeurs d'emploi, leur expérience et leurs compétences professionnelles ne correspondent souvent pas aux exigences de l'employeur.

En conséquence, la demande de secrétaires professionnelles dépasse toujours l’offre. Il n'y a pas de fluctuations saisonnières dans le secteur administratif, à l'exception des mois d'été. Ensuite, l’excédent de demande sur l’offre pour les postes peu qualifiés (opérateur de centre d’appels, opérateur d’ordinateur, réceptionniste) est réduit du fait que les étudiants souhaitent « gagner de l’argent supplémentaire ».

Si l'on parle de l'état du marché des demandeurs d'emploi, on peut constater que la concurrence dans le secteur administratif est assez faible. Premièrement, les hommes ne participent pratiquement pas à la compétition, sauf pour les postes d'assistants ou d'assistants personnels de managers. Deuxièmement, une concurrence sérieuse n'existe que dans la tranche moyenne de la tranche salariale, et la présence d'avantages concurrentiels mineurs (expérience, études supérieures, connaissance d'une langue étrangère) permet de prétendre de manière réaliste à la limite supérieure de la fourchette.

Regarder à travers les yeux du demandeur

La plupart des entreprises connaissent un roulement de personnel administratif. Les « bonnes places » sont libérées en raison de l'évolution de carrière et des congés de maternité de leurs propriétaires. Selon les observations du centre du personnel Vivat Personnel, récemment, la durée pendant laquelle un candidat peut travailler au même endroit a été réduite d'un an et demi à six mois, et souvent à 2-3 mois (par exemple, le personnel administratif de les médias). Cela est dû en grande partie au fait que les candidats considèrent souvent le poste de secrétaire, commis ou chef de bureau comme « temporaire » (40 % des candidats).

Si vous regardez le marché de l'offre à travers les yeux des candidats, alors pour eux, une caractéristique importante d'un emploi potentiel est la perspective d'évolution de carrière ou de développement professionnel. Cela est particulièrement vrai pour les candidats aux postes de secrétaire et d'assistante d'accueil. Les postes de secrétaire sont souvent, et à juste titre, considérés comme des postes de débutant. C'est dans les organisations où il existe des opportunités de croissance que viennent les employés les plus actifs, les plus formés et les plus instruits. Cette tendance n'est pas typique du poste d'assistant personnel, puisqu'il devient progressivement un métier indépendant qui nécessite des qualifications élevées.

Et par conséquent, de nombreux demandeurs d'emploi pensent que le poste d'assistant personnel est le « plafond » d'une carrière dans le domaine de l'administration de bureau, mais ce n'est pas le cas. Dans une grande entreprise, un assistant de direction peut devenir chef du secrétariat, directeur exécutif ou directeur adjoint pour les questions administratives. Un chef de bureau a également des chances d'évolution de carrière, par exemple, il peut devenir directeur administratif.

De plus, travailler dans le domaine administratif offre l'occasion de se familiariser avec tous les domaines d'activité de l'organisation et de comprendre ce qui est exactement le plus intéressant. Vous pouvez suivre une formation complémentaire (si nécessaire) et développer davantage votre carrière dans la direction que vous avez choisie.

O.M. Khmel, responsable du recrutement du personnel administratif, Centre international du personnel « Vivat Personnel »

28 juin 2014

Presque toutes les grandes entreprises de plus de 100 salariés disposent d’un ACS. La signification de cette abréviation est département administratif et économique. Ce service remplit de nombreuses fonctions dans l'entreprise qui sont très importantes pour assurer le fonctionnement normal de l'entreprise. Le travail coordonné des employés de l'Administration elle-même et son interaction avec d'autres départements sont nécessaires à la prospérité de toute organisation.

La nécessité de l'ACS

Dans les petites entreprises avec un petit nombre d'employés et un petit volume de produits fabriqués ou de travail effectué, les fonctions d'employés de gestion administrative peuvent être exercées par des secrétaires et des chefs de bureau. Les organisations de taille moyenne n'ont généralement pas non plus besoin du service ACS, dont le décodage est connu de tout étudiant de la Faculté des sciences économiques. Dans ces entreprises, toutes les questions liées au fonctionnement normal de l'entreprise sont prises en charge par le responsable de l'approvisionnement. Un service administratif et économique à part entière n'existe que dans les grandes entreprises, où le nombre d'employés est si élevé qu'une seule personne ne peut tout simplement pas assurer le fonctionnement normal de tous les services.

Fonctions de l'unité

ACS remplit de nombreuses fonctions. Le décodage de cette abréviation indique les principales questions qui relèvent de la compétence des employés du département. Ils résolvent divers problèmes économiques, c'est-à-dire assurent le fonctionnement de tous les autres départements de l'entreprise. Les salariés du service administratif et économique sont chargés de :

1. Mise à disposition en temps opportun de divers actifs matériels utilisés pour le travail des employés de l’organisation.

2. Organisation du stockage, de la délivrance et de la comptabilité des divers objets de valeur acquis pour les besoins de l'entreprise.

3. Organisation de l'entretien complet de tous les locaux de l'entreprise, contrôle de la mise en œuvre de cet entretien, élimination des déficiences.

4. Rechercher des organismes et conclure des contrats avec eux pour la fourniture de services publics, la maintenance des réseaux électriques, des réseaux de communication.

5. Réparation en temps opportun des locaux de l'entreprise et de divers biens.

6. Contrôler le respect des règles de sécurité incendie.

7. Assurer la protection nécessaire des biens de l'entreprise.

8. Répondre aux besoins matériels et techniques lors des réunions et réunions de délégations d'autres entreprises pour les négociations.

9. Organisation de conditions favorables de travail et de repos pour les salariés prévues par la loi.

10. Responsabilité financière pour les biens et matériaux reçus.

Certaines des fonctions énumérées peuvent être confiées à d'autres départements ou exercées conjointement avec eux. Par exemple, la protection des biens et de l'ordre dans une organisation peut relever de la responsabilité du service de sécurité.

Vidéo sur le sujet

Structure du département

Le département est dirigé par le chef de l'administration. En règle générale, il dispose d'un adjoint qui prend le contrôle de l'exécution d'une partie des travaux et remplace également le patron pendant son absence. Plusieurs autres employés leur sont subordonnés. Un spécialiste AO ordinaire peut être responsable d'un domaine spécifique d'activité de l'entreprise, ou il peut résoudre simultanément plusieurs problèmes avec ses collègues. La liste des fonctions tant du chef du service vêlage que de l'ensemble de son équipe est déterminée par la description de poste du Bureau administratif pour chacun des salariés.

Chef des opérations administratives

Le chef du bureau administratif assume l'entière responsabilité de l'exercice des fonctions du département. Le décodage de cette abréviation se retrouve dans de nombreux arrêtés du directeur général de l'entreprise, puisque la division se voit attribuer une longue liste de responsabilités. Le chef du service administratif et économique doit non seulement organiser son travail, mais également veiller à la mise en œuvre de toutes les instructions données aux salariés.

Pouvoirs du gérant

Le chef de l'administration relève généralement du directeur général de l'organisation et dispose d'un grand nombre de pouvoirs qui lui permettent d'exécuter les instructions du chef d'entreprise. Dans de nombreuses organisations, il peut, agissant au nom du directeur général, résoudre de manière indépendante les questions suivantes :

1. Conclure des contrats pour la fourniture de biens matériels et la fourniture de l'organisation nécessaire du travail avec diverses sociétés tierces. Le choix de ces entreprises et les modalités de coopération sont entièrement sous le contrôle du chef du bureau administratif.

2. Répartir les responsabilités officielles entre les salariés au sein de leur service et conformément à la réglementation du travail adoptée dans l'organisation et aux descriptions de poste des salariés.

3. Effectuez la sélection du personnel du service administratif et économique, évaluez la qualité du travail de vos collaborateurs.

Responsabilité financière

Les employés de l'AHO (cette abréviation signifie département administratif et économique), y compris le chef du département, sont financièrement responsables des objets de valeur ou des fonds qui leur sont transférés pour stockage temporaire. Malgré le fait que la plupart des paiements aux fournisseurs s'effectuent désormais par virement bancaire, les spécialistes peuvent recevoir des sommes assez importantes pour l'achat de divers matériaux. Si l'entreprise dispose d'un entrepôt dans lequel sont stockés les articles nécessaires aux activités de l'organisation, les employés de la direction administrative qui y ont accès et sont chargés de délivrer les objets de valeur aux autres employés de l'entreprise en portent la responsabilité financière.

Collaboration avec d'autres départements

Presque tous les employés des différents départements d'une grande organisation ont rencontré au moins une fois l'abréviation AHO, dont le décodage est familier à tous. Chaque unité structurelle de l'entreprise est associée à certains aspects de ses activités :

1. Département de production. La fourniture d'équipements et de divers matériaux pour la production de produits finis est généralement effectuée par le service d'approvisionnement de l'entreprise. Cependant, le service administratif et économique assure le fonctionnement des moyens de travail achetés. Ses spécialistes surveillent l'approvisionnement ininterrompu en électricité, en eau et en chaleur de la production. Les employés d'AHO sont également responsables du nettoyage des zones de production.

2. Service juridique. Les salariés de ces structures sont en contact permanent les uns avec les autres. Le service juridique reçoit pour examen et approbation les contrats que le responsable de la société de gestion administrative envisage de conclure. À leur tour, les employés du service économique assurent des conditions de travail normales aux spécialistes du service juridique.

3. Comptabilité. Les employés d'AHO déclarent aux employés comptables les fonds qui leur sont délivrés pour l'achat de biens matériels ou le paiement des services d'entrepreneurs.

"Vecteur"

DESCRIPTION DE L'EMPLOI J'AI APPROUVÉ

01.06.2009 _ № _37_ directeur général

(date) (numéro) (poste de manager)

Moscou Ivanov

(signature) (déchiffrement de la signature)

01.06.2009

(date)

Chef du département administratif et économique

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.4. Le chef du service administratif et économique est nommé au poste et révoqué par arrêté directeur général.

1.5. Le chef du service administratif et économique rapporte directement au directeur général adjoint chargé des questions générales.

2. RESPONSABILITÉS PROFESSIONNELLES

Chef du service administratif et économique :

2.1. Assure un entretien économique et un bon état conformément aux règles et réglementations en matière d'assainissement industriel et de protection contre l'incendie des bâtiments et des locaux dans lesquels se trouvent les divisions de l'organisation, ainsi que le contrôle de l'état de fonctionnement des équipements (ascenseurs, éclairage, systèmes de chauffage, ventilation etc.).

2.2. Participe à l'élaboration des plans d'action actuels et réparations majeures immobilisations (bâtiments, systèmes approvisionnement en eau, conduits d'air et autres structures), établissement d'estimations de dépenses professionnelles.

2.4. Fournit aux départements de l'organisation du mobilier, des équipements ménagers, des moyens de mécanisation des travaux d'ingénierie et de gestion, surveille leur sécurité et leurs réparations en temps opportun.

2.5. Organise la préparation des documents nécessaires à la conclusion des contrats de prestation de services, à la réception et au stockage des fournitures de bureau, du matériel ménager, des équipements et des stocks nécessaires, à leur fourniture aux unités structurelles, ainsi qu'à la tenue de registres de leurs dépenses et à l'établissement des rapports établis.

2.6. Contrôle l'utilisation rationnelle des matériaux et des fonds alloués à des fins économiques.

2.7. Organise l'accueil, l'enregistrement et les services nécessaires pour les délégations et les personnes arrivant voyages d'affaires. Supervise l'aménagement paysager, l'aménagement et le nettoyage du territoire, la décoration festive des façades et des entrées des immeubles.

2.8. Organise le soutien économique et logistique des réunions, conférences, séminaires et autres événements.

2.9. Effectue des travaux d'organisation du chronométrage, d'alimentation rationnelle des travailleurs pendant les pauses déjeuner, d'établissement des plannings de vacances et des horaires de travail.

2.10. Assure la mise en œuvre des mesures de prévention des incendies et le maintien du matériel d'incendie en bon état.

2.11. Prend des mesures pour introduire les technologies de communication, d’informatique et d’organisation.

2.12. Gère les employés du département.

Le chef du service administratif et économique a le droit :

3.1. Prenez connaissance des projets de décisions du chef de l'organisation concernant les activités du département dirigé.

3.2. Participer à la discussion des questions liées aux fonctions qu'il exerce et au travail du service qu'il dirige.

3.3. Soumettre des propositions visant à améliorer les activités du département pour examen par le chef de l’organisation.

3.4. Interagissez avec les chefs des autres divisions structurelles de l'organisation.

3.5. Signez (approuvez) les documents relevant de votre compétence.

3.6. Faire des propositions à la direction de l'organisation pour encourager les employés du service, en imposant pénalités contre les contrevenants à la discipline de production et du travail.

4. RESPONSABILITÉ

Le chef du département administratif et économique est responsable, conformément à la législation de la Fédération de Russie :

4.1. En cas d'inexécution ou de mauvaise exécution de leurs fonctions prévues contrat de travail et cette description de poste.

4.2. Pour avoir causé des dommages matériels à l'organisation.

4.3. Pour violation du règlement intérieur du travail, de la protection du travail et de la sécurité incendie.

La description de poste a été élaborée conformément à l'arrêté du directeur général du 1er janvier 2001 n°25.

(nom du poste du supérieur immédiat

(chef de l'unité structurelle) (signature) (transcription de la signature)

01.06.2009

J'ai lu cette description de poste.

J'en ai reçu un exemplaire

et je m'engage à le garder au travail Smirnov

(signature) (déchiffrement de la signature)

01.06.2009

Conseiller juridique _ Tchernova ___

(visa de fonctionnaire des services juridiques) (signature) (transcription de la signature)

01.06.2009

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(fonctionnaire du service juridique) (signature) (transcription de la signature)