Fiche permettant aux collaborateurs de se familiariser avec les documents internes locaux. Fiche de familiarisation avec la réglementation locale - exemple. Pourquoi avez-vous besoin d’une fiche de familiarisation avec les réglementations locales ?

Avant de signer un contrat de travail, l'employé doit se familiariser avec les réglementations locales directement liées à son activité professionnelle (partie 3 de l'article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie). Les documents suivants sont requis pour l'examen :

– le règlement intérieur du travail (partie 3 de l'article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

– les règles de stockage et d'utilisation des données personnelles des employés (article 87 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

– les dispositions sur la rémunération (article 135 du Code du travail de la Fédération de Russie), si une telle section n'est pas incluse dans le règlement intérieur du travail ;

– règles et instructions sur la protection du travail (article 212 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Documents avec lesquels l'employé doit être familiarisé, s'ils sont disponibles dans l'organisation :

- Description de l'emploi. Ce document est élaboré par l'organisation s'il n'y a pas de référence spécifique aux responsabilités professionnelles de l'employé dans le contrat de travail et doit faire partie intégrante du contrat de travail ;

– convention collective ;

– la réglementation relative à la sécurité sociale des salariés ;

– les règles de sécurité de l'information ;

– disposition sur les secrets d'affaires ;

– disposition sur la responsabilité financière des salariés pour les dommages causés à l'employeur ;

– la réglementation sur le flux des documents ;

– la réglementation relative à l'inventaire des articles en stock ;

– un accord écrit sur la pleine responsabilité financière individuelle ou collective (équipe) du salarié ;

– d'autres documents.

L'organisation élabore des réglementations locales de manière indépendante, en tenant compte de l'orientation de ses activités. Ainsi, par exemple, un acte réglementaire local peut établir la durée du travail quotidien des créateurs dans les médias et les théâtres (article 94 du Code du travail de la Fédération de Russie), et si le travail est d'une nature particulière, la division de la journée de travail en plusieurs parties (article 105 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Un travailleur à distance peut se familiariser avec les réglementations locales de l’organisation directement liées à son travail en échangeant des documents électroniques avec une signature numérique électronique. Cela découle de l'ensemble des normes : Partie 5 de l'art. 312.1, partie 5 art. 312.2 Code du travail de la Fédération de Russie, art. 6 de la loi fédérale du 06/04/2011 N 63-FZ.

1.1. Description de poste obligatoire

Le Code du travail de la Fédération de Russie ne contient pas de normes prévoyant l'obligation pour l'employeur d'établir et de maintenir des descriptions de poste (ci-après dénommées JI). Cependant, dans la lettre de Rostrud du 31 octobre 2007 N 4412-6, les descriptions de poste attribuent une place importante dans la détermination de la fonction de travail du salarié, de ses responsabilités professionnelles, des limites de responsabilité, ainsi que des exigences de qualification pour le poste occupé.

Un certain nombre de départements ont publié des arrêtés établissant les règles d'élaboration, d'approbation et de fonctionnement des descriptions de poste (Ordonnance du Service pénitentiaire fédéral de Russie du 05/06/2008 N 379).

Important! Une référence à la description de poste doit être indiquée dans le contrat de travail (par exemple, « le salarié est tenu de préparer des rapports de ventes mensuels, ainsi que d'accomplir d'autres tâches conformément à la description de poste, qui est une annexe au présent contrat de travail et en fait partie intégrante »). Cela évitera de lister toutes les responsabilités dans le contrat de travail.

Lorsque le salarié signe ultérieurement une instruction, l'absence de référence au DI dans le contrat peut conduire à la nécessité d'enregistrer un changement de fonction de travail dans un accord et un arrêté complémentaires. Par exemple, un contrat de travail précise les responsabilités liées à un poste spécifique. La description de poste (sous forme de document séparé), que le salarié est invité à signer, définit des responsabilités qui ne figurent pas dans le contrat de travail et couvrent un champ d'activité plus large pour le poste pour lequel il est embauché. Dans ce cas, il y a un fait de modification des termes du contrat de travail déterminés par les parties. Un tel changement doit être confirmé par un accord complémentaire des parties et un arrêté de transfert du salarié vers un autre poste, prévoyant des responsabilités différentes de celles précisées dans le contrat de travail.

La forme unifiée selon laquelle la description de poste est élaborée n'est pas réglementée par le législateur. Si le contrat de travail définit toutes les fonctions du salarié, il n’est alors pas nécessaire d’établir en plus une description de poste.

Lors de l'élaboration d'une description de poste, vous pouvez vous baser sur les caractéristiques de qualification spécifiées dans les ouvrages de référence sur les qualifications pour les domaines d'activité, y compris le Répertoire de qualification des postes de gestionnaires, de spécialistes et d'autres employés (approuvé par la résolution du ministère du Travail de Russie du 21/08/1998 N 37).

Une description de poste est généralement rédigée de deux manières :

– une annexe au contrat de travail (sa partie intégrante) ;

– un document séparé. Il convient de garder à l’esprit que le refus du salarié (au cours de son travail, après la conclusion d’un contrat de travail) de signer une telle instruction est licite.

Si la description de poste définit d'autres responsabilités élargies pour le poste, il y a alors en fait un changement dans les termes du contrat de travail qui, selon l'art. 72 du Code du travail de la Fédération de Russie doit être formalisé par un accord complémentaire.

Une description de poste sous la forme d'un document séparé est un acte réglementaire local d'une organisation (entreprise). Il ne s'agit pas d'un accord entre employeur et employé. Par conséquent, si les devoirs spécifiés dans cette instruction, non signés par le salarié, ne sont pas remplis, des sanctions ne peuvent lui être appliquées, puisqu'un tel document n'est pas une annexe au contrat de travail et que le salarié n'est pas obligé d'exercer des fonctions non prévu par le contrat de travail ou l'accord y afférent.

Si la description de poste est une annexe au contrat de travail, elle est alors établie en deux exemplaires - un exemplaire pour chacune des parties signataires du contrat. Le contrat de travail et la description de poste sont rédigés dans un seul document, c'est-à-dire toutes les feuilles sont numérotées, cousues et scellées du sceau et de la signature d'un fonctionnaire. Cette procédure permettra d'éviter les désaccords sur la question de la familiarisation du salarié avec le contrat de travail et son annexe.

Si une description de poste est publiée sous la forme d’un document distinct, des situations controversées peuvent survenir quant à son utilisation comme document définissant une description complète de la fonction professionnelle de l’employé. La présentation d’une description de poste (sous la forme d’un document séparé) comme confirmation des responsabilités établies qui diffèrent des responsabilités définies dans le contrat de travail peut servir de preuve d’un changement dans la fonction professionnelle de l’employé. La modification des termes du contrat entraîne l'exécution obligatoire de tous les documents nécessaires dans ce cas (accord complémentaire et commande). Par conséquent, il n'est pas recommandé d'établir une description de poste en tant que document distinct (indépendant).

1. Confirmation que l'employé connaît les réglementations locales lors de l'embauche

Le fait de prise de connaissance de la réglementation locale est constaté par la signature du salarié sur la fiche de familiarisation indiquant le nom, prénom, patronyme, date de prise de connaissance et l'apposition d'une signature personnelle. L'acte normatif local, accompagné de la fiche de familiarisation, est numéroté, cousu et scellé du sceau et de la signature du fonctionnaire.

De plus, une note de familiarisation peut être faite dans le contrat de travail.

1. Responsabilité de l'employeur en cas de non-respect de l'obligation de familiariser le salarié avec la réglementation locale lors de l'embauche

En cas de non-respect de la partie 3 établie de l'art. 68 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur (organisation, entrepreneur individuel) ou un fonctionnaire (par exemple, le chef d'une organisation) peut être engagé en responsabilité administrative conformément à la partie 1 de l'art. 5.27 Code des infractions administratives de la Fédération de Russie. En cas de commission répétée d'une infraction similaire, ces personnes peuvent être soumises à des sanctions administratives conformément à la partie 4 de l'art. 5.27 Code des infractions administratives de la Fédération de Russie.

Dans la pratique, des situations peuvent également survenir lorsqu'il est impossible de prouver des violations de la part d'un employé qui ne connaît pas les réglementations locales de l'organisation (entreprise). Ainsi, la décision du tribunal régional de Moscou du 23 septembre 2010 dans l'affaire n° 33-18255 a confirmé que l'employeur a rendu illégalement une ordonnance imposant une sanction disciplinaire à l'employé. Le tribunal a soutenu cette conclusion par le fait que l'employeur n'a pas familiarisé le salarié avec l'acte réglementaire local contre signature, et ce dernier ne devrait donc pas être tenu responsable du non-respect des normes établies par cet acte.

Le journal de familiarisation avec les réglementations locales est un document interne de l'organisation ; ce n'est pas obligatoire, mais son utilisation aidera l'employeur à se conformer aux exigences du Code du travail, selon lesquelles il est nécessaire de familiariser les salariés avec le règlement intérieur.

Pourquoi avez-vous besoin d'un journal de familiarisation avec les réglementations locales ?

Normes Art. 68 Code du travail de la Fédération de Russie l'employeur est tenu de familiariser les salariés de l'entreprise avec toutes les réglementations locales (LNA) liées à ses activités professionnelles. Cette prise de connaissance doit obligatoirement avoir lieu contre la signature du salarié. Ignorer cette exigence entraîne une responsabilité administrative en cas de non-respect des exigences de la législation du travail. Personne ne veut payer d’amende, c’est pourquoi le processus de familiarisation doit être formalisé d’une manière ou d’une autre. Il existe plusieurs façons de procéder :

• établir des fiches de familiarisation distinctes et les joindre à tous les règlements, arrêtés, contrats et autres documents ;
• mettre des tableaux directement sur le LNA ;
• démarrer un journal spécial.

Les ordres d'embauche, de congé, de licenciement et autres documents personnels personnalisés sont généralement introduits « sous signature » - avec la réception de la signature de confirmation d'une personne sur le document lui-même. Mais avec des réglementations internes qui touchent plusieurs personnes à la fois, la situation est plus compliquée, car si chacun signe directement pour elles, il ne restera très vite plus d'espace libre. Par conséquent, les employeurs créent soit des feuilles supplémentaires spéciales pour les signatures (ce qui n'est pas pratique), soit un magazine pour familiariser les employés avec LNA. Parallèlement, dans une grande entreprise comportant divers départements et autres unités structurelles, où il y a un mouvement constant de personnel, vous pouvez émettre ce formulaire de type livre séparément, à la fois pour chaque type de document et pour les départements ou succursales. Tous les actes locaux seront alors en règle et il ne sera pas nécessaire d'y joindre des feuilles supplémentaires.

Exemple de journal de familiarisation avec les réglementations locales

Il n’existe aucun formulaire approuvé pour un tel journal. Comme ce n’est ni obligatoire ni même recommandé, les législateurs l’ont ignoré. L’introduction de ce formulaire dans le flux documentaire de l’organisation vise uniquement à simplifier la mise en œuvre des exigences du Code du travail de la Fédération de Russie et d’autres lois. Par conséquent, la manière exacte dont il résoudra ce problème dépend uniquement de l'employeur. Vous devrez développer vous-même le formulaire nécessaire. L'essentiel est qu'il contienne toutes les réglementations locales avec lesquelles les nouveaux employés doivent se familiariser. Le formulaire généré doit être approuvé par arrêté du chef de l'organisation.

Il ne devrait pas y avoir de difficulté à remplir un tel document. Par exemple, cela pourrait ressembler à ceci :

Il n’est pas non plus nécessaire de lui donner la forme d’un livre. Il peut également s'agir de feuilles individuelles placées dans un classeur. Il n'est pas nécessaire d'apposer des cachets d'approbation sur la page de titre, vous pouvez uniquement indiquer la date de début et de fin des entrées.

Structure du journal et sa durée de conservation

À partir de l’exemple ci-dessus, vous pouvez voir que le formulaire de journal est assez simple. Comme il existe généralement de nombreux LNA à présenter aux organisations, il est nécessaire d'allouer plusieurs pages à chacun d'eux. Dans ce cas, la structure de ces pages ne différera pas et contiendra les colonnes suivantes :

• coordonnées de l'employé (nom complet) ;
• poste et département dans l'organisation ;
• date d'approbation (heure, si nécessaire);
• signature personnelle de chaque employé.

Si vous le souhaitez, les feuilles peuvent être numérotées et cousues, mais ce n'est pas nécessaire. La personne responsable de la tenue d'un tel journal est généralement un spécialiste des ressources humaines ou le gestionnaire lui-même, si l'organisation est petite.

Par ailleurs, il convient de noter la procédure et les modalités de conservation de ce document. Cette question n'est pas non plus réglementée par la loi, elle doit donc être déterminée par l'organisation elle-même. Le plus souvent, les employeurs souhaitent la raccourcir, par exemple 5 ans. C’est une erreur et, dans la pratique, il est préférable de fixer une durée de conservation plus longue. Après tout, de nombreux actes locaux ont une durée de conservation permanente ou sont conservés pendant au moins 10 ans. Il est conseillé que ces délais ne diffèrent pas de la durée de conservation des documents de prise de connaissance de ceux-ci. De plus, les salariés qui connaissaient la LNA il y a plus de 5 ans peuvent continuer à travailler dans cette organisation et se poser la question de se familiariser avec certaines normes. Sans ce document, il sera assez difficile de prouver que les exigences ont été remplies.

Il ne faut pas non plus oublier Arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 N 558, qui précise directement que toutes les réglementations locales (règlements, instructions) sur les données personnelles des salariés sont des documents de stockage permanent. Par conséquent, il est conseillé d'établir les mêmes exigences pour le journal d'examen s'il concerne des données personnelles. En particulier, vous devez toujours conserver les documents locaux tels que :

• Règlements sur les divisions structurelles de l'organisation ;
• Dispositions salariales.

Par conséquent, si les employés signent et prennent personnellement connaissance de ces LNA, la durée de conservation du formulaire confirmant ce fait devrait être similaire.

Fiche de familiarisation avec les réglementations locales-échantillonCette source vous aidera à le rédiger correctement, en tenant compte de toutes les nuances juridiques. Considérons les caractéristiques de ce document en termes de structuration et de remplissage.

Pourquoi avez-vous besoin d’une fiche de familiarisation avec les réglementations locales ?

Conformément aux dispositions de l'art. 22 et 68 du Code du travail de la Fédération de Russie, les entreprises employeurs sont tenues de familiariser les employés - tant ceux déjà embauchés que ceux qui postulent à un emploi - avec les réglementations locales (ci-après dénommées LNA), qui s'appliquent aux relations de travail impliquant ces employés. De tels actes peuvent être, par exemple, une disposition sur les secrets commerciaux, un règlement intérieur ou une convention collective.

Outre l'obligation légale de l'employeur de familiariser les salariés avec la LNA concernée, l'entreprise peut également avoir des raisons objectives de le faire. Par exemple, si elle ne familiarise pas l'employé avec les mêmes règles du travail, elle n'aura pas le droit de tenir l'employé responsable des conséquences de leur violation.

Le législateur ne réglemente pas la manière dont un employé doit se familiariser avec la documentation locale. Dans la pratique, plusieurs mécanismes sont courants pour garantir que l'employeur respecte les exigences de l'art. 22 et 68 du Code du travail de la Fédération de Russie. Parmi ceux-ci figure la préparation d’une fiche de familiarisation avec le LNA. Étudions dans quelle structure il peut être présenté.

Structure du document

Il existe 2 approches principales pour l'approbation de la revue en question, ainsi que pour la formation de sa structure.

1. Création d’un document qui constitue une annexe au contrat de travail du salarié.

Ce document :

• signé uniquement par le salarié avec lequel le contrat de travail est conclu ;
• comprend une liste uniquement des actes qui s'appliquent à un employé spécifique.

2. Création d'un document réglementaire indépendant qui :

• signé par tous les salariés de l'entreprise ;
• contient des listes de tous les LNA utilisés dans l'entreprise (classés par catégorie).

Dans le premier cas, la forme du journal reflète :

• le fait que le document constitue une annexe au contrat de travail avec certaines précisions (numéro et date de signature) ;
• une liste des actes dont la compétence s'étend au salarié qui a signé le contrat de travail concerné ;
• dates de familiarisation avec le LNA précisées dans la liste.

La structure du document doit également contenir des colonnes pour l'apposition des signatures des salariés.

La deuxième option pour structurer la fiche de familiarisation LNA consiste à y inclure :

• graphique destiné à indiquer les divisions structurelles de l'entreprise, nom complet. les salariés qui y travaillent, ainsi que leurs postes ;
• une colonne destinée aux salariés pour y apposer des signatures certifiant le fait de prise de connaissance de la documentation locale ;
• marques sur la certification du document par le chef d'entreprise - puisque dans ce cas la fiche est un acte normatif indépendant.

Où puis-je télécharger un exemple de fiche de familiarisation ?

Vous pouvez télécharger un exemple complété de la fiche de familiarisation LNA dans les deux options que nous avons envisagées sur notre site Web.

Vous pouvez télécharger ici un exemple de remplissage de la fiche de familiarisation, qui est une annexe au contrat de travail.

Exemple de fiche pour se familiariser avec les réglementations locales (ci-après dénommé LNA) vous aidera à élaborer et remplir en toute autonomie ce document nécessaire. Vous pouvez en savoir plus sur sa structure et sa procédure de remplissage dans notre article.

Est-il nécessaire pour un employeur de préparer une fiche de familiarisation avec la réglementation locale ?

Dans la partie 3 de l'art. 68 du Code du travail de la Fédération de Russie stipule que lors de la conclusion d'un contrat de travail avec un nouvel employé, l'employeur est tenu de le familiariser avec les LNA suivantes :

De plus, les responsabilités de l’employeur, selon le paragraphe. 9 heures 2 cuillères à soupe. 22 du Code du travail, comprend la familiarisation des salariés, contre signature, avec les LNA acceptées, les plus directement liées à leurs activités professionnelles.

Tout cela indique que l'employeur, afin de ne pas enfreindre la législation du travail, doit accumuler et stocker des informations sur la familiarisation des employés avec la LNA mentionnée ci-dessus.

Formulaire de la fiche de familiarisation LNA

La collecte, la systématisation et le stockage des informations sur la familiarisation de tous les salariés avec LNA peuvent être effectués à l'aide d'un registre spécial. La forme optimale pour un tel registre sera un formulaire appelé fiche de familiarisation LNA.

En pratique, il existe 2 types de formes de ce document :

• Une fiche personnelle, qui est délivrée individuellement pour chaque salarié. Il répertorie les pièces d'identité obligatoires et comporte la date et la signature du salarié. Ces fiches sont généralement cousues avec le contrat de travail sous forme d'annexe.
• Un document interne distinct, signé par tous les salariés et qui répertorie tous les LNA délivrés dans l'entreprise. Cette feuille de familiarisation avec LNA a une structure plus complexe - on suppose qu'il y aura des colonnes pour indiquer les divisions structurelles et les postes des employés. Conformément aux spécificités des activités de travail exercées par différents groupes d'employés, il leur sera demandé de s'inscrire pour se familiariser uniquement avec les LNA qui leur sont directement liées.

Où puis-je trouver un exemple de fiche de familiarisation LNA ?

Il sera utile de vous familiariser avec un échantillon d'un tel document interne afin de faciliter l'élaboration du vôtre pour votre entreprise. Nous proposons le formulaire de fiche de familiarisation le plus populaire, développé pour chaque employé individuellement :

Non dans l'ordre		Familiarisation réelle avec LNA
	Règlement intérieur du travail de Zarya LLC (approuvé par arrêté n°11 du 11 octobre 2016)		Semenovitch
	Règlement sur la rémunération de Zarya LLC (approuvé par arrêté n°14 du 11 octobre 2016)		Semenovitch
	Règlement sur la protection des données personnelles de Zarya LLC (approuvé par l'arrêté n°15 du 12 octobre 2016)		Semenovitch
	Règlement sur le système de bonus chez Zarya LLC (approuvé par arrêté n°21 du 10 novembre 2016)		Semenovitch
	Consignes de sécurité du travail (approuvées par arrêté n°19 du 10 novembre 2016)		Semenovitch

Vous ne connaissez pas vos droits ?

Le Code du travail oblige l'employeur à porter à la connaissance du personnel les réglementations locales de l'entreprise. Nous vous expliquerons comment préparer correctement une fiche pour vous familiariser avec la réglementation locale.

Lisez notre article :

La procédure pour se familiariser avec les réglementations locales

Sujet du problème

Découvrez également quand le tribunal n'autorisera pas le licenciement pour absentéisme, comment détenir un employé qui souhaite démissionner et comment restituer l'argent que vous avez dépensé pour un appartement.

La feuille est assemblée et stockée avec le LNA sur lequel elle a été créée, ce qui facilite le travail avec les documents et permet de retrouver rapidement les informations nécessaires.

La législation n'impose pas de forme spécifique d'enregistrement de la fiche de familiarisation ; traditionnellement, les informations suivantes y sont enregistrées : nom complet des salariés familiarisés, fonction, date et signature.

Si des modifications sont apportées à la loi réglementaire locale, le personnel doit en être familiarisé de la même manière.

Journal de familiarisation avec les réglementations locales

Dans les grandes entreprises, il est conseillé d'utiliser un journal de familiarisation avec LNA ; il est généralement tenu par un spécialiste du personnel ou un autre employé dont la responsabilité est assignée par arrêté de la direction, par exemple une secrétaire ou un comptable.

Vous pouvez conserver des enregistrements dans une version imprimée du journal, mais il est pratique d'utiliser un formulaire prêt à l'emploi. Tout ce que vous avez à faire est de saisir les informations de votre organisation et de les imprimer.