AXO: nuorašas. Administracinės veiklos vadovas – profesinės pareigos. Administracinės priežiūros vadovas: ką specialistas turėtų žinoti ir mokėti

1. Bendrosios nuostatos

1.1. Administracinės įstaigos vadovas priklauso vadovų kategorijai.

1.2. Kvalifikacijos reikalavimai:
Aukštasis profesinis išsilavinimas ir darbo patirtis pagal specialybę ne trumpesnė kaip 2 metai arba vidurinis profesinis išsilavinimas ir darbo patirtis pagal specialybę ne mažesnė kaip 5 metai.

1.3. Administracijos vadovas privalo žinoti:
- aukštesnių institucijų nutarimus, įsakymus, įsakymus, kitus reglamentuojančius ir norminius dokumentus, susijusius su administracinėmis ir ūkinėmis paslaugomis;
- įmonės struktūra ir plėtros perspektyvos;
- darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymo tvarka;
- ryšio priemonės, kompiuterinė ir organizacinė įranga;
- ataskaitų teikimo tvarka ir terminai;
- rankų darbo mechanizavimo priemonės;
- įrangos, baldų, inventoriaus, kanceliarinių prekių įsigijimo ir atsiskaitymo už paslaugas įforminimo tvarka;
- ekonomikos, darbo organizavimo, gamybos ir valdymo pagrindai;
- darbo teisės aktai;
- vidaus darbo reglamentai;
- darbo apsaugos taisyklės ir nuostatai.

1.4. Į administracijos vadovo pareigas skiriamas ir atleidimas iš pareigų vykdomas generalinio direktoriaus įsakymu.

1.5. Administracijos vadovas yra tiesiogiai pavaldus generaliniam direktoriui.

1.6. Administracinės ir administracinės organizacijos vadovui savo veiklai užtikrinti suteikiama teisė pasirašyti Bendrovės organizacinius ir administracinius dokumentus į jo funkcines pareigas įeinančiais klausimais.

1.5. Administracijos vadovo nesant (komandiruotės, atostogų, ligos ir kt.) jo pareigas atlieka nustatyta tvarka paskirtas asmuo. Šis asmuo įgyja atitinkamas teises ir prisiima atsakomybę už netinkamą jam pavestų pareigų vykdymą.

2. Darbo pareigos

Administracinių operacijų vadovas:

2.1. Užtikrina ekonominę priežiūrą ir tinkamą būklę pagal pastatų ir patalpų, kuriose yra įmonės padaliniai, pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės apsaugos taisykles ir reglamentus, taip pat stebi įrangos (liftų, apšvietimo, šildymo sistemų, vėdinimo) tinkamumą naudoti. ir kt.).

2.2. Dalyvauja rengiant ilgalaikio turto (pastatų, vandentiekio, oro vamzdynų ir kitų statinių) einamojo ir kapitalinio remonto planus, rengiant veiklos išlaidų sąmatas.

2.3. Organizuoja patalpų remontą, stebi remonto darbų kokybę.

2.4. Aprūpina įmonių padalinius inžinerinių ir valdymo darbų mechanizavimo priemonėmis, stebi jų saugumą ir savalaikį remontą.

2.5. Organizuoja paslaugų teikimo sutarčių sudarymo, reikalingų buitinių medžiagų, įrangos ir inventoriaus priėmimo ir saugojimo, aprūpinimo struktūriniams padaliniams reikalingų dokumentų rengimą, taip pat jų išlaidų apskaitą ir nustatytos atskaitomybės surašymą.

2.6. Kontroliuoja racionalų ūkinėms reikmėms skirtų medžiagų ir lėšų panaudojimą.

2.7. Prižiūri apželdinimą, teritorijos apželdinimą ir valymą, pastatų fasadų ir įėjimų šventinę apdailą.

2.8. Organizuoja verslo paslaugas susitikimams, konferencijoms, seminarams ir kitiems renginiams.

2.9. Užtikrina priešgaisrinių priemonių įgyvendinimą ir geros būklės priešgaisrinės įrangos priežiūrą.

2.10. Imamasi priemonių diegti ryšių, skaičiavimo ir organizacines technologijas.

2.11. Tvarko AHO darbuotojus.

3. Teisės

Administracijos vadovas turi teisę:

3.1. Prašyti ir gauti iš struktūrinių padalinių informaciją, informacinę medžiagą ir kitą medžiagą, reikalingą šiame pareigybės aprašyme numatytoms pareigoms atlikti.

3.2. Imtis priemonių, kai nustatomi pavaldžių darbuotojų drausmės pažeidimai, ir pranešti apie juos įmonės vadovui, kad pažeidėjai būtų patraukti atsakomybėn.

3.3. Sutarus su įmonės vadovu, pritraukti konsultacijoms, nuomonių, rekomendacijų ir pasiūlymų rengimui administracinės ir ūkinės veiklos srities ekspertus ir specialistus.

3.4. Susipažinti su dokumentais, apibrėžiančiais jo teises ir pareigas einamoms pareigoms, tarnybinių pareigų atlikimo kokybės vertinimo kriterijais.

3.5. Teikti vadovybei svarstyti pasiūlymus dėl darbų, susijusių su šiose Instrukcijose numatytomis pareigomis, tobulinimo.

3.6. Reikalauti, kad įmonės vadovybė sudarytų organizacines ir technines sąlygas bei parengtų nustatytus dokumentus, reikalingus tarnybinėms pareigoms atlikti.

4. Atsakomybė

Administracijos vadovas yra atsakingas už:

4.1. Už savo pareigų, numatytų šiame pareigybės aprašyme, netinkamą atlikimą ar nevykdymą, neperžengiant galiojančių Rusijos Federacijos darbo įstatymų nustatytų ribų.

4.2. Už nusikaltimus, padarytus vykdant savo veiklą - neviršijant galiojančių Rusijos Federacijos administracinių, baudžiamųjų ir civilinių įstatymų nustatytų ribų.

4.3. Už materialinės žalos padarymą įmonei - neviršijant galiojančių Rusijos Federacijos darbo ir civilinių įstatymų nustatytų ribų.

Pirkite knygas apie personalo administravimą

	Personalo pareigūno vadovas (knyga + diskM) Šiame leidinyje pateikiamos praktinės personalo tarnybos darbo organizavimo ir personalo dokumentų tvarkymo rekomendacijos. Medžiaga aiškiai susisteminta, joje yra daug konkrečių pavyzdžių ir dokumentų pavyzdžių. Prie knygos pridedamas diskas su dokumentų formomis ir taisyklėmis „Garant“ sistemoje, reglamentuojančiais įvairius darbo santykių ir personalo darbo klausimus. Knyga bus naudinga įvairiems skaitytojams, personalo darbuotojams, įmonių ir visų nuosavybės formų organizacijų vadovams.
	Autorius išsamiai paaiškina, kas yra darbo inspekcija ir kokios yra jos įgaliojimų ribos, kaip atliekami darbo teisės aktų laikymosi patikrinimai ir kaip jie gali baigtis, už kokius pažeidimus gali būti skiriama bauda, ​​o kokie – užtraukia organizacijos vadovo diskvalifikavimą. Knygoje pateikiamos praktinės rekomendacijos organizacijoms darbdaviams ir individualiems verslininkams, kurios padės išvengti darbo inspektorių pretenzijų. Rengiant knygą buvo atsižvelgta į visus naujausius teisės aktų pakeitimus. Autorius: Elena Karsetskaya Knyga skirta visų nuosavybės formų organizacijų vadovams, personalo paslaugų darbuotojams, buhalteriams, individualiems verslininkams, taip pat visiems, besidomintiems darbo įstatymų laikymusi.
	Rinkinyje yra pareigybių aprašymai, sudaryti pagal kvalifikacines charakteristikas, esančias Vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikaciniame žinyne, patvirtintame Rusijos darbo ministerijos 1998 m. rugpjūčio 21 d. nutarimu Nr. 37, taip pat 1998 m. pagal kitus tarifų ir kvalifikacinių charakteristikų (reikalavimų) reglamentus. Rinkinį sudaro du skyriai: pirmajame – visos pramonės šakos vadovų, specialistų, techninių atlikėjų pareigybių aprašymai, antrajame – pareigybių aprašymai pagal pramonės šakas (redakcinė ir leidybos veikla, transportas, bankininkystė, prekyba, tyrimai, švietimas, sveikatos apsauga). Organizacijų vadovams, personalo ir teisinių paslaugų darbuotojams.

Neįmanoma įsivaizduoti biuro be administracijos darbuotojų: sekretorių, raštininkų, raštininkų... Dažnai darbdaviai mano, kad laisvas administracines darbo vietas lengva „užpildyti“. Bet reikia nepamiršti, kad reikalavimai sekretoriato darbuotojams labai skiriasi: skirtingos profesijos reikalauja skirtingos patirties, žinių, įgūdžių, asmeninių savybių, suteikia skirtingas karjeros galimybes.

valstybė operatoriaiskambinti-centras skambina potencialiems klientams su prekių ar paslaugų pasiūlymais. Į biurą atvykus lankytojams juos pasitinka registratorė. Biuro vadovas, kol lankytojas laukia, kol bus priimtas, pasiūlys jam arbatos ar kavos. O jei kažkuriuo momentu klientų srautas nutrūksta, tada jis sutvarko kambarį lankytojams, dėlioja žurnalus, palaisto gėles. Tuo pačiu yra ir darbuotojas administracinis ir ūkinis skyrius, kuris siunčia kurjerius ir vairuotojus bei stebi biuro reikmenų prieinamumą. Kiekvienas vadovas turi asmeninis sekretorius, o tarp vyresniųjų vadovų – taip pat asmeniniai asistentai. Norėdami užbaigti paveikslėlį, galite pridėti PC operatoriai duomenų bazių pildymas, visos dokumentacijos, kainoraščių spausdinimas; biuro darbuotojai dalyvaujantiems rengiant vidaus dokumentaciją ir išduodant pažymas; klerkai, dokumentacijos tvarkymas, buhalterinės apskaitos vedimas; ir taip pat archyvarai. Na, o jei įmonė dirba su užsienio klientais ar žengia į tarptautinę rinką, reikia ir kompetentingų vertėjai.

Rasti specialistą, kuris idealiai atitiks tam tikrus reikalavimus, nėra lengva. Tų pačių pareigų skirtingose ​​organizacijose pareigos gali labai skirtis. Pavyzdžiui, nedidelėje įmonėje sekretorė dažnai derina registratūros darbuotojo, biuro vadovo, sekretorės-vertėjos ir vadovo padėjėjo pareigas. Pavyzdžiui, didelė organizacija gali turėti plačią administracinę paslaugą, kur kiekvienas specialistas sprendžia gana siaurą užduočių spektrą.

Skambučių centro darbuotojas

Tai bene viena mažiausiai apmokamų, bet kartu ir labai populiarių pareigų iš visų biuro paslaugų. Skambučių centro darbuotojas turi atsiliepti į skambučius ir skambinti potencialiems klientams. Penkias darbo dienas per savaitę nuo ryto iki vakaro, rinkdamas numerį po numerio iš telefonų knygelės ar duomenų bazės, išgirsta atsakymą į iš anksto paruoštą frazę: „Ačiū, nereikia“ – ir tai geriausiu atveju. Kad ir kaip būtų, reikia kalbėti taisyklingai, aiškiai paaiškinti, atidžiai fiksuoti visą informaciją, ją susisteminti ir reguliariai atsiskaityti vadovybei. Ne visi gali atlaikyti tokį krūvį. Be to, šias pareigas einančiam darbuotojui svarbios tokios asmeninės savybės kaip atsparumas stresui, kantrybė, optimizmas, draugiškumas, jis turi turėti gerą dikciją, gebėjimą derėtis, išraiškingą, kompetentingą kalbą, o svarbiausia – įtikinėjimo dovaną;

Reikalavimai

Paprastai minimalūs reikalavimai: išsilavinimas ne žemesnis kaip vidurinis specializuotas, bazinės kompiuterinės žinios, darbo patirtis negalima. Skelbimuose dažniausiai išvardijamos asmeninės savybės – komunikabilumas ir draugiškumas. Labai apmokamos laisvos darbo vietos reikalauja specialių anglų kalbos žinių ir mokėjimo. Jei kalbėtume apie amžių, apatinė riba dažnai yra 20 metų (daugelis mano, kad jaunos ambicingos merginos nesugebės dirbti kruopštaus, monotoniško darbo), viršutinė amžiaus riba – 40–55 metai.

Priėmimo sekretorė

Įprastai laisvą registratūros darbuotojo (priėmimo sekretorės) vietą atidaro įmonės, kurių biurai sulaukia daug telefono skambučių ar daug lankytojų. Paprastai registratūros darbuotojas atsako į gaunamus skambučius, paskirsto ir perjungia skambučius įmonės darbuotojų numeriais, priima faksogramas, susitaria dėl susitikimų klientams, palydi lankytojus ar paaiškina, kaip patekti į norimą kambarį, be to, priima ir išdalina laiškus, įskaitant el. Kartais, esant dideliam tiek lankytojų srautui, tiek įeinantiems skambučiams, į priėmimo sekretorės ir telefono sekretorės pareigas pakviečiamos dvi merginos, kai kuriais atvejais registratūros sekretorė atlieka papildomas funkcijas, pavyzdžiui, biuro vedėjos.

Daugeliui registratūros darbuotojo pareigos yra pirmasis jų karjeros žingsnis.

Reikalavimai

Registratūros darbuotojui didelę reikšmę turi išorinė išvaizda, žavesys, kalbos kultūra, o tai reiškia, kad į darbą kviečiamos jaunos (99% atvejų iki 30 metų) gražios išvaizdos merginos. Biurams, kuriuose tarp lankytojų yra užsieniečių, reikalingos kalbų žinios. Išsilavinimas ne žemesnis nei vidurinis specializuotas (vėlgi, priklausomai nuo lankytojų kontingento). Darbo patirtis nėra vienas iš privalomų reikalavimų pretendentams, o yra jų konkurencinis pranašumas. Tarp reikalingų asmeninių savybių yra gerumas, gebėjimas tramdyti emocijas ir kantrybė. Jei į jūsų pareigas įeina darbas su dokumentais, tuomet reikalingos biuro darbo pagrindų žinios ir kompiuteris vartotojo lygiu.

Biuro vadovas

Biuro vadovas yra atsakingas už biuro funkcionavimo užtikrinimą. Jis koordinuoja sekretorių ir kitų „jaunesnių“ biuro darbuotojų darbą, gali spręsti patalpų nuomos ir remonto klausimus. Mažose įmonėse dažnai būna tik vienas biuro vadovas, o didelėse įmonėse yra administraciniai ir verslo skyriai, kurių kiekvienas darbuotojas turi siaurą specializaciją, pavyzdžiui, užsiima bilietų ir viešbučių rezervavimu vadovybei arba kontroliuoja tam tikrą grupę. biuro paslaugų teikėjų.

Biuro vadovo profesija atveria plačius karjeros horizontus. Pirma, sėkmingas biuro vadovas, jei pageidaujama, gali tapti, pavyzdžiui, didelio viešbučio ar parduotuvės administratoriumi. Antra, jis yra puikus komunikatorius ir gali rasti savo išraišką kaip personalo vadovas (žinoma, turintis atitinkamą išsilavinimą). Trečia, jis gali tapti vadybininko padėjėju arba svarbiu ekonomikos veikėju, pavyzdžiui, tiekimo skyriaus vadovu.

Reikalavimai

Privalomi reikalavimai pretendentams į šias pareigas yra aukštasis išsilavinimas, anglų kalbos žinios ir darbo patirtis.

Sekretorius (referencinis sekretorius)

Sekretoriaus padėjėjo profesija yra pati paklausiausia tarp administracinio personalo (45 proc. užklausų laisvų darbo vietų rinkoje). Tiesa, daugelis pretendentų mano, kad šios pareigos nereikalauja specialaus išsilavinimo ir profesionalumo, kai kurie įsivaizduoja, kad sekretorės darbas reiškia kavos ruošimą ir atsiliepimą į skambučius.

Tiesą sakant, šiandien sekretorių pareigų spektras yra daug platesnis. Taigi 63% darbdavių reikalauja kompiuterinių žinių, ketvirtadalis – biuro valdymo, 16% – anglų kalbos. Be to, pažymima, kad šiuo atveju darbuotojo „kaina“ padidėja maždaug 300 USD.

Minimalus pasiūlymas sekretoriaus pareigoms Maskvoje yra 9000 rublių. Paprastai su tokiu atlyginimu sutinka daugiausiai studentai ir stojantieji, praradę laiką priėmimo metu. Tam reikalingos bendros kompiuterinės žinios, gebėjimas vesti pokalbius telefonu ir patiekti kavą. Didžiausias pasiūlymas yra 45 000 rublių. Tai iš tikrųjų yra sekretorė – vadovo padėjėja. Norėdami užimti šią poziciją, turite būti ne tik puikus specialistas, bet ir suprasti savo tiesioginio viršininko verslo specifiką. Paprastai tokios sekretorės yra dešinioji vadovo ranka. Trečią valandą nakties jiems gali paskambinti ir paprašyti skubiai atsiųsti svarbius dokumentus arba užsisakyti lėktuvo bilietą.

Reikalavimai

Sekretorėms ir sekretorių padėjėjams keliamų reikalavimų sąrašas gana platus: punktualumas, drausmė, organizaciniai įgūdžiai, dėmesingumas, tikslumas, atsakingumas, geranoriškumas, etiketo išmanymas, optimizmas, energija, didelis spausdinimo greitis, gebėjimas valdyti biuro įrangą ir mini PBX, 1C žinios. Sekretorius turi turėti reprezentatyvią išvaizdą, kompetentingą kalbą ir gerą dikciją. Trijuose ketvirčiuose darbo skelbimų yra amžiaus apribojimai. Amžiaus diapazonas gana platus – nuo ​​18 iki 45 metų. Tačiau dauguma laisvų darbo vietų yra skirtos 20–30–35 metų sekretorėms. Šiek tiek daugiau nei pusė darbdavių teikia pirmenybę moterims, o sekretorės lytis neturi reikšmės.

Pastaraisiais metais darbdaviams tapo svarbu, kad sekretorė harmoningai derėtų prie įmonės stiliaus. Pretendentai jau įpratę, kad rimtose organizacijose pokalbio metu darbdavys domisi ne tik pretendento profesinėmis žiniomis, bet ir jo akiračiu. Vadovai dažnai užduoda nestandartinius mąstymo logikos klausimus, tikrina analitinius gebėjimus ir gebėjimą pagrįstai atsakyti į klausimus, atkreipia dėmesį į gebėjimą priimti savarankiškus sprendimus ir profesinį potencialą.

Asmeninis asistentas

Tai aukščiausias sekretorės karjeros lygis. Rusijos gretų lentelėje „asmeninio asistento“ pozicija atsirado 90-ųjų aušroje, kai verslas aktyviai skolinosi ir pritaikė vakarietiškus modelius. Nuo to laiko asmeninis asistentas išgyveno ilgą transformacijos kelionę, iš lėlę primenančios gražuolės, kuri sėdėjo priėmimo zonoje ir pirmiausia tarnavo kaip įmonės veidas, į pasitvirtinusią profesionalą, „teisinga“. viršininko ranka. Tačiau apie šios profesijos klestėjimą Rusijoje kalbėti dar anksti: jos populiarumas palyginti menkas. Universitetai, teikiantys atitinkamą specializuotą išsilavinimą, gali būti suskaičiuoti ant vienos pusės. Patys asmeniniai asistentai savo pareigas dažnai vertina tik kaip žingsnį savo karjeroje. Dėl to šiandien Rusijos rinkoje trūksta kvalifikuotų specialistų.

Asmeninio asistento pareigos apima vadovo darbo dienos planavimą, biuro darbų ir dalykinės korespondencijos vedimą, vizų palaikymą vadovui, jo užsakymų vykdymo stebėjimą. Dažnai asistentas derybų metu atlieka sinchroninio vertėjo vaidmenį.

Reikalavimai

Kai kuriose įmonėse asmeniniai asistentai atlieka dalį personalo vadovo ir viešųjų ryšių vadovo funkcijų. Atitinkamai, kandidatas į šias pareigas reikalauja gebėjimo rasti kontaktą su vadovu, savarankiškumo, socialinės brandos, todėl šiandien daugelis įmonių asmeninių asistentų amžiaus ribą kelia iki 35–40 metų. Vienas iš reikalavimų asmeniniam asistentui – psichologinis suderinamumas su vadovu ir noras dirbti nereguliariu darbo laiku. Viršininkas gali dirbti savaitgaliais ir švenčių dienomis ir vėluoti. Asmeninis asistentas turi dirbti tokiu pat tempu, ir ne kiekvienas kandidatas su tuo sutinka.

PC operatorius

Kai kurie vadovai kompiuterių operatorius kartais vadina mašinistais arba, geriausiu atveju, rinkėjais. Tačiau skirtumas tarp reikalavimų sovietiniam mašinėjui ir šiuolaikiniam kompiuterio operatoriui yra gana reikšmingas, nes iš pradžių pagrindiniai profesionalumo kriterijai buvo spausdinimo greitis ir raštingumas, o šiandien - galimybė įvesti tekstą net dideliu greičiu ir be klaidų. , akivaizdžiai nepakanka.

Jei darbuotojas susidoros su visomis jam priskirtomis pareigomis, gali būti, kad laikui bėgant jis pradės kilti karjeros laiptais. Todėl asmeninio kompiuterio operatoriaus profesiją tam tikru mastu galima laikyti pradine, nes ne kiekvieno sveikata leis visą gyvenimą sėdėti prie kompiuterio.

Reikalavimai

Be tikslumo, atidumo ir kruopštumo, darbdaviai iškelia tokius reikalavimus kaip darbo patirtis, aukštasis ar vidurinis specializuotas išsilavinimas, 1C programos išmanymas (tai yra prie pagrindinių kompiuterinių programų – Word, Excel, MS Office, Corеldraw, Photoshop). ). Tuo pačiu metu 74 % darbdavių asmeninių kompiuterių operatorėmis mieliau renkasi moteris. Papildomi reikalavimai – kanceliarinio darbo, pirminių buhalterinių dokumentų ir anglų kalbos žinios, gera atmintis, gebėjimas dirbti komandoje, didelis darbingumas ir gera išvaizda. Taip pat vertinamas gebėjimas mokytis, ryžtas ir atsparumas stresui.

Darbdaviai gana liberalūs tik besikreipiančiųjų amžiaus atžvilgiu, nors populiariausiu amžiumi galima laikyti nuo 22 iki 35 metų. Tuo pačiu amžiaus koridorius gali būti išplėstas iki 18–50 metų.

Dokumentų valdymo tarnybos (DOU) vadovas

Galbūt kiekvienas biuras turi šią paslaugą arba bent jau darbuotoją, atsakingą už vadovybės dokumentų palaikymą. Mažose įmonėse visas dokumentų valdymas gula ant vieno žmogaus pečių, kuris kartais derina šį darbą su kitomis administracinėmis funkcijomis. Didesnėse įmonėse ikimokyklinio ugdymo įstaigos struktūrą sudaro sekretorė-raštininkė, archyvaras, vadovas ir direktorius.

Įprastai ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovas yra atsakingas už bendrosios raštvedybos ir dokumentų srauto kontrolės funkcijas, darbą archyve, taip pat skyriaus darbuotojų veiklą.

Neretai ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovais tampa buvę raštininkai ar sekretorės, turinčios didelę darbo patirtį ir dokumentų tvarkymo įgūdžius.

Reikalavimai

Paprastai darbdaviams svarbus pretendentų į šias pareigas amžius ir kvalifikacijos ypatumai. Taigi reikalinga ne mažesnė nei trejų metų darbo patirtis, įmonės profilį atitinkantis išsilavinimas, norminių dokumentų ir GOST išmanymas, kruopštumas, tikslumas ir punktualumas. Retais atvejais reikalingos anglų kalbos žinios. Įprastas amžius yra 30–50 metų.

Raštininkas

Biuro sekretoriaus pareigos yra kai kuriose bankininkystės, finansų įstaigose, advokatų kontorose ir didelėse organizacijose, kuriose yra didelis dokumentų srautas.

Paprastai tarnautojas priima, siunčia ir rūšiuoja dokumentus, laiškus ir kitus verslo dokumentus pagal svarbą, veda apskaitą ir kontroliuoja juos specialiuose žurnaluose, rengia medžiagą vadovui.

Reikalavimai

Puikiam darbui reikalingos geros ilgalaikės ir operatyvios atminties, emocinio stabilumo, didelio atsparumo triukšmui, gebėjimo ilgam susikaupti, taip pat tolerancijos daugybei kontaktų, dalykinio bendravimo įgūdžių, konstruktyvaus jam skirtos kritikos suvokimo. , specializuotas išsilavinimas ir darbo su dokumentais įgūdžiai. Retais atvejais darbdaviai reikalauja žinių apie elektronines dokumentų valdymo sistemas.

Archyvaras

Ne visos įmonės turi archyvaro pareigas, dažnai jo funkcijas perima raštininkas. Bet jei dokumentų srauto apimtys didelės, tuomet archyvui prižiūrėti reikia atskiro darbuotojo.

Reikalavimai

Archyvo pareigoms biure būtinos kompiuterinių programų (kartais elektroninių dokumentų valdymo sistemų) žinios, aukštasis išsilavinimas, darbo patirtis, gebėjimas naudotis duomenų bazėmis. Svarbios asmeninės savybės yra atkaklumas, darbštumas, tikslumas ir atidumas.

Biuro vadovas

Vadovas (ar vadovas) organizuoja biuro darbą, užtikrina savalaikį gaunamos ir siunčiamos korespondencijos apdorojimą, pristatymą į paskirties vietą, stebi dokumentų įforminimo terminus ir teisingą jų įforminimą (tai yra iš dalies prisiima korespondencijos funkcijas). raštininkas), organizuoja einamojo raštinės darbo dokumentų, įskaitant vadovybės įsakymus ir nurodymus, registravimą, apskaitą, saugojimą ir perdavimą atitinkamiems struktūriniams padaliniams dėl bylų formavimo ir jų deponavimo, užtikrina oficialių dokumentų spausdinimą ir dauginimą, dalyvauja vadovybės šaukiamų susirinkimų rengimą ir organizuoja jų techninę priežiūrą, kelionės dokumentų įforminimą, darbuotojų, atvykstančių į komandiruotę, registravimą organizuoja biuro darbuotojai.

Reikalavimai

Biuro vadovas turi žinoti darbo eigos schemas; norminiai dokumentai ir GOST, bylų nomenklatūros sudarymo tvarka, nuolatinio ir laikinojo saugojimo bylų aprašai, nustatyta atskaitomybė; bylų pateikimo archyvui terminai ir tvarka; dokumentų vykdymo kontrolės organizavimo sistemos, darbo teisės aktai; vidaus darbo reglamentai; darbo apsaugos taisykles ir nuostatas. Darbdaviai taip pat reikalauja iš pretendento turėti privalomą vidurinį profesinį išsilavinimą, tačiau nekritiškai vertina darbo patirtį. Jei kandidatas turi pradinį profesinį išsilavinimą, darbo stažas pagal specialybę turi būti ne mažesnis kaip treji metai. Kai kurioms organizacijoms reikalingos anglų kalbos žinios.

Administracinio ir ekonominio skyriaus (AHO) darbuotojai

Už ekonominį biuro palaikymą atsakingas Administravimo ir priežiūros skyrius. Mažoje įmonėje (10–30 žmonių) visi klausimai dėl jos tiekimo ir kitų administracinių bei ūkinių užduočių sprendimo gula ant vadovo ir sekretoriaus pečių. Paprastai sekretoriui suteikiami įgaliojimai pirkti biuro reikmenis, eksploatacines medžiagas ir kontroliuoti patalpų valymą. Visos kitos problemos gula ant įmonės vadovybės pečių: tai ir su biuro tobulinimu susijusių klausimų sprendimas, ir kontaktai su komunalinėmis, valstybės ir savivaldybių reguliavimo institucijomis.

Atskiro darbuotojo, užsiimančio administracine ir ūkine veikla, poreikis atsiranda įmonėse, kuriose dirba 30 ir daugiau žmonių. Įmonėse, kuriose dirba 100 ir daugiau darbuotojų, administracinį ir ūkinį darbą jau atlieka skyrius. Visos jam ar darbuotojui pavestos užduotys yra aiškiai nurodytos pareigybės aprašyme.

Paprastai už sklandų įstaigos funkcionavimą atsako administracijos vadovas. Į jo pareigas įeina bendras biuro, kitų įmonės patalpų ir teritorijų būklės stebėjimas, kapitalinio remonto planavimas, išlaidų sąmatų sudarymas verslo poreikiams. Jis taip pat atlieka visus sutartinius darbus su paslaugų organizacijomis, bendrauja su valstybės ir savivaldybių reguliavimo institucijomis.

Reikalavimai

Dažniausiai administraciniam ir ūkiniam darbui kviečiami 30–45 metų vyrai, nebūtinai turintys aukštąjį išsilavinimą, turintys 2–3 metų darbo patirtį ir gebantys vadovauti kolektyvui. Taip pat reikalingos tokios savybės kaip sąžiningumas, lojalumas įmonei, savarankiškumas.

Vertėjas

Vertėjo profesija laikoma viena prestižiškiausių ir paklausiausių. O šiais laikais užsienio kalbos mokėjimas yra nepakeičiamas didelio atlyginimo ir spartaus karjeros augimo garantas. Tačiau pirmiausia reikia įgyti kalbinį išsilavinimą, kuris visais laikais buvo sudėtingesnis uždavinys. Dabar prestižiniuose universitetuose konkursas į vertimo katedras kartais siekia 30 žmonių vienoje vietoje. Be to, priėmimas ir tolesnis mokymas reikalauja didelių materialinių išlaidų.

Dažnai darbuotojams tenka derinti vertėjo ir sekretoriaus funkcijas; vadybininkas, vadybininko padėjėjas ir vertėjas.

Reikalavimai

Privalomi reikalavimai: darbo patirtis, dviejų kalbų mokėjimas, verslo vertimo įgūdžiai, raštingumas.

Rinkos tendencijos

Taigi, šiais laikais reikia vis daugiau administratorių, o įmonės, anot „Vivat Personnel“ personalo centro, yra pasirengusios pasiūlyti jiems perspektyvų darbą su labai padoriu atlyginimu (žr. 1 lentelę).

1 lentelė

Administracijos specialistų atlyginimai (Maskva ir regionai)

Pareigybės pavadinimas				Siūlomas atlyginimas$
				minimumas	maksimalus	vidutinis
Asmeninis asistentas
Referentas
Biuro vadovas
Priėmimo sekretorė
Skambučių centro operatorius
PC operatorius
Vertėjas
Biuro vadovas
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovas
Raštininkas
Archyvaras
Administracinių operacijų vadovas
AHO darbuotojas

Tuo pačiu metu siūlomi atlyginimai dažnai viršija pretendentų pageidavimus (išskyrus administracijos ir ekonomikos skyriaus darbuotojus, kurie savo „vertę“ vertina pagal savo kompetenciją, o siūlomi atlyginimai priklauso nuo kandidato dydžio). įmonė) (žr. 2 lentelę).

2 lentelė

Administracijos specialistų atlyginimai: pasiūlymai ir lūkesčiai (Maskva ir regionai)

			Darbdavių pasiūlymas	Pareiškėjo lūkesčiai
Asmeninis asistentas
Referentas
Biuro vadovas
Priėmimo sekretorė
Skambučių centro operatorius
PC operatorius
Vertėjas
Biuro vadovas
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovas
Raštininkas
Archyvaras
Administracinių operacijų vadovas
AHO darbuotojas

Situacija Maskvoje ir regionuose skiriasi

Jei Maskvoje studentai dažnai eina į „administraciją“ ir į šias pareigas žiūri kaip į trampliną karjeros pradžioje, tai regionuose dirbančių studentų procentas yra mažesnis (ten administracinės pareigos suvokiamos kaip nuolatinė darbo vieta). . Neretai darbuotojai kryptingai kuria karjerą administraciniame sektoriuje, iš telefonininko išaugdami į sekretoriato ar biuro vedėją. Todėl regioninėje rinkoje pretendentai siūlo savo patirtį (standartas – 2–3 metai) ir kvalifikaciją. Daugelis kandidatų išmano apskaitos programas, anglų kalbą, dokumentų valdymo pagrindus, GOST ir reglamentus. Daugeliu atžvilgių tokia situacija susidarė dėl to, kad Maskvoje, skirtingai nei regionuose, biurų yra daugiau, o kiekvieno darbuotojo įgaliojimai siauresni. Atitinkamai, sostinės įmonės gali samdyti reprezentatyvios išvaizdos studentą registratore, kuris susitiktų su lankytojais ir atsilieptų į skambučius. Regionuose šiai pareigybei teks atlikti ir kai kurias administracines funkcijas, pavyzdžiui, prižiūrėti biuro valymą, įsigyti kanceliarinių prekių, tvarkyti kurjerius, tvarkyti dokumentus. Visa tai sukuria „darbuotojų trūkumo“ situaciją regionuose: yra ir specialistų, ir kvalifikuotų specialistų, tačiau tradiciškai mažesnėmis nei Maskvoje atlyginimais įmonės negali užtikrinti savo funkcionalumą atitinkančio pajamų lygio.

Atlyginimai administraciniame sektoriuje auga stabiliai: per pastarąjį pusmetį vidutiniškai išaugo 9–11 proc. (o darbo užmokestis regionuose auga intensyviau nei sostinėje). Tačiau šiuo metu rinkoje trūksta kvalifikuotų kandidatų, ypač registratūros darbuotojų ir, kaip bebūtų keista, vadovų padėjėjų. Nors ši pozicija yra pati populiariausia tarp ieškančių darbo, dažnai jų patirtis ir profesiniai įgūdžiai neatitinka darbdavio reikalavimų.

Atitinkamai, profesionalių sekretorių paklausa visada viršija pasiūlą. Administraciniame sektoriuje sezoninių svyravimų nėra, išskyrus vasaros mėnesius. Tada mažos kvalifikacijos pareigybių (skambučių centro operatorius, kompiuterių operatorius, registratūros darbuotojas) paklausos perteklius virš pasiūlos sumažėja, nes studentai nori „užsidirbti papildomų pinigų“.

Jei kalbėtume apie darbo ieškančių asmenų rinkos būklę, galima pastebėti, kad konkurencija administraciniame sektoriuje yra gana maža. Pirma, vyrai konkurse praktiškai nedalyvauja, išskyrus vadovų padėjėjų ar asmeninių padėjėjų pareigas. Antra, rimta konkurencija egzistuoja tik vidutiniame atlyginimų diapazone, o nedideli konkurenciniai pranašumai (patirtis, aukštasis išsilavinimas, užsienio kalbos mokėjimas) leidžia realiai pretenduoti į viršutinę diapazono ribą.

Žvelgiant pareiškėjo akimis

Dauguma įmonių patiria administracinio personalo kaitą. „Geros vietos“ atsilaisvina dėl jų savininkų karjeros augimo ir motinystės atostogų. „Vivat Personnel“ personalo centro pastebėjimais, pastaruoju metu kandidato darbo vienoje vietoje trukmė sutrumpėjo nuo pusantrų metų iki šešių mėnesių, o dažnai iki 2–3 mėnesių (pavyzdžiui, administracijos darbuotojai žiniasklaida). Taip yra daugiausia dėl to, kad kandidatai sekretorės, tarnautojo ar biuro vadovo pareigas dažnai vertina kaip „laikinas“ (40 proc. kandidatų).

Jei pažvelgsite į pasiūlos rinką kandidatų akimis, jiems svarbi potencialaus darbo savybė yra karjeros augimo ar profesinio tobulėjimo perspektyva. Tai ypač pasakytina apie pretendentus į priėmimo sekretoriaus ir asistento pareigas. Sekretoriaus pareigos dažnai ir ne veltui laikomos pradinio lygio pareigomis. Būtent į tas organizacijas, kuriose yra galimybė augti, ateina patys aktyviausi, apmokyti ir išsilavinę darbuotojai. Asmeninio asistento pareigoms ši tendencija nebūdinga, nes pamažu tampa savarankiška ir aukštos kvalifikacijos reikalaujančia profesija.

Ir todėl daugelis ieškančių darbo mano, kad asmeninio asistento pareigos yra karjeros „lubos“ biuro administravimo srityje, tačiau taip nėra. Didelėje įmonėje vadovo padėjėjas gali tapti sekretoriato vadovu, vykdomuoju direktoriumi ar direktoriaus pavaduotoju administraciniams reikalams. Biuro vadovas taip pat turi šansų kilti karjerai, pavyzdžiui, jis gali tapti administracijos direktoriumi.

Be to, darbas administracinėje srityje suteikia galimybę susipažinti su visomis organizacijos veiklos sritimis ir suprasti, kas būtent yra įdomiausia. Galite įgyti papildomą išsilavinimą (jei reikia) ir toliau plėtoti karjerą pasirinkta kryptimi.

O.M. Khmelis, Tarptautinio personalo centro „Vivat Personnel“ administracinio personalo įdarbinimo vadovas

2014 m. birželio 28 d

Beveik kiekviena didelė įmonė, kurioje dirba daugiau nei 100 darbuotojų, turi ACS. Šios santrumpos reikšmė yra administracinis ir ekonominis skyrius. Ši paslauga įmonėje atlieka daug funkcijų, kurios yra labai svarbios normaliam įmonės funkcionavimui užtikrinti. Koordinuotas pačios Administracijos darbuotojų darbas ir sąveika su kitais padaliniais yra būtinas bet kurios organizacijos klestėjimui.

ACS poreikis

Mažose įmonėse, kuriose dirba nedidelis darbuotojų skaičius ir gaminamos produkcijos ar atliekamų darbų apimtis, administracinio valdymo darbuotojų funkcijas gali atlikti sekretoriai ir biuro vadovai. Vidutinėms organizacijoms taip pat dažniausiai nereikia ACS paslaugos, kurios dekodavimą žino bet kuris Ekonomikos fakulteto studentas. Šiose įmonėse visus su normalios įmonės veiklos užtikrinimu susijusius klausimus sprendžia tiekimo vadovas. Visavertis administracinis ir ūkinis skyrius egzistuoja tik didelėse įmonėse, kuriose darbuotojų skaičius toks didelis, kad vienas žmogus tiesiog negali užtikrinti visų skyrių funkcionavimo įprastu režimu.

Įrenginio funkcijos

ACS atlieka daug funkcijų. Šios santrumpos dekodavimas nurodo pagrindinius klausimus, kurie priklauso skyriaus darbuotojų kompetencijai. Jie sprendžia įvairias ūkines problemas, t.y. užtikrina visų kitų įmonės padalinių funkcionavimą. Administracinio ir ūkio skyriaus darbuotojai vadovauja:

1. Savalaikis įmonės aprūpinimas įvairiomis materialinėmis vertybėmis, naudojamomis organizacijos darbuotojų darbui.

2. Įvairių įmonės reikmėms įsigytų vertybių saugojimo, išdavimo ir apskaitos organizavimas.

3. Visų įmonės patalpų pilnos priežiūros organizavimas, šios priežiūros vykdymo kontrolė, trūkumų šalinimas.

4. Ieškoti organizacijų ir su jomis sudaryti sutartis dėl komunalinių paslaugų teikimo, elektros tinklų, ryšių tinklų priežiūros.

5. Laiku atliktas įmonės patalpų ir įvairaus turto remontas.

6. Priešgaisrinės saugos taisyklių laikymosi kontrolė.

7. Būtinos įmonės turto apsaugos užtikrinimas.

8. Materialinių ir techninių poreikių užtikrinimas per susitikimus ir kitų įmonių delegacijų susitikimus deryboms.

9. Įstatyme numatytų palankių darbuotojų darbo ir poilsio sąlygų organizavimas.

10. Finansinė atsakomybė už gautas prekes ir medžiagas.

Kai kurios iš išvardytų funkcijų gali būti priskirtos kitiems padaliniams arba atliekamos kartu su jais. Pavyzdžiui, už nuosavybės ir tvarkos apsaugą organizacijoje gali būti atsakinga saugos tarnyba.

Video tema

Skyriaus struktūra

Skyriui vadovauja administracijos vadovas. Paprastai jis turi pavaduotoją, kuris kontroliuoja dalies darbo vykdymą, taip pat pavaduoja viršininką jo nesant. Jiems pavaldūs dar keli darbuotojai. Eilinis AO specialistas gali būti atsakingas už konkrečią įmonės veiklos sritį arba kartu su kolegomis vienu metu spręsti kelias problemas. Tiek veršiavimosi skyriaus vedėjo, tiek viso jo kolektyvo funkcijų sąrašą nustato Administracijos tarnybos pareigybės aprašymas kiekvienam iš darbuotojo.

Administracinių operacijų vadovas

Administracijos vadovas yra visiškai atsakingas už skyriaus funkcijų vykdymą. Šios santrumpos iššifravimas randamas daugelyje įmonės generalinio direktoriaus įsakymų, nes padaliniui priskirtas platus pareigų sąrašas. Administracijos ir ūkio skyriaus vedėjas turi ne tik organizuoti savo darbą, bet ir stebėti, kaip vykdomi visi darbuotojams duoti nurodymai.

Vadovo galios

Administracijos vadovas dažniausiai yra pavaldus organizacijos generaliniam direktoriui ir turi daug įgaliojimų, leidžiančių vykdyti įmonės vadovo nurodymus. Daugelyje organizacijų jis, veikdamas generalinio direktoriaus vardu, gali savarankiškai išspręsti šiuos klausimus:

1. Sudaryti sutartis dėl materialinių vertybių tiekimo ir būtino darbo organizavimo su įvairiomis trečiųjų šalių įmonėmis. Šių įmonių pasirinkimą ir bendradarbiavimo sąlygas visiškai kontroliuoja administracijos vadovas.

2. Paskirstyti tarnybines pareigas tarp darbuotojų savo padalinyje ir pagal darbo reglamentą, priimtą organizacijoje ir darbuotojų pareigybių aprašymuose.

3. Atlikti personalo atranką administraciniam ir ūkiniam skyriui, įvertinti savo darbuotojų darbo kokybę.

Finansinė atsakomybė

Už laikinai saugoti jiems perduotas vertybes ar lėšas yra finansiškai atsakingi AHO (ši santrumpa reiškia administracinį ir ūkinį skyrių) darbuotojai, įskaitant skyriaus vedėją. Nepaisant to, kad dauguma atsiskaitymų tiekėjams dabar atliekami banko pavedimu, specialistai gali gauti gana dideles sumas už įvairių medžiagų pirkimą. Jeigu įmonė turi sandėlį, kuriame laikomi organizacijos veiklai reikalingi daiktai, tai už tai finansiškai atsako administracijos valdymo darbuotojai, turintys prieigą prie jo ir atsakingi už vertybių išdavimą kitiems įmonės darbuotojams.

Bendradarbiavimas su kitais padaliniais

Beveik visi didelės organizacijos įvairių padalinių darbuotojai bent kartą susidūrė su santrumpa AHO, kurios dekodavimas yra žinomas visiems. Kiekvienas įmonės struktūrinis padalinys yra susijęs su tam tikrais jos veiklos aspektais:

1. Gamybos skyrius. Įrangos ir įvairių medžiagų gatavų gaminių gamybai tiekimą paprastai atlieka įmonės tiekimo skyrius. Tačiau administracinis ir ūkinis skyrius užtikrina įsigytų darbo priemonių funkcionavimą. Jos specialistai stebi nenutrūkstamą elektros, vandens ir šilumos tiekimą gamybai. AHO darbuotojai taip pat atsakingi už gamybinių patalpų valymą.

2. Teisės skyrius. Šių struktūrų darbuotojai nuolat bendrauja vieni su kitais. Teisės skyrius gauna peržiūrėti ir tvirtinti sutartis, kurias planuoja sudaryti administracinio valdymo įmonės vadovas. Savo ruožtu ūkio skyriaus darbuotojai užtikrina normalias darbo sąlygas teisinių paslaugų specialistams.

3. Apskaita. AHO darbuotojai atsiskaito buhalterijos darbuotojams už jiems išrašytas lėšas materialiniam turtui įsigyti ar rangovų paslaugų apmokėjimui.

"Vektorius"

DARBO APRAŠYMAS ATTVIRTAU

01.06.2009 _ № _37_ Generalinis direktorius

(data) (skaičius) (vadovo pareigos)

Maskva Ivanovas

(parašas) (parašo iššifravimas)

01.06.2009

(data)

Administracinio ir ūkio skyriaus vedėjas

1.BENDROSIOS NUOSTATOS

1.4. Administracijos ir ūkio skyriaus vedėjas skiriamas į pareigas ir atleidžiamas įsakymu generalinis direktorius.

1.5. Administracijos ir ūkio skyriaus vedėjas yra tiesiogiai pavaldus generalinio direktoriaus pavaduotojui bendriesiems klausimams.

2. DARBO PAREIGOS

Administracijos ir ekonomikos skyriaus vedėjas:

2.1. Užtikrina ekonominę priežiūrą ir tinkamą būklę pagal pastatų ir patalpų, kuriose yra organizacijos padaliniai, pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės apsaugos taisykles ir nuostatas, taip pat stebi įrangos (liftų, apšvietimo, šildymo sistemų, ventiliacija ir tt).

2.2. Dalyvauja rengiant planus einamiesiems ir kapitalinis remontas ilgalaikis turtas (pastatai, sistemos vandens tiekimas, ortakiai ir kitos konstrukcijos), verslo išlaidų sąmatos sudarymas.

2.4. Aprūpina organizacijos padalinius baldais, buitine technika, inžinerinių ir valdymo darbų mechanizavimo priemonėmis, stebi jų saugumą ir savalaikį remontą.

2.5. Organizuoja paslaugų teikimo sutarčių sudarymui reikalingų dokumentų, kanceliarinių prekių, reikalingų buitinių medžiagų, įrangos ir inventoriaus priėmimą ir saugojimą, aprūpinimą struktūriniams padaliniams, taip pat jų išlaidų apskaitą ir nustatytos atskaitomybės surašymą.

2.6. Kontroliuoja racionalų ūkinėms reikmėms skirtų medžiagų ir lėšų panaudojimą.

2.7. Organizuoja delegacijų ir atvykstančių asmenų priėmimą, registraciją ir reikalingas paslaugas verslo keliones. Prižiūri apželdinimą, teritorijos apželdinimą ir valymą, pastatų fasadų ir įėjimų šventinę apdailą.

2.8. Organizuoja ekonominę ir logistinę paramą susitikimams, konferencijoms, seminarams ir kitiems renginiams.

2.9. Atlieka darbo laiko apskaitos organizavimo, racionalaus darbuotojų maitinimo pietų pertraukų metu, atostogų grafikų ir darbo laiko sudarymo darbus.

2.10. Užtikrina priešgaisrinių priemonių įgyvendinimą ir geros būklės gaisrinės įrangos priežiūrą.

2.11. Imamasi priemonių diegti ryšių, skaičiavimo ir organizacines technologijas.

2.12. Vadovauja skyriaus darbuotojams.

Administracijos ir ūkio skyriaus vedėjas turi teisę:

3.1. Susipažinti su organizacijos vadovo sprendimų projektais dėl vadovaujamo skyriaus veiklos.

3.2. Dalyvauti svarstant klausimus, susijusius su jo atliekamomis pareigomis ir jo vadovaujamo skyriaus darbu.

3.3. Teikti pasiūlymus dėl skyriaus veiklos tobulinimo organizacijos vadovui svarstyti.

3.4. Bendrauti su kitų organizacijos struktūrinių padalinių vadovais.

3.5. Pasirašyti (vizuoti) dokumentus pagal savo kompetenciją.

3.6. Teikti siūlymus organizacijos vadovybei dėl skyriaus darbuotojų skatinimo, primetimo baudas prieš gamybos ir darbo drausmės pažeidėjus.

4. ATSAKOMYBĖ

Administracinio ir ekonominio skyriaus vadovas pagal Rusijos Federacijos įstatymus yra atsakingas:

4.1. Už numatytų savo pareigų nevykdymą ar netinkamą vykdymą darbo sutartis ir šis darbo aprašymas.

4.2. Už materialinės žalos padarymą organizacijai.

4.3. Už vidaus darbo taisyklių, darbo apsaugos ir priešgaisrinės saugos taisyklių pažeidimus.

Pareigybės aprašymas parengtas vadovaujantis generalinio direktoriaus 2001-01-01 įsakymu Nr.25

(tiesioginio vadovo pareigų pavadinimas

(struktūrinio padalinio vadovas) (parašas) (parašo stenograma)

01.06.2009

Perskaičiau šį darbo aprašymą.

Gavau vieną egzempliorių

ir įsipareigoju jį laikyti darbe Smirnovas

(parašas) (parašo iššifravimas)

01.06.2009

Teisės patarėjas _ Černova ___

(teisės tarnybos pareigūnų viza) (parašas) (parašo stenograma)

01.06.2009

____________________________ __________ ________________

(teisės tarnybos pareigūnas) (parašas) (parašo stenograma)