Fișă pentru ca angajații să se familiarizeze cu documentele locale interne. Fișă de familiarizare cu reglementările locale - eșantion. De ce aveți nevoie de o fișă de familiarizare cu reglementările locale?

Înainte de a semna un contract de muncă, angajatul trebuie să fie familiarizat cu reglementările locale legate direct de activitatea sa de muncă (Partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse). Următoarele documente sunt necesare pentru revizuire:

– reglementările interne ale muncii (partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse);

– reguli pentru stocarea și utilizarea datelor cu caracter personal ale angajaților (articolul 87 din Codul Muncii al Federației Ruse);

– prevederi privind remunerarea (articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), dacă o astfel de secțiune nu este inclusă în regulamentul intern al muncii;

– reguli și instrucțiuni privind protecția muncii (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Documente cu care angajatul ar trebui să fie familiarizat, dacă sunt disponibile în organizație:

- Descrierea postului. Acest document este elaborat de organizație dacă nu există o referire specifică la responsabilitățile de muncă ale angajatului în contractul de muncă și ar trebui să fie parte integrantă a contractului de muncă;

– contract colectiv;

– reglementări privind securitatea socială a salariaților;

– reglementări de securitate a informațiilor;

– prevedere privind secretele comerciale;

– prevedere privind răspunderea financiară a salariaților pentru prejudiciul cauzat angajatorului;

– reglementări privind fluxul documentelor;

– reglementări privind inventarierea obiectelor de inventar;

– un acord scris cu privire la întreaga responsabilitate financiară individuală sau colectivă (de echipă) a angajatului;

– alte documente.

Organizația elaborează reglementările locale în mod independent, ținând cont de direcția activităților sale. Deci, de exemplu, un act de reglementare local poate stabili durata muncii zilnice a lucrătorilor creativi în mass-media și teatre (Articolul 94 din Codul Muncii al Federației Ruse), iar dacă munca este de natură specială, diviziunea a zilei de lucru în părți (articolul 105 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Un lucrător la distanță poate fi familiarizat cu reglementările locale ale organizației legate direct de munca sa prin schimbul de documente electronice cu o semnătură digitală electronică. Din ansamblul de norme rezultă: Partea 5 a art. 312.1, partea 5 art. 312.2 Codul Muncii al Federației Ruse, art. 6 Legea federală din 04.06.2011 N 63-FZ.

1.1. Descrierea postului obligatorie

Codul Muncii al Federației Ruse nu conține norme care să prevadă obligația angajatorului de a întocmi și menține fișele postului (denumite în continuare JI). Cu toate acestea, în scrisoarea lui Rostrud din 31 octombrie 2007 N 4412-6, fișele postului atribuie un loc important în determinarea funcției de muncă a salariatului, responsabilitățile sale de muncă, limitele de responsabilitate, precum și cerințele de calificare pentru postul ocupat.

Un număr de departamente au emis ordine prin care se stabilesc regulile pentru elaborarea, aprobarea și funcționarea fișelor posturilor (Ordinul Serviciului Federal al Penitenciarelor din Rusia din 5 iunie 2008 N 379).

Important! O referire la fișa postului trebuie să fie indicată în contractul de muncă (de exemplu, „angajatul este obligat să întocmească rapoarte lunare de vânzări, precum și să îndeplinească alte sarcini în conformitate cu fișa postului, care este o anexă la prezentul contract de muncă și parte integrantă a acestuia”). Acest lucru va evita listarea tuturor responsabilităților în contractul de muncă.

Atunci când angajatul semnează ulterior o instrucțiune, absența unei trimiteri la DI în contract poate duce la necesitatea înregistrării unei modificări a funcției de muncă într-un acord și o comandă suplimentară. De exemplu, un contract de muncă specifică responsabilitățile aferente unui anumit post. Fișa postului (sub formă de document separat), pe care angajatul este rugat să o semneze, definește responsabilități care nu sunt cuprinse în contractul de muncă și acoperă un domeniu mai larg de activitate pentru postul pentru care este angajat. În acest caz, există un fapt de modificare a termenilor contractului de muncă determinată de părți. O astfel de modificare trebuie confirmată printr-un acord suplimentar al părților și un ordin de transfer al salariatului pe o altă funcție, prevăzând responsabilități diferite de cele specificate în contractul de muncă.

Forma unificată în conformitate cu care se elaborează fișa postului nu este reglementată de legiuitor. Dacă contractul de muncă definește toate funcțiile angajatului, atunci nu este necesar să se întocmească suplimentar o fișă a postului.

Atunci când elaborați o fișă a postului, puteți lua ca bază caracteristicile de calificare specificate în cărțile de referință de calificare pentru domenii de activitate, inclusiv Directorul de calificări al posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din data de 21.08.1998 N 37).

O fișă a postului este de obicei întocmită în două moduri:

– o anexă la contractul de muncă (parte integrantă a acestuia);

– un document separat. Trebuie avut în vedere faptul că refuzul angajatului (în timpul activității sale, după încheierea unui contract de muncă) de a semna o astfel de instrucțiune este legal.

Dacă fișa postului definește și alte responsabilități extinse pentru post, atunci de fapt există o modificare a termenilor contractului de muncă, care, conform art. 72 din Codul Muncii al Federației Ruse trebuie să fie formalizat printr-un acord suplimentar.

O fișă a postului sub forma unui document separat este un act de reglementare local al unei organizații (întreprindere). Nu este un acord între angajator și angajat. Prin urmare, dacă îndatoririle specificate în prezenta instrucțiune, nesemnată de angajat, nu sunt îndeplinite, nu i se pot aplica penalități, întrucât un astfel de document nu este o anexă la contractul de muncă, iar salariatul nu este obligat să îndeplinească funcții care nu prevăzute de contractul de muncă sau de acordul acestuia.

Dacă fișa postului este o anexă la contractul de muncă, atunci aceasta se întocmește în două exemplare - câte un exemplar pentru fiecare dintre părțile semnatare ale contractului. Contractul de munca si fisa postului sunt intocmite intr-un singur document, i.e. toate foile sunt numerotate, cusute și sigilate cu sigiliul și semnătura unui funcționar. Această procedură va ajuta la evitarea dezacordurilor cu privire la problema familiarizării angajatului cu contractul de muncă și cu anexa acestuia.

Dacă o fișă a postului este emisă sub forma unui document separat, pot apărea situații controversate în ceea ce privește utilizarea acesteia ca document care definește o descriere completă a funcției de muncă a angajatului. Prezentarea unei fișe a postului (sub forma unui document separat) ca confirmare a responsabilităților stabilite care diferă de responsabilitățile definite în contractul de muncă poate servi ca dovadă a unei schimbări în funcția de muncă a angajatului. Modificarea termenilor contractului presupune executarea obligatorie a tuturor documentelor necesare in acest caz (acord suplimentar si comanda). Prin urmare, nu este recomandat să se întocmească o fișă a postului ca document separat (independent).

1. Confirmarea faptului că angajatul este familiarizat cu reglementările locale la angajare

Faptul de familiarizare cu reglementările locale este confirmat de semnătura angajatului pe foaia de familiarizare indicând numele de familie, prenumele, patronimul, data familiarizării și aplicarea unei semnături personale. Actul de reglementare local, împreună cu fișa de familiarizare, se numerotează, se cusează și se sigilează cu sigiliul și semnătura funcționarului.

În plus, în contractul de muncă se poate face o notă de familiarizare.

1. Responsabilitatea angajatorului pentru neîndeplinirea obligației de a familiariza angajatul cu reglementările locale la angajare

Pentru nerespectarea prevederilor prevăzute la partea 3 a art. 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul (organizație, antreprenor individual) sau un funcționar (de exemplu, șeful unei organizații) poate fi tras la răspundere administrativă în conformitate cu partea 1 a art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Pentru săvârșirea repetată a unei infracțiuni similare, aceste persoane pot fi supuse unei pedepse administrative în conformitate cu partea 4 a art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

În practică, pot apărea și situații în care este imposibil să se dovedească orice încălcare din partea unui angajat care nu este familiarizat cu reglementările locale ale organizației (întreprinderii). Astfel, Decizia Tribunalului Regional Moscova din 23 septembrie 2010 în dosarul nr. 33-18255 a confirmat că angajatorul a emis ordin de impunere a unei sancțiuni disciplinare salariatului în mod ilegal. Instanța a argumentat această concluzie prin faptul că angajatorul nu a familiarizat salariatul cu actul de reglementare local împotriva semnăturii, de aceea acesta din urmă nu trebuie să fie tras la răspundere pentru nerespectarea normelor stabilite prin acest act.

Jurnalul de familiarizare cu reglementările locale este un document intern al organizației; nu este obligatoriu, dar utilizarea lui va ajuta angajatorul să respecte cerințele Codului Muncii, conform cărora este necesară familiarizarea angajaților cu reglementările interne.

De ce aveți nevoie de un jurnal de familiarizare cu reglementările locale?

Norme Artă. 68 Codul Muncii al Federației Ruse angajatorul este obligat să familiarizeze angajații companiei cu toate reglementările locale (LNA) care au legătură cu activitățile sale de muncă. O astfel de familiarizare trebuie să aibă loc în mod necesar împotriva semnăturii angajatului. Ignorarea acestei cerințe atrage răspunderea administrativă pentru nerespectarea cerințelor legislației muncii. Nimeni nu vrea să plătească amenzi, așa că procesul de familiarizare trebuie formalizat cumva. Există mai multe moduri de a face acest lucru:

• întocmește fișe separate de familiarizare și anexează-le la toate Regulamentele, ordinele, contractele și alte documente;
• pune tablouri direct pe LNA;
• începe un jurnal special.

Comenzile de angajare, concediu, concediere și alte documente personalizate de personal sunt de obicei introduse „sub semnătură” - cu primirea semnăturii de confirmare a unei persoane pe documentul în sine. Dar cu reglementări interne care afectează multe persoane deodată, situația este mai complicată, pentru că dacă fiecare persoană semnează direct pentru ei, nu va mai rămâne spațiu liber foarte repede. Prin urmare, angajatorii fie creează foi speciale suplimentare pentru semnături (ceea ce este incomod), fie creează o revistă pentru familiarizarea angajaților cu LNA. Totodată, într-o firmă mare cu diverse departamente și alte unități structurale, unde există o mișcare constantă a personalului, puteți emite separat acest formular tip carte, atât pentru fiecare tip de document, cât și pentru departamente sau sucursale. Atunci toate actele locale vor fi în ordine și nu va fi nevoie să le atașați foi suplimentare.

Exemplu de jurnal de familiarizare cu reglementările locale

Nu există un formular aprobat pentru un astfel de jurnal. Din moment ce nu este obligatoriu sau chiar recomandat, legiuitorii l-au ignorat. Introducerea acestui formular în fluxul de documente al organizației are ca scop doar simplificarea punerii în aplicare a cerințelor Codului Muncii al Federației Ruse și a altor legi. Prin urmare, depinde doar de angajator cum va rezolva exact această problemă. Va trebui să dezvoltați singur forma necesară. Principalul lucru este că conține toate reglementările locale cu care noii angajați ar trebui să se familiarizeze. Formularul generat trebuie aprobat prin ordin al conducătorului organizației.

Nu ar trebui să fie nimic dificil în completarea unui astfel de document. De exemplu, ar putea arăta astfel:

De asemenea, nu este necesar să-i dea formă de carte. Acestea pot fi, de asemenea, foi individuale plasate într-o mapă de legare. Nu este nevoie să puneți ștampile de aprobare pe pagina de titlu, puteți pune doar data de început și de sfârșit a intrărilor.

Structura jurnalului și perioada de păstrare a acestuia

Din exemplul de mai sus puteți vedea că formularul de jurnal este destul de simplu. Deoarece există de obicei multe LNA-uri care trebuie introduse în organizații, este necesar să se aloce mai multe pagini pentru fiecare dintre ele. În acest caz, structura acestor pagini nu va diferi și va conține următoarele coloane:

• detaliile angajatului (numele complet);
• poziția și departamentul în organizație;
• data aprobării (ora, dacă este necesar);
• semnătura personală a fiecărui angajat.

Dacă se dorește, foile pot fi numerotate și cusute, dar acest lucru nu este necesar. Persoana responsabilă cu menținerea unui astfel de jurnal este de obicei un specialist în resurse umane sau managerul însuși, dacă organizația este mică.

Separat, este necesar să se noteze procedura și termenii de stocare a acestui document. Nici această problemă nu este reglementată de lege, așa că trebuie să fie determinată de organizația însăși. Cel mai adesea, angajatorii vor să o scurteze, de exemplu 5 ani. Aceasta este o greșeală și, în practică, este mai bine să setați un termen de valabilitate mai lung. La urma urmei, multe acte locale au o durată de valabilitate permanentă sau sunt păstrate cel puțin 10 ani. Este recomandabil ca aceste perioade să nu difere de perioada de păstrare a documentelor de familiarizare cu ele. În plus, angajații care au fost familiarizați cu LNA în urmă cu mai bine de 5 ani pot continua să lucreze în această organizație și să ridice problema familiarizării acestora cu anumite standarde. Fără acest document, va fi destul de dificil să dovedești că cerințele au fost îndeplinite.

De asemenea, nu trebuie uitat Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 N 558, care precizează direct că toate reglementările locale (regulamente, instrucțiuni) privind datele personale ale angajaților sunt documente de păstrare permanentă. Prin urmare, este recomandabil să se stabilească aceleași cerințe pentru jurnalul de revizuire dacă se referă la date personale. În special, ar trebui să păstrați întotdeauna documente locale, cum ar fi:

• Reglementări privind diviziunile structurale ale organizației;
• Reglementări privind salariile.

Prin urmare, dacă angajații semnează și se familiarizează cu aceste LNA-uri personal, perioada de valabilitate a formularului care confirmă acest fapt ar trebui să fie similară.

Fișă de familiarizare cu reglementările locale-eşantionAceastă sursă vă va ajuta să o redactați corect, ținând cont de toate nuanțele legale. Să luăm în considerare ce caracteristici are acest document în ceea ce privește structurarea și umplerea.

De ce aveți nevoie de o fișă de familiarizare cu reglementările locale?

În conformitate cu prevederile art. 22 și 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, firmele angajatoare au obligația de a familiariza angajații - atât cei deja angajați, cât și cei care solicită un loc de muncă - cu reglementările locale (denumite în continuare LNA), care se aplică relațiilor de muncă care implică acești angajați. Astfel de acte pot fi, de exemplu, o prevedere privind secretele comerciale, regulamentele interne sau un contract colectiv.

Pe lângă obligația legală a angajatorului de a familiariza angajații cu LNA relevantă, compania poate avea și motive obiective pentru a face acest lucru. De exemplu, dacă nu îl familiarizează pe angajat cu aceleași reguli de muncă, ea nu va avea dreptul să-l tragă la răspundere pe angajat pentru consecințele încălcării acestora.

Legiuitorul nu reglementează modul în care un angajat ar trebui să se familiarizeze cu documentația locală. În practică, mai multe mecanisme sunt comune pentru a se asigura că angajatorul respectă cerințele art. 22 și 68 Codul Muncii al Federației Ruse. Printre acestea se numără pregătirea unei foi de familiarizare cu LNA. Să studiem în ce structură poate fi prezentat.

Structura documentului

Există 2 abordări principale pentru aprobarea revistei în cauză, precum și pentru formarea structurii acesteia.

1. Crearea unui document care este anexă la contractul de muncă al salariatului.

Acest document:

• semnat numai de salariatul cu care se incheie contractul de munca;
• include o listă numai a acelor acte care se aplică unui anumit angajat.

2. Crearea unui document de reglementare independent care:

• semnat de toți angajații companiei;
• conține liste cu toate LNA utilizate în companie (clasificate pe categorii).

În primul caz, forma jurnalului reflectă:

• faptul ca actul este o anexa la contractul de munca cu anumite detalii (numar si data semnarii);
• o listă a actelor a căror competență se extinde la angajatul care a semnat contractul de muncă relevant;
• datele de familiarizare cu LNA specificate în listă.

Structura documentului trebuie să conțină și coloane pentru aplicarea semnăturilor angajaților.

A doua opțiune pentru structurarea foii de familiarizare LNA implică includerea în ea:

• grafic destinat să indice diviziunile structurale ale companiei, denumirea completă. angajații care lucrează în acestea, precum și posturile acestora;
• o coloană destinată angajaților să aplice semnături care atestă familiarizarea cu documentația locală;
• marcaje la certificarea documentului de către conducătorul firmei - întrucât în ​​acest caz foaia este un act normativ independent.

De unde pot descărca un exemplu de fișă de familiarizare?

Puteți descărca o mostră completată a fișei de familiarizare LNA în ambele opțiuni pe care le-am considerat pe site-ul nostru web.

Aici puteți descărca un exemplu de completare a fișei de familiarizare, care este o anexă la contractul de muncă.

Exemplu de fișă pentru familiarizarea cu reglementările locale (denumit în continuare LNA) vă va ajuta să dezvoltați și să completați în mod independent acest document necesar. Puteți afla mai multe despre structura și procedura de umplere din articolul nostru.

Este necesar ca un angajator să pregătească o fișă de familiarizare cu reglementările locale?

În partea 3 a art. 68 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că atunci când încheie un contract de muncă cu un nou angajat, angajatorul este obligat să-l familiarizeze cu următorul LNA:

În plus, responsabilitățile angajatorului, conform alin. 9 ore 2 linguri. 22 din Codul Muncii, include familiarizarea angajaților, contra semnăturii, cu LNA-urile acceptate, care sunt cel mai direct legate de activitățile lor de muncă.

Toate acestea indică faptul că angajatorul, pentru a nu încălca normele legislației muncii, trebuie să acumuleze și să stocheze informații despre familiarizarea angajaților cu LNA menționat mai sus.

Forma fișei de familiarizare LNA

Colectarea, sistematizarea și stocarea informațiilor despre familiarizarea tuturor angajaților cu LNA poate fi efectuată folosind un registru special. Forma optimă pentru un astfel de registru va fi un formular numit foaie de familiarizare LNA.

În practică, există 2 tipuri de formulare ale acestui document:

• O fișă personală, care se eliberează individual pentru fiecare angajat. Enumeră actele de identificare obligatorii și include data și semnătura angajatului. Aceste foi sunt de obicei cusute împreună cu contractul de muncă sub formă de anexă.
• Un document intern separat, care este semnat de toți angajații și care listează toate LNA emise la întreprindere. Această foaie de familiarizare cu LNA are o structură mai complexă - se presupune că vor exista coloane pentru indicarea diviziilor structurale și a pozițiilor angajaților. În conformitate cu specificul activităților de muncă desfășurate de grupuri individuale de angajați, aceștia vor fi rugați să se înscrie pentru familiarizare numai cu acele LNA care au legătură directă cu acestea.

Unde pot găsi un exemplu de fișă de familiarizare LNA?

Va fi util să vă familiarizați cu un eșantion al unui astfel de document intern pentru a facilita dezvoltarea propriului document pentru întreprinderea dvs. Oferim forma celei mai populare fișe de familiarizare, dezvoltată individual pentru fiecare angajat:

Nu în ordine		Familiarizare reală cu LNA
	Regulamentul intern de muncă al Zarya LLC (aprobat prin ordinul nr. 11 din 11 octombrie 2016)		Semenovici
	Reglementări privind remunerarea Zarya LLC (aprobat prin ordinul nr. 14 din 11 octombrie 2016)		Semenovici
	Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale Zarya LLC (aprobat prin ordinul nr. 15 din 12 octombrie 2016)		Semenovici
	Reglementări privind sistemul de bonusuri la Zarya LLC (aprobat prin ordinul nr. 21 din 10 noiembrie 2016)		Semenovici
	Instrucțiuni de securitate a muncii (aprobate prin ordinul nr. 19 din 10 noiembrie 2016)		Semenovici

Nu-ți cunoști drepturile?

Codul Muncii obligă angajatorul să aducă la cunoştinţa personalului reglementările locale ale întreprinderii. Vă vom spune cum să pregătiți corect o fișă de familiarizare cu reglementările locale.

Citiți articolul nostru:

Procedura de familiarizare cu reglementările locale

Subiectul problemei

Citiți și despre când instanța nu va permite concedierea pentru absenteism, cum să rețineți un angajat care dorește să renunțe și cum să returnați banii pe care i-ați cheltuit pe un apartament.

Foaia este cusută și stocată împreună cu LNA pe care a fost creată, ceea ce facilitează lucrul cu documente și vă permite să găsiți rapid informațiile necesare.

Legislația nu impune o formă specifică de înregistrare a fișei de familiarizare, pe aceasta sunt înregistrate următoarele informații: numele complet al angajaților familiarizați, funcția, data și semnătura.

Dacă sunt aduse modificări la actul de reglementare local, personalul trebuie să fie familiarizat cu acestea în același mod.

Jurnal de familiarizare cu reglementările locale

În întreprinderile mari, este recomandabil să se folosească un jurnal de familiarizare cu LNA, acesta este de obicei ținut de un specialist în personal sau de un alt angajat a cărui responsabilitate este atribuită prin ordin de conducere, de exemplu, un secretar sau un contabil.

Puteți păstra înregistrările într-o versiune tipărită a jurnalului, dar este convenabil să utilizați un formular gata făcut. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți informațiile despre organizația dvs. și să le imprimați.