Plățile se fac către angajații trimiși în călătorii de afaceri. Cum se plătesc zilele de călătorie?

Ei sunt trimiși într-o altă locație pentru a îndeplini o anumită sarcină, iar managerul intră într-un tip special de relație de muncă cu ei. În același timp, călătoriile de serviciu și călătoriile de afaceri sunt două lucruri diferite.

Călătoriile de afaceri sunt reglementate de un întreg set de documente de reglementare, inclusiv:

• Instrucțiuni ale Ministerului Finanțelor împreună cu Hotărâri de Guvern
• Cod fiscal
• Codul Muncii

Fiecare dintre aceste documente explică anumite aspecte legate de călătoriile de afaceri.

În ce constau plățile?

Cel mai important element relevant pentru acest caz este grupul de cheltuieli necesare angajatului pentru îndeplinirea sarcinilor:

• Pentru a ajunge la locația călătoriei de afaceri
• În legătură cu înregistrarea contractului de închiriere pentru spații rezidențiale
• Natura zilnică
• Orice alt grup de cheltuieli, dacă este convenit în prealabil cu conducerea întreprinderii

Calculați pe baza salariului sau a câștigului mediu?

Actele locale locale prevăd, de asemenea, toate sumele care sunt plătite peste minimul necesar.

Există multe probleme care ar trebui incluse în reglementările locale de călătorie:

1. Standarde suplimentare, dacă adoptarea lor nu agravează situația călătorilor de afaceri față de standardele actuale.
2. Informații cu reguli de conduită individual pentru cei care pleacă în călătorii de afaceri.
3. Cele necesare, care se asigură după călătorie.
4. Algoritm de interacțiune între un angajat și managerii săi.
5. Suma plăților datorate, procedura de transfer al acestora.

Contractul de muncă și contractul colectiv de muncă pot conține prevederi suplimentare privind călătoriile de afaceri.

Schema generală de plată a indemnizațiilor de călătorie

Baza pentru primirea plăților suplimentare este recalcularea sumelor care au fost alocate anterior.

Despre anumite zile și plata acestora

Timpul pentru plata diurnei se calculează pe baza documentelor împreună cu raportul de avans. Este ușor să găsiți informații despre datele de sosire și plecare și perioada de ședere în factura dvs. la hotel. Documentele de călătorie îndeplinesc aceeași funcție.

Plățile diurne au loc în zilele individuale de călătorie de afaceri. Aceasta înseamnă că sunt luate în considerare doar zilele petrecute efectiv la locul de ședere.

În ceea ce privește plata la nivel mediu, aceasta se calculează în funcție de programul de lucru. Doar partea care primește un astfel de program completează.

Calculăm câștigul mediu

În acest caz, acțiunile sunt efectuate în ordinea determinată de reglementări:

• Suma totală este calculată pe baza celor 12 luni anterioare călătoriei de afaceri.
• Daca exista deduceri care nu sunt incluse in salariu, acestea sunt excluse din formula. Acest lucru se aplică concediilor medicale și concediilor.
• Pe baza ultimelor 12 luni se determină zilele efectiv lucrate. Cu excepția absențelor de la serviciu.
• Salariul mediu este rezultatul împărțirii câștigurilor totale pentru un an la zilele lucrate în aceeași perioadă de timp.

Despre diurnele. Urmărirea timpului

Atunci când un angajat ajunge într-o locație de călătorie de afaceri, acesta este supus reglementărilor interne în vigoare la partea primitoare.

Când angajatul se întoarce, acesta își depune foaia de pontaj. Documentul se completează la locul călătoriei de afaceri.

În acest caz, se ia în considerare programul individual de muncă întocmit pentru salariat la locul principal.

Sume fixe sunt transferate acestor angajați pentru fiecare zi. Aceasta este una dintre garanțiile obligatorii.

Pentru numărul total de zile, includeți următoarele informații:

1. În fiecare zi în timp ce angajatul era la serviciu. Fără a exclude weekend-urile și sărbătorile.
2. Toate zilele în care angajatul a fost la locul de sosire.

Legislația stabilește suma minimă de plată zilnică necesară - este egală cu 700 de ruble. Pentru călătoriile de afaceri în străinătate, plățile cresc la 2.500 de ruble.

Conducerea întreprinderii poate plăti diurne mai mari decât cele stabilite prin standarde. Principalul lucru este că sumele plăților suplimentare sunt stabilite în acte locale. Angajații de călătorie nu raportează diurnele utilizate.

Cheltuieli. Cum să rambursăm corect?

Plăți bănești sunt așteptate doar pentru cheltuieli în limite rezonabile, cu documente justificative. În plus, se plătesc compensații pentru cheltuieli care nu au fost planificate în avans. În acest caz, este important să confirmați necesitatea acestora.

Casele de marcat și bonurile de la benzinărie sunt prezentate în situațiile care implică utilizarea transportului personal. Dacă un călător de afaceri a folosit alte mijloace de transport în timpul călătoriei, trebuie prezentate biletele corespunzătoare.

Nu există un articol separat pentru plata alimentelor în listele de cheltuieli. Astfel de cheltuieli aparțin grupului așa-numitelor „alocații zilnice”.

Nu există standarde stabilite pentru locuințele care sunt închiriate în timpul unei călătorii de afaceri. Dar există o condiție importantă pentru acest grup de cheltuieli - beneficiul economic. Chiar și taxa de asigurare poate fi acceptată pentru plată. Deși nu este inclusă în cheltuielile obligatorii, această investiție este luată în considerare la calcularea taxelor fiscale. În ceea ce privește rambursarea costului bagajelor, aceasta este o chestiune pur individuală.

Fiecare caz este luat în considerare individual, luând în considerare nevoile de producție și beneficiile economice ale soluției.

În timpul călătoriei de afaceri, angajatul este plătit în funcție de câștigul său mediu. Dar dacă se întoarce dintr-o călătorie, de exemplu, sâmbătă, atunci trebuie să primească o plată dublă pentru timpul petrecut pe drum. Ministerul Muncii crede că da.

Remunerație în timpul unei călătorii de afaceri

Perioada de călătorie de afaceri este plătită nu în același mod ca munca obișnuită, ci în funcție de câștigul mediu (articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse). Calculul câștigului mediu în sine este prevăzut în articolul 139 din Codul Muncii al Federației Ruse, precum și în Regulamentul privind specificul procedurii de calculare a salariului mediu, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 24 decembrie 2007 nr. 922. Și specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri este stabilit prin Regulamente, aprobate. Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749 (denumit în continuare Regulamentul privind călătoriile de afaceri).

Clauza 9 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri prevede că câștigurile medii pentru perioada în care un angajat se află într-o călătorie de afaceri și pentru zilele de călătorie, inclusiv în timpul unei opriri forțate, se rețin pentru toate zilele de muncă conform programului stabilit de organizație de trimitere. Vă rugăm să rețineți că timpul de călătorie al angajatului este, de asemenea, supus unei plăți pe baza câștigului mediu.

Pleacă și sosește în weekend

Adesea, zilele de plecare a angajaților într-o călătorie de afaceri și zilele de sosire din aceasta cad în weekend sau sărbători nelucrătoare. De exemplu, un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri duminica și începe să lucreze luni. Sau se întoarce sâmbătă dintr-o călătorie de afaceri. Apare întrebarea: cum să plătești pentru timpul petrecut pe drum? Și chiar trebuie să plătești pentru asta?

Să observăm imediat că opiniile funcționarilor din diferite departamente au fost împărțite. Astfel, specialiștii Rostrud consideră că dacă un angajat se întoarce dintr-o călătorie de afaceri într-o zi liberă, atunci această zi nu trebuie plătită deloc. Acest post este dat în Scrisoarea Nr PG/5136-6-3 din 20 iunie 2013. Totodată, aceștia fac trimitere la paragraful 9 de mai sus din Reglementările privind câștigul mediu, adăugând că menținerea câștigului mediu pentru zilele pe drum care cad în weekend nu este prevăzută de Regulament. Iar articolul 153 din Codul Muncii al Federației Ruse, care reglementează procedura de remunerare într-o zi liberă, potrivit lui Rostrud, se aplică numai atunci când un lucrător detașat este implicat în muncă într-o zi liberă.

Există hotărâri judecătorești care sunt de acord cu această concluzie. Un exemplu în acest sens este hotărârea de recurs a Curții Okrugului autonom Khanty-Mansiysk - Ugra din 14 iunie 2012 în dosarul nr. 33-2379/2012. Instanța a considerat că nu există motive pentru plata unui salariu dublu pentru timpul petrecut în călătorii într-un weekend, întrucât nu există nici un fapt că salariatul a fost implicat în muncă în weekend.

Cu toate acestea, oficialii de la Ministerul Muncii au poziție inversă. Ei cred că timpul de călătorie care se încadrează într-un weekend ar trebui plătit în conformitate cu articolul 153 din Codul Muncii al Federației Ruse la un „tarif dublu”. În loc de plată dublă, un angajat își poate lua o zi liberă (fără plată), apoi călătoria cu o zi liberă va fi plătită la „rata unică”. Acest post este dat in Scrisorile din 05.09.2013 Nr. 14-2/3044898-4415 si din 25.12.2013 Nr. 14-2-337.

Părerile au fost împărțite, dar în acest caz suntem de acord cu Ministerul Muncii. Să prezentăm argumentele. Timpul de odihnă este timpul în care angajatul este liber de la îndeplinirea sarcinilor de serviciu și pe care îl poate folosi la propria discreție (articolul 106 din Codul Muncii al Federației Ruse). Evident, dacă ziua de plecare sau de sosire dintr-o călătorie de afaceri cade într-o zi liberă, atunci angajatul nu își poate folosi ziua liberă pentru odihnă adecvată. În acest caz, o zi liberă este echivalentă cu o zi lucrătoare, iar salariatul este considerat a fi implicat în muncă într-o zi liberă. De remarcat că, în majoritatea cazurilor, instanțele împărtășesc această poziție (hotărârea de recurs a Tribunalului Regional Irkutsk din 16 iulie 2015 în cazul nr. 33-5998/2015, Tribunalul regional Krasnoyarsk din 15 octombrie 2014 în cazul nr. 33- 10015/2014, Judecătoria Kirov din 24.07.2014 în dosarul nr. 33-2335/2014, Judecătoria Samara din data de 11.08.2014 în dosarul nr. 33-7832, Tribunalul Moscova din 28.08.2012 în dosarul nr. 11-14545/2012, Hotărârea de casare a Judecătoriei Saratov din 14.07.2011 în dosarul nr. 33-3776/11).

La rândul său, apare următoarea întrebare: dacă angajatul primește plata în conformitate cu salariul său, atunci de ce o dublează? Angajatului ar trebui să i se plătească dublul tarifului orar pentru toate orele de călătorie într-o zi liberă sau să i se acorde salariatului dublu tariful zilnic pentru întreaga zi de plecare/sosire, indiferent de numărul de ore petrecute pe drum? Din nou, timpul de călătorie poate apărea și noaptea. Înseamnă asta că trebuie să plătești dublu pentru călătoria de noapte?

Din păcate, documentele de reglementare nu reglementează acest punct și încă nu există clarificări oficiale cu privire la această problemă. Există doar poziții ale unor instanțe, conform cărora timpul de călătorie care se încadrează în două weekenduri trebuie plătit dublu în timpul zilei salariu pentru fiecare zi liberă (indiferent de numărul real de ore petrecute pe drum). Se exprimă în Hotărârea de Apel a Judecătoriei Samara din 08.11.2014 în dosarul nr. 33-7832, Hotărârea de Casație a Judecătoriei Saratov din 14.07.2011 în dosarul nr. 33-3776/11. Această poziție ni se pare că nu este în întregime corectă, pentru că atunci se dovedește că doi angajați vor primi același salariu, dar unul dintre ei a plecat într-o călătorie de afaceri, să zicem, duminică dimineața, iar celălalt - duminică seara târziu. Primul angajat a „petrecut” de fapt întreaga zi în scopuri de afaceri, iar al doilea, după ce și-a petrecut întreaga zi liberă la propria discreție, „a petrecut” doar noaptea în scopuri de afaceri.

Iar Judecătoria Tyumen, în Hotărârea de Apel din 18 aprilie 2012 în dosarul nr. 33-1500/2012, a afirmat chiar că munca unui lucrător detașat în zi liberă sau vacanță nelucrătoare este plătită conform regulilor. al art. 153 din Codul Muncii al Federației Ruse, dar plata se face în sumă dublă pe baza câștigului mediu. Dar astfel de constatări sunt rare în rândul instanțelor.

După cum puteți vedea, nu există o procedură exactă, prin urmare, compania își poate exercita dreptul stabilit de partea a doua a articolului 153 din Codul Muncii al Federației Ruse. Potrivit acesteia, sume specifice de plată pentru munca într-o zi liberă sau în vacanță nelucrătoare pot fi stabilite printr-un contract colectiv, un act de reglementare local adoptat ținând cont de avizul reprezentativului salariaților sau un contract de muncă. Considerăm că compania însăși poate determina procedura de calcul a plății pentru timpul de călătorie care se încadrează într-un weekend sau sărbătoare. Procedura aleasă ar trebui să fie consacrată în actul de reglementare local.

Voi avea voie să-l cheltuiesc?

Având în vedere pozițiile contradictorii ale funcționarilor cu privire la problema plății pentru timpul de călătorie care cade într-o zi liberă, apar îngrijorări cu privire la includerea „plății duble” în cheltuieli la impozitarea profiturilor.

Cu toate acestea, nu trebuie să vă temeți. Oficialii permit ca costurile asociate cu plata compensațiilor lucrătorilor pentru zilele de plecare într-o călătorie de afaceri și zilele de sosire dintr-o călătorie de afaceri care cad în weekend să fie luate în considerare la impozitarea profiturilor. Adevărat, cu condiția ca regulamentele interne aprobate de șeful organizației să prevadă program de lucru în weekend și sărbători. Această poziție poate fi văzută în Scrisorile Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 08/11/2014 nr. 03-03-10/39800, din data de 18/04/2014 nr. Serviciul Fiscal Federal din 20.08.2014 Nr. SA-4-3/16564.

Weekend la locul de afaceri

Se întâmplă ca la sfârșitul săptămânii de lucru, un angajat să stea în weekend, deoarece de luni va continua să îndeplinească sarcina oficială care i-a fost atribuită. Timpul petrecut în astfel de weekenduri este plătit?

Nu dacă nu era implicat în muncă zilele astea. Această concluzie rezultă din paragraful 5 al Regulamentului privind călătoriile de afaceri, conform căruia plata pentru un angajat dacă este implicat în muncă în weekend sau sărbători nelucrătoare se face în conformitate cu legislația muncii a Federației Ruse. Potrivit articolului 153 din Codul Muncii al Federației Ruse, munca într-o zi liberă este plătită cu o rată dublă.

Poate cineva va avea o întrebare: de ce nu se aplică articolul 153 din Codul Muncii al Federației Ruse în acest caz, în timp ce timpul de călătorie care cade într-o zi liberă este plătit în temeiul acestui articol? Cert este că un angajat poate folosi weekendul pentru interese personale (merge la teatru, vizitează rude sau prieteni, dacă sunt acolo etc.), iar a fi într-un tren, avion sau autobuz nu îi dă de ales în ceea ce privește să-și petreacă timpul.

Există decizii în practica judiciară care confirmă această concluzie. De exemplu, din Hotărârea de Apel a Tribunalului Regional Omsk din 24 iunie 2015 în dosarul nr. 33-3937/15 rezultă că pentru a plăti munca în weekendurile incluse în călătoria de afaceri, faptul că salariatul a fost implicat în efectuarea lucrărilor în aceste zile este necesar.

Însă pentru weekendurile care se încadrează în timpul călătoriei de afaceri, angajatul are dreptul la o diurnă pe care, sperăm, autoritățile nu o vor anula.

Plata nu se bazează pe câștigul mediu, ci pe baza salariului

Unele companii percep plata pentru zilele de călătorie de afaceri nu în funcție de medie, ci în funcție de câștigurile reale. Sau efectuează o plată suplimentară până la salariul angajatului. Această opțiune, deși nu este complet corectă, este acceptabilă. Principalul lucru este că câștigurile reale din timpul călătoriei de afaceri nu sunt mai mici decât câștigurile medii, deoarece în caz contrar drepturile angajatului vor fi încălcate. Pentru a preveni acest lucru, este mai bine să comparați două valori salariale pentru fiecare călătorie de afaceri: prima - pe baza câștigurilor medii, a doua - pe baza câștigurilor reale. Iar dacă prima valoare nu este mai mare decât a doua, puteți plăti călătoria de afaceri în funcție de salariu.

Mai mult, compania va putea lua în considerare întreaga sumă a câștigurilor reale ca cheltuieli la impozitarea profiturilor. Funcționarii nu au nimic împotriva acestui lucru (Scrisori ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 28 aprilie 2014 nr. 03-03-06/1/19699, din 3 decembrie 2010 nr. 03-03-06/1/756, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 4 februarie 2008 Nr. 20-12/009705). Este adevărat, o astfel de procedură trebuie prevăzută într-un act normativ local, într-un contract de muncă sau colectiv.

Adesea, pentru a îndeplini sarcini profesionale, un angajat al unei organizații trebuie să călătorească în alt oraș sau țară pentru o perioadă de timp. Aceasta înseamnă cheltuieli suplimentare pentru un specialist: mâncare, cazare la hotel, achiziționarea unui bilet de tren sau de avion, procesarea vizelor și alte nevoi. Costurile sunt plătite de angajat nu din propriul buzunar, ci din fondurile companiei, în conformitate cu regulile actuale conform cărora se plătesc călătoriile de afaceri.

Călătoriile de afaceri și remunerația materială pentru acestea sunt discutate la art. 167-168 Codul Muncii al Federației Ruse. Regulamentul prevede că un specialist trimis într-o călătorie de afaceri păstrează salariul mediu și funcția deținută în companie. Societatea angajatoare este obligată să-l despăgubească pentru cheltuielile asociate locuirii departe de casă, i.e. cheltuieli zilnice.

Cum se plătesc indemnizațiile de călătorie? Calculul se bazează pe numărul de zile petrecute într-o călătorie de afaceri. Acesta include:

• zile petrecute călătorind în ambele sensuri;
• zile de oprire forțată;
• weekenduri, sărbători care se încadrează în perioada de călătorie.

Numărul de zile rezultat este înmulțit cu suma standard prevăzută în regulamentul intern al companiei. Indemnizațiile zilnice pentru călătoriile de afaceri sunt stabilite de către compania angajatoare în mod independent și sunt stabilite în documentele interne ale organizației. Legea (Articolul 217 din Codul Fiscal al Federației Ruse) stabilește următoarea sumă maximă a acestora, care nu implică impozit pe venit:

• 700 de ruble. – pentru călătoriile interne în Rusia;
• 2,5 mii de ruble. – pentru străini.

Dacă societatea plătește peste nivelul specificat, diferența trebuie să fie supusă impozitului pe venitul personal.

Diurna minimă este reglementată prin lege. Este o practică obișnuită ca specialiștii obișnuiți să aibă dreptul la un singur nivel de compensare pentru călătoriile de afaceri, în timp ce conducerea organizației are dreptul la sume majorate în funcție de poziție. Gradația se stabilește prin comenzi și alte acte interne ale companiei.

Transferul diurnelor pentru o călătorie de afaceri de o zi în Federația Rusă nu este prevăzut de legislația în vigoare, dar societatea angajatoare are dreptul de a negocia plata compensației și de a o asigura printr-un contract colectiv sau prin ordin al conducerii.

Ce cheltuieli de specialitate sunt rambursate de angajator?

Ce este inclus în indemnizația zilnică de călătorie? Societatea de angajare este obligată să ramburseze următoarele cheltuieli ale specialiștilor:

• achiziționarea de bilete dus-întors;
• plata pentru locuință (hotel, apartament, cameră etc.);
• diurnă directă – adică cheltuielile efectuate cu mâncarea și cazarea în afara locuinței;
• alte cheltuieli (exemplu: cerere de viză, Aeroexpress la aeroport, taxi de la gară la hotel, exces de bagaje etc.).

Legea reglementează calculul indemnizațiilor de călătorie, dar nu dictează pe ce are dreptul un specialist să cheltuiască diurnele. Se înțelege că va folosi fondurile primite pentru a mânca în timpul călătoriei și va face alte cheltuieli necesare pentru a crea un sejur confortabil în afara casei. Angajatul nu este obligat să raporteze cheltuielile: să furnizeze cecuri și chitanțe, iar administrația întreprinderii nu are dreptul de a controla oportunitatea utilizării banilor.

Pentru a confirma alte cheltuieli decât diurna, specialistul transmite un avans la departamentul de contabilitate în termen de trei zile de la întoarcerea din călătorie. La acesta sunt atașate formulare de bilet, cecuri care confirmă plata pentru hotel și alte cheltuieli legate de rezolvarea problemelor de muncă.

Lista cheltuielilor supuse rambursării de către angajator este deschisă. Aceasta înseamnă că angajatul primește o rambursare pentru orice cheltuieli necesare activităților profesionale în afara locuinței, efectuate cu sau fără acordul companiei angajatoare.

Sunt plătite weekendurile petrecute?

Plata unei călătorii de afaceri într-o zi liberă are o nuanță: un angajat primește un salariu pentru datele specificate dacă pentru el sunt planificate evenimente de lucru și există o călătorie acasă sau la locul în care se efectuează funcțiile de muncă.

• Bilete care confirmă datele de plecare și întoarcere.
• O notă oficială cu note de la partea care primește este un analog al biletelor pentru angajații care au călătorit cu propria mașină sau care și-au pierdut biletele.

Indemnizațiile zilnice pentru weekend se plătesc în orice caz. Contabilul află durata totală a călătoriei (în zile) și o înmulțește cu valoarea indemnizației specificată în regulamentul intern al companiei.

Pe lângă indemnizațiile de călătorie, specialistul are dreptul la un salariu mediu. Pentru zilele de sâmbătă, duminică și sărbători care se încadrează în timpul unei călătorii și implică evenimente de muncă, plata este dublă sau simplă, dar ulterior angajatului i se acordă timpul liber plătit corespunzător.

Cum se plătesc călătoriile de afaceri în străinătate?

Majoritatea organizațiilor prescriu două grile de indemnizație zilnică în comenzi interne:

• pentru călătorii interne;
• pentru călătorii în afara țării.

• conform standardelor „străine” - pentru zilele petrecute în străinătate;
• conform „intra-rusului” – pentru ziua intrării pe teritoriul Federației Ruse.

Ghidul de calcul al zilelor este marcajele serviciului de frontieră din pașaportul internațional al specialistului, care sunt aplicate la plecarea și intrarea în țară.

O călătorie de afaceri în străinătate poate fi plătită în ruble și valută, în funcție de prevederile documentelor interne ale companiei angajatoare. Exemplu: diurna poate fi exprimată în dolari sau euro, dar angajatului i se oferă o sumă în ruble, calculată la cursul de schimb al Băncii Centrale.

Cum să plătești zilele petrecute într-o călătorie de serviciu?

Potrivit prevederilor legii, indemnizațiile de călătorie se plătesc pe baza venitului mediu al unui specialist calculat pe o perioadă de 12 luni. Dacă un cetățean este angajat într-o companie de mai puțin de un an, calculul include întreaga perioadă de muncă până în ultima zi a lunii precedente celei de călătorie.

Calculul câștigurilor medii pentru o călătorie de afaceri se realizează folosind formula:

Sz = Z/Do* Dk, unde

Z – plăți către angajat pentru intervalul de timp anual inclus în calcul (salariu, bonusuri și alte venituri);

To – numărul de zile efectiv lucrate într-o perioadă de 12 luni;

Dk – numărul de zile de călătorie de afaceri.

Impozitul pe venit este reținut din plățile datorate unui specialist care se afla într-o călătorie. Departamentul de contabilitate al angajatorului este obligat să calculeze și să plătească primele de asigurare pentru specialist către Serviciul Fiscal Federal.

Cum se reflectă plata pentru o călătorie de afaceri în evidențele contabile ale unei întreprinderi?

Pentru a reflecta plata diurnei, contabilul trebuie să facă înregistrări pentru cheltuielile de călătorie. El trebuie să calculeze compensația și să arate rezultatul conturilor:

• D 26 (20, 23, 25 – în funcție de funcția salariatului) – K 71 – calculul diurnei.
• D 71 – K 51 (50) – plata sumelor datorate prin virament bancar (numerar).
• D 26 (20, 23, 25 - în funcție de poziția angajatului) - K 70 - calculul salariului pentru zilele de călătorie.
• D 70 – K 51 (50) – transferul salariului pe carnetul de specialist (fișă de la casa de marcat).

Contabilizarea cheltuielilor de călătorie presupune că returnarea cheltuielilor efectuate în timpul unei călătorii nu este supusă impozitului pe venitul personal. Sumele specificate sunt incluse de societate în calculul impozitului pe venit și reduc cuantumul acestuia dacă au documente justificative și sunt considerate fezabile din punct de vedere economic.

Plata în avans a cheltuielilor de călătorie sau plata ulterioară la finalizarea călătoriei este obligația angajatorului, reglementată de lege. Astfel, compania rambursează specialistului cheltuielile efectuate cu deplasările de afaceri necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale. În perioada de absență, salariatul își păstrează funcția și salariul mediu.

Cheltuielile pentru călătoria angajaților reprezintă o parte semnificativă a costurilor companiei, afectând rezultatele companiei în ansamblu. Prin urmare, este extrem de important să pregătiți corect toate documentele justificative necesare pentru o călătorie de afaceri și este la fel de important să luați în considerare toate cheltuielile atunci când plătiți o călătorie de afaceri, reflectându-le corect asupra elementelor de cost relevante. Să aflăm cum se plătește o călătorie de afaceri în 2017.

Plata indemnizațiilor de călătorie

Să luăm în considerare ce cheltuieli sunt clasificate drept cheltuieli de călătorie. La paragraful 1 al art. 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse oferă o listă a costurilor recunoscute drept cheltuieli la calcularea impozitului pe venit (IPP). Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri este plătit:

• Diurna, care este o compensație pentru neplăcerile asociate cu locuirea departe de casă, pentru fiecare zi calendaristică. Compania stabilește independent cuantumul indemnizației zilnice și o asigură în actele locale interne ale companiei sau într-un contract colectiv. Legea prevede rate maxime ale indemnizației zilnice care nu sunt supuse impozitului pe venitul personal (Ab. 12, Clauza 3, Articolul 217 din Codul Fiscal al Federației Ruse) - atunci când călătoresc în țară, acestea se ridică la 700 de ruble, în străinătate - 2500 ruble. De exemplu, dacă o întreprindere a determinat rata zilnică pentru Federația Rusă la 1200 de ruble, atunci de la o diferență de 500 de ruble. va trebui să rețină impozitul pe venitul personal;
• Costurile de călătorie în ambele sensuri, inclusiv cu taxiul, vehiculul de companie sau personal. Se ia în considerare costul total al călătoriei, inclusiv taxele de serviciu de transportator, tarifele de pat etc.;
• Cheltuieli de trai, inclusiv închirierea unui apartament la locul călătoriei de afaceri. Include costurile pentru închirierea locuințelor, plata pentru hoteluri și serviciile suplimentare prevăzute în lista de prețuri;
• Alte costuri luate în considerare prin ordinul angajatorului. De exemplu, costul emiterii unei polițe de asigurare voluntară de sănătate pe durata unei călătorii de afaceri, folosind o mașină închiriată, taxi sau Aeroexpress, servicii de saloane VIP din aeroporturi și gări, cheltuieli pentru trimiterea bagajelor etc. Dacă aceste cheltuieli sunt confirmate de documentele relevante, acestea pot fi luate în considerare la calcularea TNP și impozitul simplificat

Cum se plătesc cheltuielile de călătorie și ce documente stau la baza pentru aceasta?

Cu posibilitatea de a nu elibera certificatul de călătorie obligatoriu anterior și atribuirea oficială, procesul de documentare a unei călătorii de afaceri a fost simplificat semnificativ. Astăzi, trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri necesită doar o comandă scrisă din partea conducerii companiei. Formularul de comandă poate fi elaborat în cadrul companiei sau poate utiliza standardul T-9. Acest document specifică scopul și momentul călătoriei, indicând nuanțele necesare, de exemplu, dacă o călătorie de afaceri este planificată cu o călătorie folosind transport personal sau oficial.

Plata cheltuielilor de deplasare în anul 2017 se face în două etape:

• Înainte de călătorie, se emite un avans cu o notă în raportul de avans al formularului unificat 0504505, aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse la 30 martie 2015 nr. 52n;
• La sosire, angajatul înscrie toate cheltuielile în raportul de avans, anexează documente justificative și depune documentul la departamentul de contabilitate.

Cum se plătesc indemnizațiile de călătorie: calculul avansului

Deci, înainte de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, acesta trebuie să plătească un avans. Dimensiunea sa constă în costul aproximativ al călătoriei, costul închirierii locuințelor și valoarea indemnizației zilnice pentru călătoriile de afaceri. Avansul se eliberează numerar de la casieria companiei sau se transferă pe cardul bancar al specialistului. Compania poate plăti cheltuielile (de exemplu, costul călătoriei sau o cameră de hotel) prin transfer bancar. În acest caz, suma avansului va fi redusă cu suma costurilor deja suportate.

Plata cheltuielilor de călătorie în avans, de exemplu:

Specialist Gorki SRL (Tver) Roshchin R.T. trimis într-o călătorie de afaceri în Perm timp de 5 zile calendaristice în perioada 14-18 august 2017.

Compania a plătit călătoria pe calea ferată în ambele direcții prin transfer din contul curent și a rezervat, dar nu a plătit, o cameră de hotel pentru 3 zile pentru 3300 de ruble. pe zi. Contractul colectiv al companiei stabilește valoarea diurnei - 700 de ruble. pe zi. Suma avansului este:

• de diurnă 3500 rub. (700 x 5 zile);
• cheltuieli de trai 9900 rub. (3300 x 3 zile)

Suma totală a avansului va fi de 13.400 de ruble. Contabilul face o înregistrare pentru această sumă:

• D/t 71 K/t 50.

Acceptarea cheltuielilor de deplasare pentru contabilitate

La sosirea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să raporteze cheltuielile efectuate și să le confirme cu documente în termen de trei zile. Zilele unei călătorii de afaceri sunt confirmate prin prezentarea documentelor de călătorie. În cazul în care a fost folosită o mașină personală, angajatul trebuie să atașeze la proces verbal o notă cu documente care confirmă costurile - bonuri de gaz etc.

Cheltuielile de închiriere a locuinței sunt confirmate prin furnizarea bonurilor hoteliere, a contractelor de închiriere a apartamentelor etc. Alte cheltuieli trebuie, de asemenea, furnizate cu documente justificative.

Să luăm în considerare un exemplu bazat pe datele inițiale ale celui precedent: cum sunt plătite călătoriile de afaceri dacă angajatul suportă cheltuieli care depășesc avansul primit. Un specialist de la Gorki SRL s-a întors dintr-o călătorie de afaceri și a depus un raport prealabil completat pe 21 august. Costuri suportate:

• indemnizație zilnică în valoare de 3500 de ruble;
• cazare la hotel 9900 rub.;
• chitanță pentru ambalarea bagajelor în valoare de 1000 de ruble;
• chitanță pentru transportul bagajelor – 1900 de ruble;
• chitanță pentru călătoria într-un taxi de marfă (datorită volumului de bagaje achiziționat pentru nevoile întreprinderii) – 600 de ruble.

Cheltuielile totale ale călătoriilor de afaceri s-au ridicat la 16.900 de ruble. Exemplu de raport prealabil completat:

Pe baza acestui document, aprobat de manager, se iau în considerare cheltuielile de călătorie de afaceri, iar contabilul completează următoarele câmpuri:

Cheltuielile de călătorie de afaceri sunt anulate în contul de producție (D/t 20 K/t 71 în valoare de 16.900 de ruble), iar cheltuielile excesive sunt eliberate specialistului de la casierie în valoare de 3.500 de ruble. (D/t 71 K/t 50). Astfel, s-a făcut plata pentru călătoria de afaceri, iar cheltuielile au fost luate în calcul.

Plata pentru călătorii de afaceri nu este o problemă ușoară. La urma urmei, de obicei, orice călătorie și muncă în afara unui loc permanent implică cheltuieli crescute pentru călătorul de afaceri. Costurile suplimentare sunt suportate și de angajator, care este obligat să ramburseze salariatului cheltuielile sale. Cu toate acestea, sumele cheltuielilor și rambursările pot avea consecințe fiscale atât pentru angajat, cât și pentru angajator.

Merită să reamintim că, conform legislației în vigoare, o călătorie de afaceri este o deplasare a unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent. Salariații care au un raport de muncă cu angajatorul pe baza acestuia scris solutii. Lucrătorii detașați au dreptul la garanții și compensații stabilite de legislația muncii din Rusia.

Garanții și compensații pentru călătorii de afaceri

La trimiterea angajaților în călătorii de afaceri, angajatorul este obligat să-și mențină locurile de muncă (posturile) și câștigul mediu, precum și să ramburseze cheltuielile asociate călătoriei de afaceri, și anume:

1. Cheltuieli de călătorie;
2. Cheltuieli pentru închirierea spațiilor de locuit;
3. Cheltuieli suplimentare asociate cu locuirea în afara locului de reședință permanentă (diurnă);
4. Alte cheltuieli efectuate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.

Este important de subliniat că în călătoriile de afaceri nu trimis persoanele care lucrează cu contracte civile, precum și salariații a căror muncă permanentă, în conformitate cu contractele de muncă, se desfășoară pe drum.

În același timp, angajații care lucrează de la distanță, precum și lucrătorii la domiciliu pot fi trimiși în călătorii de afaceri. Când faceți o călătorie de afaceri, de exemplu, de la un loc de muncă permanent (loc de muncă staționar sau de acasă) - la locația organizației angajatoare (prin ordin scris al angajatorului). În consecință, aceștia pot conta pe garanții și compensații corespunzătoare. Această poziție a fost confirmată încă o dată de specialiștii din cadrul Ministerului Muncii din Rusia într-o scrisoare

O călătorie a unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri pe baza unei decizii scrise a angajatorului la o unitate separată a organizației trimițătoare (reprezentanță, sucursală) situată în afara locului de muncă permanentă este, de asemenea, recunoscută ca o călătorie de afaceri.

...credem că deplasarea unui lucrător de la distanță la sediul angajatorului este o călătorie de afaceri.

Scrisoare din partea Ministerului Muncii din Rusia

Astfel, legislația stabilește o procedură specială de remunerare a personalului la îndeplinirea misiunilor oficiale ale angajatorului în afara locului de muncă permanentă și prevede, de asemenea, compensarea cheltuielilor relevante.

(și Codul Muncii al Federației Ruse)

Înainte de a începe să descriem calculele, vom schița regulile și procedura de bază pentru călătoriile de afaceri și vom enumera documentele care trebuie întocmite de către angajator și angajat în procesul de înregistrare a unei călătorii de afaceri.

Procedura pentru călătorii de afaceri, plăți și compensații

Dacă este necesară trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, se urmează următoarea procedură:

Notă la punctele 2 și 3: În prezent, ID-ul și atribuirea postului sunt documente opționale. Cu toate acestea, se recomandă să le întocmiți astfel încât să nu existe dispute cu Serviciul Fiscal Federal.

Documentarea unei călătorii de afaceri

Este important de reținut că doar o călătorie de afaceri executată corespunzător poate garanta păstrarea salariilor și acoperirea tuturor cheltuielilor necesare asociate acesteia. Cu toate acestea, în practică, adesea apar întrebări și dezacorduri cu privire la rambursarea cheltuielilor de călătorie. În acest caz, avocatul nostru va ajuta la rezolvarea majorității problemelor, oferind o consultație online gratuită.

Astfel, indemnizațiile de călătorie se plătesc pe baza următoarelor documente:

1. Ordin de plecare într-o călătorie de afaceri;
2. Un document de călătorie cu o notă la sosirea și plecarea din fiecare destinație (inclusiv organizația care a trimis angajatul) cu semnăturile persoanelor autorizate și sigiliile organizațiilor relevante;
3. Raport de avans, care descrie în detaliu încasările și cheltuielile sumelor emise;
4. Documente care confirmă cheltuielile efectuate de angajat (bilete, facturi, cecuri etc. Pentru comoditate, acestea sunt lipite pe o coală de hârtie și anexate la raportul de cheltuieli);
5. O fișă de pontaj pentru perioada de muncă în care a fost efectuată călătoria de afaceri - pentru a calcula salariul pentru zilele de plecare.

Ministerul de Finanțe al Rusiei, când a luat în considerare problema primelor de asigurare și a impozitului pe venitul personal atunci când compensa angajații cu caracter de călătorie pentru cheltuielile asociate călătoriilor de afaceri, a exprimat următoarea opinie:

„În lipsa documentelor care să confirme cheltuielile angajaților, natura compensatorie a acestor plăți se pierde, iar venitul indicat este supus impozitului pe venitul personal în modul prescris.”

Un angajat detașat are dreptul la următoarele tipuri de plăți pentru munca în afara locului de muncă permanent:

Calculul câștigurilor pentru perioada în care se află într-o călătorie de afaceri se bazează pe salariul mediu al angajatului. Prima regulă în acest sens este procedura de determinare a perioadei de muncă pentru care se iau în considerare datele privind veniturile:

După stabilirea perioadei de facturare, este important să excludem corect din aceasta zilele în care, în timp ce a primit diverse tipuri de plăți de la organizație, angajatul nu a lucrat efectiv. Printre acestea:

• Zile petrecute în concediu medical și concediu de maternitate;
• Zile plătite la salariul mediu (vacanță, călătorie de afaceri);
• Zile de oprire din vina angajatorului;
• Plecați pe cheltuiala dumneavoastră și lăsați să aveți grijă de un copil;
• Perioada de grevă fără participarea acestui angajat;
• Zile speciale de concediu stabilite prin lege pentru îngrijirea unui copil cu handicap.

Venitul mediu pentru o perioadă de muncă cu fracțiune de normă se calculează pe baza timpului efectiv lucrat. La contabilizarea orelor de lucru în total, calculul se face pe baza câștigului mediu orar.

Pentru a determina suma, va trebui să faceți următoarele:

1. Plățile acumulate unui angajat pentru perioada de calcul trebuie împărțite la numărul de zile lucrate din aceeași perioadă;
2. Suma rezultată este înmulțită cu numărul de zile de călătorie de afaceri.

La calcularea salariului mediu pentru plățile de călătorie, apar adesea următoarele situații cu privire la raportul dintre salariul zilnic normal al angajatului și media:

1. Când salariul mediu depășește salariul obișnuit, indemnizațiile de călătorie se fac la medie;
2. Dacă câștigul mediu este mai mic decât salariul zilnic, reglementările locale (actele legale) ale majorității organizațiilor permit efectuarea unor plăți suplimentare pentru a evita încălcarea drepturilor lucrătorilor.

În practică, foarte des există cazuri în care o persoană trebuie să-și petreacă weekendurile într-o călătorie de afaceri:

1. Îndeplinește direct atribuții oficiale;
2. În timp ce sunteți pe drumul către destinație sau vă întoarceți acasă.

În acest caz, legislația conține reguli care stabilesc următoarele opțiuni de remunerare:

• Plata dubla;
• Plata unică cu acordarea de timp liber la sosirea la locul de muncă.

Problema controversată privind plata pentru deplasările ulterioare la serviciu pentru un angajat căruia i s-au făcut „plăți duble” nu are în prezent un răspuns clar. O interpretare neoficială din surse guvernamentale solicită să nu se ia în calcul plata dublă pentru călătoriile de afaceri în perioada calculării salariului mediu.

Cum se plătesc indemnizațiile de călătorie - calculul indemnizației zilnice

Plata diurnei este reglementată în cea mai mare parte prin contracte colective sau alte acte locale ale persoanelor juridice. Iar principala limitare pentru angajator în determinarea sumei unor astfel de plăți este impunerea impozitului pe venitul personal (NDFL) asupra sumelor care depășesc limita. În conformitate cu acest criteriu, cuantumul salariului zilnic zilnic pentru lucrătorii detașați în majoritatea companiilor nu depășește 700 de ruble.— valoarea diurnei pentru o călătorie de afaceri în 2019 în Rusia și 2.500 RUB. - într-o călătorie de afaceri în străinătate.

După cum am menționat mai devreme, particularitățile unei călătorii de afaceri de o zi implică, în majoritatea cazurilor, sosirea acasă în ziua plecării. Plățile zilnice sunt destinate rambursării cheltuielilor angajatului cauzate de o ședere non-stop în afara locuinței sale, într-o localitate străină. În acest sens, plățile zilnice pentru o călătorie de afaceri de o zi sunt supuse impozitului pe venitul personal. Singura excepție de la această regulă o reprezintă călătoriile de afaceri de o zi, pentru care angajatul primește jumătate din compensația zilnică stabilită de organizație.

Caracteristicile importante ale acestui tip de indemnizație de călătorie sunt:

• absența unei cerințe legale pentru dovezi documentare ale cheltuielilor efectuate de un călător de afaceri;
• acumularea indemnizațiilor zilnice pentru fiecare zi de călătorie de afaceri, inclusiv sărbători și weekenduri.

Există câteva particularități în calcularea indemnizațiilor zilnice pentru plata călătoriilor de afaceri în străinătate:

1. Diurnele se eliberează în valută la cursul existent la momentul emiterii fondurilor;
2. Este recomandabil să plătiți diurne pentru ultima zi a unei călătorii de afaceri în străinătate în suma stabilită pentru călătoriile interne (700 de ruble), care este asociată cu trecerea graniței Federației Ruse în acea zi (autoritățile fiscale, atunci când dau astfel de recomandări , consultați clauza 18 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri).

Unele companii practică plata integrală a meselor călătorului în loc să plătească diurnă.

Calculul indemnizațiilor de călătorie cu zile excluse

Exemplu:

Salariul unui angajat de la 1 iunie 2018 până la 31 mai 2019 este de 5.000 de ruble. De la 1 iunie 2018, angajatul își ia 28 de zile de concediu. Salariatul s-a îmbolnăvit timp de 10 zile calendaristice - din 14 martie până în 23 martie (în martie, 31 de zile din care 21 au fost lucrate) a anului 2017, inclusiv.

Călătorii de afaceri= Salariu: 29,4 zile. *(L + (29,4 zile: Kdn1 * Kotr1) * D

Călătorii de afaceri= Salariu [pentru 12 luni. 5000*12=60 000] : zile *(M + 29,4 zile: Kdn1 * Kotr1 * D)= 4.893,45 rub.

• D - numărul de zile calendaristice de concediu.

• M este numărul de luni lucrate integral din perioada de facturare;
• • Kdn1 - numărul de zile calendaristice în luni nelucrate integral;
  • Cotr1 - numărul de zile calendaristice în luni „incomplete” care se încadrează în timpul lucrat.

Plata călătoriilor de afaceri - rambursarea cheltuielilor

Compensarea cheltuielilor efectuate de o persoană în legătură cu șederea sa într-o călătorie de afaceri este reglementată și de reglementările locale ale persoanei juridice, dar este limitată de necesitatea plății impozitului pe venitul personal. Astfel, următoarele tipuri de cheltuieli de călătorie nu sunt supuse impozitării și asigurării:

• Pentru călătorii (inclusiv bagaj);
• Pentru inchiriere locuinte;
• Pentru servicii de comunicații;
• Pentru pașaport și vize internaționale;
• Pentru schimb valutar.

În același timp, costurile de închiriere a locuințelor sunt scutite de taxe cu o anumită limită a sumei zilnice:

• 700 de ruble.– pentru călătorii de afaceri în cadrul Federației Ruse;
• 2.500 de ruble.- pentru călătorii de afaceri în străinătate.

O regulă importantă pentru scutirea cheltuielilor enumerate de la impozitul pe venitul persoanelor fizice este dovezile lor documentare. Următoarele sunt considerate documente justificative:

1. Biletul de călătorie, tipărirea pe hârtie a unui document de călătorie electronic, cartea de îmbarcare, chitanța de numerar de la un taxi, documentația care confirmă utilizarea transportului personal - pentru confirmarea cheltuielilor de călătorie;
2. O factură sau chitanță de numerar de la un hotel, contract de închiriere, contracte, facturi, cecuri pentru plata serviciilor imobiliare - pentru a confirma cheltuielile de trai;
3. Facturi pentru plata serviciilor de comunicații, liste de apeluri telefonice, verificare bagaje - pentru a confirma alte cheltuieli.

Reglementările locale ale organizației angajatoare pot prevedea orice alte tipuri de cheltuieli de călătorie și restricțiile acestora, și chiar plata cheltuielilor fără prezentarea documentelor justificative.

În concluzie, observăm că orice încălcare a drepturilor și intereselor unui angajat, inclusiv calcularea incorectă a indemnizațiilor de călătorie, poate fi atacată de acesta în instanță. De asemenea, puteți găsi răspunsuri la alte întrebări pe această temă, de exemplu, pe site-ul nostru.