Новая форма штатного расписания на год. Как составить изменение о надбавке. Если штатного расписания нет

Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.

В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.

На основании чего заполняется

Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.

Ответственный за составление

Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.

Ознакомление с данным документом

Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.

Основные требования

Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.

В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.

Как правильно заполнить штатное расписание для ООО и ИП

Реквизиты

• полное наименование организации, должно указываться в полном соответствии с учредительными документами;
• ОКПО, это 8-значный код организации. Эти данные содержатся в информационном письме органов статистики, которое должно быть на каждом предприятии;
• номер штатного расписания. Здесь нет четких требований. Можно применять сквозную нумерацию, можно каждый год начинать с цифры 1 и указанием года через дробь, можно любой другой способ нумерации.
• дата составления. Проставляется фактическая дата составления, она может отличаться от срока введения штатного расписания в действие (например составленное в декабре текущего года штатное расписание вступает в действие с 1 января следующего года);
• указывается период действия штатного расписания, чаще всего 1 год, и с какой даты оно вступает в силу;
• в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания. Поверх грифа «Утверждено», как правило ставится печать организации, хотя это и не закреплено законодательно.

Бланк штатного расписания 2019 года

Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.

Порядок заполнения формы Т-3

Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.

Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.

Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.

Графа 2 «Код подразделения»

Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.

Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.

Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.

Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»

Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.

Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.

Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»

Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:

• надбавка за работу в ночное время;
• уборка санузлов;
• северные надбавки;
• прочие доплаты и надбавки.

В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).

Графа 9 «Всего в месяц»

Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.

Графа 10 «Примечание»

Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)

Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.

Образец заполнения штатного расписания форма Т-3

О чем следует помнить

При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).

То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.

Кто подписывает

Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.

Сроки и место хранения

Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.

Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.

Внесение изменений

Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.

Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий . В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.

Итоги

Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы. Поскольку в документообороте не предусмотрено аналогов данному документу, то ведение штатного расписания является не только обязательным, но и необходимым для оптимальной организации работы предприятия.

Видео — как составить штатное расписание предприятия в программе 1С:

Хотя законодательно обязанность заполнения штатного расписания не закреплена, проверяющие органы преимущественно расценивают отсутствие его как нарушение законов. Во избежание недоразумений руководителям не стоит пренебрегать этим важным первичным документом. Хотя бы потому, что он полезен для предприятий во многих отношениях. Давайте разберемся, в каких именно, а также кратко рассмотрим правила заполнения формы Т-3.

Штатное расписание является нормативным документом, корректность заполнения которого законодательно закреплена в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г.

Термины, которые используются в Постановлении, предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Штат – состав работников данной организации, который планируется иметь в распоряжении в определенный промежуток времени.

Следовательно, штатное расписание отражает следующие моменты:

• структуру предприятия (иерархическую подчиненность отдельных цехов или взаимодействие по горизонтали);
• штатный состав (перечень должностей, необходимых для нормального функционирования предприятия);
• численность сотрудников;
• размер заработной платы и надбавки к ней.

Для чего нужно штатное расписание?

Отметим некоторые положительные моменты:

• штатное расписание облегчает кадровый анализ предприятия;
• позволяет видеть полную картину по оплате труда работников;
• набор или увольнение сотрудников осуществляются в соответствии со штатным расписанием;
• решаются в суде спорные вопросы, касающиеся сокращения численности работников либо отказа от трудоустройства;
• трудовой договор составляется на основании данных штатного расписания (ТК РФ, статья 15 и 57).

Пример штатного расписания по форме Т-3

Форма Т-3: как заполнять?

Как заполнить правильно форму Т-3? «Шапка» или верхушка штатного расписания включает в себя следующие пункты:

• наименование организации. Должно точно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах организации;
• код ОКПО;
• номер документа. На каждом предприятии может применяться своя система нумерации документов. И штатное расписание не исключение. Номер может содержать буквенно-цифровое обозначение или просто цифровое;
• дата составления (не путать с датой начала действия – смотри следующий пункт);
• срок действия (для штатного расписания обычно год);
• дата и номер приказа, вводящего в действие штатное расписание.

Порядок заполнения колонок (номер пункта соответствует номеру колонки в таблице формы Т-3).

Колонки с 6 по 8 заполняются в рублях или процентах. В эти колонки вносятся данные о всевозможных надбавках к зарплате. Размер надбавок зависит от многих факторов, например:

• определенные (вредные) условия труда;
• нестандартный режим работы;
• системы премирования и поощрения на конкретном предприятии;
• нормы, установленные законодательством РФ.

Колонка 9 является расчетной. В нее вносится произведение данных колонки 4 и суммы данных колонок с 5-ю по 8-ю включительно.

Порядок составления и утверждения формы Т-3

Квалификационный справочник должностей возлагает обязанность составлять штатное расписание на экономиста по труду. В связи с частым отсутствием такой должности на предприятии, иногда составляет этот документ работник отдела кадров. На тех предприятиях, где нет кадровых работников, форму Т-3 обычно заполняют сотрудники бухгалтерии или даже руководитель.

Независимо от того, кто заполнял и составлял штатное расписание, его должны заверить и подписать главный бухгалтер и руководитель предприятия.

Утверждает составленный документ руководитель предприятия. Для этого обязательно оформление приказа. Номер приказа проставляется в отдельной графе формы Т-3. Эта графа также является итоговой для количества штатных единиц предприятия и месячного фонда заработной платы. В приказе указывается дата введения в действие штатного расписания.

Форма Т-3 обычно составляется сроком на один год. Однако в крупных предприятиях этот срок может быть меньше года. Кроме того, чтобы не составлять заново штатное расписание в течение года, предприятие имеет право вносить изменения в уже составленный документ. Такие изменения оформляются приказом руководителя. В приказе обязательно указывается обоснование изменений, например, реорганизация, сокращение или расширение производства.

Вне зависимости от особенностей управления организацией, каждый работодатель должен утверждать перечень важных нормативных актов. В законодательстве не содержится конкретных указаний на обязательность штатного расписания. Однако этот документ упоминается во многих статьях Трудового кодекса, что косвенно свидетельствует о необходимости его наличия.

Как составить штатное расписание для ООО ?

Чтобы понять, как его составить, необходимо ознакомиться с примером заполнения. Силами законодательства получилось унифицировать формат регламента, которого придерживается каждое предприятие. Простые примеры и пустой бланк можно скачать и распечатать.

С помощью штатного расписания можно представить такие сведения:

• Наличие вакантных должностей;
• Расходы на зарплаты;
• Разряды специалистов и категории
• Должностной оклад и надбавка.

Образец заполнения и возможные примеры

Заполнение унифицированного бланка следует проводить в соответствии с подписями к каждой графе. Если для конкретной графы отсутствуют сведения, и их заполнение не потребуется, то можно оставить строчку пустой. Как правило, компания начинает заполнение документа со своего названия и текущей даты. Если организация будет составлять регламент на определенный период, следует указать две даты – начало и окончание периода.

Многими используется штатное расписание образец 2018 для ООО (образец заполнения). Если использовать фотографии и картинки с примерами заполненных необходимых бумаг, то составить свой бланк будет намного проще. Возможный образец заполнения и составления документа легко получится скачать в интернете.

Ответственным за утверждение штатной документации может быть любой работник, которому руководитель отдал приказ. Должность сотрудника не имеет значения, однако чаще всего назначают работника бухгалтерии или кадрового отдела.

Пример

Приказ об утверждении

Структура такого регламента организации имеет право постоянного хранения без ограничений по сроку, ведь оно относится к управленческим документам. Важно проверить, чтобы наименование предприятия было указано в соответствии к уставу. До того как заполнить документацию, следует уточнить возможное изменение в уставе и штате, выяснить, какая численность работников, какую оплату получает трудовой состав предприятия и прочее. После оформления документа руководитель утверждает приказ, подтверждающий начало действия нового регламента.

Таким образом, приказ об утверждении придает расписанию юридическую силу. На этапе, когда распоряжение об утверждении уже сделано, работа над штатным регламентом считается законченной.

2018 штатного расписания для общества с ограниченной ответственностью

Штатное расписание образец 2018 для ООО образец заполнения содержит все необходимые сведения о предприятии. Для ООО потребуется выписать реквизиты и полное название предприятия по уставу. Понадобится 8-значный код ОКПО этой организации, которые можно найти в информационных документах. В произвольном порядке указывается номер регламента. Также нужно написать дату составления и дату на период, который попадает под действие регламента. На территории РФ для документов используется только русский язык.

Пример

ООО с одним учредителем

Чтобы принять документ в организации с одним учредителем, понадобится подпись гендиректора. Как правило, именно его ответственностью является разработка регламента штатного расписания (образец заполнения поможет в грамотном составлении докуменита).

ООО с двумя учредителями

Штатное расписание компании является одним из обязательных документов, который должен быть у каждого предприятия. В качестве бланка можно воспользоваться формой Т-3, а можно разработать собственную, построив её под особенности вашей деятельности (для ООО ДНР, строительной компании, гостиницы, школы, МВД РФ, детского сада, кафе, дошкольного образовательного учреждения, ресторана, ЧОП, ЖКХ, МОУ СОШ общеобразовательной школы, сельскохозяйственного предприятия).

Штатное расписание на 2018 год, как составить — правила

Штатное расписание заполняется уполномоченным на это работником. Для этих целей существует унифицированная .

В нем указывается следующая информация:

• название подразделений компании;
• названия всех должностей, специальностей и разрядов, а также общая численность;
• перечень сотрудников, в том числе указание сотрудников с неполными ставками;
• оклад (без НДФЛ), заработная плата;
• размеры надбавок и сумма, выделяемая каждый месяц на оплату труда.

Названия подразделений прописываются по степени важности. К примеру, сначала руководство, затем производственный персонал, а в конце обслуживающий персонал.

Графу «Профессия» следует заполнять в соответствии со специальными справочниками и классификатором должностей.

Издается в обязательном порядке руководителем, если правовой устав не предусматривает иное.

Оформление производится в свободной форме и в нем указываются данные об ответственных лицах за составление и сроки издания.

Более того, документ обязательно должен утверждаться руководителем. Он несёт ответственность за деятельность, поэтому проверяет правильное заполнение, как сделана расстановка персонала, что меняется и так далее.

Форма Т 3, что такое —

Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, в котором отражена структура организации, вписан список должностей количеством и размером оклада. Кроме того, в нем указываются надбавки и доплаты для конкретных должностей, возможные в рамках политики компании. При этом это касается не отдельных работников, а количества должностей и окладов по ним.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год —

После составления новое штатное распоряжение должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого оно направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы.

На следующем этапе издается приказ руководителя об утверждении нового расписания. Каких- то особенных требований к приказу законодательство не предъявляет, поэтому кадровые работники оформляют документ в произвольной форме.

После того, как приказ издается, в самом штатном постановлении проставляется дата и номер.

Изменение штатного расписания

Рано или поздно любому кадровику приходится сталкиваться с необходимостью внесения изменений. К примеру, нужно ввести новую штатную единицу или подразделение, либо сократить имеющееся, либо произошло понижение сотрудника в должности, изменился главный заработный фонд, организационный состав и так далее. Все эти ситуации необходимо предвидеть заранее и следить за любыми изменениями на предприятии или в компании, так как их своевременное внесение в этот документ позволит избежать хаоса и неразберихи.

Сделать это можно двумя способами:

• 1. Изменить само расписание, то есть создать новое со следующим порядковым номером.
• 2. Изменить действующее.

Все изменения подтверждаются приказом, после чего можно производить корректировку. В нем должны быть указаны основания для внесения изменений.

Каких-либо определённых нормативов по поводу периодичности обновления расписания не существует. Следовательно, делать это следует только в случае необходимости.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Приказ о внесении изменений оформляется на типовом и в нем должны быть указаны следующие реквизиты:

• название организации;
• тип документа;
• дата и номер регистрации;
• место издания;
• заголовок;
• текст;
• подпись;
• гриф с надписью «Утверждено»;
• визы согласования в конец.

Как мы уже говорили, он составляется в свободной форме, также как любой другой приказ или пояснительная записка.

Согласовывать приказ следует с главбухом и руководителем. После того, как приказ будет издан, можно вносить изменения.

Изменение штатного расписания в связи с исключением должностей

Исключить должность или целое подразделение из штатного расписания можно только при сокращении персонала. Для этого сначала издается приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новый документ. Для этого соблюдается определённый порядок действий.

Для начала организации следует составлять структурный список работников, чтобы предприятие не уволили важных сотрудников.

Исключить определенную позицию из структуры предприятия можно только при возникновении определённых условий (кризис, смена условий труда рабочих и так далее). Если проводятся мероприятия по сокращению персонала, то увольняемого сотрудника нужно предупредить за два месяца.

Составьте приказ. В нем укажите причину издания, какой случай наступил, что организация и её руководитель должны проводить сокращение производственного персонала. В распорядительной части необходимо прописать наименование должности, которая должна быть исключена. Заверьте документ.

Произведите необходимые изменения в действующем штатном расписании, но не удаляйте коды должностей и структурных подразделений.

После этого поставьте приказ о мероприятиях по сокращению. В нем нужно указать не только исключаемые должности, но и конкретных сотрудников. Заверьте документ и ознакомьте с ним увольняемых специалистов.

Введение новой должности

Сегодня многие компании по причине небольших размеров возлагают на одного сотрудника несколько функций разных специалистов. Но у каждого работника должны быть свои функции.

Эффективное управление персоналом является основой работы малых предприятий, поэтому в связи с увеличением работников управляющей структурой вводятся новые должности. Чтобы ввести новую должность в структуру предприятия, требуется:

• составить приказ о внесении изменений в расписание;
• внести изменения;
• составить должностную инструкцию для нового работника.

В соответствии с новой должностной инструкцией, работник выполняет каждую свою обязанность. О любом изменении, к примеру, переименование должности, его должны ознакомить под роспись.

Приказ о сокращении должности в штатном расписании

Сокращение численности работников также является одной из причин внесения изменений. В данном случае исключается отдельная единица из штата, тогда как сокращение штата предусматривает удаление должностей в целом.

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье