So verwenden Sie E-Mail: nützliche Tipps. So verwenden Sie Yandex-Mail: Detaillierte Beschreibung So verwenden Sie die E-Mail-Lektion

E-Mail oder „E-Mail“, „Soap“ ist mittlerweile ein obligatorisches Attribut für den Benutzer im Internet. Es dient zur Kommunikation mit Freunden und Kameraden, zur Führung von Geschäftskorrespondenz sowie zum Versenden von Fotos, Videos und Dokumenten. Für die Registrierung eines Kontos in sozialen Netzwerken, Online-Spielen, Websites und Foren ist außerdem ein E-Mail-Konto erforderlich.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mail verwenden, und führt Sie durch alle Schritte zum Erstellen eines Kontos bei .

Also lasst uns anfangen! Wir garantieren, dass Sie in 15-20 Minuten Ihre eigene E-Mail haben.

Auswählen eines Dienstes

Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, für welchen Dienst (Site) Sie eine Box erstellen möchten. Es ist erwähnenswert, dass es im Internet eine große Anzahl von Webressourcen gibt, die Besuchern die Möglichkeit bieten, ihre eigenen E-Mails zu erstellen. Einige davon sind besser, andere schlechter, was Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit angeht.

Wenn Sie sich selbst von der Vielfalt der Dienstleistungen überzeugen möchten, geben Sie „E-Mail“ in eine Suchmaschine ein. Er wird Ihnen mindestens einhundert oder zwei Online-E-Mail-Dienste vorstellen.

Damit Ihnen aber bei der Recherche und Suche nicht schwindelig wird, empfehlen wir Ihnen, einen der unten angebotenen Dienste zu wählen. Sie werden von IT-Experten und normalen Benutzern einstimmig als die besten im Internet anerkannt. Sie riskieren also nichts. Im Gegenteil, Sie erhalten eine 100-prozentige Garantie für den Benutzerkomfort.

Service der bekannten Firma Yandex. Es funktioniert seit dem Jahr 2000, also seit mehr als 15 Jahren, ordnungsgemäß und stabil. Es bietet zuverlässigen Schutz vor Spammern und bösartigen Hackern, die versuchen, vertrauliche Daten aus Postfächern zu stehlen. Das Antivirenmodul von Dr.Web scannt heruntergeladene Dateien automatisch. Unterstützt die maschinelle Übersetzung von Briefen in verschiedene Fremdsprachen und übersetzt auch ausländische Nachrichten ins Russische. Alle Informationen (Briefe) werden über verschlüsselte Kanäle versendet. Funktioniert hervorragend auf Computern, Laptops und mobilen Geräten (Smartphones, Tablets). Es wird für diejenigen empfohlen, die hauptsächlich Runet nutzen und aktiv mit russischsprachigen Benutzern korrespondieren.

Öffnen Sie die Hauptseite des Webdienstes in Ihrem Browser – yandex.ru. Klicken Sie dann oben rechts auf „Mail erstellen“.

Riesiges Webportal. Einer der ältesten in Runet, gegründet 1998. Dem Kontoinhaber wird nicht nur ein Postfach zur Verfügung gestellt, sondern auch der Zugriff auf eine Vielzahl von Diensten (Spiele, Dating-Service, Videos, Nachrichten usw.). Es verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche und einen leistungsstarken Spam-Filter. Einfach zu verwalten. Es wird auf jeden Fall diejenigen ansprechen, die eine Vorliebe für soziale Netzwerke haben und neben der Nutzung von E-Mails auch aktiv online korrespondieren, verschiedene Inhalte (Fotos, Videos) ansehen möchten.

Gehen Sie zur Seite mail.ru und klicken Sie im oberen linken Block unter den Anmeldefeldern auf den Link „Registrierung per E-Mail“.

Google Mail

„Overseas“-Dienst von Google. Verfügt über eine Vielzahl von Benutzereinstellungen und Funktionen. Es wurde am 1. April 2004 ins Leben gerufen. Es ist zuverlässig vor Eingriffen Dritter und Hackerangriffen geschützt und unterstützt alle gängigen Datenaustauschprotokolle. Ausgestattet mit einem praktischen Bedienfeld. Kann Daten sichern. Ein Gmail-Konto ist besonders nützlich für diejenigen, die häufig ausländische Webdienste sowie andere Google-Dienste (Karten, Nachrichten, Play Market, Kalender usw.) nutzen.

Geben Sie mail.google.com in die Adressleiste Ihres Browsers ein und drücken Sie die Eingabetaste. Klicken Sie auf der sich öffnenden Seite auf die Schaltfläche „Konto erstellen“.

Na, haben Sie sich für den Service entschieden? Jetzt ist es an der Zeit, mit der Erstellung eines Kontos zu beginnen.

Kontoregistrierung

Wenn Sie nicht auf den in der Servicebewertung bereitgestellten Link geklickt haben, tun Sie dies unbedingt (siehe Beschreibungen oben). Wir müssen zum Anmeldeformular gehen. Sehen Sie die Seite mit den Bewerbungsfeldern vor sich? Das ist es, was Sie im Moment brauchen.

Die Regeln für die Registrierung eines Postfachs bei den Diensten sind bis auf wenige Nuancen nahezu gleich. Befolgen Sie diese Anweisungen, um alle erforderlichen Informationen korrekt einzugeben.

1.In den Zeilen „Vorname“ und „Nachname“ können Sie sowohl Ihre Passdaten als auch Ihren Spitznamen angeben. Es hängt alles vom Zweck der E-Mail-Nutzung ab – Geschäft, Unterhaltung, Kommunikation mit Freunden.

2. Einige Postdienste verlangen zusätzlich die Angabe Ihres Wohnorts, Ihres Geschlechts und Ihres Geburtsdatums. In diesen Feldern können Sie optional auch verlässliche oder fiktive Angaben machen.

3. Login ist Ihre Postfachadresse. Es muss einzigartig sein. Denken Sie sorgfältig über den Namen nach. Zur Zusammenstellung können Sie Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihr Geburtsdatum verwenden.

Beachten Sie! Es empfiehlt sich, den Login (Adresse) im vollständigen Format zu speichern, um Verwechslungen zu vermeiden. Bei Yandex sieht die Anmeldung beispielsweise so aus: [email protected]. Also - @.

4. Das Passwort ist ein symbolischer Schlüssel zum Zugang zu Ihrem Postfach.Überlegen Sie sich eine komplexe Kombination aus 10–15 Zeichen lateinischer Buchstaben und Zahlen.

Aufmerksamkeit! Denken Sie daran, oder noch besser, bewahren Sie den im Formular angegebenen Benutzernamen und das Passwort an einem sicheren Ort auf. Sie müssen das Feld betreten.

5. Telefon – Geben Sie in dieser Zeile Ihre Mobiltelefonnummer ein. Verwenden Sie nur eine gültige Nummer.

6. Bitte überprüfen Sie, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind. Um das ausgefüllte Formular an den Dienst zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Registrieren“. Es befindet sich normalerweise ganz unten auf der Registrierungsseite.

Der Verifizierungsalgorithmus läuft auf Folgendes hinaus:

Eine SMS mit einem Code wird an Ihr Mobiltelefon gesendet;
Sie geben diesen Code in ein spezielles Formular ein;
zum Service schicken;
Nach erfolgreichem Abschluss des Vorgangs wird das Telefon an die Mailbox „angehängt“ und kann bei Verlust des Passworts zur Wiederherstellung des Zugriffs verwendet werden.

Wie betrete ich das Feld?

Das Postfach ist also registriert. Um sich anzumelden oder anzumelden, müssen Sie Folgendes tun:

1. Gehen Sie zur Website des Postdienstes (z. B. yandex.ru).

2. Geben Sie im Anmeldebereich den Benutzernamen und das Passwort, die Sie bei der Postfachregistrierung angegeben haben, in separate Felder ein.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden“.

Wie schreibe und verschicke ich einen Brief?

Um jemandem über Ihre E-Mail eine Nachricht zu senden, müssen Sie natürlich die Adresse des Empfängers kennen – des Gesprächspartners, des Geschäftspartners, an den Sie den Brief senden möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie es im vollständigen Format haben – @.

2. Geben Sie im sich öffnenden Formular in den speziell dafür vorgesehenen Feldern die vollständige Adresse des Empfängers (in Gmail heißt diese Zeile „An“), den Betreff des Briefes und den Text des Briefes selbst ein.

Wenn Sie Ihrer Nachricht eine auf Ihrem Computer gespeicherte Datei anhängen müssen, verwenden Sie die Schaltfläche „Büroklammer“. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Größe der Dateien, die Sie auf diese Weise herunterladen können, begrenzt ist. Die Grenze liegt je nach Dienst bei 10–50 MB.

3. Nachdem Sie den Brief ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“. Der Brief wird dem Empfänger sofort zugestellt.

Vorsicht vor Spam!

Während Sie Ihr Postfach nutzen, erhalten Sie regelmäßig Werbebriefe (Spam) und andere bedenkliche Nachrichten. Wenn Sie den Absender nicht kennen (es wird eine unbekannte Adresse angegeben) oder Ihnen der Name der Briefe misstrauisch ist, öffnen Sie diese auf keinen Fall und starten Sie auf keinen Fall die Dateien und interaktiven Elemente, die sich in diesen Texten befinden. Auf diese Weise versuchen viele Hacker, an die E-Mails leichtgläubiger Benutzer zu gelangen.

Sie können vom Spamfilter blockierte E-Mails im speziellen Spam-Ordner verfolgen und löschen.

Wie versende ich eine große Datei?

Google Mail

Klicken Sie in Ihrem Profil oben rechts auf das Symbol „Quadratgruppe“.
Klicken Sie im sich öffnenden Kachelmenü auf „Datenträger“.
Klicken Sie auf der sich öffnenden Seite auf das Menü „Mein Laufwerk“. Wählen Sie „Dateien hochladen…“.

Klicken Sie in der oberen Leiste auf „Cloud“.
Klicken Sie im neuen Tab auf „Herunterladen“.

Yandex. Post

Klicken Sie im horizontalen Menü (in der Nähe des Logos oben auf der Seite) auf „Datenträger“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“.

Nachdem Sie die Datei in den Speicher hochgeladen haben, öffnen Sie den Zugriff darauf für andere Benutzer und kopieren Sie den Download-Link. Senden Sie die resultierende URL an den Empfänger. Es fügt es in die Adressleiste Ihres Browsers ein und lädt die heruntergeladene Datei auf Ihren Computer herunter.

Nutzen Sie die Internet-Postdienste angenehm und komfortabel!

Heutzutage wurden viele kluge Bücher darüber veröffentlicht, wie man den Inhalt des Briefes wirkungsvoll, informativ, höflich usw. gestalten kann.

Aber wie nutzt man die Postdienste richtig und verschickt all diese sorgfältig durchdachte Schönheit? Schauen wir uns das in diesem Artikel an.

1 Wie schreibe ich einen Brief?

Bevor Sie einen Brief schreiben, müssen Sie den Empfänger angeben.

Dies kann eine oder mehrere Personen sein.

Bitte beachten Sie, dass sich im Feld „An:“ Schaltflächen befinden: Cc / Bcc.

Google Mail

Yandex-Mail

Die Kopie dient dazu, dass der Brief nicht nur vom Hauptempfänger eingesehen werden kann.

Sie schreiben beispielsweise einen Brief an Ihren Partner und möchten, dass Ihr Vermarkter diesen Brief auch erhält, um die Situation zu verstehen. Daher schreiben Sie in das Feld „An:“ Ihren Partner und in das Feld „Kopieren:“ Ihren Vermarkter.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Vermarkters in Bcc eingeben, erhält er Ihren Brief. Der Hauptempfänger des Briefs (Ihr Partner) sieht jedoch nicht mehr, dass der Brief an eine andere Person gesendet wurde.

BCC kann beispielsweise verwendet werden, wenn Sie allgemeine Informationen an Ihre Kunden versenden und aus ethischen Gründen vermeiden möchten, dass ihre Adressen untereinander preisgegeben werden.

2 Betreff des Briefes.

Es ist wichtig, den Betreff Ihres Briefes anzugeben, damit der Empfänger versteht, wovon Sie sprechen, bevor er ihn öffnet. Und die Wahrscheinlichkeit, dass ein solcher Brief unter vielen anderen verloren geht, sinkt.

Bedenken Sie auch, dass der Text des Briefes zum Thema passen muss. Wenn Sie in einem Brief mit dem Betreff „Gehaltsdaten“ nach dem Absenden der Daten darum bitten, einen Mitarbeiter zu entlassen, ist es schwieriger, Ihren Antrag zu erhalten und ihn nicht zu verlieren, als wenn Sie einen neuen Brief mit einem neuen Betreff verfassen .

Google Mail

Yandex-Mail

3 Achten Sie beim Schreiben eines Briefes auf die Arbeitstafeln.

Sie ermöglichen Ihnen, Schriftart, Größe, Farbe und Position des Textes zu ändern. Fügen Sie Zitate, Aufzählungspunkte und Bilder hinzu.

Google Mail

Yandex-Mail

Wir raten Ihnen jedoch, diese Einstellungen nicht zu missbrauchen, denn... Informationen können bei verschiedenen E-Mail-Diensten unterschiedlich angezeigt werden. Und es besteht die Möglichkeit, dass der Brief nicht so schön aussieht, wie Sie es ursprünglich beabsichtigt hatten.

4 Damit Ihre Kontaktinformationen in jedem Ihrer Briefe angezeigt werden, müssen Sie: Gehen Sie zu den Einstellungen, suchen Sie nach „Signatur“, fügen Sie Text hinzu und speichern Sie die Änderungen.

Google Mail

Yandex-Mail

5 Wie antworte ich richtig auf Briefe?

Nehmen wir an, Sie erhalten einen Brief, in dem Sie nicht der einzige Empfänger sind.

Wenn Sie dem Absender des Briefes sowie anderen Empfängern antworten möchten, klicken Sie vor der Eingabe des Textes auf „Allen antworten“.

Google Mail

Yandex-Mail

Wenn nur an einen Absender, klicken Sie einfach auf „Antworten“.

Wir hoffen, dass unser Artikel für Sie nützlich war.

26. Juni 2013

Menschen in der modernen Welt verbringen immer mehr Zeit im Internet – auf der Suche und Suche nach Arbeit, beim Lesen von Nachrichten, beim Kommunizieren in sozialen Netzwerken, beim Überprüfen des Wetters, beim Kaufen, Verkaufen, Geldverdienen, beim Sparen, beim Finden von Freunden, beim Schauen von Filmen, beim Hören von Musik , und oft nur herumalbern. Heutzutage ist es schwierig, jemanden zu finden, der nicht weiß, was eine Suchmaschine, ein Online-Modus, ICQ, Blogs oder die Verwendung von E-Mail ist. Aber es gibt noch einige, und für sie ist dieser Text gedacht.

Unter Post versteht man im herkömmlichen Sinne den Austausch von Briefen und Paketen. Bisher hat die Kraft des menschlichen Denkens noch nicht das Niveau des Paketversands per E-Mail erreicht, aber vielleicht wird dies in naher Zukunft geschehen. Dennoch hat E-Mail viele Vorteile.

1. In einer E-Mail können Sie nicht nur Nachrichten in Textform versenden, sondern auch Dateien an den Brief anhängen: Tabellen, Fotos, Zeichnungen, Videos, Präsentationen usw. Nachrichten können gelöscht, an andere Personen weitergeleitet, gespeichert und gefiltert werden.

2. E-Mail ermöglicht Ihnen die sofortige Zustellung von Korrespondenz (Informationen) und spart so viel Zeit und Mühe.

3. Sie müssen nicht zur Post gehen, da Sie E-Mails nutzen können, ohne das Haus zu verlassen, wenn Sie über Internet und einen Computer verfügen.

4. Kosteneffizienz – Sie müssen nicht für jeden Brief bezahlen, unabhängig von der Menge der darin enthaltenen Informationen. Es reicht aus, dass die Internetleistung fristgerecht an den Anbieter bezahlt wird.

5. Effizienz – Sie können Ihre E-Mails abrufen und auf einen Brief antworten, sogar von einem Mobiltelefon mit Internetzugang aus.

Beantworten wir also die Frage: „Wie verwende ich E-Mail?“

Zuerst müssen Sie die Website eines bestimmten Such- oder Mailsystems aufrufen, zum Beispiel Yandex, Google, Rambler, Mail.ru usw.

Versuchen wir anhand eines Beispiels, ein E-Mail-Konto bei Google zu erstellen. Suchen Sie oben auf der Website nach „Mail“ und klicken Sie darauf. Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie sich bei Ihrem E-Mail-Konto und Ihrem Konto anmelden können. Da Sie noch nicht über Google Mail verfügen, klicken Sie oben rechts auf die rote Schaltfläche „Konto erstellen“. Geben Sie als Nächstes Ihre persönlichen Daten ein – Vorname, Nachname, Benutzername, Passwort, Geschlecht, Geburtsdatum, Mobiltelefon, Notfall-E-Mail-Adresse. Sie erstellen selbst einen Benutzernamen, dieser muss eindeutig sein (wenn es bereits einen Benutzer mit diesem Login gibt, warnt Sie das System und fordert Sie auf, einen anderen Namen einzugeben), aus lateinischen Buchstaben bestehen, die Länge des Namens beträgt 6 bis 30 Zeichen. Denken Sie daran, dass Sie sich bei der Geschäftskorrespondenz per E-Mail diskretere Login-Daten einfallen lassen sollten.

Als nächstes müssen Sie Ihr E-Mail-Passwort eingeben. Es muss ausreichend zuverlässig sein, vorzugsweise Groß- und Kleinbuchstaben, Symbole und Zahlen enthalten und mindestens 8 Zeichen lang sein. Geben Sie das Passwort erneut ein, um es zu bestätigen.

Sie müssen auf dieser Website Ihr Geburtsdatum eingeben, um auf altersgerechte Materialien zugreifen zu können. Tatsache ist, dass Sie mit einem Google-Konto auf Dienste wie Gmail (Mail), YouTube (Videoportal) und Google+ (soziales Netzwerk) zugreifen können. Sie können Ihr Konto so einrichten, dass niemand Ihr Alter sehen kann.

Das Geschlecht sowie die Mobiltelefonnummer werden nach Ermessen des Benutzers angegeben.

Um Ihre E-Mail-Adresse zu registrieren, müssen Sie lediglich nachweisen, dass Sie eine echte Person (und kein Roboter) sind, und die angegebenen lateinischen Buchstaben auf der Tastatur eingeben. Wenn die Schilder schwer lesbar sind, können Sie auf das „Audio“-Schild klicken, das System diktiert Ihnen diese. Wenn Sie dies nicht möchten, geben Sie bitte Ihre Mobiltelefonnummer an. Ein Bestätigungscode wird per SMS an Ihr Telefon gesendet; Sie müssen ihn in das Feld „Konto bestätigen“ eingeben.

Sie haben also ein eigenes E-Mail-Konto und können Briefe senden und empfangen. Wie schreibe ich einen Brief? Suchen Sie die Schaltfläche „Brief schreiben“ und geben Sie im angezeigten Feld „An“ die Adresse des Empfängers in das Feld „An“ ein. Wenn Sie möchten, dass jemand anderes eine Kopie des Briefes erhält, geben Sie im Feld „Kopie“ eine andere E-Mail-Adresse an. Das Feld „Betreff“ kann leer gelassen werden, aber wenn Sie den Betreff und den Inhalt des Briefes angeben, ist es für den Empfänger bequemer. Sie können Text in den Brief schreiben, ihn formatieren, mit der Schaltfläche „Anhängen“ oder dem Symbol „Büroklammer“ Dateien anhängen, Links, Fotos und Zeichnungen einfügen und einen Briefentwurf speichern. Sie können Ihre Rechtschreibung überprüfen, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken. Wenn Sie sicher wissen möchten, ob der Empfänger die Nachricht erhalten und gelesen hat, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Beim Lesen benachrichtigen“.

Empfangene Briefe lassen sich leichter lesen – Sie müssen nur auf einen neuen Brief klicken (er wird normalerweise fett hervorgehoben). Wenn Sie von keinem Autor mehr E-Mails erhalten möchten, können Sie einen dieser E-Mails als Spam markieren. Von nun an werden alle E-Mails von dieser Adresse automatisch in den Spam-Ordner verschoben. Jetzt haben Sie eine Vorstellung davon, wie Sie E-Mails nutzen, mit Geschäftspartnern und Freunden korrespondieren, sich in sozialen Netzwerken registrieren, online einkaufen und vieles mehr.

Schreiben Sie in dieses Feld kurze und klare Informationen, die den Kern des Briefes widerspiegeln. Fügen Sie das Wort dringend hinzu, wenn Sie es sofort lesen müssen. Dies hilft dem Gesprächspartner zu verstehen, worum es in dem Brief geht, und hilft in Zukunft auch dabei, den Brief, der ihn interessiert, schnell im Archiv zu finden.
Wenn sich das Thema aufgrund der Korrespondenz geändert hat, ändern Sie es in diesem Feld.

2. Deaktivieren Sie CapsLock
Schreiben Sie den Text und den Betreff des Briefes nicht in Großbuchstaben. Viele Leute halten dies für geschmacklos, da es einen schreienden Ton vermittelt. Sowie eine große Anzahl von Ausrufezeichen am Ende des Satzes.

3. Kürze ist die Schwester des Talents
Versuchen Sie, keine langen Briefe zu schreiben, sondern Informationen klar und prägnant zu formulieren, das spart dem Adressaten Zeit.

4. Angehängte Dateien
Wenn Sie nur eine Datei senden müssen, müssen Sie dennoch kurze Informationen in den Text des Briefes schreiben. Zum Beispiel: „Ich sende Anweisungen zur Verwendung von E-Mails.“ Lassen Sie solche Briefe nicht leer, da aus dem beigefügten Brief nicht immer klar hervorgeht, was gesagt wird.
Wenn Sie einen leeren Brief mit einer angehängten Datei von einer unbekannten Adresse erhalten, wird nicht empfohlen, diesen zu öffnen. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass dort ein Virus vorhanden ist.

5. Antworten oder Allen antworten

Bitte achten Sie auf diese beiden Schaltflächen, wenn Sie eine E-Mail erhalten. Ihr Zweck ist ein anderer! Der Absender kann keinen persönlichen Brief versenden, sondern ein Gruppenmailing erstellen. In diesem Fall können Sie alle Empfänger in der Kopie des Briefes sehen. Hier erscheint die Schaltfläche „Allen antworten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Allen antworten“, wenn Sie allen in der Kopie Informationen mitteilen möchten. Wenn Sie nur dem Absender antworten möchten, müssen Sie auf die Schaltfläche „Antworten“ klicken.

6. Briefkette
Wenn Sie auf einen Brief antworten, löschen Sie nicht das Original. Wenn der Empfänger Ihre Antwort ohne den Originaltext erhalten hat, kann es sein, dass er sich nicht mehr an die Frage erinnert und gezwungen ist, nach seinem gesendeten Brief zu suchen.

7. Briefe unterschreiben
Es gehört nicht nur zum guten Benehmen, „Mit Respekt ...“ zu schreiben. Es ist üblich, in der Unterschrift den vollständigen Namen, die Position, den Namen der Organisation und die Kontakttelefonnummer anzugeben. So können Sie sich eindeutig identifizieren und bei Bedarf schnell kontaktiert werden.
Sie können in Ihren E-Mail-Einstellungen eine automatische Signatur festlegen; diese Wörter werden automatisch allen neuen E-Mails hinzugefügt.

7. Das Wort ist kein Spatz; wenn es herausfliegt, wirst du es nicht fangen.
Lesen Sie den Brief vor dem Absenden noch einmal durch und versuchen Sie, nicht sofort auf emotionale Briefe zu antworten, um es später nicht zu bereuen.
Denken Sie daran, dass Ihr Brief möglicherweise versehentlich oder absichtlich weitergeleitet wird. Vertrauliche Informationen sollten daher nicht per E-Mail gesendet werden.

8. Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen
Wenn Sie sich einmal die Zeit nehmen, Ihre E-Mail-Einstellungen zu studieren, können Sie diese in Zukunft speichern. In den Einstellungen können Sie eine persönliche Signatur festlegen, die E-Mail-Sammlung aus anderen Postfächern einrichten, eine Ordnerhierarchie erstellen, Filter hinzufügen und vieles mehr.

9. Achten Sie auf E-Mail-Sicherheit

Überlegen Sie sich ein komplexes Passwort, schreiben Sie es nicht auf ein Blatt Papier neben dem Computer und ändern Sie es regelmäßig.
Wenn Sie von einem anderen Computer aus auf Ihre E-Mails zugreifen, klicken Sie nicht auf „Passwort speichern“.
Denken Sie daran, sich von Ihrem E-Mail-Konto abzumelden, wenn Sie am Gerät einer anderen Person arbeiten.
Öffnen Sie keine Dateien, die Sie von unbekannten E-Mails erhalten haben.
Überprüfen Sie angehängte Dateien auf Viren.
Senden Sie unerwünschte E-Mails an den Spam.

10. Emoticons
Es ist nicht üblich, in offiziellen Briefen Emoticons zu verwenden, aber in der Korrespondenz mit Freunden können Sie sie hinzufügen, um dem Brief Emotionen zu verleihen.
Nachfolgend sind die beliebtesten aufgeführt:

In den letzten Jahren war E-Mail eines meiner effektivsten Tools. Ich stelle fest, dass dieses Tool nur dann wirksam ist, wenn Sie lernen, es zu kontrollieren und den Dingen nicht ihren Lauf zu lassen. Ich habe etwas früher geschrieben.

Zunächst müssen wir klar verstehen, warum wir E-Mails benötigen. Wikipedia schlägt vor: zum Empfangen, Senden und Weiterleiten von E-Mail-Nachrichten. Der Zweck von E-Mail besteht darin, das Leben und die Arbeit der Menschen effizienter zu gestalten. Aber in Wirklichkeit ist nicht alles so einfach.

Laut Statistik beträgt die Anzahl der Nachrichten, die eine Person im Durchschnitt erhält, mehr als 100 Briefe pro Tag. Das ist eine riesige Zahl. Und es wächst immer weiter, was dazu führt, dass eine Person aus Zeitmangel nicht mehr in der Lage ist, die erhaltenen Informationen effizient zu verarbeiten.

Es ist die Frage, wie man richtig mit E-Mails umgeht, die viele Menschen beschäftigt. Ein Übermaß an ungeprüfter Post führt zu Stress und verringert die Produktivität.

Haben Sie sich auch in einer ähnlichen Situation befunden? Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Die effektivsten und organisiertesten Menschen bauen auf der Grundlage ihrer eigenen Erfahrungen durch Versuch und Irrtum selbstständig ihr eigenes System für die Arbeit mit E-Mails auf.

Wenn es für die geschäftliche Korrespondenz per E-Mail mehr oder weniger einheitliche Regeln gibt, ist es bei der Verwaltung Ihrer E-Mail-Arbeit etwas komplizierter. Dies hängt von vielen Faktoren ab, wie zum Beispiel dem Tätigkeitsbereich, dem Grad der Geschäftstätigkeit und Organisation einer Person, dem Lebensstil und der Geschäftstätigkeit usw.

Arbeiten mit E-Mail

Also, fangen wir an. Ich benötige meine effektiven E-Mail-Regeln, um:

Steigern Sie Ihre Effizienz
Seien Sie gegenüber Ihren Korrespondenten immer eine verbindliche und korrekte Person.
Immer wissen, wie ich die Postkorrespondenz bearbeitet habe.
Verlieren Sie nie Ihre eingehenden E-Mails.

Es gibt mehrere Grundsätze für die Arbeit mit E-Mails:

1. Nutzen Sie Ihren Posteingang als Checkliste und hinterlassen Sie unbearbeitete Nachrichten darin.

2. Erstellen Sie für jedes Projekt und jede Kategorie separate Ordner. So finden Sie schnell die benötigten Informationen.

3. Nutzen Sie aktiv die Verwendung von Etiketten und Farbmarkierungen. Dadurch wird die Sortierung der Buchstaben optisch deutlich.

4. Studieren Sie das Einstellungssystem in Ihrem E-Mail-Konto gründlich und machen Sie sich mit ihm vertraut. Dies wird Ihnen helfen, es effektiv zu verwalten.

5. Bestimmen Sie die Zeit, die Sie bereit sind, für die Arbeit mit E-Mails aufzuwenden. Zum Beispiel 30 Minuten morgens und 30 Minuten abends. Und keine Minute länger.

6. Wenn die Arbeitsbedingungen dies zulassen, deaktivieren Sie die Funktion der Popup-Benachrichtigungen über neue E-Mails. Auf diese Weise werden Sie weniger abgelenkt.

7. Abmelden von irrelevanten Mailings.

8. innerhalb von 24 Stunden.

9. Speichern Sie alle gesendeten E-Mails. Es gibt immer etwas, das nützlich sein könnte. Heute habe ich hier einen Scan meines Reisepasses gefunden.

10. Seien Sie in der Lage, die Zeichen zu erkennen, anhand derer Sie Post verarbeiten und sortieren.

Techniken für die Arbeit mit E-Mail

Wenn Sie sich gut an die erste Regel erinnern, besteht unser Ziel beim Parsen von E-Mails darin, so wenig Briefe wie möglich im Posteingang zu hinterlassen.

Gleichzeitig besteht die zweite, nicht weniger wichtige Aufgabe darin, alle Briefe nach Kategorie, Spezifität und Wichtigkeit zu sortieren. Sie können Briefe in Ihrem Posteingang hinterlassen, die eine sofortige oder schnelle Antwort von Ihnen erfordern. Sie können auch sofort mit farbigen Markierungen oder Etiketten gekennzeichnet werden. Ich möchte hinzufügen, dass ich hauptsächlich das E-Mail-Programm G-Mail verwende und mehrere andere Konten in anderen E-Mail-Programmen habe.

Wie andere E-Mails nutzen

Einmal habe ich mir ein Video über die Arbeit mit einem Briefkasten angesehen, in dem der Autor zeigte, wie er bekanntermaßen zweihundert Briefe in wenigen Minuten bearbeitete. Der verlockende Titel zwang mich natürlich dazu, darüber nachzudenken, wie dies bewerkstelligt werden könnte, da ich keine wirksame Antwort auf diese Frage wusste. Es stellte sich heraus, dass sein Funktionsprinzip darauf beruht, Briefe zu löschen und wichtige und notwendige im Posteingang zu belassen. Überrascht! Jeder kann das tun. Ich kam schnell zu dem Schluss: Diese Technik passt nicht zu mir.

Wir haben es lebendig zerschnitten

Stimmen Sie zu, dass der Löwenanteil der Briefe Newsletter sind, die wir brauchen, und eine Fundgrube an Informationen sind. Und wenn uns geraten wird, sich von vielen davon abzumelden, geben Sie es ehrlich zu: Wer hat die Hand gehoben, um sich von seiner Wahl abzumelden? Da wir es gewählt haben, bedeutet das, dass wir es brauchen und es wichtig ist. Allerdings würde ich Ihnen auch empfehlen, sich heute von den Mailings abzumelden, die für Sie weniger relevant sind. Es ist, als würde man seinen Kleiderschrank ausmisten – es ist eine Schande, ihn wegzuwerfen, und ich habe ihn schon lange nicht mehr getragen ...

Überzeugen Sie sich selbst, dass Sie als letzten Ausweg wissen, wo sich dieser Newsletter befindet, und dass Sie bei Bedarf jederzeit die Informationen dort einsehen oder erneut abonnieren können.

Nehmen Sie die Wahl der Ordnernamen ernst. Hier ist es unmöglich, Ratschläge für alle auf einmal zu geben – viel hängt von der einzelnen Person ab. Ich weiß, dass viele Leute Mailings oder Briefe zu Verkaufsthemen lieber in einem Ordner namens „Verkäufe“ ablegen. Diese Option funktioniert auch. Meine Ordner können den Vor- und Nachnamen der Person enthalten, von der die Briefe stammen, auch solche zum Thema Verkauf und den Namen der Mailings. Das heißt, das Verkaufsthema in meiner E-Mail entspricht nicht einem Ordner, sondern mehreren. Ich kenne sie gut. Die persönliche Marke eines Autors ist mir wichtig.

Strukturieren Sie Ihre ausgehenden E-Mails

Auch die Strukturierung ausgehender E-Mails ist einfach. Weisen Sie ihnen Labels oder Tags zu, damit sie zum richtigen Zeitpunkt schneller gefunden werden können. Erstellen Sie Ordner für die wichtigsten und nutzen Sie die Funktion „Verschieben“. Während ich beispielsweise an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitete, musste ich ähnliche Briefe und Korrespondenz an Kunden verschicken. Nachdem ich nach dem Versenden des Briefes einen Ordner mit dem Namen des Projekts erstellt hatte, habe ich die erforderlichen Briefe dorthin verschoben.

Beim ersten Parsen von E-Mails versuche ich, die Briefe schnell durchzusehen und festzustellen, in welche Kategorie sie verschoben werden sollen. Ich unterteile sie auch nach dem Grad der Wichtigkeit und Dringlichkeit: dringend – unwichtig; dringend – wichtig; nicht dringend – unwichtig: nicht dringend – wichtig. Wichtige Briefe, die heute eine Antwort von mir oder eine bestimmte Arbeit erfordern, hinterlasse ich im Posteingangsordner und verschiebe sie nach Abschluss der Arbeit in den entsprechenden Ordner.

Wenn ich verstehe, dass der Betreff des Briefes in naher Zukunft für mich relevant sein wird, erlaube ich mir, die Nachricht in den Ordner „Ungelesen“ zu verschieben. Die Hände werden ihn auf jeden Fall zur richtigen Zeit erreichen.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle oben aufgeführten Methoden an einem oder sogar zwei Tagen geboren wurden. Heutzutage denken viele Unternehmen darüber nach, Regeln für den Umgang mit E-Mails zu entwickeln und umzusetzen. Effektives Zeitmanagement und effektive Organisation werden für alle Unternehmen zu notwendigen Arbeitsqualitäten.

Wenn Sie Ihre E-Mails nicht verwalten, werden Sie schnell von ihnen verwaltet, was zu unnötigem Stress führt. Entwickeln Sie Ihr eigenes Regeln für die Arbeit mit E-Mail.

Mit der Nutzung und Anwendung dieser Regeln werden Sie in Ihrem Geschäftsleben erfolgreich sein. Freunde, viel Erfolg bei Ihren Bemühungen! Seien Sie effektiv und vergessen Sie nicht. Und wie immer freue ich mich über Ihre Kommentare und Retweets sowie Ihren persönlichen Rat.

2. E-Mail ermöglicht Ihnen die sofortige Zustellung von Korrespondenz (Informationen) und spart so viel Zeit und Mühe.

3. Sie müssen nicht zur Post gehen, da Sie E-Mails nutzen können, ohne Ihr Zuhause zu verlassen, wenn Sie über Internet und einen Computer verfügen.

5. Effizienz – Sie können Ihre E-Mails abrufen und auf einen Brief antworten, sogar von einem Mobiltelefon mit Internetzugang aus.

Beantworten wir also die Frage: „Wie verwende ich E-Mail?“

Zuerst müssen Sie die Website eines bestimmten Such- oder Mailsystems aufrufen, zum Beispiel Yandex, Google, Rambler, Mail.ru usw.

Versuchen wir anhand eines Beispiels, ein E-Mail-Konto bei Google zu erstellen. Suchen Sie oben auf der Website nach „Mail“ und klicken Sie darauf. Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie sich bei Ihrem E-Mail-Konto und Ihrem Konto anmelden können. Da Sie noch nicht über Google Mail verfügen, klicken Sie oben rechts auf die rote Schaltfläche „Konto erstellen“. Geben Sie als Nächstes Ihre persönlichen Daten ein – Vorname, Nachname, Benutzername, Passwort, Geschlecht, Geburtsdatum, Mobiltelefon, Notfall-E-Mail-Adresse. Sie erstellen es selbst, es muss eindeutig sein (wenn es bereits einen Benutzer mit diesem Login gibt, warnt Sie das System und fordert Sie auf, einen anderen Namen einzugeben), aus lateinischen Buchstaben bestehen, die Namenslänge beträgt 6 bis 30 Zeichen. Denken Sie daran, dass Sie sich bei der Geschäftskorrespondenz per E-Mail diskretere Login-Daten einfallen lassen sollten.

Als nächstes müssen Sie Ihr E-Mail-Passwort eingeben. Es sollte ausreichend zuverlässig sein, vorzugsweise Großbuchstaben, Symbole und Zahlen enthalten und mindestens 8 Zeichen lang sein. Geben Sie das Passwort erneut ein, um es zu bestätigen.

Das Geschlecht sowie die Mobiltelefonnummer werden nach Ermessen des Benutzers angegeben.

Der Fehler, den die meisten Menschen machen, ist, dass sie die Bedeutung der Einrichtung eines E-Mail-Managementsystems unterschätzen. Eine Möglichkeit besteht darin, sich E-Mail als eine Reihe von Schritten vorzustellen.

1 – E-Mail-Zugriff
2 - Briefstapel
3 – Überprüfung der eingehenden Korrespondenz
4 – Deinstallieren
5 – Ausführung
6 – Lagerung

1. ZUGRIFF AUF E-MAIL

Der erste Schritt besteht darin, einen Zeitplan zu erstellen, zu welcher Zeit Sie täglich Ihre E-Mails abrufen. Normalerweise müssen die meisten Menschen ihre E-Mails viermal am Tag abrufen:

1. Als erstes am Morgen. Die meisten Menschen beginnen ihren Arbeitstag damit, ihre E-Mails zu lesen, um sicherzustellen, dass sie nichts Dringendes verpasst haben.

2. Vor der Mittagspause. Die Mittagszeit ist eine völlig natürliche Pause in Ihrer Geschäftstätigkeit; Um diese Zeit produktiver zu gestalten, können Sie Ihre E-Mails überprüfen.

3. Nachmittag. Dies ist eine weitere natürliche Pause, wenn Sie eine Pause brauchen oder im Begriff sind, zu einem Geschäftstreffen aufzubrechen.

4. Ende des Arbeitstages. Wenn Sie Ihren Posteingang so weit wie möglich leeren, bevor Sie Ihren Schreibtisch verlassen, können Sie am nächsten Morgen sofort mit der Anzeige neuer Nachrichten beginnen. Wenn Sie sicherstellen, dass es keine Notfälle in letzter Minute gibt, die Sie unbeaufsichtigt lassen, wird Ihnen und Ihren Kollegen ein entspannterer Abend garantiert.

Für die meisten Menschen besteht die beste und am wenigsten störende Option darin, ihre E-Mails viermal am Tag abzurufen und jeder E-Mail-„Sitzung“ nicht mehr als 15 Minuten einzuplanen.

2. BUCHSTABEN

Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie die E-Mail-Korrespondenz viermal am Tag bearbeiten. Das bedeutet nicht, dass Sie sofort auf jede Nachricht antworten müssen, die eine Antwort erfordert, oder jede E-Mail, die Sie versenden möchten, innerhalb von 15 Minuten schreiben müssen. Sie müssen die Tatsache akzeptieren, dass Ihr Posteingang nichts anderes als ein Stapel E-Mails ist, die darauf warten, sortiert zu werden.

3. ÜBERPRÜFUNG EINGEGANGENER KORRESPONDENZ

Der nächste Schritt besteht darin, alle Nachrichten zu überprüfen, was nicht bedeutet, dass Sie jede einzelne lesen müssen. Oft können Sie eine Entscheidung über eine E-Mail anhand der Betreffzeile oder der ersten paar Zeilen treffen. Ein wesentlicher Teil unserer Korrespondenz besteht aus Mailings und Newslettern. Wenn Sie ein Branchenanalyst sind, ist es vielleicht der Newsletter
das wichtigste Dokument für Sie und Sie studieren es jeden Tag sorgfältig. Für den Rest von uns ist dies jedoch nicht der Fall und wir können schnell feststellen, ob dieser Newsletter für uns wichtig oder nützlich ist. Nicht alle E-Mails erfordern eine Antwort, beispielsweise solche, bei denen Sie auf CC gesetzt werden oder bei denen Sie in der Betreffzeile lediglich aufgefordert werden, die Informationen zu überprüfen.

4. LÖSCHEN

Wenn Ihr Hauptziel darin besteht, Ihren Posteingang freizugeben, ist das Löschen von Nachrichten eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu erreichen. Sollten Sie nach dem Lesen des Newsletters zu dem Schluss kommen, dass diese Informationen für Sie nutzlos sind, melden Sie sich bitte von diesem Newsletter ab. Sie werden es nicht bereuen und müssen keine Zeit mehr mit der Bearbeitung verschwenden. Löschen Sie alle Nachrichten, die keine weiteren Maßnahmen Ihrerseits erfordern.

Wenn Sie plötzlich alle Nachrichten löschen, die von einer bestimmten Adresse stammen, denken Sie darüber nach, warum das passiert.

5. AUSFÜHRUNG

Ebenso wie bei der Arbeit mit Papierdokumenten ist es ratsam, Briefe nicht noch einmal zu lesen.

Wenn Sie nur ein paar Minuten benötigen, um auf eine Nachricht zu antworten oder sie weiterzuleiten, tun Sie dies sofort. Wenn möglich, sollten Sie sofort auf Nachrichten antworten, die einen Besprechungstermin bestätigen oder festlegen, Informationen zu Ihren Kontakten anfordern oder Fragen oder Wünsche enthalten, es sei denn, dies nimmt natürlich nicht viel Zeit in Anspruch.

Wenn Sie verstehen, dass Sie mehr Informationen, die Beteiligung anderer Personen oder Zeit zum Nachdenken benötigen, können Sie nicht sofort auf eine solche E-Mail antworten. Später müssen Sie einige Maßnahmen ergreifen: Vielleicht entscheiden Sie, ob Sie wirklich auf diesen Brief antworten und etwas dagegen unternehmen sollten. Wenn nicht, können Sie den Brief sofort an die richtige Person senden. Bevor Sie eine Aufgabe delegieren, kann es einige Zeit dauern, bis Sie festgelegt haben, an wen
muss die verantwortliche Person sein. Wenn der Brief eine Aktion Ihrerseits erfordert, speichern Sie nur den wesentlichen Teil der Informationen und löschen Sie den Brief selbst. Halten Sie Ihren Posteingang frei von Nachrichten dieser Art und speichern Sie die benötigten Informationen beispielsweise in einem Projektverfolgungssystem, einem Kalender oder einem Planungssystem, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Arbeit erledigen. Genau das ist Erfüllung – die Zuversicht, dass alles, was getan werden muss, auch getan wird.

6. LAGERUNG

Wenn eine E-Mail nicht gelöscht (oder beantwortet und dann gelöscht) werden kann, muss sie gespeichert werden.

Der Hauptgrund dafür könnte sein, dass Sie in Zukunft auf dieses Dokument zurückgreifen müssen (z. B. Informationen über etwas, eine getroffene Entscheidung, eine Anweisung, einen Fortschrittsbericht usw.). Wenn Sie plötzlich kein Dokument mehr haben, auf das Sie zurückgreifen können, hat das ungünstige Folgen für Sie.

Es gibt nicht den einen richtigen Weg, E-Mail-Nachrichten zu speichern. Sie müssen ein System entwickeln, das für Sie persönlich effektiv ist.

Eine Möglichkeit ist ein System von Unterordnern in Ihrem Posteingang. Sie können Unterordner nach Thema, Kategorie, Kunde oder Projekt sortieren, abhängig von der Art der Nachrichten, die Sie normalerweise erhalten. Viele Leute erstellen einen separaten Ordner namens „Verarbeitete E-Mails“, in dem sie alle überprüften Nachrichten und Nachrichten ablegen, die weitere Maßnahmen erfordern.

Für welches E-Mail-Speichersystem Sie sich auch entscheiden, denken Sie daran, dass der einzige Ort, an dem Sie Ihre E-Mails nicht speichern sollten, Ihr Posteingang ist. Denken Sie auch daran, dass die Arbeit mit E-Mails Sie nicht 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche beschäftigen sollte. Wenn Sie Ihren E-Mail-Posteingang zu einem festgelegten Zeitpunkt organisiert halten, sparen Sie mehrere Stunden pro Woche, verringern den Stress, den Sie aufgrund des Verpassens von Dingen empfinden, und steigern Ihre Effizienz bei der Arbeit an den wirklich wichtigen Dingen. Dies sind einfache Prinzipien, die man sich leicht merken kann.

Das Internet bietet heutzutage so viele interessante Dinge, und wir versuchen, keine Informationen zu verlieren – wir abonnieren verschiedene Mailinglisten, korrespondieren mit Freunden und knüpfen neue Bekanntschaften, nutzen Post in der Geschäftskorrespondenz.

Wie organisieren Sie Ihre E-Mails richtig? Diese Frage beschäftigt viele.

Für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail gelten Regeln. Während seiner Nutzung gab es einige Entwicklungen bei den Regeln für die Arbeit mit E-Mail. Dies ist notwendig geworden, um über die Ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben, eingehende Informationen nicht zu verlieren und schnell darauf reagieren zu können. Ich denke, dass das Wissen darüber, wie man mit E-Mails umgeht, für viele nützlich sein wird.

Wie organisieren Sie Ihre E-Mails richtig?

♦ Überprüfen Sie Ihre E-Mails zur angegebenen Zeit

E-Mails werden in der Regel nicht zur Übermittlung dringender Informationen, sondern für nicht dringende Angelegenheiten verwendet.

Für dringende Informationen gibt es Telefone und im Büro Sie können es auch persönlich liefern. Wenn also nicht vorab vereinbart wurde, dass Sie nun einen wichtigen Brief per Post erhalten, dann überprüfen Sie Ihre Post nicht ständig. Schließen Sie das Programm einfach während Ihrer Hauptarbeit auf Ihrem Computer, damit Sie nicht ständig eingehende Briefe in einem Browser-Tab oder Popup-Fenster sehen. Dadurch werden Sie nicht von wichtigen Dingen abgelenkt.

Und seltsamerweise wird die Post in kürzerer Zeit sortiert, weil wir sie zielgerichtet bearbeiten und uns morgens und abends besondere Zeit nehmen, und vielleicht nur einmal am Tag. Das hängt von den Umständen und der Art der Aktivität ab, die Sie ausüben.

Dies gilt natürlich nicht für diejenigen, deren Aufgabe es ist, auf E-Mails zu antworten, beispielsweise im Kundenservice.

♦ Räumen Sie jeden Abend Ihren Posteingang auf

Der Ordner „Posteingang“ ist ein Ort, an dem alle eingehenden Informationen gesammelt werden, die Sie schnell sortieren müssen.

Um Briefe nach Themen zu sortieren, benötigen wir zusätzlich Erstellen Sie mehrere wichtige Ordner. Zum Beispiel „Antwort“, „Persönlich“, „Arbeit“, „Interessant“, „Wichtig“ und „Persönlichkeiten“.

Erstellen Sie in jedem Ordner Unterordner. Der Ordner „Persönlichkeiten“ kann Korrespondenz mit Personen enthalten, die Ihnen wichtig sind. In diesem Ordner erstellen wir beispielsweise einen Unterordner „Ivanov I.I.“ und wir legen im Postfach eine Regel (Filter) fest, dass alle Briefe von Ivanov I.I. stammen. werden sofort in diesen Ordner verschoben. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie diesen Brief verpassen, denn im Menü wird neben dem Ordnernamen ein Symbol angezeigt, das darauf hinweist, dass sich in diesem Ordner ein ungelesener Brief befindet.

Das machen wir mit allen Briefen, die uns wichtig sind.

♦ E-Mails von Spam befreien

Beim Sortieren von Briefen müssen Sie darauf achten, unerwünschte Nachrichten und solche, die Sie nicht abonniert haben, als Spam zu markieren.

Das E-Mail-Programm verfügt über eine Spam-Filterfunktion. Sie kann sich solche Briefe merken und wenn sie von diesem Autor erneut gesendet wird, landet der Brief direkt im Spam-Ordner.

Wenn Sie diesen Ordner nicht selbst geleert haben, werden nach 30 Tagen alle E-Mails aus dem Spam-Ordner automatisch gelöscht und Sie brauchen sich darüber keine Sorgen zu machen.

Antworten Sie niemals auf unerwünschte E-Mails, da Ihre E-Mail-Adresse möglicherweise von Betrügern verwendet wird.

Wenn Sie die E-Mail-Regeln befolgen, wird Ihr Arbeitstag effizienter – Sie verbringen weniger Zeit mit dem Sortieren, Beantworten und Schreiben von E-Mails. Hier einige konkrete Tipps:

Regeln für die Arbeit mit E-Mail

Legen Sie bestimmte Zeiten für die Arbeit mit E-Mails fest. Wenn Sie mit dieser Arbeit fertig sind, schalten Sie Ihr Postfach aus.
Entdecken Sie die Funktionen und Einstellungen Ihres Postfachs. Dies erleichtert Ihnen die schnelle Navigation bei der Arbeit mit Briefen.
Nutzen Sie Ihren Posteingang als Ort zum Sammeln von Informationen, die sortiert werden müssen. Verwenden Sie gleichzeitig Etiketten zum Markieren von Buchstaben. Dieser Ordner sollte jeden Abend leer sein.
Richten Sie in Ihrem Postfach Filter ein, um wichtige Nachrichten direkt in thematische Ordner zu sortieren
Entfernen (abmelden) Sie regelmäßig diejenigen aus der Mailingliste, die nicht interessant oder relevant sind. Legen Sie dazu einen Zeitplan in Ihrem Kalender fest. Zum Beispiel einmal im Quartal. Je öfter Sie dies tun, desto weniger Zeit wird die Reinigung in Anspruch nehmen.
Sortieren Sie täglich E-Mails in Ihrem Posteingang und antworten Sie so schnell wie möglich auf E-Mails.
Bereiten Sie vorab fertige Vorlagen für die Beantwortung von Briefen vor. Fügen Sie Ihren Antworten eine Vorlage für eine Begrüßung und eine Unterschrift bei. Dies spart erheblich Zeit beim Verfassen von Antworten auf Briefe.
Versuchen Sie, so kurz wie möglich zu schreiben. Bitte fügen Sie Ihrem Schreiben weitere Informationen als separate Datei bei.
Scannen Sie an E-Mails angehängte Dateien immer mit einem Antivirenprogramm.
Befolgen Sie die Regel: „Ein Buchstabe – ein Thema.“ Dies erleichtert dem Empfänger die Arbeit mit Briefen.
Wenn Sie dieselbe Frage von verschiedenen Personen erhalten, ist es sinnvoll, sie öffentlich auf Ihrem Blog oder Ihrer Website zu beantworten und im Brief einen Link zu diesem Artikel anzugeben. Auf diese Weise sparen Sie Zeit beim Verfassen einer Antwort und stellen den Interessenten vollständige Informationen zur Verfügung.
Beachten Sie die Regel: Je weniger Sie schreiben, desto weniger Briefe erhalten Sie.
Speichern Sie ein Archiv gesendeter E-Mails.
Geben Sie das Passwort für das Konto, in dem sich Ihre E-Mails befinden, nicht an Dritte weiter.
Verwenden Sie die Funktion „E-Mail-Eigenschaften“, um weitere Informationen zur E-Mail zu erhalten. Klicken Sie dazu im Brieflesemodus mit der rechten Maustaste.

Es liegt an Ihnen, diese Regeln anzuwenden oder nicht. Aber wenn Sie die Arbeit mit Ihrem Postfach organisieren, müssen Sie bedenken, dass wir die Korrespondenz verwalten sollten, nicht sie. E-Mails sollten unser Leben einfacher und nicht geschäftiger machen.

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E-Mail bleibt eines der wichtigsten Instrumente für die geschäftliche (und andere) Kommunikation im digitalen Zeitalter. Und da die Arbeit damit einen erheblichen Teil des Arbeitstages in Anspruch nehmen kann, ist es sehr wichtig, sie effektiv zu organisieren. Wie kann man das machen? Nutzen Sie die folgenden universellen Tipps, verfeinern Sie sie passend zu Ihren Aufgaben und steigern Sie Ihre Produktivität.

Entdecken Sie die Funktionalität

Die meisten modernen Mailprogramme verfügen über recht flexible und detaillierte Einstellungen, die es Ihnen ermöglichen, über das übliche Senden/Empfangen von Briefen hinauszugehen. Genauer gesagt tragen sie dazu bei, die Nutzung deutlich komfortabler zu gestalten und die Funktionalität deutlich zu erweitern. In den Gmail-Einstellungen können Sie beispielsweise Hotkeys aktivieren, was Ihre Arbeit vereinfacht und Zeit spart. Doch viele nutzen sie nicht, oft aus Unwissenheit. Daher sollte die Optimierung Ihrer Arbeit mit E-Mail damit beginnen, sich mit der Funktionalität des Dienstes vertraut zu machen.

Betriebsart und Frequenz

Erstellen Sie eine individuelle Routine für die Arbeit mit E-Mails und befolgen Sie diese. Es ist besser, dies morgens (und auch vor dem Ende des Arbeitstages) zu tun, aber Sie sollten nicht damit beginnen, E-Mails zu lesen, sondern indem Sie eine vorrangige Aufgabe erledigen oder. Die Zeit zum Lesen und Versenden von E-Mails sollte begrenzt sein und versuchen, diese Grenzen einzuhalten. Schließen Sie nach Abschluss den Client und kehren Sie nicht zu ihm zurück, um nach neuen eingehenden Nachrichten zu suchen. Beschäftigen Sie sich bei der Arbeit mit Post ausschließlich mit dieser und lassen Sie sich nicht von anderen Aufgaben ablenken. Denken Sie auch daran, dass das Surfen in E-Mail-Links den Verarbeitungsprozess leicht in eine Zeitfalle verwandeln kann. Daher wird bei der Arbeit mit E-Mails oft empfohlen, spezielle E-Mail-Clients (z. B. Outlook) zu verwenden.

Verwenden Sie verschiedene E-Mails

Es ist besser, mehrere E-Mail-Konten für unterschiedliche Zwecke zu haben. Verwenden Sie mehrere Adressen für geschäftliche und private Korrespondenz, für die Registrierung auf Websites und das Abonnieren von Mailinglisten mit Materialien, die Sie interessieren. Dies ist aus Sicht der digitalen Sicherheit richtig und wird zum primären Brieffilter, der es Ihnen ermöglicht, sich bei der Arbeit auf die notwendige Korrespondenz zu konzentrieren.

Wichtig ist auch, dass Sie Post von verschiedenen Adressen in einem Dienst verarbeiten können, ohne zwischen verschiedenen Mailern wechseln zu müssen. Gmail bietet beispielsweise die Möglichkeit, eine Weiterleitung von anderen Postfächern aus einzurichten. Beschriften Sie sie entsprechend und bearbeiten Sie sie in der jeweils vorgesehenen Zeit.

Optimieren Sie Ihr E-Mail-Erlebnis

Hier sind die spezifischen Schritte:

Filtern Sie E-Mails, indem Sie verschiedene Ordner erstellen. Teilen Sie Ihren Posteingang basierend auf Ihren Zielen und Vorgaben sowie den erforderlichen Aktionen in Ordner auf. Bearbeiten Sie umgehend E-Mails, deren Beantwortung nicht länger als ein paar Minuten dauert. Erstellen Sie einen speziellen Ordner für Briefe, die später beantwortet werden müssen, und entwickeln Sie einen Zeitplan für die Arbeit damit.
Verwenden Sie Vorlagen. Die Signatur mit Kontaktinformationen kann über die Funktionalität des Postfachs selbst konfiguriert werden. Wenn Sie viele Nachrichten derselben Art versenden, schreiben Sie Vorlagen dafür und kopieren Sie sie in Zukunft einfach. Es gibt auch Programme, mit denen Sie Snippets erstellen und bei der weiteren Arbeit am Computer verwenden können – spezielle Abkürzungen und Abkürzungen, durch deren Eingabe Sie den zuvor zugewiesenen Text erhalten. Sie sparen zudem Zeit und erhöhen den Komfort.
Markieren Sie wichtige E-Mails mit geeigneten Markierungen. Dadurch wird die Navigation vereinfacht und die Arbeit strukturierter.
Wenden Sie die 5-Satz-Regel an. Seien Sie beim Beantworten und Verfassen von Briefen so kurz und klar wie möglich. Versuchen Sie nach Möglichkeit, sich auf fünf Sätze zu beschränken.
Benutze Hotkeys. Kehren wir zu Punkt Nummer 1 zurück. Wenn Sie Tastaturkürzel verwenden, müssen Sie sich nicht durch Maussteuerung ablenken lassen. Denken Sie daran, und aus globaler Sicht sparen Sie erheblich Zeit.
Löschen und archivieren. Die meisten E-Mail-Benutzer hinterlassen es in ihrem Posteingang, nachdem sie eine E-Mail gelesen haben. Für diejenigen, die mit einer großen Menge an eingehender Korrespondenz arbeiten, wird dieser Ansatz jedoch nicht ganz effektiv sein. Besser ist die Regel „1 E-Mail = 1 Aktion“. Das bedeutet, dass Sie nach dem Lesen des Briefes entsprechend darauf reagieren müssen – antworten und archivieren, löschen, in einen geeigneten Ordner verschieben und später antworten usw.
Nutzen Sie die Suche. E-Mail-Dienste verfügen über eine hervorragende integrierte Suche, mit der Sie den Brief, an dem Sie interessiert sind, anhand von Kriterien wie Absender, Betreff, Inhalt, Beschriftung und angehängte Dateien leicht finden können. Dies ist viel einfacher als die manuelle Suche nach der gewünschten E-Mail.
Verwenden Sie keine mobilen Versionen und Benachrichtigungen. Installieren Sie keine Benachrichtigungen und E-Mail-Dienstanwendungen auf Ihrem Smartphone, es sei denn, dies ist erforderlich. Es lohnt sich nicht noch einmal, wenn die Arbeit mit E-Mails für Sie nicht zu den Hauptwerkzeugen gehört, nicht weit verbreitet ist und keine sofortige Reaktion erfordert. Und das Tippen über die Telefontastatur ist weniger komfortabel.

Nutzen Sie Organizer

Halten Sie bei der Bearbeitung von Post Ihren Wochenplaner/Google Kalender/To-Do-Liste oder eine andere ähnliche Software mit Briefen bereit. Auf diese Weise lässt sich die Korrespondenz mit der Aufgabenstellung sowie Informationen zu Besprechungen und Veranstaltungen besser bearbeiten. Dadurch vergessen Sie nichts, erhalten zum richtigen Zeitpunkt eine Benachrichtigung und ersparen sich darüber hinaus das erneute Lesen.

Entwickeln Sie E-Mail-Regeln mit Ihren Kollegen

Vermeiden Sie bei der Korrespondenz unnötigen bürokratischen Aufwand. Wenn Sie eine Frage haben und die Person, an die Sie sich wenden, im nächsten Büro ist, kommen Sie vorbei und klären Sie die Antwort persönlich. Oder anrufen. Im Allgemeinen ist es immer besser, den Umfang der Probleme zu ermitteln, deren Lösung das Versenden einer E-Mail erfordert. In anderen Fällen ist es besser, die Gelegenheit nicht zu missbrauchen, insbesondere bei Kleinigkeiten. Dadurch sparen Sie und Ihre Partner Zeit und Aufwand.