Разъездной характер работы: как правильно оформить трудовой договор. Устанавливаем разъездной характер работы

Вопросы того, что значит разъездной характер работы, как его правильно оформить и какое правовое регулирование установлено для данного способа организации труда, являются актуальными как для многих российских работодателей, так и для их сотрудников. В частности, действующим законодательством предполагается весьма большой спектр отличий разъездного характера работы от командировок. Поэтому ознакомиться с требованиями закона следует каждому сотруднику или его руководителю, если должностные обязанности могут предполагать частые разъезды.

Что значит разъездной характер работы – нормативы ТК РФ и действующего законодательства

Четкого определения того, что значит разъездной характер работы, непосредственно в положениях трудового законодательства не предусмотрено. Однако упоминание и правовое регулирование связанных с подобным режимом трудовой деятельности вопросов все же присутствует в нормативах ТК РФ и других государственных нормативных актах. Сам Трудовой кодекс рассматривает понятие разъездного труда в положениях следующих статей:

• Ст. 57. Нормативы, изложенные в этой статье, затрагивают вопросы фактического содержания трудовых договоров. Они обязывают работодателя указывать наличие особого характера труда, в том числе и разъездного.
• Ст. 166. Положения означенной статьи затрагивают вопросы служебных командировок и предусматривают, что разъездная работа позволяет не причислять служебные поездки к полноценным командировкам.
• Ст. 168.1. Означенная статья регламентирует порядок возмещения расходов трудящихся, которые были связаны с разъездной работой, а именно – компенсацию проезда, проживания и иных затрат, если таковые были необходимыми.

Для устранения правовых коллизий и поиска хотя бы приблизительного юридически значимого определения разъездного характера работы, приходится обращаться к отдельным ведомственным нормативным актам. Например, одним из таких документов является Приказ МЧС №3 от 10.01.2008, где под разъездной деятельностью подразумевается исполнение обязанностей трудящегося с частым проведением служебных поездок по подведомственной территории. В целом, признаками разъездного труда, согласно мнению ведущих кадровых специалистов и юристов могут выступать следующие особенности трудовой деятельности:

Для признания характера работы разъездным бывает достаточно хотя бы одного из вышеозначенных признаков. При этом во множестве ситуаций одна и та же деятельность, в зависимости от взгляда руководителя и кадровых специалистов может как считаться разъездной, так и не относиться к таковой в соответствии с локальными нормативными актами компании.

Как правильно оформить разъездной характер работ

В законодательстве содержится упоминание о том, как правильно оформить разъездной характер работ. В частности, таковая информация имеется в положениях вышеупомянутой ст.57 ТК РФ. То есть – разъездная деятельность должна быть прямо определена непосредственно в трудовом договоре. Более подробно обязанности трудящегося и соответствующее оформление разъездной работы могут быть определены следующим образом:

• Использование локальных нормативных актов. На предприятии могут быть закреплены отдельные нормативные акты, должностные инструкции и прочие документы, регулирующие взаимоотношения сотрудников с разъездными функциями с работодателем. При этом данные нормативы обязательны для соблюдения каждой из сторон взаимоотношений и не должны противоречить действующим условиям трудового законодательства.
• . В рамках коллективного договора может упоминаться разъездной характер работ и различные соответствующие гарантии сотрудникам в связи с ведением означенной деятельности.

Вне зависимости от наличия или отсутствия положений о разъездном характере работ в локальных документах предприятия и коллективном договоре, привлекать к таковой деятельности работодатель вправе лишь тех сотрудников, с которыми данный характер труда прямо оговорен в положениях трудового договора.

Но что же делать, если характер ведения трудовой деятельности изменился в процессе работы, когда ранее разъезды сотрудника не предусматривались, а впоследствии возникла необходимость в частых служебных поездках трудящегося? В таковой ситуации предполагается обязательное изменение трудового договора, каковое соответственно требованиям ТК РФ может проводиться только путем заключения дополнительного соглашения.

Данное соглашение заключается исключительно в добровольном порядке между работодателем и работником, однако если оно связано с изменением должностных инструкций и организации труда, работодатель будет иметь право уволить отказавшегося от изменения трудового договора сотрудника по прошествии двух месяцев с момента изменения общих условий ведения деятельности, предложив при этом ему иные вакантные должности на предприятии и при условии отказа сотрудника от их занятия, либо при их прямом отсутствии.

Отличия разъездного характера работы от командировки

Прежде всего следует помнить, что хоть разъездной характер работы и имеет множество общих черт со , он не является тождественным понятием. Так, к общим особенностям подобного характера труда можно отнести обязанность работодателя обеспечивать работника на время поездок, а также непосредственный отрыв сотрудников от рабочего места, связанный с прямым исполнением ими рабочего процесса. Однако различия между таковыми видами деятельности являются достаточно значимыми. К ним можно отнести следующие особенности:

• При разъездном характере работы работодатель не обязан отдельно уведомлять сотрудника и направлять его в служебную поездку отдельным приказом. Соответственно, работнику нет необходимости оформлять также командировочный лист и проводить иные обязательные для командировки процессуальные процедуры. В случае частых и регулярных служебных поездок разъездной характер работы значительно упростит организационные вопросы, стоящие как перед трудящимися, так и перед их руководством.
• Законодательством предусматриваются определенные ограничения по направлению в командировки отдельных категорий сотрудников. Так, направлять в них беременных женщин и несовершеннолетних запрещено при любых обстоятельствах. А лиц с семейными обязательствами, в том числе воспитывающих ребенка возрастом до трех лет, можно отправлять в командировки только лишь с их предварительного согласия. В случае, если трудовым договором предполагался разъездной характер работы, направление данных категорий сотрудников в служебные поездки никак не запрещается и является обычным течением трудового процесса.
• Порядок оплаты командировок и работы в разъездах также может отличаться. Так, на время командировки работодатель обязан обеспечить выплату сотрудникам суммы, не меньшей, чем средний заработок сотрудника за каждый день командировки, а также за дни выезда, приезда и следования в командировку. При этом необходимо помнить, что в средний заработок включаются не только оклад или тарифная ставка работника, но и все премии и иные платежи стимулирующего и поощрительного характера. В то же время при служебных поездках в рамках разъездного характера работы, обеспечение оплаты труда проводится соответственно стандартным установленным на предприятии методам, без расчета среднего заработка работника.
• Порядок уведомления сотрудника. О необходимости направиться в командировку работодатель обязан уведомлять работников заранее. При разъездной деятельности для направления трудящегося в поездку, достаточно будет любого распоряжения руководителя сотрудника или иных лиц, которым он подчиняется в рамках служебной иерархии в организации.

Наличие у сотрудника разъездных трудовых взаимоотношений не означает, что он не может быть направлен в командировки. Чаще всего разъездной труд устанавливается в отношении частых регулярных поездок в рамках определенной территории, а в командировку работники направляются на более длительный срок или за пределы своей стандартной сферы трудовых обязанностей.

В целом, сравнивая разъездной характер работы и командировки, стоит отметить что каждый из подобных способов организации служебных поездок имеет как свои преимущества, так и недостатки. Например, разъездной труд значительно снижает нагрузку на работодателя и сотрудника, однако также лишает последнего целого ряда социальных гарантий.

Однако дополнительные гарантии могут устанавливаться непосредственно самим работодателем и локальными нормативами предприятия. При этом в некоторых случаях, особенно при перевозке ценных грузов и работе с водителями-дальнобойщиками в целом, работодатели предпочитают оформлять полноценные командировки.

Компенсации за разъездной характер работы

В российском законодательстве предусматривается обязанность не только обеспечивать оплату затрат трудящихся на командировки, но и на все иные служебные поездки, в том числе и в рамках разъездного характера деятельности. При этом порядок выплаты компенсаций, а также ситуации в которых они выплачиваются строго определены в нормативах ТК РФ. Так, при разъездной работе трудящийся имеет право на компенсацию:

Порядок же выплаты компенсации может предусматривать как предварительное предоставление сотруднику необходимых денежных средств с последующим отчетом работника о затратах, так и компенсация по расчетным документам потраченных работником личных средств постфактум.

Дополнительных компенсаций, надбавок и отпусков за разъездной характер работы законодательство не предусматривает.

Вопрос

Если у работника по должностной инструкции работа, связанная с разъездным характером, командировочные расходы у него не увеличиваются?

Ответ

Условия, определяющие разъездной характер работы, подлежат включению в трудовой договор сотрудника (ст. 57 ТК РФ).

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками. Согласно ст. 168.1 ТК РФ, работникам с разъездным характером работы работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду

расходы по найму жилого помещения

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Таким образом, служебные поездки сотрудника с разъездным характером работы не являются командировками, а следовательно, работодатель не должен возмещать за разъезды таких сотрудников командировочные расходы, и увеличения командировочных расходов при этом не происходит. За служебные поездки сотрудников с разъездным характером работы работодатель компенсирует расходы, перечисленные выше (ст. 168.1 ТК РФ) в порядке и размерах, установленных соответствующим коллективным договором, локальным актом или трудовым договором.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как оформить прием сотрудника на работу

Нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или о командировках сотрудника

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

При оформлении трудового договора нужно разграничивать понятия командировка и разъездной (подвижной) характер работы.

Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.

Разъездной характер носят работы, при которых:

у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители)

часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).

К работам с подвижным характером относятся работы, которые:

производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.)

предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).

В этих случаях поездки сотрудников командировками не признаются. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.

В коллективном договоре или в локальном нормативном акте, например приказе, работодатель может предусмотреть конкретный перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки и перемещения. Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п.

Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно в коллективном договоре или в локальном акте нужно определить:

перечень разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ)

размер возмещаемых расходов (ст. 168.1 ТК РФ)

порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).

Размеры и порядок возмещения расходов можно также прописать в трудовых договорах с конкретными сотрудниками.

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.

В отличие от командировок оформлять персональные документы (приказ о командировке, служебное задание, командировочное удостоверение) по каждой поездке (перемещению) сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы не нужно. Кроме того, для сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы организация может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам, перемещениям (например, раз в неделю или в месяц).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Какой документ является основанием для направления сотрудника в служебную поездку при разъездном характере работы

Служебные поездки сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Поэтому командировочные документы (служебное задание, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение) в рассматриваемой ситуации не оформляют.

В локальном нормативном акте (коллективном договоре, соглашении) работодатель должен установить перечень работ, профессий, должностей сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Помимо этого работодатель обязан вести учет времени, отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В связи с чем у работодателя возникает необходимость документального оформления направления сотрудника в служебную поездку.

Единого документа для оформления направления сотрудника в служебную поездку при разъездном характере работ трудовое законодательство не содержит. У отдельных категорий сотрудников (например, водителей) такими документами являются путевые листы. утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. В отношении сотрудников других профессий по аналогии может быть также применен путевой (маршрутный) лист, дневное (путевое) задание и т. п. Конкретный вид (форму) указанного документа с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов следует закрепить в локальном акте организации (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. п. 3 Обязательных реквизитов, утвержденных постановлением Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Как правильно оформить положение о разъездном характере работы в части возмещения расходов по бензину и мобильной связи?

Вопрос

Добрый день! Подскажите, пож-та. Мы в организации хотим установить водителю разъездной характер работы (РХР).Но при разработке положения о РХР столкнулись с вопросом в части возмещения расходов по бензину и мобильной связи. У нас этому водителю выдается карточка с установленным лимитом на бензин и сотовый телефон также с лимитом. На эти карточки с указанием всех лимитов заключается договор о мат.ответственности с водителем. И получится, что возмещаются только расходы на найм жилого помещения и суточные при необходимости на основании авансового отчета. Соответственно как правильнее указать в Положении о РХР: указать именно что заключается договор о мат.ответственности и выдаются карточка и телефон с лимитами или стандартно расходы на бензин возмещаются на основании путевых листов, кассовых чеков и т.д. Заранее спасибо!

Ответ

Работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности только с работниками определенных категорий. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Также отметим, что в соответствии со статьей 244 ТК РФ, а также письмом Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, работодатель не вправе заключать письменные договоры о материальной ответственности, если должность работника или конкретная поручаемая ему работа не предусмотрена указанным Перечнем.

Следовательно, с водителем автомобиля Вы не вправе заключить договор о полной материальной ответственности, если только в трудовые обязанности водителя не входят, например, инкассаторские иди экспедиторские функции. Управление транспортным средством не предусмотрено перечнями должностей или работ, при выполнении которых с работниками могут быть заключены договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности.

Таким образом, можно сказать, что Вы не вправе заключать письменный договор о материальной ответственности с данным сотрудником (т.е. с водителем).

Во всех случаях любое условие трудового договора, ухудшающее положение работника по сравнению с трудовым законодательством, признается недействительным. Следовательно, недействительность такого договора будет очевидна со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Неправомерное заключение договора о полной материальной ответственности признается нарушением законодательства о труде, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

В то же время не стоит забывать, что привлечение сотрудника к полной материальной ответственности возможно и без оформления договора о полной материальной ответственности. Перечень таких случаев приведен в статье 243 Трудового кодекса РФ, исходя из которого следует, что в случае доказанной вины (умышленная форма вины) сотрудника в нанесении ущерба имуществу работодателя, указанный ущерб может быть взыскан с сотрудника в полном объеме, даже если с сотрудником по его должности заключение договора о полной материальной ответственности не предполагается. Следовательно, в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ, водитель автомобиля может быть привлечен к полной материальной ответственности (т.е. с работника можно взыскать ущерб в полном размере независимо от размера его заработной платы).

Что касается вопроса об установлении разъездной работы.

Как правило, под разъездной понимают работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому.

В соответствии с частью 2 ст. 57 ТК РФ, если работа носит особый характер, то определяющие его условия указываются в трудовом договоре в качестве обязательных (например, в договор включается условие о разъездном характере работы, если в должностные обязанности водителя входят постоянные поездки из головной организации в филиалы с целью сопровождения должностных лиц или для передачи документов).

При этом, статьей 168.1 ТК РФ, установлено, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Следовательно, условие о том, что работа отдельных сотрудников связана со служебными поездками (т.е. является разъездной), необходимо закрепить в следующих документах:

в разделе коллективного договора или в локальном нормативном акте (например, в Положении о разъездном характере работы )

в трудовом договоре сотрудника

в должностной инструкции сотрудника

в отчетах о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.

Следовательно, в Положении о разъездном характере Вам необходимо прописать:

Перечень работников, имеющих разъездной характер работ

Порядок документального оформления служебных поездок

Нормы и порядок возмещения расходов работникам по служебным поездкам на предприятии, учитывая требования Трудового законодательства и специфику работы организации.

При этом, отметим, что разработка Положения о разъездном характере работ производится также с учетом требований бухгалтерского учета и налогового законодательства, для целей отнесения затрат по служебным поездкам работников в состав расходов по налогу на прибыль в каждой конкретной ситуации.

Образец оформления Положения о разъездном характере приведен ниже по тексту.

Таким образом, в Положении о разъездном характере Вам не нужно указывать, что с работником заключается договор о материальной ответственности. При этом, в данном положении Вы можете прописать подробно размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Обратите внимание, что согласно ст. 168.1 Трудового Кодекса возмещению подлежат только фактически понесенные расходы. Если работник не несет расходов по проезду (перемещается на служебном транспорте с оплатой расходов за ГСМ работодателем). то ничего по данному основанию работнику возмещать не требуется. Аналогично решается вопрос с возмещением расходов на проживание.

Образец заполнения Положение о разъездном характере работы

Общество с ограниченной ответственностью Альфа

(ООО Меркурий)

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО Альфа

А.В. Львов

ПОЛОЖЕНИЕ

о разъездном характере работы

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Положение о разъездном характере работы (далее - Положение) является локальным нормативным актом Общества с ограниченной ответственностью Альфа (далее - Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. ст. 8, 166, 168.1 Трудового кодекса РФ).

1.2. Настоящее Положение определяет перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых носит разъездной характер, а также регламентирует порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых носит разъездной характер.

1.3. Для целей настоящего Положения под работой, имеющей разъездной характер, понимается работа, связанная с постоянными служебными поездками работника по г. Москве или от одного населенного пункта к другому в пределах обусловленной трудовым договором территории, совершаемыми работником в процессе выполнения трудовых обязанностей.

1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества (как основных, так и совместителей), постоянная работа которых имеет разъездной характер.

1.5. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором и действует до введения нового Положения о разъездном характере работы.

1.6. Внесение изменений в действующее Положение производится с учетом мнения профсоюза приказом Генерального директора.

2. РАБОТНИКИ, ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ

ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР

2.1. Перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определен Приложением N 1 к настоящему Положению.

2.2. Разъездной характер работы может быть установлен работнику как при его приеме на работу на должность (по профессии), указанную в Приложении N 1 к настоящему Положению, так и в процессе работы у Работодателя при переводе работника на должность (профессию), указанную в Приложении N 1.

2.3. Условия, определяющие разъездной характер работы конкретного работника, подлежат обязательному включению в трудовой договор.

2.4. Если при заключении (изменении) трудового договора с работником, занимающим предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению должность (профессию), в трудовой договор не были включены условия о разъездном характере работы, то его содержание должно быть дополнено необходимыми условиями соглашением сторон, заключаемым в письменной форме и являющимся неотъемлемой частью трудового договора.

2.5. Отсутствие в трудовом договоре с работником, занимающим должность (выполняющим работу по профессии), указанную в Приложении N 1 к настоящему Положению, не освобождает работодателя от предоставления работнику гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Положением, при направлении работника в служебную поездку.

2.6. На работу, предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению, не могут быть приняты (переведены) лица, которым разъездной характер работы противопоказан в соответствии с медицинским заключением.

2.7. В случае выявления у работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения указанной работы, работник подлежит отстранению от работы, обусловленной трудовым договором, и переводу на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. При отказе работника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с работником подлежит прекращению в соответствии с п. 8 части первой ст. 77 ТК РФ.

3. СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ РАБОТНИКОВ,

ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР

3.1. Служебными поездками в целях настоящего Положения признаются поездки (или иные перемещения) работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, совершаемые ими по поручению работодателя для выполнения работы, обусловленной трудовым договором. Указанные служебные поездки не являются служебными командировками.

3.2. Основанием для направления работника в служебную поездку является оформленное в письменном виде поручение Работодателя (уполномоченного им лица):

Компенсации сотрудникам с разъездным характером работы

старший консультант ГК «ВнешэкономАудит»

Есть отдельные категории сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Согласно нормам Трудового кодекса, работодатель обязан возмещать им расходы, связанные со служебными поездками. комментируемом письме указано, что суммы компенсаций работникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных коллективным договором или локальными нормативными актами. Такие затраты можно учесть и в целях налогообложения прибыли. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 25.10.13 № 03-04-06/45182)

Разъездной характер работы: правовое регулирование

Трудовой кодекс оперирует таким понятием, как разъездной характер работы, однако не содержит его конкретного определения. Какую же именно работу тогда считать разъездной?

Суды не раз отмечали, что это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки. То есть сотрудник выполняет работу вне офиса. К данному выводу пришел, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.12.04 № А26-8850/03-21. Так, разъездной признается работа водителя или курьера.

Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.09 № 22-2-3644 указали, что, поскольку в действующем законодательстве понятие разъездной характер работы отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно.

Для некоторых отраслей, например для строительства, определение разъездного характера работы закреплено в отраслевых соглашениях.

В Федеральном отраслевом соглашении* дано следующее определение: разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение их на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.

* Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 годы.

Обращаем внимание, что не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками - поездками работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В статье 166 ТК РФ прямо сказано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Таким образом, разъездной характер работы подразумевает выполнение должностных обязанностей вне офиса. Более четкой формулировки законодательство не содержит. Организация самостоятельно (с учетом специфики деятельности) устанавливает перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.

В том случае, если работодатель затрудняется с ответом на вопрос, является ли деятельность сотрудников, занимающих определенные должности, работой, имеющей разъездной характер, специалисты главного финансового ведомства рекомендуют обращаться с запросом в Министерство труда и социальной защиты РФ.

Гарантии и компенсации при разъездах

Для персонала с разъездным характером работы Трудовой кодекс предусматривает ряд дополнительных гарантий и компенсаций.

Так, если работа носит разъездной характер, то на основании трудового договора, локального нормативного акта может выплачиваться надбавка.

При установлении размера такой надбавки необходимо руководствоваться:

Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87)

Перечнем профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков (утв. постановлением Совмина РСФСР от 12.12.78 № 579)

отраслевыми соглашениями.

Если указанные документы не распространяются на работодателя, то он вправе установить надбавку за разъездной характер работы в локальном нормативном акте.

Кроме того, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать таким работникам следующие расходы:

на проезд и проживание во время служебной поездки

суточные

иные расходы, которые связаны с разъездным характером работы.

То есть организации могут компенсировать любые расходы сотрудника, связанные с разъездной работой.

Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, надо прописать в локальном нормативном акте, коллективном или трудовых договорах.

Документальное оформление

Рассмотрим, какие документы требуется оформить работодателю, для того чтобы выплата компенсаций тем лицам, чья работа носит разъездной характер, были признаны обоснованными.

1. Трудовой договор. В соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, разъездной характер работы также нужно закрепить в должностной инструкции работника.

2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.

4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.

НДФЛ: порядок налогообложения компенсации расходов

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В данную категорию необлагаемых выплат попадают и суммы возмещения расходов персоналу с разъездным характером работы.

Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.

Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.

Налог на прибыль: возможность признания в расходах сумм возмещения затрат

На вопрос о возможности признания в расходах, учитываемых для целей налогообложения прибыли, сумм возмещения затрат, связанных со служебными поездками, Минфин России дает положительный ответ. И опять же указывает на то, что в расходах могут быть учтены только компенсации, предусмотренные соглашениями или локальными нормативными актами.

Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Работник в дороге день за днем

Нередко в штате организации есть сотрудники, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной (подвижной) характер. Как правило, фирмы компенсируют таким сотрудникам траты, связанные со служебными поездками. Чтобы учесть эти расходы при расчете налога на прибыль, нужно правильно оформить всю необходимую документацию. О том, как это сделать, а также об особенностях бухучета и налогообложения подобных расходов расскажем в статье.

Популярное по теме

Порядок и размеры возмещения расходов, возникающих, если по стоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной (подвижной) характер, регламентируются Трудовым кодексом.

Работодатель обязан возместить следующие виды расходов (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

по проезду

по найму жилого помещения

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие)

иные, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Компенсация за разъездной характер работы

Помимо норм, регулирующих возмещение разъездных расходов, можно установить надбавку (доплату) к заработной плате за особый, например разъездной, характер работы (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Это может быть фиксированная сумма, или процент к должностному окладу, или величина, зависящая от выработки сотрудника. Надбавку можно установить в положении по оплате труда. в коллективном или трудовом договоре.

Независимо от вида работ (в пути, при разъездном или подвижном характере) расходы, связанные с их осуществлением, в налоговом и бухгалтерском учете отражаются в едином порядке. Характер выполняемых работ влияет на оформление внутренних документов, регламентирующих порядок возмещения расходов. Работодатель или стороны коллективного договора определяют конкретный перечень расходов, а также размеры и порядок их возмещения (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Характер работы определяет перечень возмещаемых затрат

Для определения перечня затрат в связи с работой в пути, разъездным и подвижным характером работы разберемся, в чем же отличия между ними.

Как правило, под разъездной понимают работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому. К сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, относятся курьеры, мастера, работающие по вызову (наладчики), рекламные и торговые агенты. Очевидно, что у этих категорий работников могут быть траты на проезд.

Разъездную работу следует отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором - нет. Заметим, что работа в пути выполняется при движении какого-либо транспортного средства. В пути работают, например, проводники пассажирских поездов, стюардессы, экспедиторы, водители-дальнобойщики. Такого рода работы требуют выплаты суточных и оплаты проживания.

Подвижная работа связана с частой переменой рабочего места (места выполнения трудовой функции), которым является какая-либо территория. К подвижной относится, например, работа строителей, лесозаготовителей, охранников (ЧОП, ведомственной и вневедомственной охраны) и т. п. В этом случае состав расходов может включать полный перечень: на проезд, суточные, на оплату проживания и др.

Чтобы иметь возможность производить такого рода расходы, учитывать их при расчете налога на прибыль, работодатель обязан правильно оформить ряд документов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Оформление документации о разъездном характере работы

Условие о том, что работа отдельных сотрудников связана со служебными поездками, необходимо закрепить в следующих документах:

в разделе коллективного договора или в локальном нормативном акте (например, в отдельном положении)

трудовом договоре

должностных инструкциях

отчетах о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.

Раздел коллективного договора или отдельное положение

о служебных поездках

В первую очередь необходимо определить и зафиксировать перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками. Этот перечень лучше оформить как приложение к основному нормативному документу (так как он может дополняться или сокращаться чаще, чем изменяется положение).

В положении (разделе коллективного договора) устанавливают перечень возмещаемых расходов в зависимости от характера работы и должностных обязанностей работников. Часть 1 статьи 168.1 Трудового кодекса дает возможность расширить этот перечень без ограничений. Однако необходимо, чтобы возмещаемые расходы были экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Также в положении следует определить порядок возмещения затрат работника и установить в случае необходимости их размер.

Обратите внимание, что при определении облагаемой базы по налогу на прибыль размер расходов, возмещаемых сотрудникам, постоянная работа которых связана со служебными поездками, не ограничивается. То есть работодатель или стороны коллективного договора могут установить любой порядок возмещения и размер расходов для этих целей.

В положении (разделе коллективного договора) обязательно должно содержаться описание порядка представления отчетов об осуществлении и подтверждении работником расходов, связанных со служебными поездками.

Пример 1

ООО Аргус оказывает услуги по доставке и сопровождению грузов, поэтому у части сотрудников (курьеров, экспедиторов, менеджеров по работе с клиентами, водителей) организации работа связана с разъездами. Необходимо составить положение о возмещении расходов, связанных со служебными поездками.

РЕШЕНИЕ. Положение и перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками, приведены на с. 51 и 53.

Трудовой договор о разъездном характере работы

Для того чтобы сотрудник имел право на возмещение расходов, связанных со служебными поездками, а также на получение соответствующей надбавки, в трудовом договоре должно быть указано, что его работа носит особый, например разъездной, характер (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Такой же пункт должен содержаться в должностной инструкции. Кроме того, в трудовом договоре делают ссылку на положение или раздел коллективного договора, где описаны порядок, размеры и условия возмещения расходов, связанных со служебными поездками, сказано о назначении надбавки к зарплате.

Образец Положения о разъездном характере работ

Положение

о порядке возмещения расходов, связанных со служебными

поездками работников ООО Аргус, постоянная работа

которых имеет разъездной характер

г. Москва

1. Настоящим Положением регулируется порядок возмещения расходов работникам, чья работа определена как разъездная.

2. Положение распространяется на всех сотрудников ООО Аргус, постоянная работа которых имеет разъездной характер.

4. Перечень работ, профессий и должностей работников, указанных в пункте 2 Положения, приведен в приложении № 1 к Положению.

5. Для исполнения служебных обязанностей сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, по решению руководителя выдается аванс в счет предстоящих расходов на служебные поездки. В приказе указывается сумма аванса, выдаваемая работнику, а также дата, когда работник должен отчитаться за использование аванса.

6. Работодатель оплачивает:

1) суточные за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни, в размере 900 руб. в день - экспедиторам, менеджерам по работе с клиентами и водителям. При служебных поездках в такие населенные пункты, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные не выплачиваются

2) расходы по найму жилого помещения (по фактическим документально подтвержденным затратам, но не более 2500 руб. в сутки) - экспедиторам, менеджерам по работе с клиентами и водителям

3) канцелярские расходы (по фактическим документально подтвержденным затратам) - менеджерам по работе с клиентами.

4) расходы по проезду:

курьерам - ежемесячно приобретается проездной билет на все виды транспорта, проездной выдается работнику на следующий месяц не позднее 30-го числа текущего месяца

экспедиторам, менеджерам по работе с клиентами, чьи поездки связаны с использованием транспорта пригородного сообщения, - приобретается проездной билет на транспорт пригородного сообщения, который выдается на следующий месяц не позднее 30-го числа текущего месяца. Расходы на междугородние поездки возмещаются в сумме фактических затрат на приобретение железнодорожных билетов в купейный вагон, билетов на самолет в салон эконом-класса

водителям - возмещаются расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, установленных приложением № 2 к настоящему Положению.

7. Работники, перечисленные в пункте 2 Положения, один раз в месяц обязаны составлять авансовый отчет по форме № АО-1 Авансовый отчет, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, о расходах на служебные поездки. К отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие расходы. Затраты, произведенные работниками в связи со служебными разъездами, оплачиваются после утверждения отчета руководителем ООО Аргус.

Генеральный директор

ООО Аргус Варфоломеев В.Г. Варфоломеев

Оформлять ли каждый выезд?

Служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной (подвижной) характер или осуществляется в пути, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). А раз так, издавать приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или Т-9а, оформлять командировочное удостоверение по форме № Т-10 и служебное задание организации2 на каждую поездку не нужно.

Приказ нужен. Если сотрудника направляют в многодневную служебную поездку, приказ составляют в произвольной форме, указав в нем количество дней поездки. Если разъезды сотрудника длятся более одного дня, то нелишним будет оформить и служебное задание, указав в нем, куда и с какой целью едет работник. Текст служебного задания может стать частью приказа или его приложением. Оно пригодится для признания в налоговом учете суммы суточных. Составить его можно в произвольной форме.

Приказ не нужен. Если направляемый в служебную поездку работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, например курьер или экспедитор, нет необходимости оформлять каждый его выезд отдельным приказом и служебным заданием. Достаточно описать содержание его работы в должностной инструкции, а порядок отчета о расходах, связанных со служебными поездками, - в положении или разделе коллективного договора.

Образец формы приложения № 1 к Положению о разъездном характере работ

Приложение № 1

Перечень работ, профессий и должностей работников

ООО Аргус, постоянная работа которых

имеет разъездной характер

Командировочные и представительские расходы

Глава 8 Особые условия или характер труда 8.1. Разъездной характер работы

Разъездной характер работы всегда связан с определенными расходами, которые работодатели обязаны компенсировать. При этом возмещение может производиться в форме надбавки к заработной плате либо в форме компенсации расходов.

Рассмотрим эти выплаты в целях налогообложения и порядок их отражения в бухгалтерском учете, а также ответственность работодателя в случае невыплаты.

Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

Расходы по проезду

Расходы по найму жилого помещения

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие)

Иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, ТК РФ гарантирует возмещение (компенсацию) расходов работникам, чья деятельность связана с постоянными разъездами.

В ст. 57 ТК РФ установлено, что при приеме на работу сотрудника, постоянная работа которого носит разъездной характер, работодатель обязан включить данное условие в трудовой договор.

При этом, несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого определяется не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления должностных инструкций нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, в каком виде она оформляется. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а может утверждаться как самостоятельный документ.

Как сказано в Письме УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. N 20-12/061153, работодатель имеет право закрепить порядок и размеры возмещения расходов по проезду работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в приложении к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью, без утверждения соответствующей должностной инструкции, как самостоятельного документа.

В настоящее время трудовым законодательством не раскрыто понятие "разъездной характер работы", тем не менее можно сказать, что это служебные поездки работников на постоянной основе. К таким работникам относятся водители, курьеры, экспедиторы, торговые представители, проводники пассажирских поездов, стюардессы и так далее.

При этом ст. 166 ТК РФ уточняется, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Отсюда следует, что компенсация расходов работников не может быть произведена на основании командировочного удостоверения (Письмо Минфина России от 19 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/250).

В Письме Минфина России от 18 августа 2008 г. N 03-03-05/87 отмечено, что ТК РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации, согласно ст. 129 разд. 6 "Оплата и нормирование труда" ТК РФ, являются элементами оплаты труда.

Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ, согласно которой под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Учитывая изложенное, возмещение работникам расходов, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

И как сказано в Письме Минфина России от 7 мая 2008 г. N 03-03-06/1/302, эти затраты могут быть включены в состав расходов на оплату труда в размере и в соответствии с порядком, установленным трудовым и (или) коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Таким образом, если для суточных, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, налоговым законодательством не установлено каких-либо ограничений, то суточные также включаются в состав расходов на оплату труда в полном объеме, установленном трудовым договором, и нормированию в целях налогообложения прибыли не подлежат.

Аналогичная точка зрения высказана в Письмах УФНС России по г. Москве от 18 декабря 2007 г. N 19-11/120975, Минфина России от 25 октября 2007 г. N 03-03-06/1/735.

Однако для того чтобы учесть эти расходы по налогу на прибыль, налогоплательщик обязан экономически обосновать и документально подтвердить произведенные затраты.

Согласно ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

Документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации

Либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы

И (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа

Дату составления документа

Наименование организации, от имени которой составлен документ

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

Личные подписи указанных лиц.

Таким образом, самостоятельно утвержденные организацией формы первичных учетных документов, типовые формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, содержащие вышеуказанные обязательные реквизиты, могут служить документальным подтверждением расходов, связанных с разъездным характером (Письмо Минфина России от 5 июня 2008 г. N 03-03-06/1/346).

Что касается налогообложения ЕСН, то согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения ЕСН для налогоплательщиков - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой), а также по авторским договорам.

В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, то компенсационные выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются ЕСН. В остальных случаях они подлежат обложению в установленном порядке (Письмо Минфина России от 14 февраля 2008 г. N 03-04-06-02/10).

Аналогичного мнения придерживаются и суды. Так, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 9 апреля 2007 г. по делу N А17-3311-3312/5/2006 суд указал, что надбавки за разъездной характер работы взамен суточных по своей сути направлены на компенсацию расходов работников, поэтому также не подлежат обложению ЕСН. Такие же выводы сделаны судами в Определении Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 14 февраля 2008 г. N 1421/08, Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 17 октября 2007 г. по делу N Ф03-А51/07-2/3349, Постановлении ФАС Уральского округа от 12 февраля 2008 г. по делу N Ф09-4807/07-С2.

Однако Минфин России по данному вопросу высказывает противоположную точку зрения.

Если организация выплачивает работникам надбавки за разъездной характер работы (наем жилого помещения, расходы на проезд), то ни ТК РФ, ни иные нормативные правовые акты Российской Федерации не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты.

Согласно ст. 129 ТК РФ доплаты и надбавки рассматриваются как часть заработной платы работника. Следовательно, они не могут рассматриваться в качестве компенсаций, а включаются состав расходов на оплату труда. Как сказано в Письме УФНС России по г. Москве от 17 октября 2007 г. N 21-11/099218@, надбавки к заработной плате работников за подвижной характер работы не могут рассматриваться в качестве компенсаций. Они повышают размер оплаты труда этой категории работников. Соответственно, действие пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ на такие доплаты не распространяется, и они подлежат налогообложению ЕСН.

В соответствии со ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные гл. 24 "Единый социальный налог" НК РФ.

Следовательно, на такие компенсационные выплаты взносы на обязательное пенсионное страхование не выплачиваются, но при этом они начисляются на надбавки за подвижной и разъездной характер работы в общеустановленном порядке.

Относительно налога на доходы физических лиц (далее - НДФЛ), в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ налогообложению НДФЛ не подлежат все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, связанных в том числе и с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей.

В связи с этим, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц в соответствии с занимаемой должностью носит разъездной характер, то компенсационные выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 27 августа 2007 г. N 03-03-06/3/14).

Если взамен суточных работникам выплачиваются надбавки к заработной плате за подвижной характер работы, то они не могут рассматриваться в качестве компенсаций, так как повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. Соответственно, п. 3 ст. 217 НК РФ на такие доплаты не распространяется, и указанные надбавки подлежат налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Таким образом, на основании Писем Минфина России и УФНС России по г. Москве можно сделать вывод, что сумма компенсационных выплат, направленная на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не облагается ЕСН и НДФЛ. А надбавки за разъездной характер работы подлежат налогообложению ЕСН и НДФЛ в общеустановленном порядке, так как не могут быть по определению расходами работников.

В бухгалтерском учете организации возмещение расходов за разъездной характер работы является расходом по обычным видам деятельности на основании п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99".

В соответствии с Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению" надбавка за разъездной характер работы отражается на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", возмещение (компенсация) расходов работников за разъездной характер работы - на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Начисление надбавки отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и другие.

Начисление выплаты (компенсации) отражается по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и другие.

Выплата возмещения (компенсации) отражается по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса".

;

Характер работы в зависимости от перемещения сотрудников в силу их обязанностей разделяется на следующие виды:

Положение о разъездной работе

Если работа в разъездах имеет место в организации, необходимо составить соответствующий локально-нормативный акт, взяв за основу образец Положения о разъездном характере работы. Этот документ должен содержать:

• Общие положения - цель и задачи документа
• Перечень должностей, чья работа носит разъездной характер
• Гарантии и компенсации
• Порядок и размер возмещения расходов

Кроме оплаты проезда, компенсироваться также может мобильная связь, расходы по найму жилья в случае необходимости, иные расходы, оговоренные в Положении или коллективном договоре.

Образец Положения о разъездном характере работы

Ознакомить с документом нужно всех, чьи должности в нем перечислены. Работающие сотрудники ставят подпись текущей датой, вновь принимаемые - знакомятся в день приема на работу.

Стоит заметить, что в разъездной характер работы 2019 год не привнес ничего нового, так что актуальными остаются принятые локально-нормативные акты последних лет.

Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель возмещал расходы сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер. Подобные компенсации учитываются при расчете налога на прибыль, освобождены от НДФЛ и взносов. А потому ревизоры из ИФНС и фондов всегда особенно внимательны к документам, подтверждающим, что работа действительно разъездная, а возмещаемые расходы связаны с частыми поездками и фактически понесены. Как оформить трудовые отношения с разъездными сотрудниками и выплаты в их пользу, избежав при этом доначислений, читайте в статье.

Разъездной характер — это какой?

В Трудовом кодексе всего три статьи содержат упоминание о разъездном характере работы.

В статье 57 ТК РФ сказано, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) подлежат обязательному включению в трудовой договор.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

Расходы по проезду;

Расходы по найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

Иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, ст. 168.1 ТК РФ предусматривает, что размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, Кодекс устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников с разъездным характером работы, но при этом не расшифровывает, какая же работа может считаться носящей разъездной характер. В частности, не ясно, по каким критериям определять, является ли работа того или иного сотрудника разъездной, имеет ли в этом случае значение профессия этого сотрудника, какими должны быть количество и частота совершаемых служебных поездок?

В конце прошлого года на эти вопросы попытался ответить Роструд в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ . Чиновники привели два признака разъездной работы:

1) работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации;

2) работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер (в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком).

В части документального оформления Роструд указал следующее:

Условие об установлении сотруднику разъездного характера работы должно быть включено в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);

Перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, надо установить в коллективном договоре, соглашениях или локальных нормативных актах (ст. 168.1 ТК РФ).

Вывод в письме такой: если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, то работодатель вправе установить ему разъездной характер работы и возмещать связанные со служебными поездками расходы.

Как видим, чиновники так и не разъяснили, в каком случае можно считать, что работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер. Что здесь имеет значение: количество поездок в месяц, их периодичность или какие-то другие факторы?

По нашему мнению, постоянный характер означает, что работник большую часть своего рабочего времени находится в разъездах.

Требования ревизоров

Ревизоры из ИФНС и фондов с особой тщательностью подходят к проверке документов, которыми компания подтверждает правомерность возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками и поименованных в ст. 168.1 ТК РФ. Об этом свидетельствуют многочисленные официальные разъяснения и богатая судебная практика по данному вопросу.

Причина столь пристального внимания проверяющих проста и состоит в том, что компенсация «разъездным» сотрудникам затрат, связанных со служебными поездками:

Единовременно учитывается при расчете налога на прибыль в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);

Освобождена от НДФЛ как установленная законодательством компенсационная выплата, связанная с исполнением работником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ);

Освобождена от страховых взносов, в том числе взносов на травматизм (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее - Закон № 212-ФЗ), подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее - Закон № 125-ФЗ)).

Рассмотрим подробнее, какие требования к документальному оформлению разъездной работы и возмещения компенсации выдвигают контролирующие органы.

Подтверждение разъездного характера работ

Трудовой кодекс не требует, чтобы работодатель каким-то образом доказывал тот факт, что служебные поездки сотрудника, которому в трудовом договоре установлен разъездной характер работы, и по факту являются постоянными.

В большинстве официальных разъяснений также нет требования о документальном подтверждении постоянного характера служебных поездок.

В одном из своих писем (от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@) ФНС России сообщила, что разъездной характер работы водителя-экспедитора можно подтвердить приказами, путевыми листами, отчетами по рейсам и другими документами. То есть речь идет именно о праве, а не обязанности компании представить эти документы проверяющим.

Понятно, что у ИФНС и фондов не возникнет претензий к выплате подобных надбавок, ведь компания перечислит с этим сумм НДФЛ и взносы. Но с точки зрения трудового законодательства такая замена компенсации надбавкой неправомерна. Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить сотрудникам надбавку за разъездной характер работы. Компания делает это по соглашению с работниками. В то же время обязанность работодателя по возмещению работникам расходов, связанных с постоянными разъездами, установлена в ст. 168.1 ТК РФ. Это означает, что компания не вправе отказаться от возмещения данных затрат даже при условии, что в коллективном и трудовых договорах она установила надбавку за особые условия труда.

Таким образом, невыплата компенсации является нарушением трудового законодательства. За это ревизоры из трудинспекции имеют право оштрафовать руководителя компании (индивидуального предпринимателя) на сумму от 1000 до 5000 руб., а саму организацию на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

08.02.2018, 17:34

Организация реализует станки собственного производства в нескольких регионах. Для установки и наладки оборудования на объекты заказчика выезжают специалисты компании, чья работа носит разъездной характер. Чтобы правильно поставить работу с такими сотрудниками нужно подготовить и утвердить Положение о разъездном характере работы. Образец 2018 года, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровикам сэкономить время.

Разъездная работа – это не командировки

Некоторым сотрудникам, чья работа связана с разъездами, например, водителям, строителям, курьерам, устанавливается разъездной характер работы. Причем условие о разъездах включается в трудовой договор с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

В свою очередь, командировка – это служебная поездка сотрудника, связанная с выполнением служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Командировка в отличие от разъездной работы носит разовый или периодический характер.

Несмотря на то, что работа сотрудника имеет разъездной характер, его можно направить в командировку. Более того, разовая поездка сотрудника, отличающаяся по своим условиям от его обычных разъездов, должна быть оформлена как командировка (письмо Минфина России от 01.06.2005 №03-05-01-04/168, постановление ФАС Московского округа от 05.10.2009 №КА-А41/10098-09).

Например, если водитель компании, который развозит товары по покупателям, находящимся на территории одного региона, направлен руководством в другой регион, то такая поездка признается командировкой.

Организационные моменты – в локальном акте

Принимая сотрудника на разъездную работу, нужно не забыть указать условие о разъездах в заключенном с ним трудовом договоре.

Помимо этого отдельным локальным актом предприятия, например, приказом руководителя организации нужно утвердить перечень должностей, в отношении которых установлен разъездной характер работы.

Чтобы установить условия разъездной работы, в том числе, перечень разъездных работ, расходы, возмещаемые работодателем, порядок подтверждения производственного характера поездок, имеет смысл разработать и утвердить образец Положения о разъездном характере работы (для водителей, например).

• затраты на проезд;
• расходы по аренде жилого помещения (если работник не может возвращаться домой);
• расходы, которые сотрудник несет в связи с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
• другие расходы, понесенные с разрешения или ведома работодателя.

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец Положения о разъездном характере работы 2018, который можно бесплатно скачать на сайте.