Forme unifiée t 3. Durée et lieu de stockage. Pourquoi avez-vous besoin de personnel ?

Le tableau des effectifs est un acte réglementaire obligatoire qui ne contient pas les noms des employés de l'organisation. L'objectif de ce document est de fournir une configuration d'entreprise clairement définie.

À savoir:

Composé.
Nombre d'employés.
Somme espèces, dépensé en paiements.

Le document est local, c'est-à-dire document interne de l'employeur. Le document entre en vigueur après que le chef d'entreprise a signé l'arrêté approuvant le tableau des effectifs (SH). Contrôle fiscal ou inspection du travail a le droit de demander ce document. Son absence constitue une violation de la législation sur la protection du travail.

Toute organisation dès le début de ses activités est tenue d'avoir certaines réglementations. Ensuite, chaque nouvel employé doit se familiariser avec les documents en vigueur de l'entreprise. Cela doit être fait avant de signer le contrat de travail.

Tableau des effectifs(Formulaire T-3) est constitué dans l'entreprise soit dès le début de ses activités, soit dès le début de l'année en cours. Le gestionnaire approuve le document avec l'ordre approprié. Le texte de l'arrêté confirme le fait que le tableau des effectifs est entré en vigueur. Une fois que le document a été signé par une personne autorisée, il est enregistré dans le journal approprié. Ce processus s'accompagne de l'affectation à une commande numéro d'enregistrement. La durée exacte de conservation des commandes et des plannings n'est pas réglementée.

Un arrêté de modification du tableau des effectifs annule le document précédent en vue de l'approbation ultérieure d'un nouveau.

La durée de validité est à la discrétion du gestionnaire : à partir d'un an ou plus. Lors d'une modification de la structure d'une entreprise, il est plus judicieux d'apporter des modifications au SR que d'en approuver un nouveau. L'employeur signe un arrêté de modification du SR, sur la base duquel les ajustements nécessaires sont effectués. S'il est prévu d'augmenter les effectifs ou, à l'inverse, s'il y a eu une réduction massive, vous devez élaborer nouvel uniforme T-3.

Forme et contenu

Le gestionnaire a le droit d'élaborer de manière indépendante un formulaire de document, en tenant compte des activités de l'entreprise et de ses besoins. Les formulaires précédemment acceptés ne sont plus obligatoires depuis janvier 2013. La plupart des employeurs ne savent pas établir un tableau des effectifs et utilisent donc le formulaire unifié n° T-3 comme formulaire. Il est facile à remplir et contient toutes les données nécessaires. Le formulaire T-3 et la procédure pour le remplir ont été approuvés par la résolution n° 1 du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004. Ce document doit contenir les éléments suivants :

liste des divisions structurelles;
code départemental ;
poste, spécialité, classification;
nombre d'unités de personnel ;
salaires officiels;
allocations;
fonds des salaires.

Les responsabilités de remplir ce formulaire sont attribuées aux agents du personnel. Dans certains cas, cette tâche est effectuée par un comptable ou le chef d'entreprise. Basé sur ce qui précède document personnel l'employeur a le droit d'élaborer des modalités de dotation en personnel. Elle est réalisée dans formulaire électronique dans Excel et vous permet d'enregistrer des données sur le remplacement des employés.

Règles de remplissage

DANS obligatoire le document indique le nom complet de l'organisation selon les documents constitutifs. Aussi, outre la date d'établissement du dispositif d'effectifs, sont indiquées la date de son entrée en vigueur et sa durée de validité. Le nombre de postes au jour de l'établissement du document est indiqué dans le coin supérieur droit.

La première colonne indique les divisions structurelles de l'organisation, en commençant par le chef (administration). Plus loin dans une interprétation libre, sans s'écarter des concepts généralement acceptés. Cela concerne organisations commerciales. Pour les agences gouvernementales, la différence dans le remplissage du document est qu'elles sont tenues de suivre les exigences des classificateurs panrusses et autres. documents réglementaires. À l’avenir, cela permettra aux salariés retraités de bénéficier librement des avantages auxquels ils ont droit. Le code départemental facilite la gestion des documents et est établi par chaque organisation indépendamment.

Concernant les postes en RH, le nombre de personnes employées dans la production - ici chaque organisation procède des besoins personnels et de la rentabilité de l'entreprise.

Dans la colonne « taux tarifaire », tous les indicateurs sont indiqués en roubles. Dans le cas où le montant du salaire n'a pas valeur exacte, les limites possibles sont déterminées : de et vers (15 000-20 000).

Récompenses.
Paiements supplémentaires.
Avantages compensatoires.

Le montant de la prime est indiqué en roubles ou en pourcentage.

La colonne suivante résume les indicateurs tarifaires précédents et les multiplie par le nombre d'unités de personnel. Le chiffre obtenu est le fonds salarial (ph) pour le mois.

Le calendrier des effectifs d'un entrepreneur individuel ne diffère pas d'un document similaire pour une SARL ou toute autre organisation. Selon le Code du travail de la Fédération de Russie, lors de la conclusion contrat de travail l'employeur est tenu de familiariser l'employé potentiel avec le « personnel ». Beaucoup entrepreneurs individuels ils ne sont pas pressés d'élaborer ce document réglementaire. Un tel non-respect peut entraîner une amende.

Selon l'art. 5.27 du Code des infractions administratives, le montant d'une amende pour un fonctionnaire varie dans la limite de 1 000 roubles. – 5 000 roubles. Une telle violation coûtera à l'organisation de 30 à 50 000 roubles.

Quand et comment apporter des modifications

Pour des changements mineurs, une modification du calendrier suffit. Avant de dépenser changement massif ShR, l'employeur est tenu d'informer les salariés de l'action à venir deux mois à l'avance. Ainsi, la date de l'arrêté de modification et la date d'entrée en vigueur des modifications sont différentes. La base pour procéder à des ajustements est la nécessité de :

modifier le taux de droit ;
réduire le personnel;
renommer le poste ;
changer la forme de la rémunération.

Étant donné que tout changement affecte les intérêts des salariés, l'employeur apporte automatiquement des modifications aux contrats de travail. Un exemple d'ordre de modification du tableau des effectifs peut être téléchargé ici.

Extrait

Selon l'art. 62 du Code du travail de la Fédération de Russie, un employé de toute organisation, ainsi que les autorités d'inspection, peuvent demander un extrait du document au moyen d'une demande écrite. L'extrait du ShR est établi selon toutes les règles et contient des informations précises. Si la société mère compte plusieurs divisions, alors après avoir établi et approuvé le planning des effectifs, un extrait est généré pour celles-ci. La différence entre le document principal et l'extrait est que ce dernier est marqué du mot « extrait » devant son nom et ne reproduit que la partie nécessaire du document.

Le document principal de l’organisation, qui détermine la liste des professions utilisées et le nombre de travailleurs nécessaires pour exercer les activités commerciales de l’entreprise, est le tableau des effectifs. Il sert de base à la formation du personnel de l’entreprise et détermine ses coûts mensuels de fonctionnement. ressources en main d'œuvre. Un exemple de calendrier des effectifs peut être téléchargé ci-dessous.

Le formulaire de dotation est élaboré par des spécialistes compétents sur la base des besoins en personnel existants et est utilisé dans la planification. Au fur et à mesure du fonctionnement de l'entreprise, les données contenues dans ce document peuvent changer, c'est-à-dire que de nouveaux postes sont introduits et ceux inutilisés sont éliminés. Les salaires sont également ajustés.

Fondamentalement, ce document est valable un an et est révisé au début d'une nouvelle année. La législation du travail n'établit pas le caractère obligatoire de cet acte réglementaire de l'entreprise. L'entreprise a le droit d'utiliser un formulaire développé de manière indépendante ou d'utiliser le tableau des effectifs, le formulaire T 3, approuvé par le Comité national des statistiques. De nombreux programmes spécialisés contiennent exactement cela.

Ce document, après approbation, est approuvé par arrêté du gérant, qui le met en vigueur. À l'avenir, le formulaire sera utilisé service du personnel, qui, lors de la conclusion des contrats de travail, reprend les montants des salaires et ses composantes de ce document.

L'exemple de tableau des effectifs de l'entreprise doit être disponible pour examen par tous les employés.

Exemple de remplissage du tableau des effectifs

Examinons de plus près le calendrier des effectifs et le remplissage des échantillons.

Le formulaire T3 doit contenir le nom de l'entreprise, ainsi que son code d'enregistrement auprès des autorités statistiques (OKPO). Ensuite, son numéro est inscrit, qui lui est attribué en tenant compte de l'ordre de numérotation en vigueur, ainsi que de la date d'immatriculation.

La date d'entrée en vigueur de cette disposition est indiquée ci-dessous.

A droite, un enregistrement est établi concernant l'approbation du tableau des effectifs, c'est-à-dire que le numéro et le numéro de commande de l'activité principale à l'entrée et le nombre total d'employés nécessaires à l'exercice de l'activité sont renseignés.

La partie principale du document est présentée sous forme de tableau.

DANS colonne " Unité structurelle» Le nom du service correspondant de l'entreprise est enregistré selon la structure organisationnelle existante, ainsi que son code de désignation si un système de codification est utilisé. En règle générale, il s'agit soit d'un ensemble de chiffres, soit d'abréviations du nom d'une unité structurelle. Il peut également contenir une désignation de lieu.

DANS colonne "Position" les noms des spécialités, des postes, etc. sont indiqués.

Lors du remplissage du document, il est conseillé de regrouper les métiers au sein de chaque division en blocs. Il est conseillé de noter le titre du poste conformément à l'OKPDTR. Les personnes morales du secteur public doivent impérativement utiliser cet annuaire, et également inclure le grade et la classe du salarié dans cette colonne. Ceci s'applique également aux activités comportant des conditions de travail dangereuses et préjudiciables, car cette information est importante pour le calcul de l'ancienneté préférentielle.

DANS colonne « Nombre d'unités de personnel » vous devez enregistrer le nombre de travailleurs pour chaque profession. Si l'entreprise emploie des travailleurs à temps partiel et qu'un taux à temps partiel leur est prévu, alors cet indicateur peut être enregistré à l'aide décimales, par exemple - 0,5. Si un poste dans une entreprise est vacant, il doit tout de même être signalé et pris en compte. Dans ce cas, un enregistrement de la disponibilité d'un poste vacant est effectué dans la dernière colonne, ou une note de bas de page est incluse au bas du tableau des effectifs.

La colonne « Salaire » indique le salaire mensuel, qui est ensuite indiqué dans les contrats conclus avec les salariés.

Viennent ensuite les colonnes avec des en-têtes vides, réunies par le nom général « Ajouts ». Dans cette section, il est nécessaire de remplir tous les paiements supplémentaires pour nocivité, professionnalisme, intensité, stipulés par le Règlement sur les rémunérations, conditions particulières le travail, ainsi que les primes versées régulièrement, etc.

La colonne « Total » représente le montant total des colonnes 5 à 8, multiplié par le nombre d'employés dans chaque profession.

DANS colonne "Remarque" Si nécessaire, des informations explicatives sont indiquées (sur les postes disponibles, les horaires de travail applicables, les règles de calcul, etc.).

Le tableau se termine par une ligne récapitulative qui résume les indicateurs pour chaque colonne.

Le document est visé par le chef comptable et le responsable du personnel avec une ventilation de leurs fonctions et de leurs données personnelles.

Un exemple et une forme de tableau des effectifs sont donnés ci-dessous.

La procédure de modification du tableau des effectifs

En raison de l’activité économique de l’entreprise, des compléments et des modifications peuvent être apportés au tableau des effectifs sur ordre approprié du gérant.

Si les ajustements du document sont importants, il est alors recommandé d'approuver un nouveau tableau des effectifs avec le numéro suivant et une certaine période de validité. Lorsque des changements affectent le personnel existant (augmentation de salaire, changement de nom de poste, etc.), il est alors nécessaire, après la publication d'un nouveau document, de conclure des accords complémentaires appropriés avec les salariés de l'entreprise.

Le formulaire de dotation a ses propres exigences de remplissage spécifiques. Découvrez s'il est possible de se passer du formulaire unifié T-3 et téléchargez un exemple de remplissage du formulaire et des formulaires de dotation T-3 dans Excel et Word.

Lisez notre article :

Quelles informations contient le formulaire de dotation unifié T-3 ?

Depuis 2013, les formulaires de documents unifiés ont cessé d'être obligatoires, mais de nombreux employeurs continuent de les utiliser. En effet, ils sont familiers, pratiques et entièrement conformes aux exigences légales. Et si nécessaire, l'employeur peut toujours les compléter avec les données nécessaires.

Le formulaire de dotation T-3 est requis pour l'employeur (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie). Le SR est homologué par arrêté du gérant, et sa durée de validité n'est pas limitée. L'horaire cesse d'être valable à partir du moment où un nouveau document est délivré.

"Shtatka" est un mécanisme pratique pour analyser la composition du personnel et des fonds salaires. Cela reflète non seulement les postes occupés, mais aussi les postes vacants. Le formulaire est établi pour l'ensemble de l'organisation (y compris les divisions et succursales distinctes).

Nous examinerons en détail le formulaire de dotation T-3 et un échantillon de son remplissage pour 2018.

Classiquement, le document peut être divisé en 3 parties :

informations de base (détails du document);
partie tabulaire (directement le personnel);
signatures des responsables.

Les bases

Tout d'abord, le formulaire n° T-3 indique le nom de la société, qui doit correspondre exactement aux documents constitutifs. Indication, par exemple, marque déposée- inacceptable. Si l'entreprise a un nom abrégé, il est indiqué entre parenthèses.

Le code OKUD est le numéro du formulaire de document du classificateur général des documents unifiés. Il n’est pas nécessaire de le changer ; c’est le même pour tous les employeurs.

Code OKPO - code d'organisation. On peut le trouver dans lettre d'information des autorités statistiques. Une telle lettre est généralement conservée dans le dossier contenant les documents constitutifs. Si vous ne le trouvez pas, vérifiez auprès du chef comptable.

Détail du « Numéro du document ». Ici, vous pouvez utiliser la numérotation continue, ce qui est pratique pour les entreprises qui changent rarement de « personnel ». Avec cette option, le document initial reçoit le numéro 1, le suivant le numéro 2, et ainsi de suite, quelle que soit l'année.

Application de la numérotation au cours de l'année en cours et dans l'année prochaine tout recommencer à partir du n°1 est une autre option. C'est pratique tout au long de l'année.

La date actuelle est saisie. La durée de validité du document peut être de différentes durées, selon les besoins de l'entreprise (mois, six mois, année).

Le formulaire unifié de dotation T-3 est approuvé. Seuls les détails du document sont inscrits sur son formulaire. Ci-dessous est indiqué nombre total unités de dotation à partir du formulaire tabulaire.

Partie tabulaire du tableau des effectifs

La partie tabulaire du formulaire T-3 se compose de 10 colonnes. Le nombre de lignes dépend directement du nombre de positions. Il est plus pratique de regrouper par divisions structurelles et, au sein des divisions, par hiérarchie. C'est le moyen le plus rapide de trouver la chaîne requise.

Colonne 1. Nom de l'unité structurelle. Il est plus pratique de former la disposition des unités structurelles selon des lignes selon le principe de subordination - des niveaux supérieurs de direction au personnel de travail. Pour certains métiers préférentiels Le nom du département (magasin, etc.) n'a pas peu d'importance. Si le nom est incorrect, l'employé peut perdre certains avantages. Par conséquent, lorsque vous nommez les départements, faites référence aux classificateurs industriels.

Colonne 2. Code. Il est attribué par l'employeur de manière indépendante et reflète la subordination des services au sein de l'entreprise. Si l'unité structurelle 015 contient des éléments subordonnés, ils seront numérotés 015.01, 015.02, etc.

Pourquoi avez-vous besoin de personnel ?

Principalement pour la planification. À la base, les RH structurent l’ensemble de l’entreprise et la hiérarchie en son sein. En le regardant, vous pouvez immédiatement comprendre combien de départements il y a dans l'organisation, quels organes directeurs sont fournis et quelle direction est prioritaire. Ayant le formulaire d'horaire à portée de main, chacun peut facilement se faire une opinion sur l'effectif moyen des salariés, la masse salariale mensuelle et le type d'activité de l'entreprise.

Sur la base de cette loi locale, il est très pratique de constituer un fonds de salaires, de confirmer la validité des dépenses pour le Service fédéral des impôts, ainsi que d'établir des rapports statistiques et des demandes auprès du service de l'emploi et agences de recrutement. D'ailleurs, il est important de se rappeler que si un poste est indiqué dans le tableau des effectifs, il doit alors être pourvu. S'il y a un poste vacant mais qu'il n'y a pas d'employé, le service de l'emploi doit en être informé. Sinon, ils pourraient être punis. Cela découle des normes Loi de la Fédération de Russie du 19 avril 1991 N 1032-1 sur l'emploi.

Dans la pratique, les RH sont nécessaires dans le travail non seulement des responsables du personnel, mais aussi des comptables. C'est l'un des formulaires les plus souvent requis pour contrôles fiscaux. ШР est un document comptable primaire.

Quand le RS est-il élaboré et quelles informations contient-il ?

Il est conseillé d’élaborer et d’approuver le formulaire SR au tout début des activités de l’entreprise. Mais si vous avez oublié d'approuver le planning, cela peut être fait à tout moment de l'existence de l'entreprise. De plus, il peut être approuvé à nouveau au moins tous les mois. Ou apportez les modifications nécessaires à un échantillon déjà existant sur la base d'une commande spéciale.

Formulaire unifié T-3 approuvé Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 N 1. Bien que depuis 2013, cette résolution ait perdu de sa force et que tous les échantillons qui en découlent soient devenus recommandés plutôt qu'obligatoires, le RS est généralement rédigé sur la base de ce formulaire. Toutefois, l’entreprise peut modifier cette forme en fonction de ses besoins. En tout état de cause, la liste des informations obligatoires que ce document doit contenir acte local, est petit :

divisions structurelles;
postes;
des informations sur le nombre d'unités de personnel ;
salaires officiels;
paie mensuelle.

Si l'entreprise décide d'élaborer son propre formulaire d'horaire, celui-ci ne doit pas contredire les exigences de la deuxième partie de l'article 9. Loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ"À propos de la comptabilité". Après tout, comme déjà mentionné, il s’agit d’un document principal. Un formulaire développé indépendamment peut ne pas correspondre du tout à l’échantillon donné ci-dessous.

Cet acte interne à l'organisation est toujours impersonnel. Il n'indique pas les noms et prénoms des personnes occupant certains postes. Par conséquent, lors de l'embauche et du licenciement d'employés, l'échantillon SR ne change en rien. Cependant, il existe un document qui lui est subordonné : les modalités de dotation en personnel. Il est agréé au niveau des unités structurelles et peut comprendre des personnes spécifiques. Il n'existe pas de formulaires ni d'échantillons standardisés pour remplir le dispositif, chaque gestionnaire peut donc l'établir (ou non) à sa discrétion. Nous verrons ci-dessous comment établir correctement un tableau des effectifs (exemple 2019) pour les SARL et autres formes organisationnelles de personnes morales.

Procédure d’acceptation du ShR

Le tableau des effectifs est établi par tout responsable de l'organisation à qui de tels pouvoirs sont délégués (gestionnaire, comptable, spécialiste des ressources humaines). Lors de son élaboration, il faut s'appuyer sur la législation du travail et le règlement intérieur de l'entreprise. Il peut s'agir notamment de :

Charte;
structure de l'entreprise (le cas échéant) ;
politique comptable;
normes professionnelles;
calculs mensuels salaires officiels;
autres documents techniques légaux et réglementaires.

Parfois, avant d'élaborer les RH, un autre acte normatif du personnel est élaboré - la structure de l'organisation : un schéma de toutes les divisions, leurs interrelations et subordinations. Ce formulaire n'est pas non plus obligatoire, mais il est plus facile d'établir un exemple de SR sur cette base.

Le tableau des effectifs ne peut être approuvé que par un arrêté signé par le chef de l'organisation ou une autre personne autorisée. De plus, le droit d'émettre de telles ordonnances doit être initialement garanti dans les documents constitutifs. Un sceau rond n'est pas apposé sur ce document, même si l'organisation l'utilise. Le formulaire ShR doit être signé par celui qui l'a rédigé, et dans la colonne supérieure il faut saisir les détails de la commande concernée et les certifier avec la signature du gestionnaire.

Nuances importantes

Lorsqu’on définit des professions et des postes, on ne peut pas prendre leurs noms, comme on dit, « de nulle part ». Vous devez respecter les noms contenus dans ouvrages de référence sur les qualifications ou des normes professionnelles approuvées. De plus, dans certains cas, cela est obligatoire : dans Article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie il a été déterminé que si des postes, spécialités ou professions sont liés à l'octroi de rémunérations et d'avantages ou à la présence de contre-indications, leurs noms doivent alors coïncider strictement avec les noms et les exigences des documents réglementaires, c'est-à-dire normes professionnelles et ouvrages de référence. Des exigences similaires s'appliquent aux spécialistes qui ont droit à une retraite anticipée. Dans ce cas, il convient également de se guider sur les listes 1 et 2 d'industries, de travaux, de professions et d'indicateurs donnant droit à une prévoyance préférentielle ( Résolution du Cabinet des ministres de l'URSS du 26 janvier 1991 N 10 Et Résolution du Conseil des ministres de l'URSS du 22 août 1956 N 1173). Si ces exigences sont négligées, alors l'employé qui a cahier de travail Si une profession fictive réelle est indiquée, des problèmes peuvent survenir lors de la demande de pension. Et les inscriptions au cahier de travail ne peuvent être effectuées que conformément au tableau des effectifs et à l'ordre de travail. En outre, en cas de non-respect des exigences du Code du travail de la Fédération de Russie, une amende administrative peut être infligée à l'employeur.

Une autre difficulté peut survenir lorsque, dans le formulaire SR, vous devez indiquer non pas une profession ou un poste, mais un type de travail spécifique. Cette question n'est pas réglementée par la loi, mais dans la pratique, les employeurs sont souvent obligés d'indiquer exactement le type de travail afin d'éviter des problèmes lors de la confirmation d'une réduction d'effectifs ou de nombre d'employés. Cela est nécessaire lorsqu'il existe également des postes dans l'organisation. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la Procédure d'utilisation de formes unifiées de documentation comptable primaire, approuvée par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 24 mars 1999 N 20. Ce document indique que la direction de l'organisation peut émettre un ordre ( instruction) et indiquer tous les détails supplémentaires qui doivent être inscrits dans le formulaire T-3. Si l'organisation n'utilise que des types de travail et que le nombre d'employés est faible, le ShR peut ne pas être établi.

Employés indépendants

Une autre difficulté que rencontrent les responsables du personnel lors de l'établissement d'un tableau des effectifs basé sur le formulaire T-3 concerne les salariés indépendants. Ces employés peuvent être considérés comme des personnes qui coopèrent avec l'organisation sur la base de contrats civils. sur eux en force Article 11 du Code du travail de la Fédération de Russie ni la législation du travail ni d'autres actes contenant des normes ne s'appliquent droit du travail. Par conséquent, ils n’ont rien à voir avec ShR, car ils effectuent des tâches ponctuelles. Cependant, dans la pratique, les travailleurs indépendants incluent parfois des travailleurs employés sur la base d'un contrat de travail et effectuant un type de travail spécifique. Si l'employeur n'a pas émis d'ordre et n'a pas inclus ce travail dans le SR, une situation particulière se présente : il n'y a pas de poste, mais il y a un salarié. Il est conseillé d'éviter de telles situations.

Procédure pour apporter des modifications

Les modifications de SR se produisent toujours sur la base d'une commande. Ces modifications peuvent être liées à :

à l’exclusion des postes vacants dus à des changements organisationnels dans le travail de l’entreprise ;
introduire de nouveaux postes si l'expansion de l'entreprise est nécessaire ;
réduction des unités d'effectifs associée à une réduction des effectifs ou du personnel ;
les changements de salaires;
renommer les départements, noms des unités structurelles, etc.

Des modifications peuvent être apportées au formulaire ShR actuel ou simplement approuvées nouveau document basé sur un ancien échantillon. Dans les deux cas, des justificatifs seront exigés, ainsi que les documents y afférents. De plus, les exigences légales doivent être strictement respectées. Par exemple, lors de la réduction du nombre d'employés, il est nécessaire d'émettre un arrêté excluant certains postes du tableau des effectifs, ainsi que d'introduire un nouvel horaire, en respectant les exigences. Article 180 du Code du travail de la Fédération de Russie. Cet article définit l'obligation pour l'employeur de donner un préavis de licenciement au moins deux mois à l'avance. Ainsi, la date d'entrée en vigueur du SR mis à jour avec les postes occupés ne peut intervenir avant deux mois après l'émission de l'arrêté de modification (par exemple, la date d'émission de l'ordre de modification est le 15/02/2019 , et les modifications doivent être mises en vigueur au plus tôt le 16/04/2019 ). Si les changements concernent des postes vacants, ce délai pourrait ne pas être respecté.

De même, lors d'une modification de salaire, vous devez respecter les exigences Article 74 du Code du travail de la Fédération de Russie, selon lequel une modification des termes d'un contrat de travail à l'initiative de l'employeur n'est autorisée que si elle est la conséquence d'un changement dans les conditions de travail organisationnelles ou technologiques. Il est également nécessaire d'en informer tous les salariés dont le salaire doit changer au plus tard deux mois à l'avance.

Exemple de remplissage du tableau des effectifs (formulaire T-3)

Considérons un exemple de tableau d'effectifs pour une organisation de construction avec 10 unités de personnel. L'échantillon est constitué selon le formulaire unifié T-3.

L'exemple de tableau des effectifs est approximatif ; le document peut inclure des divisions, succursales et autres unités structurelles distinctes de l'entreprise.

Pour savoir quelles professions existent et combien d'employés y travaillent reçoivent, vous devez consulter le tableau des effectifs. Ce document est l'un des principaux de l'entreprise ; il fixe non seulement le salaire, mais aussi le nombre d'employés nécessaires à l'activité. En raison de l'importance du document, le tableau des effectifs pour 2019 est établi selon toutes les règles.

Le tableau des effectifs sous forme T-3 est un acte réglementaire local qui établit la structure organisationnelle de l'entreprise.

Ainsi qu'une liste des métiers existant dans l'entreprise, indiquant le nombre de personnes nécessaires à l'activité. En fait, le document est entièrement constitué d'un tableau où les données sont regroupées par département.

Le salaire y est reflété pour un mois calendaire, ventilé selon ses éléments constitutifs. Sur la base de ces indicateurs, les dépenses de l'entreprise pour attirer de la main-d'œuvre sont déterminées, divers plans sont élaborés et des décisions sont prises. décisions majeures dans le domaine de la gestion d'entreprise.

Le tableau des effectifs sert à guider la saisie des données sur les salariés - cet accord doit contenir le nom de la profession du salarié, correspondant au tableau des effectifs strictement approuvé, ainsi qu'un certain montant de salaire.

Sur la base de ce document, un spécialiste du personnel peut également déterminer la disponibilité des postes vacants. Pour ce faire, ils doivent comparer les informations du tableau des effectifs avec le nombre réel travailleurs embauchés. En cas de besoin dans l'entreprise, l'inspecteur du personnel dépose une demande auprès du service de l'emploi.

Attention! La législation n’inscrit pas cet acte local parmi les normes obligatoires que doit respecter toute entreprise. Cependant, si l'entreprise décide de mettre en œuvre les procédures établies par l'État (par exemple, licenciement pour cause de réduction d'effectifs), alors le tableau des effectifs doit exister.

Par ailleurs, d'autres actes locaux de l'entreprise peuvent prévoir sa présence obligatoire dans l'entreprise. Tout d’abord, cela s’applique à eux. Et aussi la nécessité de l'existence d'un tableau des effectifs dans l'entreprise peut être établie par un lien dans contrat de travail avec l'employé à lui.

Dans le même temps, chaque manager doit se rappeler que son entreprise peut être tenue responsable non pas de l'absence de tableau des effectifs, mais de sa mauvaise exécution.

SARL et entrepreneur individuel – qui doit composer le personnel ?

Code du travail de la Fédération de Russie concernant la réglementation conditions obligatoiresétablit la nécessité de conformité de la profession spécifiée dans le contrat et du salaire correspondant avec les données du tableau des effectifs de l'entité commerciale.

De là, nous pouvons conclure qu'une entreprise ou un entrepreneur doit disposer d'un tableau d'effectifs s'il a un contrat de travail.

Ainsi, si un entrepreneur individuel travaille de manière indépendante sans embaucher de salariés, il ne doit pas établir de tableau des effectifs. L'engagement d'artistes interprètes dans le cadre de contrats civils ne nécessitera pas non plus l'exécution de cette loi locale.

LLC et autres formes d'organisation personne morale qui ont au moins un accord avec le directeur de l'entreprise devraient déjà élaborer et utiliser un tableau des effectifs.

La création d'un tableau des effectifs dans les entreprises est principalement confiée aux spécialistes du cabinet du personnel, qui réalisent un certain nombre d'activités pour déterminer les coûts de main-d'œuvre pour chaque profession précisée dans la présente loi. Sur la base des recherches obtenues, le nombre d'employés requis est déterminé pour que l'entreprise puisse exercer ses activités.

Si le nombre d'employés de l'entreprise est insignifiant, cette responsabilité peut être confiée à un comptable, un économiste, un avocat ou au dirigeant lui-même.

Exigences en matière de documents

La loi n'exige pas de règles particulières concernant l'horaire des effectifs, sauf que le poste ou la profession qui y est spécifié doit correspondre aux postes et professions que l'employeur inscrit dans les contrats de travail signés avec chaque salarié.

Il est recommandé de respecter le formulaire de dotation établi par Rosstat (formulaire T-3).
L'acte local doit être approuvé par arrêté du gérant.
Il est permis d'établir un tableau des effectifs sur plusieurs feuilles, mais il n'est pas nécessaire de les lacer et de les sceller d'une signature et d'un sceau. Vous pouvez simplement fixer les feuilles avec un trombone.
Dans certaines situations, les professions reflétées dans le tableau des effectifs doivent nécessairement correspondre à des répertoires de professions et de postes, et en plus du nom, leurs codes doivent également être reflétés dans les documents (Par exemple, la présence de professions présentant des facteurs dangereux et nocifs) .
La présence d'un sceau d'entreprise sur le tableau des effectifs n'est pas obligatoire.
Lors de modifications du tableau des effectifs, si elles sont mineures, vous pouvez simplement émettre un arrêté pour ces ajustements, et laisser les effectifs eux-mêmes tels quels.

Téléchargez le formulaire et l'exemple de remplissage du formulaire T-3 pour 2019

Exemple de remplissage du tableau des effectifs

Pour concevoir le tableau des effectifs, un formulaire spécial T-3. Cependant, son application n'est pas stricte : l'entreprise peut la modifier en fonction de propres besoins, ou développez le vôtre, en utilisant les détails requis. Nous établissons le tableau des effectifs pour 2019 dans le respect de toutes les règles selon les instructions données ci-dessous.

La saisie des informations dans le tableau des effectifs commence par indiquer le nom de l'entreprise et dans un champ spécial à droite - selon son annuaire.

Ensuite, entrez le numéro du tableau d'effectifs actuel. Il doit être attribué en fonction du nombre de documents précédemment utilisés cette année. La date à laquelle ce planning a été établi est inscrite à côté.

Vient ensuite la date à partir de laquelle le document entre en vigueur. Elle peut être similaire à la date de compilation ou survenir plus tard. Cependant, il est inacceptable que la date de début de l'action soit antérieure au jour de l'exécution du document.

À droite de ce champ se trouvent des colonnes dans lesquelles sont enregistrées des informations sur l'ordre qui a approuvé le document (son numéro et sa date), ainsi que le nombre total d'unités de personnel qu'il contient.

Le document lui-même ressemble à un grand tableau.

Compter tableaux "Division structurelle" doit contenir le nom du département, selon le développé structure organisationnelle. Dans le cas où, à côté de la désignation écrite du département, une désignation numérique est également inscrite, elle doit être indiquée dans la colonne suivante.

En règle générale, le code est constitué de chiffres ou des premières lettres du nom du département. Toutefois, si l'entreprise possède plusieurs succursales ou divisions distinctes, le code du département peut également inclure la désignation de la ville, le code de la région, etc.

DANS colonne "Position" Il est nécessaire de noter les noms des postes présents dans l'entreprise. Il est très important d'organiser la structure du document de telle sorte qu'après avoir indiqué le nom du département dans la colonne précédente, les postes qui y sont inclus soient répertoriés dans une colonne.

Il est recommandé d'utiliser le répertoire OKPDTR lors de la spécification des titres de poste. Mais pour les sociétés commerciales, cette règle n’est pas obligatoire. En même temps institutions budgétaires sont tenus de saisir les postes au tableau d'effectifs uniquement à partir de ce répertoire, et d'indiquer en outre le grade ou la classe de l'employé.

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Important! Société commerciale est tenu d'indiquer le rang et la classe des postes classés comme nuisibles ou dangereux. Ce fait est important lors de l'établissement de l'ancienneté préférentielle et du moment de la retraite anticipée.

DANS colonne « Nombre d'unités de personnel » le nombre d'employés qui doivent être embauchés pour ce poste est inscrit. S'il prévoit également l'admission de travailleurs à temps partiel, alors leur numéro est enregistré expression fractionnaire, correspondant au montant de la mise payée - par exemple, 0,5.

DANS colonne "Montant du salaire" le salaire que l'employé recevra pendant qu'il occupera ce poste est enregistré. Il ne faut pas oublier qu'exactement le même salaire est enregistré dans accord de travail avec un employé.

Vous devriez également considérer :

Si l'entreprise ou pour ce poste a adopté un mode de paiement à la pièce, alors cette colonne enregistre le montant des gains obtenus en multipliant le taux tarifaire par le volume de produits créés par mois.
Si un salaire horaire a été saisi pour ce poste, vous pouvez alors enregistrer dans cette colonne le montant du salaire horaire. Après cela, dans la même ligne, mais dans la colonne « Note », vous devez indiquer - « Tarif horaire travail», et faire également référence au document administratif qui a établi cette fonctionnalité.

Ce qui suit sont plusieurs colonnes, réunies par un seul sous-titre « Ajouts ». Ici, vous devez enregistrer des informations sur divers paiements incitatifs, le cas échéant et établis par le Règlement sur les salaires, le Règlement sur les primes ou d'autres actes internes. Le montant de la prime peut être exprimé non seulement sous forme de montant fixe, mais également sous forme de pourcentage, de coefficient, etc.

Le fonds salarial total pour ce poste est inscrit dans la colonne « Total ». Il est calculé en multipliant le salaire par le nombre de postes.

DANS colonne "Remarque" diverses notes explicatives doivent être inscrites. Par exemple, si au moment de l'enregistrement d'un nouveau tableau d'effectifs, il y a un poste vacant pour un poste, ce fait doit alors être reflété dans cette colonne.

Le document est complété en comptant et en indiquant le nombre total d'unités de personnel et le fonds salarial total.

Après cela, le document entièrement complété doit être signé par le chef comptable et le responsable du personnel chargé de son exécution.

La procédure d'approbation du tableau des effectifs

Étape 1. Développer le document

Tout d’abord, il est nécessaire d’identifier tous les besoins en personnel de l’organisation et d’établir un formulaire de dotation proposé à l’examen.

Étape 2. Émettre une commande du gestionnaire

Le tableau des effectifs est mis en vigueur par arrêté, qui est approuvé par le chef d'entreprise. Pas pour lui formulaire obligatoire- un tel ordre peut être établi sur papier à en-tête de l'entreprise sous toute forme. L'essentiel est que l'arrêté approuvant le tableau des effectifs indique la date à partir de laquelle le nouveau document entre en vigueur.

De plus, une telle date peut soit être la même que la date d'adoption de l'ordonnance, soit être sensiblement postérieure. Toutefois, le tableau des effectifs ne peut pas être mis en vigueur de manière rétroactive. Il ne sera pas possible d'indiquer dans l'arrêté une date déjà dépassée au moment de son adoption.

Si l'entreprise accepte que chaque année recommence la numérotation de tous les documents significatifs, alors la numérotation du tableau des effectifs peut se faire selon le même principe. De plus, cela sera plus approprié si les changements dans le tableau des effectifs chaque année sont massifs - cela éliminera un grand nombre de documents à l'avenir.

Attention! Si un nouveau tableau des effectifs est introduit, il est alors conseillé d'y inclure une clause sur l'annulation de l'ancien, qui guidait le service du personnel jusque-là.

Étape 3. Familiariser les employés de l'entreprise avec le document accepté

Tous les salariés embauchés par l'entreprise doivent connaître les réglementations locales en vigueur qui concernent activité de travail. Ce document n'affecte pas directement l'activité de travail et, selon Rostrud, il n'est pas nécessaire d'en familiariser les salariés.

Attention! Si dans le contrat de travail ou convention collective Le salaire des salariés est fixé sur la base du tableau des effectifs approuvé par l'entreprise, il est donc impératif que tous les salariés le connaissent. Pour cela, vous pouvez utiliser .

La procédure de modification du tableau des effectifs

Ce document doit rester à jour à tout moment. Le personnel étant périodiquement sollicité lors des inspections organismes gouvernementaux, il est nécessaire d'y apporter des modifications en temps opportun.

La procédure pour apporter des modifications au tableau des effectifs dépendra directement du nombre de modifications qui doivent être reflétées dans le document :

S'ils grand nombre, il est alors plus facile d'annuler complètement l'ancien tableau des effectifs et de mettre en œuvre un nouveau document qui prend en compte tous les changements nécessaires.
Si le nombre de modifications à apporter au tableau des effectifs est faible, il est préférable que l'employé responsable rédige un ordre pour apporter des modifications au tableau des effectifs.

En règle générale, vous pouvez identifier les situations suivantes dans lesquelles vous devez apporter des modifications à un document :

Création de nouveaux départements ou divisions ;
Organisation de nouveaux postes ;
Changer les titres des postes existants ;
Modifications des salaires ou des taux des employés ;
Fermeture d'un département, d'une division, d'une unité d'état-major.

Si un changement d’effectif entraîne une modification des conditions de travail du salarié (changement de salaire, de poste…), alors il est impératif d’obtenir au préalable son accord écrit. Et après la mise en vigueur du nouveau document, un document est établi avec le salarié accord complémentaire au contrat, qui prend en compte toutes les modifications apportées.

Le nouvel ordre doit être familiarisé avec tous les employés qui seront ensuite impliqués dans l'enregistrement documents nécessaires. Vous pouvez également ajouter à la liste de familiarisation les employés qui seront directement touchés par les changements apportés.

Si l'ordre introduit de nouveaux postes, vous devez alors indiquer leur nom, ainsi que le nombre d'unités de personnel en cours d'organisation. Ce document est adopté immédiatement s'il n'affecte pas les intérêts d'aucun des salariés déjà embauchés.

Attention! Si le nombre d'unités est réduit, vous devez alors inscrire dans le document établi le nom, le nombre d'unités de personnel retirées et la date d'entrée en vigueur de l'arrêté. Il ne faut pas oublier que le processus de réduction est un long processus au cours duquel il est nécessaire d'informer en temps opportun tant les salariés eux-mêmes que les autorités compétentes.

Le délai de préavis peut être de 2 à 3 mois, selon le nombre de personnes licenciées. En outre, la loi détermine les types de salariés qui ne peuvent pas être licenciés.

Fréquence de préparation des documents et périodes de conservation

Typiquement, le tableau des effectifs est établi pour une durée d'un an, et est valable pendant toute cette période. Toutefois, si l'organisation est petite et que les mouvements de personnel y sont très rares, ce document peut être adopté plusieurs années à l'avance.

Après modification du tableau des effectifs, le document précédent cesse d'être valable et perd sa force juridique. Cependant, il doit être conservé dans l'entreprise pendant une période supplémentaire. Par conséquent, comme d'habitude, les contrôles portent sur plusieurs périodes précédentes. Et cela dure généralement jusqu'à 2-3 ans.

Attention! Il existe une règle selon laquelle un tableau des effectifs invalide doit être conservé dans les archives pendant au moins 3 ans supplémentaires à compter de la date d'expiration. La même règle s'applique aux documents utilisés pour apporter des modifications au tableau des effectifs.