Exemple de mémo selon GOST. Comment rédiger un mémo : exemple. Systèmes d’enregistrement et d’acheminement des billets inefficaces

Le SZ est établi par le salarié au nom de son supérieur immédiat ou au nom du chef d'un autre service. Il vous permet en peu de temps :

informer le responsable du problème actuel

faire des propositions pour l’éliminer ou convenir d’un plan d’action avec un autre salarié.

inciter un gestionnaire à prendre une décision ou à émettre un ordre

C'est aussi la preuve que le spécialiste qui a découvert un problème dans le processus de travail n'a pas laissé la situation suivre son cours, mais en a informé sa direction afin qu'elle puisse agir. solution opérationnelle. Autrement dit, il n'est pas resté inactif.

Types de mémos

Examinons les principaux types de lettres de service :

sur la demande d'informations ;

sur les violations commises par un employé dans l'exercice de ses fonctions.

sur les primes des salariés.

De plus, le SZ peut accompagner le transfert d'un ensemble de documents entre divisions, divisions, départements au sein de l'organisation (pour les tiers il est nécessaire de préparer lettres de motivation). Il peut également être envoyé aux salariés avec l’obligation d’expliquer le motif de leur absence du travail.

Le SZ peut contenir toutes les questions liées aux problèmes de travail.

Règles de compilation

La règle principale à suivre lors de sa compilation est la brièveté. Le document doit clairement énoncer l'essence du problème, ainsi que les moyens de le résoudre. En règle générale, le texte du SZ ne doit pas dépasser 6 à 7 lignes. Le SZ n'a pas de forme unifiée. Pour le compiler, utilisez une forme gratuite d'un exemple de mémo

Malgré cela, lors de la rédaction, vous devez prendre en compte les exigences de GOST R 6.30-2003. La rédaction d'un mémo conformément à GOST, dont un exemple est présenté ci-dessus, nécessite les détails suivants :

le document doit contenir un « en-tête ». Il indique à qui il est adressé (fonction et nom complet du salarié au datif) ;

saisir la date de préparation et le numéro du document ;

le titre du texte indique le sujet du SZ ;

une description de la situation actuelle en raison de laquelle la note est rédigée : « Je porte à votre connaissance… », puis le texte de la note doit contenir une demande précise ;

Vous trouverez ci-dessous le poste et le nom complet du compilateur, signature avec transcription.

Le document établi doit être enregistré auprès du secrétaire de l'entreprise comme correspondance entrante. Après cela, vous pouvez être sûr que le directeur recevra le SZ et en prendra personnellement connaissance.

SZ sous forme électronique

Il convient de noter que de nombreuses entreprises ont adopté la gestion électronique des documents. Par conséquent, le SZ peut être délivré en formulaire électronique. Dans ce cas, il est envoyé à la messagerie professionnelle de l’entreprise. Le secrétaire est responsable du tri ultérieur et de l'acheminement des lettres aux destinataires.

Cette méthode de transfert de SZ permet d'économiser du papier et du temps pour les employés. Dans ce cas, le document est rédigé de la même manière que sur papier. Il est conseillé qu'il porte la signature électronique de l'expéditeur. Pour vous assurer que le document envoyé a bien été lu par le gestionnaire, vous devez demander un « accusé de lecture » lors de l'envoi. envoi postal" en cochant la case sur le formulaire de soumission.

Exemple de document

Souvent, lors de la résolution de problèmes professionnels, il est nécessaire de transférer informations importantes au gérant. Parfois, les circonstances exigent qu'une explication des circonstances et une mise en garde contre les erreurs soient présentées précisément dans par écrit.

Dans ce cas, il faut non seulement présenter correctement les faits, mais aussi rédiger correctement le document. L'élaboration de SZ pose souvent des difficultés, notamment en l'absence d'expérience. Mais ce n'est pas difficile à faire si vous avez un exemple de mémo sous les yeux. C'est pourquoi nous avons préparé des échantillons, après examen desquels vous pourrez rédiger correctement le document. Examinons les cas les plus courants nécessitant l'établissement d'un SZ.

SZ sur les bonus est la base pour émettre un ordre de récompense d'un employé. Ce document est rédigé par le supérieur immédiat du salarié et adressé au directeur de l’organisme. Il indique les mérites du travailleur, la demande d'incitations, les données de l'employé et du compilateur. Après avoir examiné le SZ et pris une décision positive, le directeur rend un arrêté sur les primes. Comment écrire note exemple pour le réalisateur :

Si, pendant le travail, des circonstances surviennent en raison desquelles l'employé ne peut pas remplir pleinement sa fonction, il est utilisé explicatif. Il en indique les raisons. Comment rédiger un exemple de mémo :

SZ est utilisé si un employé doit contacter le responsable avec une demande d'attribution espèces pour les besoins du travail. Dans ce cas, le document expose les faits relatifs aux besoins de production pour l'achat de matériaux. Comment rédiger correctement un exemple de mémo :

Durée de conservation

Selon la Liste des documents d'archives de gestion standards générés au cours de l'activité agences gouvernementales, les organismes et organisations gouvernementaux locaux, indiquant les périodes de conservation, approuvés par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 n° 558, SZ doit être conservé dans les archives de l'entreprise pendant au moins cinq ans. Si nécessaire, le directeur de l'organisation a le droit de prolonger la période de stockage. La durée de conservation des SZ délivrés sous forme électronique peut être déterminée par les statuts de l’entreprise.

Qu'est-ce qu'un mémo et quand est-il rédigé ? Dans le cas où un salarié ne remplit pas ses fonctions ou le fait très bien, une note est établie (comme dans le cas des transactions, une formalisation, qui est en fait une mesure facultative). Il indique principalement le poste et le nom complet du salarié, ainsi que le type de sanction ou de récompense, après quoi l'entrée correspondante apparaît dans les caractéristiques du salarié, dont un échantillon peut être consulté sur.

Mais il existe bien d’autres cas. Par exemple, pour l'achat de matériel, une imprimante de biens matériels, de papeterie et autres consommables, pour modifier l'horaire de travail, pour le licenciement du ministère de l'Intérieur ou pour un chauffeur de à volonté, sur l'introduction d'un nouveau poste, sur une prime, sur l'absence du travail, sur l'annulation de fonds pour l'achat d'équipement ou pour la réparation de locaux, sur le transfert à un autre poste, sur l'émission d'argent pour le reporting, sur la formation , sur demande d'exécution d'un ordre, sur amende d'un salarié, non-accomplissement de ses fonctions (dans ce dernier cas, enregistrement d'ouverture de procédure d'exécution, si le tribunal a rendu un verdict correspondant).

Comment rédiger un mémo correct - formulaire

Si vous suivez l'exemple et le modèle d'écriture, l'en-tête indique à qui exactement il s'adresse. Viennent ensuite les noms (en dans ce cas deux mots - "Mémo"). La date et le numéro de compilation sont les deux champs obligatoires suivants. Le titre du texte indique le sujet d'un tel rapport (il peut même s'agir d'un des sujets importants) installations de production spécifié dans le formulaire T-3 du modèle 2018). Le texte décrit la situation et en tire les conclusions. A la fin il y a une signature, ainsi que la position du compilateur.

Note de service : exemple de manquement à l'exercice de ses fonctions officielles

Si vous souhaitez savoir comment rédiger correctement un tel acte, suivez l'algorithme décrit ci-dessus. Cependant, en cas de manquement aux obligations officielles, ce document est rédigé selon plusieurs caractéristiques. Ainsi, en cas de violations dans le travail de l'employé, l'entrée « À propos du manquement à l'exercice de ses fonctions officielles » est placée dans le titre. Ensuite, la situation et la proposition de sanction (réprimande, amende, licenciement) sont décrites de la manière la plus détaillée possible.

Tout employé a le droit de contester une sanction liée à ses fonctions officielles. Cependant, afin de prouver que les accusations sont infondées, il est important d'approcher avec compétence ce problème. Vous pouvez obtenir toutes les informations nécessaires auprès d’un avocat de votre ville. Détails

Mémo pour un exemple de voyage d'affaires 2018

Pour de nombreuses situations de travail, le gestionnaire doit faire préparer des formulaires. En les utilisant, la conception et la composition du texte seront plus faciles. Si nous parlons d'un voyage d'affaires pour lequel un paiement supplémentaire est attendu et une augmentation de salaire pour le mois en cours, le plus important dans une telle lettre est d'indiquer le nombre exact de jours pendant lesquels vous êtes resté à l'endroit spécifié. Si vous voyagiez vers propre voiture, alors l'acte doit être rédigé selon un modèle différent avec une mention obligatoire de ce fait.

La direction sous cette forme confie la tâche en fonction de la situation. Les actes spécifiques doivent être rédigés selon les règles, suivis de leur exécution. C’est exactement le genre de système qui devrait fonctionner dans chaque unité locale.

Article 162 s avec les dernières modifications de 2018

Exemple de mémorandum sur les primes des employés

Dans un tel document, adressé au patron, sont inscrits les mots « Je porte à votre connaissance » (les réalisations et les mérites du salarié sont mentionnés). Il parle d'encourager les employés.

Par exemple, le directeur d'une publication doit enregistrer une récompense monétaire disciplinaire si les employés ont une correspondance réussie avec les clients.

À propos des augmentations de salaire

Si vous pensez avoir progressé dans l'exercice de vos responsabilités et méritez une augmentation de salaire pour cela, rédigez une note de cette manière. Il est écrit au manager, il précise pourquoi exactement le patron devrait prendre une telle démarche à votre égard.

À propos d'aller travailler un jour de congé

S'il est nécessaire qu'un certain employé sorte un jour de congé, ce besoin est décrit de manière très précise dans l'appel. Et puis, à la demande du patron, une réponse sur accord ou désaccord s'ensuit, car pour cette journée le directeur devra allouer des fonds pour indemniser le salarié.

Promotion salaire dans ce cas, l'obligation du directeur.

Mémo de remboursement de frais, allocation de fonds pour un voyage d'affaires

Comme un voyage d’affaires implique souvent des dépenses, celles-ci doivent toutes être remboursées. Par conséquent, l'employé qui s'y est rendu doit rédiger un acte avec description précise toutes les dépenses qu'il a engagées. Ceci est particulièrement important si vous y êtes allé avec une voiture personnelle. Il doit être rempli dans le strict respect de la loi.

Paiement supplémentaire pour augmenter le volume de travail

Si vous faites plus de travail que ce que votre poste exige, il doit également y avoir une récompense pour cela. Un rapport est établi selon l'algorithme ci-dessus, qui indique exactement ce que vous faites, après quoi une demande de paiement complémentaire est rédigée.

Afin de préparer correctement ces documents, conformément aux exigences et aux règles du Code du travail de la Fédération de Russie ( Code du travail), vous devez le télécharger. Tous les documents de base dans tous les cas sont inscrits dans le journal d'enregistrement. Comme vous l'avez compris, ils doivent être rédigés selon GOST et il en existe plusieurs types.

Le chef supérieur d'une unité ou d'un service examine les rapports et rédige des arrêtés et des règlements. Une raison importante pour la prise de décision sont explicatifs. Si ne serait-ce qu'un seul document commercial est rédigé dans un format inapproprié, c'est une raison pour laquelle l'émission est reportée.

Ceci est prévu pour garantir qu'il y a de la discipline dans chaque service structurel interne, afin que tout soit exécuté strictement correctement selon les instructions. Ce fait est un gros plus pour l’entreprise.

Similaire

Comment demander une carte de crédit en ligne en utilisant votre passeport Les technologies Internet sont progressivement entrées dans nos vies et l'ont rendu vraiment plus facile. Un exemple de ceci serait la procédure d'émission des cartes de crédit...

Dans la législation de la Fédération de Russie, il existe deux types de contrats : à durée déterminée et illimitée. Chacun d'eux a même principe remplissage. La seule chose différente...

Le déroulement de toute procédure judiciaire est nécessairement reflété dans un document spécial appelé protocole. Dans cet acte sous forme décrite...

Licenciement sans signification - demande de licenciement sans signification Lorsque vous décidez de changer d'emploi, vous devez vous conformer aux exigences légales. Et peu importe la raison. Peut-être qu'elle était très tendue...

Ce document doit être établi si un salarié (quel que soit le poste qu'il occupe dans une entreprise donnée) estime nécessaire de porter quelque chose d'important à l'attention du chef d'entreprise et comprend que le problème ne peut être résolu sans son intervention personnelle.

Attention! Un mémo est souvent confondu avec un rapport.

Ces deux catégories de demandes écrites au sein de l'entreprise sont vraiment similaires sur le point le plus important : elles sont orientées vers l'information et impliquent certaines actions de la part de la personne à qui elles s'adressent.

Ils concernent soit un spécialiste particulier, soit les activités d'un service spécifique. Néanmoins, le mémo est coloré de manière plus hiérarchique: il est toujours écrit « de bas en haut », c'est-à-dire d'un spécialiste de rang inférieur à un poste supérieur.

Une lettre officielle peut être adressée à un représentant du même rang que l'auteur, ainsi qu'à une personne de rang inférieur. Par ailleurs, il s'adresse également aux représentants des organisations partenaires. En fait, un mémorandum est un sous-type d'un mémorandum officiel, tout comme un mémorandum explicatif.

Concernant la différence entre un mémo et un rapport, voir le commentaire du spécialiste.

Un manager doit-il rédiger un document ?

Il le doit, mais dans les cas où il souhaite transmettre quelque chose à l'attention d'un spécialiste ou d'un chef de service et attend des actions concrètes en réponse.

De quelles sections se compose le mémo ?

Comme déjà indiqué, spécialement échantillon établi il n'existe pas de tel papier. Cependant, il existe des règles pour écrire, selon les règles communication d'entreprise, ainsi que le règlement intérieur d'une entreprise particulière.

Des exemples d'une telle note sont généralement disponibles dans documents locaux entreprises - en sous forme papier ou sont fournis à l'employé avec un e-mail interne à l'entreprise. Dans ce dernier cas (s'il est habituel pour votre entreprise d'adresser les demandes par voie électronique), vous devez utiliser la fonction de confirmation de lecture.

Oui, pareil le document contient toujours:

nom complet de l'entreprise et unité structurelle(d'où il est écrit) ;
numéro d'enregistrement;
indication du destinataire (vous devez mentionner le grade, le nom et les initiales, ou le prénom complet et le patronyme) ;
le nom du papier et son objectif (par exemple, un mémo pour les réparations) ;
texte – la partie information (concise et précise) et les actions attendues du destinataire ;
date;
signature avec transcription.

Vous devez écrire de manière concise et précise, en rappelant que le temps de service est limité pour chaque employé et qu'il coûte cher.

Important! Les erreurs de langage écrit ne sont pas autorisées. Vous devez également éviter les phrases maladroites, trop confuses et lourdes qui peuvent être interprétées dans des sens multiples et déformer le sens de ce que vous souhaitez transmettre.

Le principe de l'écriture est toujours le même : que s'est-il passé - que voulez-vous - pourquoi pensez-vous que celui à qui vous vous adressez devrait faire cela. Écrire une note sur papier à en-tête avec le logo de l’entreprise ajoutera du poids supplémentaire.

Il est également bon d'indiquer les conséquences commerciales de la situation actuelle et comment l'intervention du destinataire la corrigera. Par exemple, quelqu'un enfreint le règlement intérieur et provoque la discorde au sein de l'équipe, ce qui entraîne une désunion dans le département, une perturbation esprit d'équipe nécessaire pour augmenter les ventes.

Il est préférable de rester professionnel, style neutre lors de la prise de contact. Par conséquent, vous ne pouvez pas utiliser d'expressions obscènes, d'argot, de critiques chargées d'émotion, en particulier celles qui sont abusives, offensantes ou contraires à l'éthique.

Si vous souhaitez du destinataire non pas une, mais plusieurs actions, elles doivent être indiquées dans une liste numérotée, chacune avec nouvelle ligne, séparés par des points-virgules.

Instructions pas à pas : comment composer correctement ?

Comment rédiger correctement une note au réalisateur en utilisant l'échantillon ? Dans le coin supérieur droit, "l'en-tête" du document est rédigé - à qui et à quel service le papier est transféré, assurez-vous d'indiquer le poste et les détails du passeport. Ci-dessous, au centre, se trouve le mémo et son objectif (par exemple, pour des réparations, ou pour une radiation, pour une promotion ou des primes pour un employé), ainsi que le numéro d'enregistrement.

Ci-dessous se trouve le texte - l'essentiel de la question, d'abord la partie informative, puis ce que vous souhaitez (par exemple, je vous demande d'émettre un ordre d'inspection par rapport à tel ou tel incident), ou je vous demande de remplacer le suivre les équipements dans tel ou tel service (en informant au préalable pourquoi cela doit être fait) à faire et dans quel état se trouve le matériel existant).

Donnons un spécifique un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un tel document.

Directeur général de Lotos-V LLC

Sergueïev Sergueï Sergueïevitch

du directeur commercial principal Ivanova I.I.

NOTE DE SERVICE N° 21

(pour les réparations et le remplacement du matériel)

Je tiens à vous informer que dans le service commercial de Lotos-M LLC matériel informatique inadapté à travaux supplémentaires et doit être remplacé et réparé. Ainsi, à l'heure actuelle, sur 8 ordinateurs (à raison d'un pour deux salariés), 5 sont totalement inopérants, 2 autres ont été reconnus par l'administrateur système comme sujets à réparation. Pour cette raison, l’interaction avec les clients ralentit. Les employés sont obligés d'utiliser leurs propres ordinateurs portables et tablettes personnels. L’imprimante est également considérée comme irréparable car elle est très ancienne.

Je vous demande:

acheter 5 nouveaux ordinateurs ;
commander la réparation de 2 ordinateurs ;
remplacer l'imprimante dans le département.

Sincèrement

directrice principale des ventes, Ivanova Irina Ivanovna (signature).

Il est donc clair que si un employé veut quelque chose d'un autre employé, notamment d'un patron, cela doit être préparé par écrit et selon le modèle établi dans une entreprise particulière, dans le respect de l’éthique des affaires.

Seulement cela garantit que votre appel ne restera pas sans réponse et recevra une réponse complète, et c'est seulement ainsi que votre appel sera considéré comme rationnel et non comme une demande privée que la direction (haute ou générale) peut ignorer.

Un mémo, étant l'une des principales formes de communication et de communication officielles, joue rôle important dans le travail de toute organisation. Il est nécessaire de comprendre plus en détail les enjeux de ce qu'est ce document, à quoi devrait ressembler un exemple de mémo et comment le rédiger correctement (à l'aide d'un exemple spécifique).

À quelles fins ce type de document est-il nécessaire ?

Un mémo est un type de mémorandum. Il s'agit d'un document de type information et référence nécessaire à l'échange d'informations et à l'interaction au sein de l'organisation entre les départements et les unités structurelles d'un même niveau de gestion (au niveau horizontal). Autrement dit, si vous contactez un responsable ou un spécialiste d'un autre département, une note sera rédigée et si l'appel s'adresse à un responsable de niveau supérieur, une note sera utilisée. La seule différence entre eux est la suivante.

Le document est rédigé sous forme écrite ou électronique dans le cas où une déclaration orale ne suffit pas à résoudre une question ou un problème, lorsque le recours doit être documenté.
Pour les spécialistes et le personnel, des notes écrites en temps opportun peuvent être bénéfiques dans le sens où elles prouveront les efforts d'un spécialiste particulier pour résoudre un problème particulier.

Une note interne est utilisée uniquement à des fins de communication au sein d'une organisation commerciale et est nécessaire si la solution à un problème spécifique dépend d'un employé (chef) d'un autre service.

Par exemple, les documents suivants sont préparés pour :

avis ou annonces de toute nouvelle ;
comme note de couverture pour le message principal ;
demande d'informations;
donner des instructions différents types, et plus encore.

Le texte présente diverses informations, demandes, candidatures et propositions sous une forme suffisamment concise et compréhensible.

Traditionnellement, les documents sont rédigés sous forme écrite sur papier A4, cependant, avec le développement de la gestion électronique des documents dans les entreprises, les notes officielles sont de plus en plus remplies électroniquement sur ordinateur. Cela présente des avantages, par exemple la possibilité d'examiner une question particulière rapidement et sans délai.

Attention! Le document peut être rédigé en forme libre, puisque les lois russes ne prévoient aucune exigence obligatoire pour sa préparation ou son exécution.

Certaines spécificités peuvent être inscrites dans les règles de gestion de bureau d'une organisation particulière, mais dans tous les cas, ces documents sont rédigés selon à peu près le même type.

Règles pour rédiger un mémo

Les règles « non écrites » pour la rédaction d'un document de ce type recommandent de respecter le plan suivant.

En haut de la feuille, dans « l'en-tête » du document, vous devez indiquer au datif le destinataire à qui la note a été envoyée : fonction ; nom de l'organisation; Nom et prénom
En bas, au milieu, est inscrit le nom « Official Memo », indiquant son numéro et sa date de compilation.
Ensuite, le texte lui-même est écrit, un message d'information. Le texte peut également commencer par un titre sur le sujet de la note. Le compilateur décrit la situation de manière assez succincte, à la fin il donne une demande et les actions à effectuer.
Vous trouverez ci-dessous la position du compilateur, le nom complet, la signature avec transcription.

Le document est signé par le salarié qui l'a rédigé ; si le chef de service doit signer la note, alors la signature de l'employé sera dans le coin inférieur gauche (à la place de l'exécuteur).

Dans certaines situations, avec la participation des intéressés, leurs visas sont indiqués dans la note : nom, prénom et initiales patronymiques, date et signature avec relevé de notes.

Si nous parlons d'un mémo sous forme électronique, il est rédigé presque de la même manière. La seule différence est que dans les documents électroniques, il n'est pas nécessaire de remplir « l'en-tête », c'est-à-dire d'indiquer le destinataire. Avec la gestion électronique des documents, toute l'organisation est connectée en un seul réseau, et il suffit simplement de sélectionner la personne souhaitée dans la ligne « Objet ». Également une signature : il n'est pas nécessaire de la mettre, car dans le système de flux documentaire, la signature est initialement attribuée à une personne précise.

Pour les documents électroniques, il est utile de créer un dossier spécifique sur votre disque dur dans lequel toutes les notes seront placées sous leur numéro de série.

Exemple de préparation de document

Pour montrer sous forme visuelle comment rédiger correctement des mémos, nous donnons l'exemple suivant.

Au directeur de l'OJSC "Drevo"
Filippova I.G.
chef du département de production
produits à base de fruits et légumes
Tretiakov S.B.

Note de service
22.07.2016 №33

Travailleurs de Zholin S.L. et Kotorsky E.R. pendant 2 (deux) mois remplissent consciencieusement leurs responsabilités professionnelles et trop remplir norme de travail. Sur cette base, je vous demande d’accorder des primes aux employés de S.L. Zholin. et Kotorsky E.R. avec un prix en espèces. Ci-joint informations détaillées sur la quantité de travail effectué par ces employés.

Chef du département de production
produits à base de fruits et légumes
Tretiakov S.B.

En conclusion, il faut dire que les documents de ce genre sont d'une manière géniale communication officielle, en informant vos collègues au sein de l’organisation. Chaque employé doit se rappeler qu'une note documentée et en temps opportun peut non seulement augmenter l'efficacité du travail et vous établir bien aux yeux de vos supérieurs, mais également empêcher difficultés possibles, résoudre tous les problèmes et malentendus.

Créer un mémo : vidéo

Un mémo est l'une des formes de communication écrite dans les entreprises. Cet outil correspondance commerciale particulièrement populaire dans les entreprises comportant de nombreuses divisions différents niveaux et tout contrôler est assez difficile. Mais même dans les petites entreprises, les gens s'intéressent souvent à la manière de rédiger correctement un mémo. L'échantillon d'un tel rapport peut être différent selon le but pour lequel il est établi.

Raisons de la compilation et objectifs des rapports

N’importe quel employé peut rédiger un mémo. En règle générale, il y a toujours deux parties. Dans le premier, la direction est informée de tout fait ou incident, et dans le second, les demandes, propositions et toute autre demande de l'employé à un collègue supérieur sont contenues.

Cela vaut la peine de saisir la poignée si :

des violations ont été commises qui ont provoqué des actions imprévues ou qui pourraient y conduire ;
une intervention de la direction est nécessaire, par exemple s'il n'y a pas suffisamment de ressources matérielles et techniques pour mener à bien un projet ;
un des employés ne s'est pas présenté au travail ou s'est présenté sous l'influence de drogues/toxiques/alcool ;
il a été proposé de récompenser certains employés pour des résultats exceptionnels ou d'autres réalisations ;
il est nécessaire d'envoyer quelqu'un en voyage d'affaires ;
il est tenu de rappeler le salarié de vacances ou d'un jour de congé légal ;
toute autre situation sur laquelle une décision ne peut être prise sans leader.

Comment rédiger un mémo (exemple selon GOST)

Les entreprises ont la possibilité d'introduire une variété de diverses formes notification écrite de tout incident ou problème d’ordre organisationnel et financier nécessitant l’intervention de la haute direction. Mais formulaires unifiés car de tels avis ne sont pas établis.

Quant au rapport de service, il s'agit d'un type de rapport. En tant que tel, la forme de ce document n'est pas non plus approuvée, mais il doit être conforme aux exigences de GOST 6.30-2003 « Systèmes de documentation unifiés ». Système unifié documentation organisationnelle et administrative. Conditions requises pour l'établissement des documents." Autrement dit, il doit contenir les détails suivants :

le nom de l'organisation ou de l'unité structurelle, ainsi qu'une indication de la personne à qui le recours est adressé ;
titre du document ;
texte - ce qui doit exactement être communiqué à la direction ;
la date, la signature et nécessairement la qualité de l'auteur du rapport.

Nous avons déterminé les exigences obligatoires, regardons maintenant comment un mémo est rédigé.

Exemple 1

Ce type de disposition des détails dans un document est appelé angulaire. Mais ils peuvent être placés sur la feuille d'une autre manière.

Exemple 2

L'image montre le placement longitudinal des détails. Et les deux options seront correctes.

Mais même s'il est d'usage pour votre entreprise de rédiger des documents d'une manière complètement différente, ne vous inquiétez pas, ce sera également correct, car formulaire obligatoire les responsables ne l’avaient pas prévu.

Exemple 3

Mémo de service - exemple d'écriture

Écrire un en-tête n’est presque jamais difficile pour personne. Il est nécessaire de préciser à quelle adresse le document sera envoyé, sa fonction et son nom, ses initiales (les prénoms et deuxièmes prénoms complets sont possibles). De plus, nous devons indiquer l'auteur, et si un groupe de travailleurs postule, alors leurs fonctions et leurs noms complets doivent être indiqués.

Quelle est la prochaine étape ? Où commence le mémo ? "Je voudrais attirer votre attention..." est l'option la plus pratique et la plus courante. C'est pratique pour le salarié car il peut passer immédiatement au sujet de son message, et pour le manager cela réduit le temps passé à étudier la lettre.

Le texte lui-même doit être court, précis, avec une liste obligatoire de dates, heures, circonstances et informations spécifiques. Cela permettra aux supérieurs de prendre plus facilement note, de vérifier et de répondre à l’appel du subordonné.

Il faut signer le document, indiquer la date de préparation, s'il y a des pièces jointes, indiquer leur présence et les lister.

Reste à ajouter que tout document doit être rédigé sur une feuille standard A4. Si le texte du rapport est volumineux et ne tient pas sur une feuille, vous devez en utiliser une autre. Il n’est pas recommandé d’écrire au verso, bien que cela soit acceptable. S'il y a plus d'une feuille, toutes les autres doivent être numérotées. De plus, il convient d’agrafer toutes les feuilles afin qu’elles forment un document commun.

Rapports électroniques. Est-ce que cela arrive ?

Le nombre d’entreprises qui se tournent vers la gestion électronique de documents ne cesse de croître. Il est donc nécessaire de dire quelques mots sur les rapports électroniques. Bien sûr, ils peuvent exister et existent déjà, et les règles de leur conception sont pratiquement les mêmes. Sauf si les utilisateurs précisent le destinataire et l'expéditeur, puisque les programmes d'envoi de messages le font automatiquement.

Il est important de se rappeler ici que les documents destinés à la correspondance commerciale interne au sein de l'entreprise elle-même doivent être d'une manière ou d'une autre séparés de la pile générale de lettres afin qu'il soit clair où se trouvent les documents personnels et officiels. Il existe déjà des programmes spéciaux qui vous permettent d'envoyer automatiquement, de vous inscrire dans le journal comptable, d'envoyer des réponses et des résolutions aux rapports. Dans ce cas, tous les documents électroniques sont apposés avec une signature électronique de l'expéditeur et du destinataire une fois les décisions prises.

Si système commun non, alors l'appel peut être écrit à l'adresse e-mail de l'entreprise, qui est généralement vérifiée par le secrétaire. Il lui sera demandé de transmettre la lettre au destinataire final. Pour assurer la livraison, vous devez paramétrer des notifications de réception lors de l'envoi.