كيفية استخدام البريد الإلكتروني: نصائح مفيدة. كيفية استخدام بريد Yandex: وصف مفصل درس كيفية استخدام البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني ، أو "البريد الإلكتروني" ، أصبح "الصابون" الآن سمة إلزامية للمستخدم على الويب. يتم استخدامه للتواصل مع الأصدقاء والرفاق وإجراء المراسلات التجارية وإرسال الصور ومقاطع الفيديو والمستندات. مطلوب بريد إلكتروني لتسجيل حساب في الشبكات الاجتماعية والألعاب عبر الإنترنت والمواقع والمنتديات.

ستعلمك هذه المقالة كيفية استخدام البريد الإلكتروني وتوجهك خلال خطوات إنشاء حساب على.

لذلك دعونا نبدأ! نقدم ضمانًا - في غضون 15-20 دقيقة سيكون لديك بريدك الإلكتروني الخاص.

اختيار الخدمة

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى تحديد الخدمة (الموقع) التي تريد إنشاء صندوق بريد. من الجدير بالذكر أن هناك عددًا كبيرًا من موارد الويب على الإنترنت التي تتيح للزوار إنشاء بريد إلكتروني خاص بهم. بعضها أفضل ، والبعض الآخر أسوأ من حيث الأمان وسهولة الاستخدام.

إذا كنت تريد أن ترى بنفسك تنوع الخدمات ، فاكتب "البريد الإلكتروني" في محرك البحث. كحد أدنى ، سوف يقدم لك مائة أو اثنتين من خدمات البريد عبر الإنترنت.

ولكن حتى لا تشعر بالدوار من عمليات البحث والبحث ، نقترح عليك اختيار إحدى الخدمات المعروضة أدناه. يتم التعرف عليهم بالإجماع من قبل متخصصي تكنولوجيا المعلومات والمستخدمين العاديين على أنهم الأفضل على الويب. لذلك لا تخاطر بأي شيء. على العكس من ذلك ، تحصل على ضمان بنسبة 100٪ لراحة المستخدم.

خدمة من شركة Yandex المعروفة. لقد كانت تعمل بشكل صحيح ومستقر منذ عام 2000 ، أي منذ أكثر من 15 عامًا. لديها حماية موثوقة ضد مرسلي البريد العشوائي والمتسللين الأشرار الذين يحاولون سرقة البيانات السرية من علب البريد. يقوم بمسح الملفات التي تم تنزيلها بواسطة برنامج Dr.Web لمكافحة الفيروسات في الوضع التلقائي. يدعم الترجمة الآلية للرسائل إلى لغات أجنبية مختلفة وكذلك يترجم الرسائل الأجنبية إلى الروسية. يتم إرسال جميع المعلومات (الحروف) عبر القنوات المشفرة. يعمل بشكل رائع على أجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة المحمولة (الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية). يوصى باستخدامه لأولئك الذين يستخدمون Runet بشكل أساسي ويتوافقون بنشاط مع المستخدمين الناطقين بالروسية.

افتح الصفحة الرئيسية لخدمة الويب - yandex.ru في المتصفح. ثم انقر فوق "بدء البريد" في الزاوية اليمنى العليا.

بوابة ويب ضخمة. واحدة من أقدم الشركات في Runet ، تأسست عام 1998. لا يوفر مالك الحساب صندوق بريد فحسب ، بل يوفر أيضًا إمكانية الوصول إلى مجموعة متنوعة من الخدمات (الألعاب وخدمة المواعدة ومقاطع الفيديو والأخبار وما إلى ذلك). يتمتع بواجهة سهلة الاستخدام وفلتر قوي للبريد العشوائي. سهل الإدارة. بالتأكيد سوف يروق لأولئك الذين ليسوا غير مبالين بالشبكات الاجتماعية ويريدون المراسلة بنشاط عبر الإنترنت ، وعرض مجموعة متنوعة من المحتوى (الصور ومقاطع الفيديو) ، باستثناء استخدام البريد الإلكتروني.

انتقل إلى صفحة mail.ru وفي الجزء العلوي الأيسر أسفل حقول تسجيل الدخول ، انقر على الرابط "التسجيل في البريد".

gmail

خدمة "الخارج" من Google. يحتوي على عدد كبير من إعدادات ووظائف المستخدم. تم إطلاقه في 1 أبريل 2004. محمي بشكل موثوق من تدخل الطرف الثالث والقرصنة ، ويدعم جميع بروتوكولات تبادل البيانات الشائعة. مزود بلوحة تحكم سهلة الاستخدام. قادرة على عمل نسخة احتياطية من البيانات. سيكون حساب Gmail مفيدًا بشكل خاص لأولئك الذين غالبًا ما يستخدمون خدمات الويب الأجنبية ، بالإضافة إلى خدمات Google الأخرى (الخرائط والأخبار وسوق Play والتقويم وما إلى ذلك).

اكتب mail.google.com في شريط العناوين بالمتصفح واضغط على إدخال. في الصفحة التي تفتح ، انقر فوق الزر "إنشاء حساب".

حسنا ماذا عن الخدمة؟ حان الوقت الآن لبدء إنشاء حساب.

تسجيل حساب

إذا لم تنقر على الرابط الموجود في نظرة عامة على الخدمة ، فتأكد من القيام بذلك (انظر الأوصاف أعلاه). نحن بحاجة للذهاب إلى استمارة التسجيل. هل ترى الصفحة التي تحتوي على حقول الاستبيان أمامك؟ هذا ما تحتاجه في الوقت الحالي.

قواعد تسجيل صندوق بريد على الخدمات هي نفسها تقريبًا ، باستثناء عدد قليل من الفروق الدقيقة. اتبع هذه التعليمات لإدخال جميع البيانات المطلوبة بشكل صحيح.

1. في سطري "الاسم الأول" و "اسم العائلة" ، يمكنك تحديد بيانات جواز السفر واسم مستعار. كل هذا يتوقف على الغرض من استخدام البريد الإلكتروني - الأعمال والترفيه والتواصل مع الأصدقاء.

2. تطلب منك بعض الخدمات البريدية أن تشير بالإضافة إلى ذلك إلى مكان الإقامة والجنس وتاريخ الميلاد. في هذه الحقول ، يمكنك أيضًا تحديد معلومات موثوقة أو معلومات وهمية بشكل اختياري.

3. تسجيل الدخول هو عنوان صندوق البريد الخاص بك. يجب أن تكون فريدة من نوعها. فكر مليا في اسمه. لتجميعها ، يمكنك استخدام اسمك الأول والأخير ، تاريخ الميلاد.

ملحوظة!من المستحسن حفظ تسجيل الدخول (العنوان) بتنسيق كامل لتجنب الالتباس. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم Yandex ، فسيبدو تسجيل الدخول كما يلي: [بريد إلكتروني محمي]بمعنى آخر - @.

4. كلمة المرور هي مفتاح رمزي للدخول إلى صندوق البريد.ابتكر مجموعة معقدة من 10 إلى 15 حرفًا من الأحرف والأرقام اللاتينية.

انتباه! تذكر ، أو الأفضل من ذلك ، حفظ اسم المستخدم وكلمة المرور المحددين في النموذج في مكان آمن. هم مطالبون بدخول الصندوق.

5. الهاتف - في هذا الخط ، اطلب رقم هاتفك المحمول. استخدم فقط رقمًا صالحًا.

6. تأكد من ملء جميع الحقول بشكل صحيح.لإرسال النموذج المكتمل إلى الخدمة ، انقر فوق الزر "تسجيل". عادة ما يكون موجودًا في أسفل صفحة التسجيل.

خوارزمية التحقق هي كما يلي:

يتم إرسال رسالة نصية قصيرة تحتوي على رمز إلى الهاتف المحمول ؛
تقوم بإدخال هذا الرمز في شكل خاص ؛
أرسل إلى الخدمة ؛
بعد الانتهاء بنجاح من الإجراء ، سيتم "توصيل" الهاتف بالصندوق ويمكن استخدامه لاستعادة الوصول في حالة فقد كلمة المرور.

كيف تدخل الصندوق؟

لذلك ، تم تسجيل الصندوق. لتسجيل الدخول أو تسجيل الدخول ، عليك القيام بما يلي:

1. انتقل إلى موقع الويب الخاص بالخدمة البريدية (على سبيل المثال ، yandex.ru).

2. في لوحة تسجيل الدخول ، أدخل في حقول منفصلة تسجيل الدخول وكلمة المرور اللذين حددتهما أثناء عملية تسجيل صندوق البريد.

3. اضغط على زر "تسجيل الدخول".

كيف تكتب وترسل رسالة؟

لإرسال رسالة إلى شخص ما من بريدك الإلكتروني ، فأنت بالطبع بحاجة إلى معرفة عنوان المستلم - المحاور أو الشريك التجاري الذي تريد إرسال الرسالة إليه. تأكد من أن لديك بصيغة كاملة - @.

2. في النموذج الذي يفتح ، في الحقول المخصصة خصيصًا ، حدد العنوان الكامل للمستلم (في Gmail يسمى هذا السطر "إلى") ، وموضوع الرسالة ونص الحرف نفسه.

إذا كنت تريد إرفاق ملف مخزن على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بالرسالة ، فاستخدم زر "مشبك الورق". ومع ذلك ، يرجى ملاحظة أن حجم الملفات التي يتم تحميلها بهذه الطريقة محدود. حسب الخدمة حدها هو 10-50 ميجا بايت.

3. بعد إكمال الرسالة ، انقر فوق الزر "إرسال". سيتم تسليم الخطاب على الفور إلى المرسل إليه.

احذر من البريد العشوائي!

أثناء تشغيل صندوق البريد ، ستتلقى بشكل دوري رسائل إعلانية (بريد عشوائي) ورسائل أخرى مشبوهة. إذا كنت لا تعرف المرسل (يشار إلى عنوان غير مألوف) أو كنت تشك في اسم الحروف ، فلا تفتحها بأي حال من الأحوال ، بل وأكثر من ذلك ، لا تقم بتشغيل الملفات والعناصر التفاعلية التي يتم وضعها في هذه نصوص. بهذه الطريقة ، يحاول العديد من المتسللين الحصول على البريد الإلكتروني للمستخدمين الساذجين.

يمكنك تتبع وحذف الرسائل المحظورة بواسطة عامل تصفية البريد العشوائي في مجلد البريد العشوائي الخاص.

كيف ترسل ملف كبير؟

gmail

في الملف الشخصي ، في أعلى اليمين ، انقر على أيقونة "مجموعة المربعات".
في قائمة التجانب التي تفتح ، انقر على "قرص".
في الصفحة التي تفتح ، انقر على قائمة "ملفاتي". حدد "تحميل ملفات ...".

انقر فوق "سحابة" في الشريط العلوي.
في علامة التبويب الجديدة ، انقر فوق تنزيل.

ياندكس. بريد

في القائمة الأفقية (بالقرب من الشعار أعلى الصفحة) ، انقر على "قرص".
انقر فوق الزر تنزيل.

بعد تحميل الملف إلى التخزين ، شاركه مع مستخدمين آخرين وانسخ رابط التنزيل. أرسل عنوان URL الناتج إلى المستلم. سيقوم بلصقه في شريط عنوان المتصفح وتنزيل الملف الذي قمت بتنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص به.

استمتع واستمتع باستخدامك للخدمات البريدية عبر الإنترنت!

هناك الكثير من الكتب الذكية المتوفرة حاليًا حول كيفية جعل محتوى البريد الإلكتروني فعالًا وغنيًا بالمعلومات ومهذبًا وما إلى ذلك.

ولكن كيف تستخدم خدمات البريد بكفاءة وترسل كل هذا الجمال المدروس بعناية؟ دعنا نكتشف ذلك في هذا المقال.

1 كيف تكتب رسالة؟

قبل أن تكتب رسالة ، يجب عليك تحديد المستلم.

يمكن أن يكون شخصًا واحدًا أو عدة أشخاص.

يرجى ملاحظة أنه في الحقل "إلى:" توجد أزرار: نسخة إلى / نسخة مخفية الوجهة.

بريد جوجل

ياندكس ميل

يتم استخدام نسخة للتأكد من أن الخطاب يمكن رؤيته ليس فقط من قبل المستلم الرئيسي.

على سبيل المثال ، أنت تكتب خطابًا إلى شريكك وتريد أن يتلقى المسوق أيضًا هذه الرسالة لفهم الموقف. لذلك ، في الحقل "إلى:" ، تكتب الشريك ، وفي حقل "نسخ:" ، المسوق.

إذا وضعت البريد الإلكتروني الخاص بالمسوق في نسخة مخفية الوجهة ، فسيتم إرسال رسالتك إليه ، ومع ذلك ، لن يرى المستلم الرئيسي للرسالة (شريكك) بعد الآن أن الرسالة قد تم إرسالها إلى شخص آخر.

يمكن استخدام نسخة مخفية الوجهة ، على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إرسال معلومات عامة إلى عملائك ، ومن وجهة نظر أخلاقية ، لا "تسريب" عناوينهم لبعضهم البعض.

2 موضوع الرسالة.

من المهم الإشارة إلى موضوع رسالتك حتى يتمكن المستلم من فهم ما يقال قبل فتحه. وتقل احتمالية ضياع مثل هذه الرسالة من بين أشياء أخرى كثيرة.

ضع في اعتبارك أيضًا أن نص الرسالة الإلكترونية يجب أن يتماشى مع سطر الموضوع. إذا طلبت في خطاب مع الموضوع "بيانات الراتب" ، بعد إرسال البيانات ، طرد موظف ، فسيكون من الصعب تلقي طلبك وعدم فقده أكثر مما يحدث عند إنشاء خطاب جديد بموضوع جديد.

بريد جوجل

ياندكس ميل

3 انتبه إلى لوحات العمل عند كتابة خطاب.

إنها تسمح لك بتغيير الخط والحجم واللون وموضع النص. أضف علامات الاقتباس والرموز النقطية والصور.

بريد جوجل

ياندكس ميل

ومع ذلك ، ننصحك بعدم إساءة استخدام هذه الإعدادات ، لأن. قد يتم عرض المعلومات بشكل مختلف في خدمات البريد المختلفة. وهناك احتمال ألا تبدو الرسالة جميلة كما كنت تقصدها في الأصل.

4 من أجل عرض تفاصيل الاتصال الخاصة بك في كل حرف من رسائلك ، يجب عليك: الانتقال إلى الإعدادات ، والعثور على "التوقيع" ، وإضافة نص وحفظ التغييرات.

بريد جوجل

ياندكس ميل

5 كيف ترد على رسائل البريد الإلكتروني؟

لنفترض أنك تلقيت خطابًا لست المستلم الوحيد فيه.

إذا كنت تريد الرد على مرسل الرسالة ، وكذلك على المستلمين الآخرين ، فقبل كتابة النص ، انقر على "رد على الكل".

بريد جوجل

ياندكس ميل

إذا كان هناك مرسل واحد فقط - فقط انقر فوق "رد".

نأمل أن تكون مقالتنا مفيدة لك.

26 يونيو 2013

يقضي الأشخاص في العالم الحديث المزيد والمزيد من الوقت على الإنترنت - في البحث عن عمل والعثور عليه ، وقراءة الأخبار ، والتواصل على الشبكات الاجتماعية ، والتحقق من الطقس ، والشراء ، والبيع ، وكسب المال ، والادخار ، وتكوين صداقات ، ومشاهدة الأفلام ، والاستماع إلى الموسيقى ، وفي كثير من الأحيان مجرد التسكع. من الصعب اليوم العثور على شخص لا يعرف ما هو محرك البحث ، الوضع عبر الإنترنت ، ICQ ، المدونات ، كيفية استخدام البريد الإلكتروني. لكنها لا تزال موجودة ، وهذا النص مخصص لهم.

بالمعنى المعتاد ، البريد هو تبادل الرسائل والطرود. حتى الآن ، لم تصل قوة الفكر البشري إلى مستوى إرسال الطرود عبر البريد الإلكتروني ، ولكن ربما سيتحقق هذا في المستقبل القريب. على الرغم من ذلك ، فإن للبريد الإلكتروني العديد من المزايا.

1. في رسالة بريد إلكتروني ، لا يمكنك إرسال رسائل في شكل نص فحسب ، بل يمكنك أيضًا إرفاق ملفات بالحرف: الجداول والصور والرسومات ومقاطع الفيديو والعروض التقديمية وما إلى ذلك. يمكن حذف الرسائل وإعادة توجيهها إلى أشخاص آخرين وتخزينها وتصفيتها.

2. يتيح لك البريد الإلكتروني توصيل المراسلات (المعلومات) على الفور ، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد.

3. لا داعي للذهاب إلى مكتب البريد ، لأنه يمكنك استخدام البريد الإلكتروني دون مغادرة منزلك ، إذا كان لديك إنترنت وجهاز كمبيوتر.

4. الربحية - ليست هناك حاجة للدفع مقابل كل حرف ، بغض النظر عن مقدار المعلومات الموجودة فيه. يكفي أن يتم دفع خدمة الإنترنت إلى المزود في الوقت المناسب.

5. الكفاءة - يمكنك التحقق من بريدك والرد على رسالة حتى من هاتف محمول متصل بالإنترنت.

فلنجيب على السؤال: "كيف تستخدم البريد الإلكتروني"؟

تحتاج أولاً إلى الانتقال إلى موقع بحث أو نظام بريد معين ، على سبيل المثال ، "Yandex" و "Google" و "Rambler" و "Mail.ru" وما إلى ذلك.

دعنا نحاول استخدام مثال لبدء البريد على Google. في الجزء العلوي من الموقع ، ابحث عن "البريد" وانقر عليه ، وستظهر نافذة جديدة لإدخال البريد وحسابك. نظرًا لعدم وجود بريد Google لديك حتى الآن ، اضغط على الزر الأحمر في الزاوية اليمنى العليا - "إنشاء حساب". بعد ذلك ، يتم ملء البيانات الشخصية - الاسم الأول واسم العائلة واسم المستخدم وكلمة المرور والجنس وتاريخ الميلاد والهاتف المحمول وعنوان البريد البديل. تقوم بإنشاء اسم المستخدم بنفسك ، يجب أن يكون فريدًا (إذا كان هناك بالفعل مستخدم لديه مثل هذا تسجيل الدخول ، فسوف يحذرك النظام ويطلب منك إدخال اسم مختلف) ، ويتكون من أحرف لاتينية ، ويكون طول الاسم من 6 حتى 30 حرفًا. ضع في اعتبارك أنه إذا كنت ستجري مراسلات تجارية عبر البريد الإلكتروني ، فعليك الخروج واختيار المزيد من عمليات تسجيل الدخول السرية.

بعد ذلك ، تحتاج إلى إدخال كلمة مرور للبريد. يجب أن يكون قويًا بدرجة كافية ، ويفضل أن يحتوي على أحرف كبيرة وصغيرة ورموز وأرقام ، وطول 8 أحرف على الأقل. أدخل كلمة المرور مرة أخرى لتأكيدها.

يجب إدخال تاريخ ميلادك على هذا الموقع حتى تتمكن من الوصول إلى المواد المناسبة لعمرك. الحقيقة هي أن حساب Google يسمح لك بالوصول إلى خدمات مثل Gmail (البريد) و YouTube (بوابة الفيديو) و Google+ (الشبكة الاجتماعية). يمكنك ضبط حسابك بحيث لا يرى أحد عمرك.

يتم إدخال الجنس ، وكذلك رقم الهاتف المحمول حسب تقدير المستخدم.

لتسجيل البريد ، يبقى فقط إثبات أنك شخص حقيقي (وليس إنسانًا آليًا) ، وإدخال الأحرف اللاتينية المشار إليها على لوحة المفاتيح. إذا كان من الصعب قراءة العلامات ، فيمكنك النقر فوق علامة "الصوت" ، وسيقوم النظام بإملاءها عليك. إذا كنت لا تريد القيام بذلك ، فيرجى تقديم رقم هاتفك المحمول. سيتم إرسال رمز تأكيد إلى هاتفك على شكل رسالة نصية قصيرة ، ستحتاج إلى إدخاله في حقل "تأكيد الحساب".

لذلك ، لديك صندوق بريد إلكتروني خاص بك ، يمكنك إرسال واستقبال الرسائل. كيف تكتب رسالة؟ نجد زر "كتابة حرف" ، في النافذة التي تظهر في الحقل "إلى" ، اكتب عنوان المستلم. إذا كنت تريد أن يتلقى شخص آخر نسخة من الرسالة ، أدخل عنوان بريد إلكتروني آخر في حقل "نسخ". يمكن ترك حقل "الموضوع" فارغًا ، ولكن إذا حددت موضوع الرسالة وجوهرها ، فسيكون ذلك أكثر ملاءمة للمستلم. يمكنك كتابة نص بالحرف أو تنسيقه أو استخدام الزر "إرفاق" أو رمز "مشبك الورق" لإرفاق الملفات وإدراج الروابط والصور والصور وحفظ مسودة الرسالة. يمكنك إجراء التدقيق الإملائي قبل النقر فوق الزر "إرسال". إذا كنت تريد أن تعرف بالضبط ما إذا كان المرسل إليه قد استلمها وقرأها ، فحدد المربع "إخطار بالقراءة".

من الأسهل قراءة رسائل البريد الإلكتروني المستلمة - ما عليك سوى النقر فوق بريد إلكتروني جديد (بخط عريض عادةً). إذا لم تعد ترغب في تلقي رسائل بريد إلكتروني من مؤلف معين ، فيمكنك وضع علامة على أحدهم كرسائل غير مرغوب فيها. علاوة على ذلك ، سيتم إرسال جميع الرسائل من هذا العنوان تلقائيًا إلى مجلد البريد العشوائي. لذا ، لديك الآن فكرة عن كيفية استخدام البريد الإلكتروني ، يمكنك المراسلة مع شركاء الأعمال والأصدقاء ، والتسجيل في الشبكات الاجتماعية ، وإجراء عمليات شراء عبر الإنترنت وغير ذلك الكثير.

اكتب في هذا المجال معلومات موجزة وواضحة تعكس جوهر الرسالة. أضف كلمة عاجلة إذا كنت تريد قراءتها على الفور. سيوجه هذا المحاور حول ماهية الرسالة ، وسيساعد أيضًا في المستقبل في العثور بسرعة على خطاب الاهتمام في الأرشيف.
إذا تغير الموضوع نتيجة للمراسلات ، قم بتغييره في هذا المجال.

2. تعطيل CapsLock
لا تكتب جسم الحرف والموضوع بأحرف كبيرة. كثير من الناس يعتبرون هذا سلوكًا سيئًا لأنه يعبر عن نبرة الصراخ. فضلا عن وجود عدد كبير من علامات التعجب في نهاية الجملة.

3. الإيجاز هي أخت الموهبة
حاول ألا تكتب حروفًا طويلة ، وصياغة المعلومات بوضوح ودقة ، فهذا يوفر وقت المرسل إليه.

4. الملفات المرفقة
إذا كنت بحاجة إلى إرسال ملف فقط ، فلا يزال يتعين عليك كتابة معلومات موجزة في نص الرسالة. على سبيل المثال ، "إرسال تعليمات للعمل مع البريد الإلكتروني". لا تترك هذه الرسائل فارغة ، فليس من الواضح دائمًا ما هو على المحك من الرسالة المرفقة.
إذا تلقيت رسالة فارغة مع ملف مرفق من عنوان غير معروف ، فلا يوصى بفتحه. هناك فرصة جيدة أنه فيروس.

5. الرد أو الرد على الكل

انتبه إلى هذين الزرين عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا. الغرض منها مختلف! لا يمكن للمرسل إرسال رسالة شخصية ، ولكن إرسال بريد جماعي. في نفس الوقت ، يمكنك رؤية جميع المستلمين في نسخة الخطاب. في هذه الحالة ، يظهر زر "الرد على الكل". انقر فوق الزر "الرد على الكل" في الحالة التي تحتاج فيها إلى نقل المعلومات إلى كل من في النسخة. إذا كنت تريد الرد على المرسل فقط ، فأنت بحاجة إلى النقر فوق الزر "رد".

6. سلسلة من الحروف
عند الرد على رسالة ، لا تمسح النص الأصلي. بعد تلقي إجابتك بدون النص الأصلي ، قد لا يتذكر المرسل إليه ما هو السؤال وسيضطر للبحث عن رسالته المرسلة.

7. توقيع الخطابات
ليس من الأخلاق الحميدة أن تكتب "باحترام ...". من المعتاد الإشارة في التوقيع إلى الاسم الكامل والوظيفة واسم المنظمة ورقم هاتف جهة الاتصال. بهذه الطريقة ، تحدد هويتك بشكل فريد ، وإذا لزم الأمر ، يمكن الاتصال بك بسرعة.
في إعدادات البريد الإلكتروني ، يمكنك تعيين توقيع تلقائي ، وستتم إضافة هذه الكلمات إلى جميع الأحرف الجديدة تلقائيًا.

7. الكلمة ليست عصفورًا ، ستطير - لن تمسكها
قبل الإرسال ، أعد قراءة الرسالة ، حاول عدم الرد على الفور على الرسائل العاطفية ، حتى لا تندم عليها لاحقًا.
تذكر أنه قد يتم إعادة توجيه رسالتك عن طريق الخطأ أو عن قصد ، لذلك لا ينبغي إرسال المعلومات السرية عن طريق البريد الإلكتروني.

8. استكشف إعدادات بريدك الإلكتروني
بعد قضاء بعض الوقت في دراسة إعدادات البريد الخاصة بك ، سوف تقوم بحفظه في المستقبل. يمكنك من خلال الإعدادات تعيين توقيع شخصي ، وإعداد مجموعة البريد من علب بريد أخرى ، وإنشاء تسلسل هرمي للمجلدات ، وإضافة عوامل تصفية ، وغير ذلك الكثير.

9. انتبه لأمن البريد الإلكتروني

ابتكر كلمة مرور معقدة ، لا تدونها على قطعة من الورق بجوار الكمبيوتر ، قم بتغييرها بشكل دوري.
عند الوصول إلى البريد الإلكتروني من جهاز كمبيوتر شخص آخر ، لا تنقر فوق تذكر كلمة المرور.
تذكر تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني عند العمل على جهاز شخص آخر.
لا تفتح الملفات الواردة من رسائل بريد إلكتروني غير مألوفة.
افحص الملفات المرفقة بحثًا عن الفيروسات.
إرسال رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها إلى البريد العشوائي.

10. المشاعر
ليس من المعتاد استخدام الرموز في الأحرف الرسمية ، ولكن في المراسلات مع الأصدقاء ، يمكنك إضافة رموز لإعطاء المشاعر للحرف.
فيما يلي الأكثر شيوعًا:

خلال السنوات القليلة الماضية ، كانت إحدى أكثر أدواتي فاعلية هي البريد الإلكتروني. ألاحظ أن هذه الأداة لن تكون فعالة إلا عندما تتعلم كيفية إدارتها ، ولا تدع الأمور تأخذ مجراها. لقد كتبت قبل ذلك بقليل.

بادئ ذي بدء ، يجب أن نفهم بوضوح سبب حاجتنا إلى البريد الإلكتروني. تقترح ويكيبيديا: لتلقي وإرسال وإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني. الغرض من البريد الإلكتروني هو جعل حياة الناس وعملهم فعالاً. لكن في الواقع ، ليس كل شيء بهذه البساطة.

وفقًا للإحصاءات ، في المتوسط ، يبلغ عدد الرسائل التي يتلقاها الشخص أكثر من 100 حرف في اليوم. هذا رقم ضخم ويستمر في النمو ، مما يؤدي إلى حقيقة أن الشخص لم يعد قادرًا على معالجة المعلومات الواردة بشكل نوعي بسبب ضيق الوقت.

هذا هو السؤال عن كيفية التعامل مع البريد الإلكتروني الذي يقلق الكثير من الناس. تؤدي وفرة البريد غير الخاضع للرقابة إلى الإجهاد وتقليل الإنتاجية.

هل كنت أيضا في وضع مماثل؟ ثم هذه المقالة لك.

يبني الأشخاص الأكثر فاعلية وتنظيمًا بشكل مستقل نظامهم الخاص للعمل مع البريد ، بناءً على تجربتهم الخاصة ، عن طريق التجربة والخطأ.

إذا كانت هناك قواعد شائعة أكثر أو أقل لمراسلات العمل في رسالة بريد إلكتروني ، فعندئذٍ فيما يتعلق بإدارة عملك بالبريد الإلكتروني ، يكون كل شيء أكثر تعقيدًا. يعتمد ذلك على العديد من العوامل ، مثل مجال النشاط ودرجة النشاط التجاري وتنظيم الشخص ونمط الحياة وممارسة الأعمال وما إلى ذلك.

العمل مع البريد الإلكتروني

لذا ، لنبدأ. أحتاج إلى قواعد البريد الإلكتروني الفعالة الخاصة بي من أجل:

زيادة كفاءتك
كن دائمًا شخصًا ملزمًا وصحيحًا لمراسلك.
أعرف دائمًا كيف أعدت صياغة البريد.
لا تفقد رسائل البريد الإلكتروني الواردة.

هناك عدة مبادئ للعمل مع البريد:

1. استخدم صندوق الوارد الخاص بك كقائمة مراجعة واترك الرسائل غير المعالجة فيه.

2. إنشاء مجلدات منفصلة لكل مشروع ، فئة. سيساعدك هذا في العثور بسرعة على المعلومات التي تحتاجها.

3. بنشاط استخدام استخدام الملصقات وعلامات اللون. هذا سيجعل فرز الحروف ملحوظًا للإدراك البصري.

4. دراسة ومعرفة دقيقة لنظام الإعدادات في حساب البريد. هذا سوف يساعدك على إدارته بشكل فعال.

5. حدد الوقت الذي ترغب في تخصيصه للعمل مع البريد. على سبيل المثال ، 30 دقيقة في الصباح و 30 دقيقة في المساء. وليس أكثر من دقيقة.

6. إذا سمحت ظروف العمل ، قم بتعطيل الإشعارات المنبثقة حول الحروف الجديدة. بهذه الطريقة ستكون أقل تشتتًا.

7. إلغاء الاشتراك من الرسائل غير ذات الصلة.

8. خلال النهار.

9. حفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة. هناك دائما شيء مفيد. اليوم وجدت مسحًا ضوئيًا لجواز سفري بهذه الطريقة.

10. أن تكون قادرًا على تحديد العلامات التي ستقوم من خلالها بمعالجة وفرز البريد.

تقنية البريد الإلكتروني

مع وضع القاعدة الأولى في الاعتبار ، فإن هدفنا عند تحليل البريد هو ترك أقل عدد ممكن من الأحرف في البريد الوارد.

في الوقت نفسه ، فإن المهمة الثانية ، التي لا تقل أهمية ، هي فرز جميع الأحرف إلى فئات وتفاصيل وأهمية. يمكنك ترك رسائل بريد إلكتروني في بريدك الوارد تتطلب منك الرد على الفور أو بسرعة. يمكن أيضًا تمييزها على الفور بعلامات أو ملصقات ملونة. سأضيف أنني أستخدم برنامج G-mail بشكل أساسي ، مع وجود بعض الحسابات الأخرى في برامج البريد الأخرى.

كيف يعمل الآخرون مع البريد الإلكتروني

بمجرد أن شاهدت مقطع فيديو حول العمل مع صندوق بريد ، حيث أظهر المؤلف كيف تعامل مع مائتي حرف في بضع دقائق. بطبيعة الحال ، جعلني العنوان الجذاب أرى كيف يمكن القيام بذلك ، حيث لم أكن أعرف إجابة فعالة على هذا السؤال. اتضح أن مبدأ عملها يقوم على حذف الرسائل وترك الرسائل المهمة والضرورية في البريد الوارد. مندهش! لذلك يمكن لأي شخص. سرعان ما توصلت إلى الاستنتاج: هذه التقنية لا تناسبني.

نقطع العيش

توافق على أن نصيب الأسد من الرسائل هو القوائم البريدية التي نحتاجها ومخزن للمعلومات. وعندما يُنصح بإلغاء الاشتراك في العديد منهم ، كن صريحًا - من رفع يده لإلغاء الاشتراك من اختياره؟ منذ أن اخترناه ، فهذا يعني أننا بحاجة إليه وهو مهم. ومع ذلك ، فإنني أنصحك أيضًا بإلغاء الاشتراك من تلك القوائم البريدية الأقل صلة بك اليوم. إنه مثل تنظيف خزانة ملابسك - ومن المؤسف التخلص منها ، ولم أرتديها منذ فترة طويلة ...

طمئن نفسك أنك تعرف مكان هذه النشرة الإخبارية كملاذ أخير ، وإذا لزم الأمر ، يمكنك دائمًا البحث هناك للحصول على معلومات أو الاشتراك مرة أخرى.

خذ أسماء المجلدات الخاصة بك على محمل الجد. هنا من المستحيل تقديم المشورة للجميع في وقت واحد - يعتمد الكثير على شخصية الشخص. أعلم أن العديد من الأشخاص يفضلون وضع أي رسائل بريدية أو رسائل متعلقة بموضوعات المبيعات في مجلد يسمى المبيعات. يعمل هذا الخيار أيضًا. يمكن أن تحتوي مجلداتي على اسم ولقب الشخص الذي تأتي منه الرسائل ، بما في ذلك ما يتعلق بموضوع المبيعات واسم القوائم البريدية. أي أن موضوع "المبيعات" في بريدي لا يتوافق مع مجلد واحد ، بل يتطابق مع عدة مجلدات. أنا ضليع بهم. العلامة التجارية الشخصية للمؤلف مهمة بالنسبة لي.

تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الصادرة

من السهل أيضًا تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الصادرة. قم بتعيين التسميات أو العلامات لهم بحيث يمكن العثور عليها في الوقت المناسب بشكل أسرع. قم بإنشاء مجلدات لأهمها واستخدم الحركة. على سبيل المثال ، أثناء عملي في العديد من المشاريع في نفس الوقت ، كان علي إرسال رسائل مماثلة للعملاء وإجراء المراسلات. بعد إنشاء مجلد باسم المشروع ، بعد إرسال الرسالة ، قمت بنقل الحروف اللازمة إليه.

أثناء التحليل الأولي للبريد ، أحاول تصفح الرسائل وتحديد الفئة التي يجب نقلها إليها. كما أقسمها حسب درجة الأهمية والإلحاح: عاجل - غير مهم ؛ عاجل - مهم غير عاجل - غير مهم: غير عاجل - مهم. أترك رسائل مهمة تتطلب ردًا مني أو بعض الأعمال اليوم في مجلد Inbox ، بعد إكمال العمل ، أنقله إلى المجلد المناسب.

إذا فهمت أن موضوع الرسالة سيكون مناسبًا لي في المستقبل القريب ، فسأسمح لنفسي بنقل الرسالة إلى المجلد غير المقروء. في الوقت المناسب ، ستصل إليه الأيدي بالتأكيد.

أوجه انتباهكم إلى حقيقة أن جميع الأساليب المذكورة أعلاه لم تولد في يوم واحد ، ولا حتى في يومين. بالفعل اليوم ، تفكر العديد من الشركات في تطوير وتنفيذ قواعد للعمل مع البريد الإلكتروني. ستصبح الإدارة والتنظيم الفعال للوقت من الصفات الأساسية في العمل لجميع الشركات.

إذا كنت لا تدير بريدك ، فسوف يديرك قريبًا ، مما سيؤدي إلى ضغوط لا داعي لها. تطوير الخاص بك قواعد البريد الإلكتروني.

باستخدام هذه القواعد وتطبيقها ، ستصبح فعالاً في حياتك العملية. الأصدقاء ، حظا سعيدا في عملك! تحلى بالكفاءة ولا تنسى وكالعادة أقدر تعليقاتك وتغريداتك ونصائحك الشخصية.

2. يتيح لك البريد الإلكتروني توصيل المراسلات (المعلومات) على الفور ، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد.

3. لا داعي للذهاب إلى مكتب البريد ، حيث يمكنك استخدام البريد الإلكتروني دون مغادرة منزلك ، إذا كان لديك إنترنت وجهاز كمبيوتر.

5. الكفاءة - يمكنك التحقق من بريدك والرد على رسالة حتى من هاتف محمول متصل بالإنترنت.

فلنجيب على السؤال: "كيف تستخدم البريد الإلكتروني"؟

دعنا نحاول استخدام مثال لبدء البريد على Google. في الجزء العلوي من الموقع ، ابحث عن "البريد" وانقر عليه ، وستظهر نافذة جديدة لإدخال البريد وحسابك. نظرًا لعدم وجود بريد Google لديك حتى الآن ، اضغط على الزر الأحمر في الزاوية اليمنى العليا - "إنشاء حساب". بعد ذلك ، يتم ملء البيانات الشخصية - الاسم الأول واسم العائلة واسم المستخدم وكلمة المرور والجنس وتاريخ الميلاد والهاتف المحمول وعنوان البريد البديل. قم بإنشائه بنفسك ، يجب أن يكون فريدًا (إذا كان هناك بالفعل مستخدم لديه مثل هذا تسجيل الدخول ، فسوف يحذرك النظام ويطلب منك إدخال اسم مختلف) ، ويتكون من أحرف لاتينية ، وطول الاسم من 6 إلى 30 الشخصيات. ضع في اعتبارك أنه إذا كنت ستجري مراسلات تجارية عبر البريد الإلكتروني ، فعليك الخروج واختيار المزيد من عمليات تسجيل الدخول السرية.

بعد ذلك ، تحتاج إلى إدخال كلمة مرور للبريد. يجب أن تكون موثوقة بدرجة كافية ، ويفضل أن تحتوي على أحرف كبيرة ورموز وأرقام ، وطولها 8 أحرف على الأقل. أدخل كلمة المرور مرة أخرى لتأكيدها.

يتم إدخال الجنس ، وكذلك رقم الهاتف المحمول حسب تقدير المستخدم.

الخطأ الذي يرتكبه معظم الناس هو أنهم يقللون من أهمية بناء نظام بريد إلكتروني. إحدى الطرق هي التفكير في البريد الإلكتروني كسلسلة من الخطوات.

1 - الوصول إلى البريد الإلكتروني
2 - حزب الحروف
3 - فحص البريد الوارد
4 - الإزالة
5 - التنفيذ
6 - التخزين

1. الوصول إلى البريد الإلكتروني

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد الوقت الذي ستتحقق فيه من بريدك الإلكتروني يوميًا. عادةً ما يكون فحص البريد الإلكتروني أربع مرات يوميًا كافيًا لمعظم الأشخاص:

1. أول شيء في الصباح. يبدأ معظم الأشخاص يوم عملهم عن طريق التحقق من بريدهم الإلكتروني للتأكد من أنهم لم يفوتوا أي شيء عاجل.

2. قبل استراحة الغداء. وقت الغداء هو توقف طبيعي تمامًا في أنشطة عملك ؛ لجعل هذه المرة أكثر إنتاجية ، يمكنك التحقق من بريدك الإلكتروني.

3. منتصف بعد الظهر. هذه وقفة طبيعية أخرى عندما تحتاج إلى أخذ استراحة أو على وشك المغادرة لحضور اجتماع عمل.

4. نهاية يوم العمل. إذا قمت بإفراغ بريدك الوارد قدر الإمكان قبل مغادرة مكان عملك ، فستذهب فورًا في صباح اليوم التالي إلى عرض الرسائل الجديدة. التأكد من عدم وجود أمور طارئة في اللحظة الأخيرة تركتها دون رقابة ، فهذا يضمن لك أمسية أكثر استرخاءً لك ولزملائك.

بالنسبة لمعظم الأشخاص ، فإن الخيار الأفضل ، وهو الأقل إزعاجًا لسير عملهم ، هو فحص البريد الإلكتروني أربع مرات في اليوم وتخصيص ما لا يزيد عن 15 دقيقة لكل "جلسة" من رسائل البريد الإلكتروني.

2. جزء من الحروف

من المهم أن تفهم أنك تعالج البريد الإلكتروني أربع مرات في اليوم. هذا لا يعني أنه يجب عليك الرد فورًا على جميع الرسائل التي تتطلب ردًا ، أو كتابة جميع رسائل البريد الإلكتروني التي خططت لإرسالها في غضون 15 دقيقة. يجب أن تقبل حقيقة أن صندوق الوارد الخاص بك ليس أكثر من مجموعة من الرسائل في انتظار الفرز.

3. التحقق من المراسلات الواردة

الخطوة التالية هي التحقق من جميع الرسائل ، وهذا لا يعني أنه يجب عليك قراءة كل رسالة. في كثير من الأحيان ، يمكن اتخاذ قرار بشأن بريد إلكتروني بناءً على موضوعه أو الأسطر القليلة الأولى. يتكون جزء كبير من مراسلاتنا من القوائم البريدية والنشرات الإخبارية. إذا كنت محلل صناعة ، ربما ترسل رسالة إخبارية -
الوثيقة الأهم بالنسبة لك وأنت تدرسها بعناية كل يوم. ومع ذلك ، بالنسبة للآخرين ، هذا ليس هو الحال ، ومن الممكن تحديد ما إذا كانت هذه النشرة الإخبارية مهمة أو مفيدة لنا بسرعة. لا تتطلب جميع رسائل البريد الإلكتروني ردًا: فهذه ، على سبيل المثال ، تلك الرسائل التي تم إدراجك فيها في النسخة ، أو يشير موضوع الرسالة إلى أنك تحتاج فقط إلى قراءة هذه المعلومات.

4. حذف

إذا كان هدفك الرئيسي هو تحرير بريدك الوارد ، فإن إحدى أسهل الطرق لتحقيق ذلك هي حذف الرسائل. إذا توصلت ، بعد قراءة النشرة الإخبارية ، إلى استنتاج مفاده أن هذه المعلومات غير مفيدة لك ، فقم بإلغاء الاشتراك في هذه النشرة الإخبارية. لن تندم على ذلك ولن تضطر إلى قضاء المزيد من الوقت في معالجته. احذف جميع الرسائل التي لا تتطلب منك إجراءً آخر.

إذا وجدت نفسك فجأة تحذف جميع الرسائل الواردة من عنوان معين ، فكر في سبب حدوث ذلك.

5. الأداء

تمامًا كما هو الحال عند العمل باستخدام المستندات الورقية ، من المستحسن ألا تعود إلى الأحرف التي قرأتها مرة أخرى.

إذا لم يستغرق الأمر سوى بضع دقائق للرد على رسالة أو إعادة توجيهها ، فافعل ذلك على الفور. يجب عليك الرد في أقرب وقت ممكن على الرسائل التي تؤكد أو تحدد موعدًا للاجتماع ، أو تطلب معلومات حول جهات الاتصال الخاصة بك ، أو تحتوي على بعض الأسئلة أو الطلبات ، إلا إذا كان هذا بالطبع سيستغرق الكثير من الوقت.

إذا فهمت أنك بحاجة إلى معلومات إضافية أو مشاركة أشخاص آخرين أو وقت للتفكير ، فلن تتمكن من الرد على مثل هذه الرسالة على الفور. سوف تحتاج إلى اتخاذ بعض الإجراءات لاحقًا: ربما تقرر ما إذا كان يجب حقًا الرد على هذه الرسالة والقيام بشيء ما. إذا لم يكن كذلك ، يمكنك إرسال الخطاب على الفور إلى الشخص المناسب. قبل تفويض مهمة ، قد يستغرق الأمر بعض الوقت لمعرفة من
يجب أن يكون شخصًا مسؤولاً. إذا كانت الرسالة تتطلب منك اتخاذ إجراء ، فاحفظ فقط الجزء المهم من المعلومات ، واحذف الحرف نفسه. حافظ على صندوق الوارد الخاص بك خاليًا من هذه الرسائل ، وقم بتخزين المعلومات الضرورية ، على سبيل المثال ، في نظام لتتبع العمل في مشاريعك ، في تقويم أو نظام تخطيط ، للتأكد من أنك ستقوم بذلك. هذا ما يدور حوله التنفيذ - التأكيد على أنه سيتم القيام بكل ما يجب القيام به.

6. التخزين

إذا تعذر حذف بريد إلكتروني (أو الرد عليه ثم حذفه) ، يصبح من الضروري حفظه.

السبب الرئيسي الذي قد تحتاج إليه هو أنك ستحتاج إلى الرجوع إلى هذا المستند في المستقبل (على سبيل المثال ، معلومات حول شيء ما ، أو قرار تم اتخاذه ، أو تعليمات ، أو تقرير مرحلي ، وما إلى ذلك). إذا لم يكن لديك مستند يمكنك الرجوع إليه فجأة ، فسيكون لذلك عواقب وخيمة عليك.

لا توجد طريقة واحدة صحيحة لتخزين رسائل البريد الإلكتروني. يجب أن تأتي بنظام يعمل من أجلك شخصيًا.

أحد الخيارات هو نظام مجلد فرعي في صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك فرز المجلدات الفرعية حسب الموضوع أو الفئة أو العميل أو المشروع ، بناءً على نوع الرسائل التي تتلقاها عادةً. ينشئ العديد من الأشخاص مجلدًا منفصلاً يسمى "الأحرف المعالجة" حيث يضعون جميع الرسائل التي قاموا بفحصها والرسائل التي تتطلب مزيدًا من الإجراءات.

أيًا كان نظام تخزين البريد الإلكتروني الذي تختاره ، تذكر أن المكان الوحيد الذي لا يجب عليك تخزينه فيه هو صندوق الوارد الخاص بك. تذكر أيضًا أن العمل بالبريد الإلكتروني يجب ألا يستغرق 24 ساعة في اليوم ، سبعة أيام في الأسبوع. سيؤدي الحفاظ على بريدك الوارد منظمًا في وقت محدد مسبقًا إلى توفير ساعات أسبوعيًا ، وتقليل التوتر الذي تشعر به حيال فقدان شيء ما ، وزيادة كفاءتك في التعامل مع ما يهم حقًا. هذه مبادئ بسيطة يسهل تذكرها.

يقدم الإنترنت الكثير من الأشياء المثيرة للاهتمام اليوم ، ونحن نحاول ألا نفقد المعلومات - فنحن نشترك في قوائم بريدية مختلفة ، ونتواصل مع الأصدقاء ونكوّن معارف جديدة ، ونستخدم البريد في المراسلات التجارية.

كيف تنظم بريدك الإلكتروني بشكل صحيح؟ هذا السؤال يقلق الكثيرين.

توجد قواعد في المراسلات التجارية باستخدام البريد الإلكتروني. أثناء استخدامه ، ظهرت بعض التطورات على قواعد العمل والبريد الإلكتروني. أصبح هذا ضروريًا لمواكبة الأحداث ، وعدم فقدان المعلومات الواردة والاستجابة لها بسرعة. أعتقد أن معرفة كيفية التعامل مع بريدك الإلكتروني سيكون مفيدًا للكثيرين.

كيف ينظم عمل البريد الالكتروني؟

♦ تحقق من بريدك في الوقت المناسب

لا يعتبر البريد الإلكتروني عادة نقل المعلومات العاجلة ، بل يستخدم في الأمور غير العاجلة.

توجد هواتف للمعلومات العاجلة وفي مكتبها يمكن تسليمها شخصيًا. لذلك ، إذا لم يتم الاتفاق مسبقًا على أنك ستتلقى الآن خطابًا مهمًا في البريد ، فلا تتحقق من بريدك باستمرار. ما عليك سوى إغلاق البرنامج الموجود على الكمبيوتر طوال مدة العمل الرئيسي ، حتى لا ترى الرسائل الواردة باستمرار في علامة تبويب المتصفح أو في النافذة المنبثقة. لن يصرف الانتباه عن الأمور الهامة.

والغريب أنه سيتم فرز البريد في فترة زمنية أقصر ، لأننا سنتعامل معه بشكل هادف ، ونخصص وقتًا خاصًا في الصباح والمساء ، وربما مرة واحدة فقط في اليوم. يعتمد ذلك على الظروف ونوع نشاطك.

كل هذا ، بالطبع ، لا ينطبق على أولئك الذين تتمثل وظيفتهم في الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، في مكتب المساعدة.

♦ قم بتفريغ صندوق الوارد الخاص بك كل مساء

مجلد Inbox هو المكان الذي يتم فيه جمع جميع المعلومات الواردة ، والذي تحتاج إلى معرفة كيفية الفرز بسرعة.

لفرز الحروف حسب الموضوع ، نحتاج أيضًا إنشاء بعض المجلدات الهامة. على سبيل المثال ، "رد" و "شخصي" و "عمل" و "ممتع" و "مهم" و "شخصي".

إنشاء مجلدات فرعية لكل مجلد. قد يحتوي مجلد "الأشخاص" على مراسلات مع أشخاص مهمين بالنسبة لك. على سبيل المثال ، في هذا المجلد ، نقوم بإنشاء مجلد فرعي "Ivanov I.I." وتنص على قاعدة (مرشح) في صندوق البريد تفيد بأن جميع الأحرف من إيفانوف الأول. على الفور إلى هذا المجلد. لا داعي للقلق من أن تفوتك هذه الرسالة ، لأنه في القائمة بجوار اسم المجلد ، سيتم عرض أيقونة تشير إلى وجود حرف غير مقروء في هذا المجلد.

هذا ما نفعله بكل الحروف التي تهمنا.

♦ نقوم بتنظيف البريد من البريد العشوائي

عند فرز الرسائل ، من الضروري وضع علامة على الرسائل غير المرغوب فيها وتلك التي لم تشترك فيها كرسائل غير مرغوب فيها.

يحتوي برنامج البريد على ميزة تصفية البريد العشوائي. إنها قادرة على تذكر هذه الرسائل وعند إرسالها مرة أخرى من هذا المؤلف ، ستنتقل الرسالة على الفور إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.

إذا لم تقم بمسح هذا المجلد بنفسك ، فبعد 30 يومًا يتم حذف جميع رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا من مجلد البريد العشوائي ولا داعي للقلق بشأنه.

لا ترد أبدًا على رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها لأن المحتالين يمكنهم استخدام بريدك الإلكتروني.

باتباع قواعد العمل مع البريد الإلكتروني ، سيكون يوم عملك أكثر كفاءة - يمكنك قضاء وقت أقل في فرز الرسائل والرد عليها وكتابتها. فيما يلي بعض النصائح المحددة:

قواعد البريد الإلكتروني

حدد وقتًا محددًا للعمل مع البريد الإلكتروني. قم بإيقاف تشغيل صندوق البريد الخاص بك عند الانتهاء.
استكشف الميزات والإعدادات الخاصة بصندوق البريد. سيساعدك هذا على التنقل بسرعة عند التعامل مع الأحرف.
استخدم صندوق الوارد الخاص بك كمكان لجمع المعلومات من أجل الفرز. في نفس الوقت ، استخدم الملصقات لتمييز الحروف. يجب أن يكون هذا المجلد فارغًا كل مساء.
قم بإعداد عوامل التصفية في صندوق البريد الخاص بك لفرز رسائل البريد الإلكتروني المهمة في مجلدات الموضوع
قم بتنظيف (إلغاء الاشتراك) دوريًا القائمة البريدية من تلك غير المهمة وغير ذات الصلة. للقيام بذلك ، قم بتعيين جدول زمني في التقويم. على سبيل المثال ، مرة كل ربع سنة. كلما فعلت ذلك ، قل الوقت الذي تستغرقه عملية التنظيف.
قم بفرز رسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد يوميًا والرد على رسائل البريد الإلكتروني في أسرع وقت ممكن.
قم بإعداد قوالب مسبقة الصنع للرد على الرسائل. قم بتضمين قالب تحية وتوقيع في ردودك. سيوفر هذا الكثير من الوقت عند كتابة الردود على رسائل البريد الإلكتروني.
حاول أن تكون أقصر ما يمكن. أرفق معلومات إضافية بالحرف كملف منفصل.
تحقق دائمًا من الملفات المرفقة برسائل البريد الإلكتروني باستخدام برنامج مكافحة فيروسات.
اتبع القاعدة: "حرف واحد - موضوع واحد". هذا يسهل على المستلم التعامل مع الحروف.
إذا كان نفس السؤال يأتي إليك من أشخاص مختلفين ، فمن المنطقي الإجابة علنًا على مدونتك أو موقع الويب الخاص بك وتقديم رابط لهذه المقالة في رسالة. لذلك يمكنك توفير الوقت في كتابة الرد وتقديم المعلومات الكاملة للأطراف المهتمة.
تذكر القاعدة: كلما كتبت أقل ، قل عدد الأحرف التي تحصل عليها.
الاحتفاظ بأرشيف من رسائل البريد الإلكتروني المرسلة.
لا تقدم كلمة المرور الخاصة بالحساب الذي يوجد به بريدك إلى جهات خارجية.
استخدم ميزة Letter Properties لمعرفة المزيد من المعلومات حول الحرف. للقيام بذلك ، انقر على زر الفأرة الأيمن في وضع قراءة الحرف.

سواء كنت تستخدم هذه القواعد أم لا ، فهذا متروك لك. ولكن عند تنظيم العمل باستخدام صندوق بريد ، عليك أن تتذكر أنه يجب علينا إدارة المراسلات ، وليس نحن. من المفترض أن يجعل البريد الإلكتروني حياتنا أسهل ، وليس أكثر انشغالًا.

لا تخسر.اشترك واحصل على رابط للمقال في بريدك الإلكتروني.

يظل البريد الإلكتروني أحد الأدوات الرئيسية للاتصالات التجارية (وليس فقط) في العصر الرقمي. ونظرًا لأن العمل معها يمكن أن يستغرق جزءًا كبيرًا من يوم العمل ، فمن المهم جدًا تنظيمه بشكل فعال. كيف افعلها؟ استفد من النصائح العامة التالية وصقلها لتناسب مهامك وتزيد من إنتاجيتك.

اكتشف الوظائف

تتمتع معظم رسائل البريد الحديثة بإعدادات مرنة ومفصلة للغاية تتيح لك تجاوز رسائل الإرسال / الاستلام المعتادة. لكي تكون أكثر دقة ، فهي تساعد في جعل الاستخدام أكثر ملاءمة وتوسيع الوظائف بشكل كبير. على سبيل المثال ، يوجد في إعدادات Gmail خيار لتمكين مفاتيح التشغيل السريع ، مما يبسط العمل ويوفر الوقت. لكن الكثيرين لا يستخدمونها ، غالبًا بسبب الجهل. لذلك ، يجب أن يبدأ تحسين العمل بالبريد الإلكتروني بالتعرف على وظائف الخدمة.

طريقة وتواتر العملية

قم بإنشاء روتين بريدي مخصص واتبعه. من الأفضل القيام بذلك في الصباح (وأيضًا قبل نهاية يوم العمل) ، لكن يجب ألا تبدأ بفحص الرسائل ، ولكن بإكمال بعض المهام ذات الأولوية أو. يجب أن يكون الوقت المخصص لقراءة البريد الإلكتروني وإرساله محدودًا ومحاولة الالتزام بهذه الحدود. بعد الانتهاء - أغلق العميل ولا تعود إليه للتحقق من وجود وارد جديد. عند العمل مع البريد ، افعل ذلك فقط ، ولا تشتت انتباهك بالمهام الأخرى. تذكر أيضًا أن تصفح الروابط من البريد الإلكتروني يمكن أن يحول المعالجة بسهولة إلى فخ الوقت. لذلك ، يوصى غالبًا باستخدام برامج بريد خاصة (على سبيل المثال ، Outlook) عند التعامل مع البريد.

استخدم بريدًا مختلفًا

من الأفضل أن يكون لديك حسابات بريد إلكتروني متعددة لأغراض مختلفة. استخدم عدة عناوين للعمل والمراسلات الشخصية ، للتسجيل في المواقع والاشتراك في القوائم البريدية للمواد التي تهمك. هذا صحيح من وجهة نظر الأمن الرقمي وسيصبح المرشح الأساسي للأحرف ، والذي سيسمح لك بالتركيز على المراسلات الصحيحة عند العمل.

المهم أيضًا هنا هو أنه يمكنك معالجة البريد من عناوين مختلفة في خدمة واحدة دون التبديل بين رسائل البريد المختلفة. على سبيل المثال ، لدى Gmail القدرة على إعداد إعادة التوجيه من علب بريد أخرى. قم بتعيين الملصقات المناسبة لهم ومعالجتها في الوقت المخصص لكل منها.

تحسين تجربة البريد الإلكتروني الخاص بك

فيما يلي الخطوات المحددة:

تصفية رسائل البريد الإلكتروني عن طريق إنشاء مجلدات مختلفة. قسّم صندوق الوارد الخاص بك إلى مجلدات بناءً على الأهداف والغايات التي تواجهها ، فضلاً عن الإجراءات المطلوبة. قم بمعالجة هذه الرسائل على الفور ، ولن تستغرق الإجابة عليها أكثر من دقيقتين. احتفظ بمجلد خاص للرسائل التي يجب الرد عليها لاحقًا وقم بوضع جدول زمني للعمل معها.
استخدم القوالب.يمكن تكوين التوقيع مع تفاصيل الاتصال من خلال وظيفة صندوق البريد نفسه. إذا أرسلت الكثير من نفس النوع من الرسائل ، فاكتب قوالب لها وانسخها في المستقبل. هناك أيضًا برامج تسمح لك بإنشاء واستخدام المقتطفات في مزيد من العمل على الكمبيوتر - اختصارات خاصة ومختصرات ، عن طريق إدخالها تحصل على النص الذي تم تعيينه لها مسبقًا. كما أنها توفر الوقت وتزيد من الراحة.
ضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني المهمة بعلامات مناسبة.هذا سيجعل التنقل أسهل ويجعل العمل أكثر تنظيمًا.
طبق قاعدة الخمس جمل. عند الرد على الرسائل وكتابتها ، كن موجزًا وواضحًا قدر الإمكان. إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول الاحتفاظ به في غضون 5 جمل.
استخدم مفاتيح الاختصار. نعود إلى النقطة رقم 1. بمساعدة اختصارات لوحة المفاتيح ، ليست هناك حاجة إلى تشتيت الانتباه عن طريق التحكم في الماوس. تذكرها ومن منظور عالمي ، ستوفر قدرًا كبيرًا من الوقت.
حذف وأرشفة. يترك معظم مستخدمي البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بهم بعد قراءته. لكن بالنسبة لأولئك الذين يعملون مع قدر كبير من المراسلات الواردة ، فإن هذا النهج لن يكون فعالًا تمامًا. من الأفضل استخدام القاعدة "بريد إلكتروني واحد = إجراء واحد". هذا يعني أنه بعد قراءة الرسالة ، يجب عليك الرد عليها وفقًا لذلك - الرد والأرشفة والحذف والانتقال إلى مجلد مناسب والرد لاحقًا ، إلخ.
استخدم البحث. تتمتع خدمات البريد ببحث مدمج ممتاز ، وبفضل ذلك يمكنك بسهولة العثور على الرسالة التي تهتم بها من خلال معايير مثل المرسل والموضوع والمحتوى ووضع العلامات والملفات المرفقة. هذا أسهل بكثير من البحث يدويًا عن البريد الإلكتروني المطلوب.
لا تستخدم إصدارات المحمول والإخطارات. دون داع ، لا تقم بتثبيت التنبيهات وتطبيقات خدمة البريد على هاتفك الذكي. لا يستحق الأمر مرة أخرى إذا لم يكن العمل بالبريد أحد الأدوات الرئيسية بالنسبة لك ، فهو ليس ضخمًا ولا يتطلب استجابة فورية. نعم ، والكتابة من لوحة مفاتيح الهاتف أقل ملاءمة.

استخدم المنظمون

عند التعامل مع البريد ، احتفظ بقائمة أسبوعية / تقويم Google / قائمة المهام أو أي برنامج آخر مشابه جاهز مع وجود أحرف فيه. وبالتالي ، فمن الأفضل معالجة المراسلات مع تحديد المهام ، وكذلك احتواء معلومات حول الاجتماعات والأحداث. نتيجة لذلك ، لن تنسى أي شيء ، وستتلقى إشعارًا في الوقت المناسب ، بالإضافة إلى أنك ستوفر على نفسك الاضطرار إلى العودة إلى إعادة القراءة.

تطوير قواعد البريد الإلكتروني مع زملاء العمل

عند المقابلة ، تجنب الجلبة البيروقراطية غير الضرورية. إذا كان لديك سؤال ، وكان الشخص الذي يتم توجيهه إليه موجودًا في المكتب التالي ، فانتقل وتحقق من الإجابة شخصيًا. أو أتصل. بشكل عام ، من الأفضل دائمًا تحديد نطاق المشكلات التي تتطلب إرسال البريد. في حالات أخرى ، من الأفضل عدم إساءة استغلال الفرصة ، خاصة في الحالات البسيطة. سيوفر هذا الوقت والجهد لك ولأولئك الذين تعمل معهم.