Kaip naudotis el. paštu: naudingi patarimai. Kaip naudotis „Yandex“ paštu: išsamus aprašymas Kaip naudotis el

El. paštas arba „el. paštas“, „muilas“ dabar yra privalomas vartotojo atributas internete. Jis naudojamas bendrauti su draugais ir bendražygiais, vesti dalykinę korespondenciją, siųsti nuotraukas, vaizdo įrašus ir dokumentus. O norint užregistruoti paskyrą socialiniuose tinkluose, internetiniuose žaidimuose, svetainėse ir forumuose reikalingas el.

Šiame straipsnyje sužinosite, kaip naudotis el. paštu, ir paaiškinsime, kaip sukurti paskyrą svetainėje .

Taigi pradėkime! Suteikiame garantiją – per 15-20 minučių turėsite savo el.

Paslaugų pasirinkimas

Visų pirma, turite nuspręsti, kurioje paslaugoje (svetainėje) norite sukurti pašto dėžutę. Verta paminėti, kad internete yra daugybė žiniatinklio išteklių, kurie siūlo lankytojams susikurti savo el. Kai kurie iš jų yra geresni, kiti yra prastesni saugumo ir naudojimo požiūriu.

Jei norite patys įsitikinti paslaugų įvairove, paieškos sistemoje įveskite „el. Ji suteiks jums bent šimtą ar dvi internetinio pašto paslaugas.

Tačiau kad nuo tyrimų ir paieškų neapsvaigtumėte, siūlome rinktis vieną iš žemiau siūlomų paslaugų. IT profesionalai ir paprasti vartotojai juos vienbalsiai pripažįsta geriausiais internete. Taigi jūs niekuo nerizikuojate. Priešingai, jūs gaunate 100% vartotojo patogumo garantiją.

Gerai žinomos įmonės „Yandex“ paslauga. Tinkamai ir stabiliai veikia nuo 2000 m., tai yra daugiau nei 15 metų. Jis turi patikimą apsaugą nuo šiukšlių siuntėjų ir piktų įsilaužėlių, bandančių pavogti konfidencialius duomenis iš pašto dėžučių. Nuskaito atsisiųstus failus Dr.Web antivirusiniu moduliu automatiniu režimu. Palaiko mašininį laiškų vertimą į įvairias užsienio kalbas, taip pat verčia užsienio žinutes į rusų kalbą. Visa informacija (laiškai) siunčiama šifruotais kanalais. Puikiai veikia kompiuteriuose, nešiojamuosiuose kompiuteriuose ir mobiliuosiuose įrenginiuose (išmaniuosiuose telefonuose, planšetiniuose kompiuteriuose). Rekomenduojama naudoti tiems, kurie daugiausia naudoja Runet ir aktyviai susirašinėja su rusakalbiais vartotojais.

Naršyklėje atidarykite pagrindinį žiniatinklio paslaugos puslapį - yandex.ru. Ir tada viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite „Pradėti paštą“.

Didžiulis interneto portalas. Vienas iš seniausių Runeto mieste, įkurtas 1998 m. Paskyros savininkas suteikia ne tik pašto dėžutę, bet ir prieigą prie įvairių paslaugų (žaidimų, pažinčių paslaugos, vaizdo įrašų, naujienų ir kt.). Su patogia sąsaja ir galingu šiukšlių filtru. Lengva valdyti. Jis tikrai patiks tiems, kurie neabejingi socialiniams tinklams ir nori aktyviai susirašinėti internete, peržiūrėti įvairų turinį (nuotraukas, vaizdo įrašus), išskyrus naudojant el.

Eikite į mail.ru puslapį ir viršutiniame kairiajame bloke po prisijungimo laukais spustelėkite nuorodą „Registracija paštu“.

gmail

„Google“ paslauga „užsienyje“. Jis turi daugybę vartotojo nustatymų ir funkcijų. Jis buvo paleistas 2004 m. balandžio 1 d. Patikimai apsaugotas nuo trečiųjų šalių trukdžių ir įsilaužimų, palaiko visus populiarius duomenų mainų protokolus. Įrengtas patogus valdymo skydelis. Galimybė kurti atsargines duomenų kopijas. Gmail paskyra ypač pravers tiems, kurie dažnai naudojasi užsienio interneto paslaugomis, taip pat kitomis Google paslaugomis (Žemėlapiai, Naujienos, Play Market, Kalendorius ir kt.).

Naršyklės adreso juostoje įveskite mail.google.com ir paspauskite enter. Atsidariusiame puslapyje spustelėkite mygtuką „Sukurti paskyrą“.

Na, o kaip su paslauga? Dabar pats laikas pradėti kurti paskyrą.

Paskyros registracija

Jei paslaugų apžvalgoje nepaspaudėte nuorodos, būtinai tai padarykite (žr. aprašymus aukščiau). Turime eiti į registracijos formą. Ar prieš save matote puslapį su anketos laukeliais? Tai yra tai, ko jums reikia šiuo metu.

Pašto dėžutės registravimo paslaugose taisyklės yra beveik vienodos, išskyrus keletą niuansų. Vadovaukitės šia instrukcija, kad teisingai įvestumėte visus reikiamus duomenis.

1. Eilutėse „Vardas“ ir „Pavardė“ galite nurodyti ir savo paso duomenis, ir slapyvardį. Viskas priklauso nuo elektroninio pašto naudojimo tikslo – verslo, pramogų, bendravimo su draugais.

2. Kai kurios pašto tarnybos prašo papildomai nurodyti gyvenamąją vietą, lytį, gimimo datą. Šiuose laukuose taip pat galite pasirinktinai nurodyti patikimą arba fiktyvią informaciją.

3. Prisijungimo vardas yra jūsų pašto dėžutės adresas. Jis turi būti unikalus. Gerai pagalvokite apie jo pavadinimą. Norėdami jį sudaryti, galite naudoti savo vardą ir pavardę, gimimo datą.

Pastaba! Norint išvengti painiavos, pageidautina išsaugoti prisijungimo vardą (adresą) visu formatu. Pavyzdžiui, jei „Yandex“, prisijungimas atrodys taip: [apsaugotas el. paštas] T.y - @.

4. Slaptažodis yra simbolinis raktas, leidžiantis patekti į pašto dėžutę. Sugalvokite sudėtingą 10–15 simbolių derinį iš lotyniškų raidžių ir skaičių.

Dėmesio! Prisiminkite, o dar geriau – saugioje vietoje išsaugokite formoje nurodytą prisijungimo vardą ir slaptažodį. Jie privalo įvesti langelį.

5. Telefonas – šioje eilutėje surinkite savo mobiliojo telefono numerį. Naudokite tik galiojantį numerį.

6. Patikrinkite, ar visi laukai užpildyti teisingai. Norėdami išsiųsti užpildytą formą tarnybai, spustelėkite mygtuką „Registruotis“. Paprastai jis yra pačioje registracijos puslapio apačioje.

Patikrinimo algoritmas yra toks:

į mobilųjį telefoną išsiunčiama SMS su kodu;
įvedate šį kodą specialioje formoje;
siųsti į servisą;
sėkmingai atlikus procedūrą telefonas bus „prisegtas“ prie dėžutės ir juo bus galima atkurti prieigą, jei slaptažodis būtų pamestas.

Kaip įvesti langelį?

Taigi, dėžutė užregistruota. Norėdami prisijungti arba prisijungti, turite atlikti šiuos veiksmus:

1. Eikite į pašto tarnybos svetainę (pvz., yandex.ru).

2. Prisijungimo skydelyje į atskirus laukus įveskite prisijungimo vardą ir slaptažodį, kuriuos nurodėte pašto dėžutės registracijos metu.

3. Paspauskite mygtuką „Prisijungti“.

Kaip parašyti ir išsiųsti laišką?

Norint kam nors išsiųsti žinutę iš savo elektroninio pašto, žinoma, reikia žinoti gavėjo adresą – pašnekovo, verslo partnerio, kuriam norite išsiųsti laišką. Įsitikinkite, kad turite jį visu formatu – @.

2. Atsidariusioje formoje specialiai tam skirtuose laukeliuose nurodykite pilną gavėjo adresą (Gmail ši eilutė vadinama „Kam“), laiško temą ir paties laiško tekstą.

Jei prie pranešimo norite pridėti failą, saugomą kompiuteryje, naudokite mygtuką „sąvaržėlė“. Tačiau atkreipkite dėmesį, kad tokiu būdu įkeliamų failų dydis yra ribotas. Priklausomai nuo paslaugos, jos limitas yra 10-50 MB.

3. Užpildę laišką spauskite mygtuką „Siųsti“. Laiškas bus nedelsiant pristatytas adresatui.

Saugokitės šiukšlių!

Pašto dėžutės veikimo metu periodiškai gausite reklaminius laiškus (spam) ir kitus abejotinus pranešimus. Jei nepažįstate siuntėjo (nurodytas nepažįstamas adresas) arba įtariate laiškų pavadinimus, jokiu būdu jų neatidarykite, o juo labiau nepaleiskite šiose talpinamų failų ir interaktyvių elementų. tekstų. Tokiu būdu daugelis įsilaužėlių bando gauti patiklių vartotojų el.

Pašto filtro užblokuotus pranešimus galite sekti ir ištrinti specialiame Spam aplanke.

Kaip išsiųsti didelį failą?

gmail

Profilio viršuje dešinėje spustelėkite piktogramą „Kvadratų grupė“.
Atsidariusiame meniu spustelėkite „Diskas“.
Atsidariusiame puslapyje spustelėkite meniu „Mano diskas“. Pasirinkite "Įkelti failus...".

Viršutinėje juostoje spustelėkite „Debesis“.
Naujame skirtuke spustelėkite Atsisiųsti.

Yandex. Paštas

Horizontaliame meniu (šalia logotipo puslapio viršuje) spustelėkite „Diskas“.
Spustelėkite mygtuką Atsisiųsti.

Įkėlę failą į saugyklą, bendrinkite jį su kitais vartotojais ir nukopijuokite atsisiuntimo nuorodą. Išsiųskite gautą URL gavėjui. Jis įklijuos jį į naršyklės adreso juostą ir atsisiųs jūsų atsisiųstą failą į savo kompiuterį.

Mėgaukitės ir mėgaukitės interneto pašto paslaugomis!

Dabar yra daug išmaniųjų knygų, kaip padaryti el. pašto turinį efektyvų, informatyvų, mandagų ir pan.

Bet kaip kompetentingai naudotis pašto paslaugomis ir išsiųsti visą šį kruopščiai apgalvotą grožį? Išsiaiškinkime tai šiame straipsnyje.

1 Kaip parašyti laišką?

Prieš rašydami laišką, turite nurodyti gavėją.

Tai gali būti vienas asmuo arba keli.

Atkreipkite dėmesį, kad lauke „Kam:“ yra mygtukai: Cc / Bcc.

Google paštas

„Yandex Mail“.

Kopija naudojama siekiant užtikrinti, kad laišką galėtų matyti ne tik pagrindinis gavėjas.

Pavyzdžiui, jūs rašote laišką savo partneriui ir norite, kad jūsų rinkodaros specialistas taip pat gautų šį laišką, kad suprastų situaciją. Todėl lauke „Kam:“ rašote partnerį, o lauke „Kopijuoti:“ – savo rinkodaros specialistą.

Jei rinkodaros specialisto el. paštą įdėsite į Bcc, tada jūsų laiškas bus išsiųstas jam, tačiau pagrindinis laiško gavėjas (jūsų partneris) nebematys, kad laiškas buvo išsiųstas kam nors kitam.

Bcc galima naudoti, pavyzdžiui, jei norite savo klientams siųsti bendrą informaciją ir etikos požiūriu „nenutekėti“ vienas kitam jų adresų.

2 Laiško tema.

Svarbu nurodyti savo laiško temą, kad gavėjas, prieš jį atidarydamas, suprastų, apie ką rašoma. Ir mažėja tikimybė, kad toks laiškas pasimes tarp daugelio kitų.

Taip pat atminkite, kad el. laiško turinys turi atitikti temos eilutę. Jei laiške, kurio tema „Atlyginimo duomenys“, išsiuntę duomenis prašysite atleisti darbuotoją, gauti jūsų prašymą ir jo neprarasti bus sunkiau nei kurdami naują laišką su nauja tema.

Google paštas

„Yandex Mail“.

3 Rašydami laišką atkreipkite dėmesį į darbo plokštes.

Jie leidžia keisti šriftą, dydį, spalvą, teksto padėtį. Pridėkite citatų, ženklelių ir paveikslėlių.

Google paštas

„Yandex Mail“.

Tačiau patariame nepiktnaudžiauti šiais nustatymais, nes. informacija skirtingose pašto paslaugose gali būti rodoma skirtingai. Ir yra tikimybė, kad laiškas neatrodys taip gražiai, kaip iš pradžių ketinote.

4 Norėdami kiekviename laiške rodyti savo kontaktinę informaciją, turite: Eiti į nustatymus, rasti „Parašas“, pridėti teksto ir išsaugoti pakeitimus.

Google paštas

„Yandex Mail“.

5 Kaip atsakyti į el. laiškus?

Tarkime, jūs gaunate laišką, kuriame nesate vienintelis gavėjas.

Jei norite atsakyti laiško siuntėjui, taip pat ir kitiems gavėjams, tuomet prieš įvesdami tekstą spauskite „Atsakyti visiems“.

Google paštas

„Yandex Mail“.

Jei tik vienas siuntėjas – tiesiog spustelėkite „Atsakyti“.

Tikimės, kad mūsų straipsnis buvo jums naudingas.

2013 m. birželio 26 d

Šiuolaikinio pasaulio žmonės vis daugiau laiko praleidžia internete – ieško ir susiranda darbo, skaito naujienas, bendrauja socialiniuose tinkluose, tikrina orus, perka, parduoda, uždirba, taupo, draugauja, žiūri filmus, klausosi muzika, o dažnai tiesiog ilsintis. Šiandien sunku rasti žmogų, kuris nežinotų, kas yra paieškos sistema, internetinis režimas, ICQ, tinklaraščiai, kaip naudotis el. Bet jie vis dar egzistuoja, ir šis tekstas jiems skirtas.

Įprasta prasme paštas yra keitimasis laiškais ir siuntiniais. Kol kas žmogaus minties galia nepasiekė tokio lygio, kad siuntinius būtų galima siųsti elektroniniu paštu, bet galbūt artimiausiu metu tai išsipildys. Nepaisant to, el. paštas turi daug privalumų.

1. Elektroniniame laiške galite siųsti ne tik žinutes teksto forma, bet ir prisegti prie laiško failus: lenteles, nuotraukas, brėžinius, video, pristatymus ir pan. Laiškus galima ištrinti, persiųsti kitiems žmonėms, saugoti, filtruoti.

2. Elektroninis paštas leidžia akimirksniu pristatyti korespondenciją (informaciją), sutaupant daug laiko ir pastangų.

3. Nereikia eiti į paštą, nes el.paštu galima naudotis neišėjus iš namų, jei turi internetą ir kompiuterį.

4. Pelningumas – nereikia mokėti už kiekvieną laišką, nepaisant joje esančios informacijos kiekio. Pakanka, kad už interneto paslaugą paslaugų teikėjui būtų sumokėta laiku.

5. Efektyvumas – galite patikrinti savo paštą ir atsakyti į laišką net iš mobiliojo telefono su interneto prieiga.

Taigi, atsakykime į klausimą: „Kaip naudotis el.

Pirmiausia turite eiti į tam tikros paieškos ar pašto sistemos svetainę, pavyzdžiui, „Yandex“, „Google“, „Rambler“, „Mail.ru“ ir pan.

Pabandykime naudoti pavyzdį, kad paleistumėte paštą sistemoje „Google“. Svetainės viršuje raskite ir spustelėkite „Paštas“, atsiras naujas langas, kuriame galėsite įvesti paštą ir paskyrą. Kadangi dar neturite Google pašto, paspauskite raudoną mygtuką viršutiniame dešiniajame kampe – „Sukurti paskyrą“. Toliau pildomi asmens duomenys – vardas, pavardė, vartotojo vardas, slaptažodis, lytis, gimimo data, mobilusis telefonas, alternatyvus pašto adresas. Vartotojo vardą kuriate patys, jis turi būti unikalus (jei jau yra vartotojas su tokiu prisijungimu, sistema perspės ir paprašys įvesti kitą vardą), susideda iš lotyniškų raidžių, vardo ilgis nuo 6 iki 30 simbolių. Turėkite omenyje, kad jei ketinate vesti dalykinę korespondenciją el. paštu, tuomet turėtumėte sugalvoti ir pasirinkti diskretiškesnius prisijungimus.

Tada turite įvesti pašto slaptažodį. Jis turėtų būti pakankamai stiprus, pageidautina, kad jį sudarytų didžiosios ir mažosios raidės, simboliai ir skaičiai, ir ne mažiau kaip 8 simboliai. Dar kartą įveskite slaptažodį, kad jį patvirtintumėte.

Šioje svetainėje turite įvesti savo gimimo datą, kad galėtumėte pasiekti savo amžių atitinkančią medžiagą. Faktas yra tai, kad „Google“ paskyra leidžia pasiekti tokias paslaugas kaip „Gmail“ (paštas), „YouTube“ (vaizdo įrašų portalas) ir „Google+“ (socialinis tinklas). Galite nustatyti savo paskyrą taip, kad niekas nematytų jūsų amžiaus.

Lytis, taip pat mobiliojo telefono numeris pildomas vartotojo nuožiūra.

Norėdami užregistruoti paštą, belieka įrodyti, kad esate tikras asmuo (o ne robotas), ir klaviatūroje įveskite nurodytas lotyniškas raides. Jei ženklus sunku įskaityti, galite paspausti ženklą „Garsas“, sistema juos jums padiktuos. Jei nenorite to daryti, nurodykite savo mobiliojo telefono numerį. Patvirtinimo kodas bus išsiųstas į jūsų telefoną SMS žinute, kurį turėsite įvesti laukelyje „Patvirtinti paskyrą“.

Taigi, jūs turite savo el. pašto dėžutę, galite siųsti ir gauti laiškus. Kaip parašyti laišką? Randame mygtuką „Rašyti laišką“, laukelyje „Kam“ atsiradusiame lange parašykite gavėjo adresą. Jei norite, kad kas nors kitas gautų laiško kopiją, laukelyje „Kopija“ įveskite kitą el. pašto adresą. Laukelį „Tema“ galima palikti tuščią, bet jei nurodysite laiško temą ir esmę, gavėjui bus patogiau. Laiške galite rašyti tekstą, formatuoti, mygtuku „Pridėti“ arba „Sąvaržėlės“ piktograma prisegti failus, įterpti nuorodas, nuotraukas, paveikslėlius, išsaugoti laiško juodraštį. Prieš spustelėdami mygtuką pateikti, galite patikrinti rašybą. Jei norite tiksliai žinoti, ar adresatas jį gavo ir perskaitė, pažymėkite langelį „Pranešti apie skaitymą“.

Gautus laiškus skaityti lengviau – tereikia spustelėti naują laišką (dažniausiai paryškintu šriftu). Jei nebenorite gauti el. laiškų iš tam tikro autoriaus, vieną iš jų galite pažymėti kaip šlamštą. Be to, visi laiškai iš šio adreso bus automatiškai siunčiami į šiukšlių aplanką. Taigi, dabar turite idėją, kaip naudotis el. paštu, galite susirašinėti su verslo partneriais ir draugais, registruotis socialiniuose tinkluose, pirkti internetu ir daug, daug daugiau.

Šiame lauke parašykite glaustą ir aiškią informaciją, atspindinčią laiško esmę. Jei reikia nedelsiant perskaityti, pridėkite žodį skubus. Tai padės pašnekovui orientuotis, apie ką rašomas laiškas, o taip pat ateityje padės greitai surasti jį dominantį laišką archyve.
Jei tema pasikeitė dėl susirašinėjimo, pakeiskite ją šiame lauke.

2. Išjunkite „CapsLock“.
Nerašykite raidės ir temos didžiosiomis raidėmis. Daugelis žmonių mano, kad tai yra blogos manieros, nes tai išreiškia šaukimo toną. Taip pat daug šauktukų sakinio pabaigoje.

3. Trumpumas – talento sesuo
Stenkitės nerašyti ilgų laiškų, informaciją suformuluokite aiškiai ir glaustai, tai taupo adresato laiką.

4. Prisegti failai
Jei jums reikia tik išsiųsti failą, vis tiek turite parašyti trumpą informaciją laiško tekste. Pavyzdžiui, „Instrukcijų siuntimas darbui su el. Nepalikite tokių laiškų tuščių, iš pridėto laiško ne visada aišku, kas yra ant kortos.
Jei iš nežinomo adreso gavote tuščią laišką su pridėtu failu, tada jo atidaryti nerekomenduojama. Didelė tikimybė, kad tai virusas.

5. Atsakyti arba Atsakyti visiems

Atkreipkite dėmesį į šiuos du mygtukus, kai gaunate el. laišką. Jų paskirtis kitokia! Siuntėjas gali siųsti ne asmeninį laišką, o išsiųsti grupinį paštą. Tuo pačiu metu laiško kopijoje galite matyti visus gavėjus. Tokiu atveju pasirodo mygtukas „Atsakyti visiems“. Spustelėkite mygtuką „Atsakyti visiems“ tuo atveju, kai reikia perduoti informaciją visiems, kurie yra kopijoje. Jei norite atsakyti tik siuntėjui, tuomet turite paspausti mygtuką „Atsakyti“.

6. Laiškų grandinė
Atsakydami į laišką neištrinkite originalo. Gavęs Jūsų atsakymą be originalaus teksto, adresatas gali nebeprisiminti, koks buvo klausimas ir bus priverstas ieškoti savo išsiųsto laiško.

7. Pasirašykite raides
Rašyti „Pagarbiai,...“ nėra tik geros manieros. Įprasta paraše nurodyti visą vardą, pavardę, pareigas, organizacijos pavadinimą ir kontaktinį telefono numerį. Tokiu būdu unikaliai atpažįstate save ir, esant reikalui, galima greitai susisiekti.
Pašto nustatymuose galite nustatyti automatinį parašą, šie žodžiai prie visų naujų raidžių bus pridedami automatiškai.

7. Žodis ne žvirblis, jis išskris - jo nepagausi
Prieš siųsdami laišką dar kartą perskaitykite, pasistenkite iš karto neatsakyti į emocingus laiškus, kad vėliau nesigailėtumėte.
Atminkite, kad Jūsų laiškas gali būti persiųstas netyčia arba tyčia, todėl konfidenciali informacija neturėtų būti siunčiama el.

8. Naršykite savo el. pašto nustatymus
Vieną kartą praleidę laiką tyrinėdami pašto nustatymus, juos išsaugosite ateityje. Būtent nustatymuose galite nustatyti asmeninį parašą, nustatyti laiškų rinkimą iš kitų pašto dėžučių, sukurti aplankų hierarchiją, pridėti filtrų ir dar daugiau.

9. Atkreipkite dėmesį į el. pašto saugumą

Sugalvokite sudėtingą slaptažodį, neužsirašykite jo ant popieriaus lapo šalia kompiuterio, periodiškai keiskite.
Kai pasiekiate el. laišką iš kito kompiuterio, nespustelėkite prisiminti slaptažodį.
Nepamirškite atsijungti nuo el. pašto, kai dirbate kieno nors kito įrenginiu.
Neatidarykite failų, gautų iš nepažįstamų el.
Patikrinkite, ar pridėtuose failuose nėra virusų.
Siųsti nepageidaujamus el. laiškus į šlamštą.

10. Jaustukai
Oficialiuose laiškuose jaustukų nėra įprasta naudoti, tačiau susirašinėdami su draugais galite pridėti jaustukų, kad suteiktų laiškui emocijų.
Žemiau pateikiami populiariausi:

Pastaruosius kelerius metus viena iš efektyviausių mano įrankių buvo el. Pastebiu, kad ši priemonė bus veiksminga tik tada, kai išmoksite ją valdyti, o ne leisite reikalams eiti savo vaga. Aš parašiau šiek tiek anksčiau.

Pirmiausia turime aiškiai suprasti, kodėl mums reikia el. Vikipedija siūlo: gauti, siųsti ir persiųsti el. Elektroninio pašto tikslas – efektyvinti žmonių gyvenimą ir darbą. Tačiau iš tikrųjų ne viskas taip paprasta.

Remiantis statistika, vidutiniškai per dieną žmogus gauna daugiau nei 100 laiškų. Tai didžiulis skaičius. Ir toliau auga, o tai lemia tai, kad žmogus dėl laiko stokos nebepajėgia kokybiškai apdoroti gautos informacijos.

Būtent šis klausimas, kaip dirbti su el. paštu, kelia nerimą daugeliui žmonių. Nepatikrintų laiškų perteklius sukelia stresą ir mažina produktyvumą.

Ar jūs irgi buvote panašioje situacijoje? Tada šis straipsnis skirtas jums.

Veiksmingiausi ir organizuotiausi žmonės savarankiškai sukuria savo darbo su paštu sistemą, remdamiesi savo patirtimi, bandymų ir klaidų būdu.

Jei el. laiške yra daugiau ar mažiau bendrų verslo susirašinėjimo taisyklių, tai tvarkant darbą el. paštu viskas yra šiek tiek sudėtingiau. Tai priklauso nuo daugelio veiksnių, tokių kaip veiklos sritis, žmogaus verslo veiklos ir organizuotumo laipsnis, gyvenimo būdas ir verslas ir pan.

Darbas su el

Taigi, pradėkime. Man reikia veiksmingų el. pašto taisyklių, kad:

Padidinkite savo efektyvumą
Visada būkite privalomas ir teisingas žmogus savo korespondentams.
Visada žinok, kaip perdariau paštą.
Niekada nepraraskite gaunamų el.

Yra keli darbo su paštu principai:

1. Naudokite gautuosius kaip kontrolinį sąrašą ir palikite jame neapdorotus pranešimus.

2. Kiekvienam projektui, kategorijai sukurti atskirus aplankus. Tai padės greitai rasti reikiamą informaciją.

3. Aktyviai naudoti etikečių, spalvų žymes. Dėl to raidžių rūšiavimas bus pastebimas vizualiniam suvokimui.

4. Kruopščiai išstudijuokite ir išmanykite nustatymų sistemą pašto paskyroje. Tai padės efektyviai valdyti.

5. Nustatykite laiką, kurį norite skirti darbui su paštu. Pavyzdžiui, 30 minučių ryte ir 30 minučių vakare. Ir nė minutės daugiau.

6. Jei leidžia darbo sąlygos, išjunkite iššokančius pranešimus apie naujas raides. Taip mažiau blaškysitės.

7. Atsisakykite nesusijusių laiškų prenumeratos.

8. per dieną.

9. Išsaugokite visus išsiųstus el. Visada yra kažkas naudingo. Šiandien tokiu būdu radau savo paso nuskaitytą.

10. Gebėti atpažinti ženklus, pagal kuriuos tvarkysite ir rūšiuosite paštą.

El. pašto technologija

Turėdami omenyje pirmąją taisyklę, mūsų tikslas analizuojant paštą yra palikti kuo mažiau laiškų gautuosiuose.

Tuo pačiu antra, ne mažiau svarbi užduotis – surūšiuoti visas raides į kategorijas, specifiką ir svarbą. Savo gautuosiuose galite palikti el. laiškus, į kuriuos reikia atsakyti nedelsiant arba greitai. Juos taip pat galima iš karto pažymėti spalvotais ženklais ar etiketėmis. Pridursiu, kad daugiausia naudoju G-mail programą, turiu keletą kitų paskyrų kitose pašto programose.

Kaip kiti dirba su el

Kartą žiūrėjau filmuką apie darbą su pašto dėžute, kuriame autorius parodė, kaip per kelias minutes garsiai susitvarkė su dviem šimtais laiškų. Natūralu, kad viliojanti antraštė privertė mane suprasti, kaip tai galima padaryti, nes nežinojau veiksmingo atsakymo į šį klausimą. Paaiškėjo, kad jo veikimo principas pagrįstas raidžių ištrynimu ir svarbių bei reikalingų palikimu Inbox. Nustebino! Taigi bet kas gali. Greitai padariau išvadą: ši technika man netinka.

Pjaustome gyvai

Sutikite, kad didžioji laiškų dalis yra mums reikalingi adresų sąrašai ir informacijos saugykla. Ir kai mums patariama daugelio jų atsisakyti prenumeratos, būkite sąžiningi – kas pakėlė ranką atsisakyti savo pasirinkimo? Kadangi mes jį pasirinkome, vadinasi, mums jo reikia ir tai svarbu. Tačiau taip pat patarsiu atsisakyti tų adresų sąrašų, kurie šiandien jums yra mažiau aktualūs. Tai lyg spintos valymas – gaila išmesti, o seniai jos nenešioju...

Įsitikinkite, kad kraštutiniu atveju žinote, kur yra šis naujienlaiškis, ir, jei reikia, visada galite ten ieškoti informacijos arba užsiprenumeruoti dar kartą.

Į savo aplankų pavadinimus žiūrėkite rimtai. Čia visiems iš karto patarti neįmanoma – daug kas priklauso nuo žmogaus individualumo. Žinau, kad daugelis žmonių nori talpinti bet kokius laiškus, laiškus, susijusius su pardavimo temomis, į aplanką pavadinimu Pardavimai. Ši parinktis taip pat veikia. Mano aplankuose gali būti asmens, iš kurio atėjo laiškai, vardas ir pavardė, įskaitant pardavimo temą ir adresų sąrašų pavadinimus. Tai yra, tema Pardavimai mano pašte atitinka ne vieną aplanką, o kelis. Aš juos puikiai išmanau. Man svarbus asmeninis autorės prekės ženklas.

Struktūruokite siunčiamus el. laiškus

Taip pat lengva struktūrizuoti siunčiamus el. laiškus. Priskirkite jiems etiketes ar žymas, kad juos būtų galima greičiau rasti reikiamu metu. Sukurkite aplankus svarbiausiems ir naudokite perkelti. Pavyzdžiui, dirbdamas prie kelių projektų vienu metu, turėjau siųsti panašius laiškus klientams ir susirašinėti. Sukūręs aplanką su projekto pavadinimu, išsiuntęs laišką, perkėliau į jį reikiamus laiškus.

Pradinio laiškų analizės metu stengiuosi perskaityti raides ir nustatyti, į kurią kategoriją jas reikėtų perkelti. Taip pat skirstau pagal svarbos ir skubos laipsnį: skubūs - nesvarbūs; skubus – svarbus; neskubi – nesvarbi: neskubi – svarbu. Svarbius laiškus, į kuriuos šiandien reikia atsakyti ar kažkokio darbo, palieku aplanke Inbox, atlikus darbus perkeliu į atitinkamą aplanką.

Jei suprantu, kad laiško tema man bus aktuali artimiausiu metu, tai leidžiu sau perkelti žinutę į neskaitytą aplanką. Tinkamu metu rankos jį tikrai pasieks.

Atkreipiu jūsų dėmesį į tai, kad visi aukščiau išvardinti metodai gimė ne per vieną dieną ir net ne per dvi. Jau šiandien daugelis įmonių galvoja apie darbo su el. paštu taisyklių kūrimą ir įgyvendinimą. Efektyvus laiko valdymas ir organizavimas taps esminėmis savybėmis visų įmonių darbe.

Jei netvarkote pašto, netrukus jis tvarkys jus, o tai sukels bereikalingą stresą. Plėtokite savo pašto taisyklės.

Naudodami ir taikydami šias taisykles savo verslo gyvenime tapsite efektyvūs. Draugai, sėkmės jūsų versle! Būkite veiksmingi ir nepamirškite. Kaip visada, aš vertinu jūsų komentarus ir retweets bei asmeninius patarimus.

2. Elektroninis paštas leidžia akimirksniu pristatyti korespondenciją (informaciją), sutaupant daug laiko ir pastangų.

3. Nereikia eiti į paštą, nes el. paštu galite naudotis neišeidami iš namų, jei turite internetą ir kompiuterį.

4. Pelningumas – nereikia mokėti už kiekvieną laišką, nepaisant joje esančios informacijos kiekio. Pakanka, kad už interneto paslaugą paslaugų teikėjui būtų sumokėta laiku.

5. Efektyvumas – galite patikrinti savo paštą ir atsakyti į laišką net iš mobiliojo telefono su interneto prieiga.

Taigi, atsakykime į klausimą: „Kaip naudotis el.

Pirmiausia turite eiti į tam tikros paieškos ar pašto sistemos svetainę, pavyzdžiui, „Yandex“, „Google“, „Rambler“, „Mail.ru“ ir pan.

Pabandykime naudoti pavyzdį, kad paleistumėte paštą sistemoje „Google“. Svetainės viršuje raskite ir spustelėkite „Paštas“, atsiras naujas langas, kuriame galėsite įvesti paštą ir paskyrą. Kadangi dar neturite Google pašto, paspauskite raudoną mygtuką viršutiniame dešiniajame kampe – „Sukurti paskyrą“. Toliau pildomi asmens duomenys – vardas, pavardė, vartotojo vardas, slaptažodis, lytis, gimimo data, mobilusis telefonas, alternatyvus pašto adresas. susikurti patiems, jis turi būti unikalus (jei jau yra vartotojas su tokiu prisijungimu, sistema perspės ir paprašys įvesti kitą pavadinimą), susideda iš lotyniškų raidžių, vardo ilgis nuo 6 iki 30 personažai. Turėkite omenyje, kad jei ketinate vesti dalykinę korespondenciją el. paštu, tuomet turėtumėte sugalvoti ir pasirinkti diskretiškesnius prisijungimus.

Tada turite įvesti pašto slaptažodį. Ji turi būti pakankamai patikima, pageidautina su didžiosiomis raidėmis ir simboliais bei skaičiais, ir turi būti bent 8 simbolių ilgio. Dar kartą įveskite slaptažodį, kad jį patvirtintumėte.

Lytis, taip pat mobiliojo telefono numeris pildomas vartotojo nuožiūra.

Daugumos žmonių klaida yra ta, kad jie neįvertina elektroninio pašto sistemos kūrimo svarbos. Vienas iš būdų yra galvoti apie el. paštą kaip apie veiksmų seką.

1 – prieiga prie el
2 - Laiškų vakarėlis
3 – gaunamo pašto tikrinimas
4 - pašalinimas
5 – vykdymas
6 - Sandėliavimas

1. PRIEIGA PRIE EL. PAŠTO

Pirmiausia suplanuokite, kada kasdien tikrinsite el. Paprastai daugumai žmonių pakanka elektroninio pašto tikrinimo keturis kartus per dieną:

1. Pirmas dalykas ryte. Daugelis žmonių savo darbo dieną pradeda tikrindami el. paštą, kad įsitikintų, jog nepraleido nieko skubaus.

2. Prieš pietų pertrauką. Pietų laikas yra visiškai natūrali jūsų verslo veiklos pauzė; kad šis laikas būtų produktyvesnis, galite patikrinti savo el.

3. Vidurdienis. Tai dar viena natūrali pauzė, kai reikia pailsėti arba ruošiatės išvykti į verslo susitikimą.

4. Darbo dienos pabaiga. Jei prieš išeidami iš darbo vietos kiek įmanoma ištuštinsite gautuosius, kitą rytą iškart pereisite prie naujų žinučių peržiūros. Įsitikindami, kad paskutinę minutę nėra skubių reikalų, kuriuos palikote be priežiūros, tai garantuos ramesnį vakarą jums ir jūsų kolegoms.

Daugumai žmonių geriausias pasirinkimas, mažiausiai trikdantis darbo eigą, yra tikrinti elektroninį paštą keturis kartus per dieną ir skirti ne daugiau kaip 15 minučių kiekvienai el. pašto „seansui“.

2. LAIŠKŲ PARTIJA

Svarbu suprasti, kad el. laiškus apdorojate keturis kartus per dieną. Tai nereiškia, kad privalote nedelsiant atsakyti į visus pranešimus, į kuriuos reikia atsakyti, arba parašyti visus laiškus, kuriuos planavote išsiųsti per 15 minučių. Turite susitaikyti su tuo, kad jūsų pašto dėžutė yra ne kas kita, kaip laiškų, laukiančių, kol bus sutvarkyti, paketas.

3. GAUNAMOS KORESpondencijos TIKRINIMAS

Kitas žingsnis yra patikrinti visus pranešimus, o tai nereiškia, kad turite perskaityti kiekvieną. Dažnai sprendimas dėl el. laiško gali būti priimtas pagal jo temą arba kelias pirmąsias eilutes. Didelę mūsų susirašinėjimo dalį sudaro adresų sąrašai ir naujienlaiškiai. Jei esate pramonės analitikas, galbūt naujienlaiškis -
jums svarbiausias dokumentas ir jūs kiekvieną dieną atidžiai jį studijuojate. Tačiau kitiems taip nėra, ir galima greitai nustatyti, ar šis naujienlaiškis mums svarbus ar naudingas. Ne į visus el. laiškus reikia atsakyti: tai, pavyzdžiui, tie laiškai, kurių kopijoje esate išvardyti, arba laiško tema reiškia, kad jums tereikia perskaityti šią informaciją.

4. IŠTRINTI

Jei pagrindinis jūsų tikslas yra atlaisvinti gautuosius, vienas iš paprasčiausių būdų tai pasiekti – ištrinti pranešimus. Jei perskaitę naujienlaiškį darote išvadą, kad ši informacija jums nenaudinga, atsisakykite šio naujienlaiškio prenumeratos. Jūs nepasigailėsite ir jums nereikės daugiau laiko skirti jo apdorojimui. Ištrinkite visus pranešimus, kuriems nereikia atlikti tolesnių veiksmų.

Jei staiga ištrinate visus pranešimus, gaunamus iš konkretaus adreso, pagalvokite, kodėl taip nutinka.

5. SPECIFIKACIJA

Lygiai taip pat, kaip ir dirbant su popieriniais dokumentais, pageidautina, kad vėl negrįžtumėte prie perskaitytų laiškų.

Jei atsakymas į pranešimą arba jo persiuntimas užtrunka tik kelias minutes, padarykite tai iš karto. Turėtumėte kuo greičiau atsakyti į pranešimus, kuriuose patvirtinamas arba nustatomas susitikimo laikas, prašoma informacijos apie savo kontaktus, yra klausimų ar prašymų, nebent, žinoma, tai užtruks daug laiko.

Jeigu suprasite, kad jums reikia papildomos informacijos, kitų žmonių įsitraukimo ar laiko apmąstymams, tuomet į tokį laišką iškart atsakyti negalėsite. Vėliau turėsite imtis kokių nors veiksmų: galbūt nuspręskite, ar tikrai turėtumėte atsakyti į šį laišką ir ką nors padaryti. Jei ne, galite nedelsdami išsiųsti laišką reikiamam asmeniui. Prieš deleguojant užduotį, gali prireikti šiek tiek laiko išsiaiškinti, kam
turi būti atsakingas asmuo. Jei laiške reikalaujama imtis veiksmų, išsaugokite tik didelę informacijos dalį, o patį laišką ištrinkite. Laikykite savo pašto dėžutę be tokių pranešimų, o reikiamą informaciją išsaugokite, pavyzdžiui, projektų darbo sekimo sistemoje, kalendoriuje ar planavimo sistemoje, kad būtumėte tikri, jog tai padarysite. Būtent tai ir yra vykdymas – užtikrinimas, kad viskas, ką reikia padaryti, bus padaryta.

6. SANDĖLIAVIMAS

Jei el. laiško nepavyksta ištrinti (arba į jį sureaguota, o paskui ištrinti), jį reikia išsaugoti.

Pagrindinė priežastis, kodėl jums to gali prireikti, yra ta, kad ateityje turėsite remtis šiuo dokumentu (pavyzdžiui, tai informacija apie ką nors, priimtas sprendimas, nurodymas, pažangos ataskaita ir pan.). Jei staiga neturėsite dokumento, į kurį galėtumėte kreiptis, tai jums turės neigiamų pasekmių.

Nėra vieno teisingo būdo saugoti el. laiškus. Turite sugalvoti sistemą, kuri tiktų jums asmeniškai.

Viena iš galimybių yra poaplankių sistema gautuosiuose. Galite rūšiuoti poaplankius pagal temą, kategoriją, klientą ar projektą, atsižvelgdami į tai, kokius pranešimus dažniausiai gaunate. Daugelis žmonių sukuria atskirą aplanką „Apdoroti laiškai“, kuriame deda visus patikrintus pranešimus ir pranešimus, kuriems reikia tolesnių veiksmų.

Kad ir kokią el. pašto saugojimo sistemą pasirinktumėte, atminkite, kad vienintelė vieta, kurioje neturėtumėte jo saugoti, yra gautieji. Taip pat atminkite, kad darbas su el. paštu neturėtų trukti 24 valandas per parą, septynias dienas per savaitę. Jei gautuosius tvarkysite iš anksto nustatytu laiku, sutaupysite valandų per savaitę, sumažinsite stresą, kurį jaučiate dėl kažko praleidimo, ir padidinsite efektyvumą sprendžiant tai, kas iš tikrųjų svarbu. Tai paprasti principai, kuriuos lengva atsiminti.

Internetas šiandien siūlo tiek daug įdomių dalykų, todėl stengiamės neprarasti informacijos – užsiprenumeruojame įvairius adresatų sąrašus, susirašinėjame su draugais ir užmezgame naujų pažinčių, naudojame paštą dalykinėje korespondencijoje.

Kaip tinkamai sutvarkyti savo el. Šis klausimas kelia nerimą daugeliui.

Galioja verslo susirašinėjimo el. paštu taisyklės. Jo naudojimo metu atsirado kai kurių darbo taisyklių pakeitimų ir el. Tai buvo būtina norint neatsilikti nuo įvykių, neprarasti gaunamos informacijos ir operatyviai į ją reaguoti. Manau, kad žinoti, kaip dirbti su savo el. paštu, pravers daugeliui.

Kaip organizuoti el. pašto darbą?

♦ Patikrinkite savo paštą tinkamu laiku

Elektroninis paštas dažniausiai nėra skubios informacijos perdavimas, jis naudojamas neskubiems reikalams.

Yra telefonai skubiai informacijai gauti, ir jos kabinete galima pristatyti asmeniškai. Todėl jei iš anksto nesusitarta, kad dabar gausite svarbų laišką paštu, tai netikrinkite savo pašto nuolat. Tiesiog uždarykite programą kompiuteryje pagrindinio darbo laikui, kad naršyklės skirtuke ar iššokančiame lange nematytų nuolat gaunamų laiškų. Tai neatitrauks nuo svarbių dalykų.

Ir, kaip bebūtų keista, paštas bus sutvarkytas per trumpesnį laiką, nes su juo susitvarkysime tikslingai, skirdami ypatingą laiką ryte ir vakare, o galbūt tik kartą per dieną. Tai priklauso nuo jūsų veiklos aplinkybių ir pobūdžio.

Visa tai, žinoma, negalioja tiems, kurių darbas yra atsakyti į elektroninius laiškus, pavyzdžiui, pagalbos tarnyboje.

♦ Kiekvieną vakarą ištuštinkite pašto dėžutę

Aplankas Gautieji yra vieta, kur renkama visa gaunama informacija, kurią reikia išmokti greitai rūšiuoti.

Norint surūšiuoti laiškus pagal temą, mums reikia papildomai sukurti keletą svarbių aplankų. Pavyzdžiui, „Atsakyti“, „Asmeninis“, „Darbas“, „Įdomu“, „Svarbu“ ir „Asmeninis“.

Kiekvienam aplankui sukurkite poaplankius. Aplanke „Asmeniniai asmenys“ gali būti susirašinėjimo su jums svarbiais žmonėmis. Pavyzdžiui, šiame aplanke sukuriame poaplankį "Ivanov I.I." ir pašto dėžutėje nustatyti taisyklę (filtrą), kad visi Ivanovo laiškai I.I. bus nedelsiant išsiųstas į šį aplanką. Nereikia jaudintis, kad šią raidę praleisite, nes meniu prie aplanko pavadinimo bus rodoma piktograma, kad šiame aplanke yra neskaityta raidė.

Taip elgiamės su visomis mums svarbiomis raidėmis.

♦ Išvalome paštą nuo šiukšlių

Rūšiuojant laiškus būtina pažymėti nepageidaujamus laiškus ir tuos, kurių neužsiprenumeravote kaip šiukšlių.

Pašto programa turi šlamšto filtro funkciją. Ji sugeba atsiminti tokius laiškus ir vėl atsiųstas nuo šio autoriaus laiškas iškart pateks į šiukšlių aplanką.

Jei patys neišvalėte šio aplanko, po 30 dienų visi pranešimai bus automatiškai ištrinti iš pašto šiukšlių aplanko ir jums nereikės dėl to jaudintis.

Niekada neatsakykite į nepageidaujamus el. laiškus, nes sukčiai gali pasinaudoti jūsų el.

Laikantis darbo su elektroniniu paštu taisyklių, Jūsų darbo diena bus efektyvesnė – mažiau laiko skirsite laiškams rūšiuoti, atsakinėti ir rašyti. Štai keletas konkrečių patarimų:

Elektroninio pašto taisyklės

Nustatykite konkretų darbo su el. paštu laiką. Baigę išjunkite pašto dėžutę.
Ištirkite pašto dėžutės funkcijas ir nustatymus. Tai padės greitai naršyti dirbant su raidėmis.
Naudokite gautuosius kaip vietą, kurioje galite rinkti informaciją, kurią norite rūšiuoti. Tuo pačiu metu naudokite etiketes raidėms pažymėti. Kiekvieną vakarą šis aplankas turi būti tuščias.
Pašto dėžutėje nustatykite filtrus, kad surūšiuotumėte svarbius el. laiškus į temų aplankus
Periodiškai išvalykite (atsisakykite) adresatų sąrašą nuo neįdomių ir neaktualių. Norėdami tai padaryti, kalendoriuje nustatykite tvarkaraštį. Pavyzdžiui, kartą per ketvirtį. Kuo dažniau tai darysite, tuo mažiau laiko užtruks šis valymas.
Kasdien rūšiuokite el. laiškus gautuosiuose ir kuo greičiau atsakykite į el. laiškus.
Paruoškite iš anksto paruoštus šablonus atsakymui į laiškus. Į savo atsakymus įtraukite sveikinimo ir parašo šabloną. Taip sutaupysite daug laiko rašant atsakymus į el.
Stenkitės būti kuo trumpesni. Pridėkite papildomą informaciją prie laiško kaip atskirą failą.
Prie el. laiškų pridėtus failus visada patikrinkite antivirusine programa.
Laikykitės taisyklės: „viena raidė – viena tema“. Taip gavėjui lengviau dirbti su raidėmis.
Jei tą patį klausimą jums užduoda skirtingi žmonės, prasminga atsakyti viešai savo tinklaraštyje ar svetainėje ir laiške pateikti nuorodą į šį straipsnį. Taigi sutaupysite laiko rašydami atsakymą ir suteiksite visą informaciją suinteresuotoms šalims.
Prisiminkite taisyklę: kuo mažiau rašysite, tuo mažiau gausite raidžių.
Laikykite išsiųstų el. laiškų archyvą.
Nepateikite trečiosioms šalims paskyros, kurioje yra jūsų paštas, slaptažodžio.
Norėdami sužinoti daugiau informacijos apie laišką, naudokite funkciją Laiško ypatybės. Norėdami tai padaryti, spustelėkite dešinįjį pelės mygtuką laiško skaitymo režimu.

Tai, ar naudositės šiomis taisyklėmis, priklauso nuo jūsų. Tačiau organizuojant darbą su pašto dėžute reikia atsiminti, kad korespondenciją turėtume tvarkyti mes, o ne ji mus. El. paštas turėtų palengvinti mūsų gyvenimą, o ne užimti.

Neprarask. Prenumeruokite ir gaukite nuorodą į straipsnį savo el. paštu.

Elektroninis paštas išlieka viena iš pagrindinių verslo (ir ne tik) komunikacijos priemonių skaitmeniniame amžiuje. Ir kadangi darbas su juo gali užimti didelę darbo dienos dalį, labai svarbu jį organizuoti efektyviai. Kaip tai padaryti? Pasinaudokite šiais universaliais patarimais, nušlifuokite juos pagal savo užduotis ir padidinkite našumą.

Ištirkite funkcionalumą

Dauguma šiuolaikinių laiškų siuntėjų turi gana lanksčius ir išsamius nustatymus, leidžiančius peržengti įprastą laiškų siuntimą / gavimą. Tiksliau sakant, jie padeda gerokai patoginti naudojimą ir gerokai praplečia funkcionalumą. Pavyzdžiui, „Gmail“ nustatymuose yra galimybė įjungti sparčiuosius klavišus, kurie supaprastina darbą ir taupo laiką. Tačiau daugelis jų nenaudoja, dažnai dėl nežinojimo. Todėl darbo su el. paštu optimizavimas turėtų prasidėti nuo susipažinimo su paslaugos funkcionalumu.

Veikimo režimas ir dažnis

Sukurkite pasirinktinę pašto siuntimo tvarką ir vykdykite ją. Tai geriau daryti ryte (o taip pat ir iki darbo dienos pabaigos), bet pradėti reikėtų ne nuo raidžių tikrinimo, o nuo kokios nors prioritetinės užduoties atlikimo ar. El. laiškų skaitymo ir siuntimo laikas turėtų būti ribotas ir stenkitės laikytis šių apribojimų. Baigę - uždarykite klientą ir negrįžkite prie jo, tikrindami, ar nėra naujų. Dirbdami su paštu darykite tik tai, nesiblaškykite nuo kitų darbų. Taip pat atminkite, kad el. pašto nuorodų naršymas gali lengvai paversti apdorojimą laiko spąstais. Todėl dirbant su paštu dažnai rekomenduojama naudoti specialias pašto programas (pvz., Outlook).

Naudokite skirtingą paštą

Geriau turėti kelias el. pašto paskyras skirtingiems tikslams. Naudokite kelis adresus darbui ir asmeniniam susirašinėjimui, registruodamiesi svetainėse ir užsiprenumeruodami jus dominančios medžiagos adresų sąrašus. Tai teisinga skaitmeninio saugumo požiūriu ir taps pirminiu laiškų filtru, kuris leis dirbant susikoncentruoti į tinkamą susirašinėjimą.

Čia taip pat svarbu tai, kad vienoje tarnyboje galite apdoroti laiškus iš skirtingų adresų neperjungdami skirtingų siuntėjų. Pavyzdžiui, „Gmail“ turi galimybę nustatyti persiuntimą iš kitų pašto dėžučių. Priskirkite jiems atitinkamas etiketes ir apdorokite kiekvienam numatytu laiku.

Optimizuokite savo el. pašto patirtį

Štai konkretūs veiksmai:

Filtruokite el. laiškus kurdami skirtingus aplankus. Padalinkite gautuosius į aplankus, atsižvelgdami į jūsų keliamus tikslus ir uždavinius bei reikalingus veiksmus. Nedelsdami apdorokite tuos laiškus, į kuriuos atsakysite ne ilgiau kaip porą minučių. Turėkite specialų aplanką laiškams, į kuriuos reikės atsakyti vėliau, ir sudarykite darbo su juo grafiką.
Naudokite šablonus. Parašas su kontaktiniais duomenimis gali būti sukonfigūruotas pagal pačios pašto dėžutės funkcionalumą. Jei siunčiate daug to paties tipo pranešimų, parašykite jiems šablonus ir tiesiog nukopijuokite juos ateityje. Taip pat yra programų, leidžiančių kurti ir naudoti fragmentus tolimesniame darbe kompiuteriu – specialios santrumpos ir santrumpos, kurias įvedus gaunamas anksčiau jiems priskirtas tekstas. Jie taip pat taupo laiką ir padidina patogumą.
Pažymėkite svarbius el. laiškus atitinkamais žymekliais. Tai palengvins naršymą ir padarys darbą struktūriškesnį.
Taikykite 5 sakinių taisyklę. Atsakydami ir rašydami laiškus būkite kuo trumpesni ir aiškesni. Jei įmanoma, stenkitės laikytis 5 sakinių.
Naudokite sparčiuosius klavišus. Grįžtame prie punkto numeris 1. Naudojant sparčiuosius klavišus, nereikia blaškytis pelės valdymo. Prisiminkite juos ir pasauliniu mastu sutaupysite daug laiko.
Ištrinti ir archyvuoti. Dauguma el. pašto vartotojų palieka el. laišką savo gautuosiuose po to, kai jį perskaito. Tačiau tiems, kurie dirba su didžiuliu gaunamos korespondencijos kiekiu, šis metodas nebus visiškai veiksmingas. Geriau naudoti taisyklę „1 el. laiškas = 1 veiksmas“. Tai reiškia, kad perskaitę laišką turite į jį atitinkamai atsakyti – atsakyti ir archyvuoti, ištrinti, perkelti į tinkamą aplanką ir atsakyti vėliau ir pan.
Naudokite paiešką. Pašto paslaugos turi puikią integruotą paiešką, kurios dėka galite lengvai rasti jus dominantį laišką pagal tokius kriterijus kaip siuntėjas, tema, turinys, žymėjimas, prisegti failai. Tai daug lengviau nei rankiniu būdu ieškoti reikiamo el.
Nenaudokite mobiliųjų versijų ir pranešimų. Be reikalo neįdiekite įspėjimų ir pašto paslaugų programų savo išmaniajame telefone. Dar kartą neapsimoka, jei darbas su paštu jums nėra vienas iš pagrindinių įrankių, jis nėra masinis ir nereikalauja momentinio atsakymo. Taip, ir spausdinti iš telefono klaviatūros yra mažiau patogu.

Naudokite organizatorius

Tvarkydami paštą, turėkite savaitinį / „Google“ kalendorių / darbų sąrašą arba bet kokią kitą panašią programinę įrangą su raidėmis. Taigi geriau apdoroti susirašinėjimą su užduočių nustatymu, taip pat informacijos apie susitikimus ir įvykius pateikimą. Dėl to nieko nepamiršite, gausite pranešimą tinkamu laiku ir, be to, apsisaugosite nuo to, kad nereikės grįžti prie skaitymo iš naujo.

Su bendradarbiais kurkite el. pašto taisykles

Susirašinėdami venkite nereikalingo biurokratinio šurmulio. Jei turite klausimą, o asmuo, kuriam jis skirtas, yra kitame biure, užeikite ir pasitikrinkite atsakymą asmeniškai. Arba skambinkite. Apskritai geriau visada nustatyti problemų, dėl kurių reikia siųsti el. laišką, spektrą. Kitais atvejais geriau nepiktnaudžiauti galimybe, ypač smulkiais atvejais. Taip sutaupysite laiko ir pastangų jums ir tiems, su kuriais dirbate.