Cum se utilizează e-mailul: sfaturi utile. Cum să utilizați e-mail-ul Yandex: o descriere detaliată Cum să utilizați lecția de e-mail

E-mail, sau „e-mail”, „săpun” este acum un atribut obligatoriu pe Web pentru un utilizator. Este folosit pentru a comunica cu prietenii și camarazii, pentru a efectua corespondență de afaceri, pentru a trimite fotografii, videoclipuri și documente. Și este necesar un e-mail pentru a înregistra un cont în rețelele sociale, jocuri online, site-uri web și forumuri.

Acest articol vă va învăța cum să utilizați e-mailul și vă va ghida prin pașii creării unui cont pe .

Asadar, haideti sa începem! Oferim garanție - în 15-20 de minute vei avea propriul tău e-mail.

Selectarea serviciului

În primul rând, trebuie să decideți pe ce serviciu (site) doriți să creați o cutie poștală. Este demn de remarcat faptul că există un număr mare de resurse web pe Internet care oferă vizitatorilor să își creeze propriul e-mail. Unele dintre ele sunt mai bune, altele sunt mai proaste din punct de vedere al securității și al utilizabilității.

Dacă doriți să vedeți personal diversitatea de servicii, introduceți „e-mail” în motorul de căutare. Cel puțin, vă va prezenta o sută sau două servicii de poștă online.

Dar pentru a nu te simți amețit de cercetări și căutări, îți sugerăm să alegi unul dintre serviciile oferite mai jos. Sunt unanim recunoscuți de profesioniștii IT și utilizatorii obișnuiți ca fiind cei mai buni de pe Web. Deci nu riști nimic. Dimpotrivă, obțineți o garanție 100% a confortului utilizatorului.

Serviciu de la cunoscuta companie Yandex. Funcționează corect și stabil din anul 2000, adică de mai bine de 15 ani. Are protecție fiabilă împotriva spammerilor și a hackerilor răi care încearcă să fure date confidențiale din cutiile poștale. Scanează fișierele descărcate de către modulul antivirus Dr.Web în modul automat. Acceptă traducerea automată a literelor în diferite limbi străine și, de asemenea, traduce mesajele străine în rusă. Toate informațiile (scrisorile) sunt trimise prin canale criptate. Funcționează excelent pe computere, laptopuri și dispozitive mobile (smartphone-uri, tablete). Este recomandat pentru utilizare pentru cei care folosesc în principal Runet și corespondent în mod activ cu utilizatorii vorbitori de limbă rusă.

Deschideți pagina principală a serviciului web - yandex.ru în browser. Și apoi faceți clic în colțul din dreapta sus „Start mail”.

Portal web imens. Una dintre cele mai vechi din Runet, fondată în 1998. Proprietarul contului oferă nu numai o cutie poștală, ci și acces la o varietate de servicii (jocuri, serviciu de întâlniri, videoclipuri, știri etc.). Dotat cu o interfață ușor de utilizat și un filtru puternic de spam. Ușor de gestionat. Cu siguranță îi va atrage pe cei care nu sunt indiferenți față de rețelele de socializare și doresc să corespondeze în mod activ online, să vizualizeze o varietate de conținut (fotografii, videoclipuri), cu excepția utilizării e-mailului.

Accesați pagina mail.ru și în blocul din stânga sus, sub câmpurile de conectare, faceți clic pe linkul „Înregistrare în e-mail”.

gmail

Serviciu „de peste mări” de la Google. Are un număr mare de setări și funcții de utilizator. A fost lansat pe 1 aprilie 2004. Protejat fiabil de interferențe și hacking terți, acceptă toate protocoalele populare de schimb de date. Echipat cu un panou de control ușor de utilizat. Capabil să facă copii de rezervă ale datelor. Un cont Gmail va fi util în special pentru cei care folosesc adesea servicii web străine, precum și alte servicii Google (Hărți, Știri, Play Market, Calendar etc.).

Introdu mail.google.com în bara de adrese a browserului și apasă pe Enter. Pe pagina care se deschide, faceți clic pe butonul „Creați un cont”.

Ei bine, ce zici de serviciu? Acum este momentul să începeți să vă creați un cont.

Înregistrarea contului

Dacă nu ați făcut clic pe linkul oferit în prezentarea generală a serviciilor, asigurați-vă că faceți acest lucru (consultați descrierile de mai sus). Trebuie să mergem la formularul de înregistrare. Vedeți pagina cu câmpurile chestionarului în fața dvs.? Acesta este ceea ce aveți nevoie în acest moment.

Regulile de înregistrare a unei căsuțe poștale pe servicii sunt aproape aceleași, cu excepția doar a câtorva nuanțe. Urmați această instrucțiune pentru a introduce corect toate datele necesare.

1. În rândurile „Prenume” și „Nume”, puteți specifica atât datele pașaportului, cât și un pseudonim. Totul depinde de scopul utilizării e-mailului - afaceri, divertisment, comunicare cu prietenii.

2. Unele servicii poștale vă solicită să indicați suplimentar locul de reședință, sexul, data nașterii. În aceste câmpuri, puteți, de asemenea, să specificați opțional informații de încredere sau informații fictive.

3. Autentificare este adresa căsuței dvs. poștale. Trebuie să fie unic. Gândește-te bine la numele său. Pentru a-l compila, puteți folosi numele și prenumele, data nașterii.

Notă! Este de dorit să salvați datele de conectare (adresa) în format complet pentru a evita confuzia. De exemplu, dacă pe Yandex, atunci autentificarea va arăta astfel: [email protected] Adică - @.

4. Parola este o cheie simbolică pentru a intra în căsuța poștală. Veniți cu o combinație complexă de 10-15 caractere din litere și cifre latine.

Atenţie! Amintiți-vă, sau mai bine zis, salvați într-un loc sigur datele de conectare și parola specificate în formular. Li se cere să intre în casetă.

5. Telefon - în această linie, formați numărul dvs. de mobil. Folosiți doar un număr valid.

6. Verificați dacă toate câmpurile sunt completate corect. Pentru a trimite formularul completat către serviciu, faceți clic pe butonul „Înregistrare”. De obicei, se află în partea de jos a paginii de înregistrare.

Algoritmul de verificare este următorul:

un SMS cu un cod este trimis pe mobil;
introduceți acest cod într-un formular special;
trimite la service;
după finalizarea cu succes a procedurii, telefonul va fi „atașat” la cutie și poate fi folosit pentru a restabili accesul în cazul pierderii parolei.

Cum se introduce caseta?

Deci, cutia este înregistrată. Pentru a vă autentifica sau a vă autentifica, trebuie să faceți următoarele:

1. Accesați site-ul web al serviciului poștal (de exemplu, yandex.ru).

2. În panoul de conectare, introduceți în câmpuri separate datele de conectare și parola pe care le-ați specificat în timpul procesului de înregistrare a căsuței poștale.

3. Apăsați butonul „Autentificare”.

Cum se scrie și se trimite o scrisoare?

Pentru a trimite un mesaj cuiva din e-mailul dvs., desigur, trebuie să știți adresa destinatarului - interlocutorul, partenerul de afaceri căruia doriți să îi trimiteți scrisoarea. Asigurați-vă că îl aveți în format complet - @.

2. În formularul care se deschide, în câmpurile special desemnate, indicați adresa completă a destinatarului (în Gmail acest rând se numește „Către”), subiectul scrisorii și textul scrisorii în sine.

Dacă doriți să atașați la mesaj un fișier stocat pe computer, folosiți butonul „clipă”. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că dimensiunea fișierelor încărcate în acest mod este limitată. În funcție de serviciu, limita acestuia este de 10-50 MB.

3. După ce ați completat scrisoarea, faceți clic pe butonul „Trimite”. Scrisoarea va fi livrată instantaneu destinatarului.

Atenție la spam!

În timpul funcționării căsuței poștale, veți primi periodic scrisori publicitare (spam) și alte mesaje dubioase. Dacă nu cunoașteți expeditorul (se indică o adresă necunoscută) sau aveți bănuieli cu privire la numele literelor, în niciun caz nu le deschideți și cu atât mai mult nu lansați fișierele și elementele interactive care sunt plasate în acestea. textele. În acest fel, mulți hackeri încearcă să obțină e-mailul utilizatorilor creduli.

Puteți urmări și șterge mesajele blocate de filtrul de spam în folderul special Spam.

Cum se trimite un fișier mare?

gmail

În profil, în dreapta sus, faceți clic pe pictograma „grup de pătrate”.
În meniul cu mosaic care se deschide, faceți clic pe „Disc”.
Pe pagina care se deschide, faceți clic pe meniul „My Drive”. Selectați „Încărcați fișiere...”.

Faceți clic pe „Cloud” în bara de sus.
În noua filă, faceți clic pe Descărcare.

Yandex. Poștă

În meniul orizontal (lângă logo-ul din partea de sus a paginii), faceți clic pe „Disc”.
Faceți clic pe butonul Descărcare.

După ce încărcați fișierul în spațiul de stocare, partajați-l cu alți utilizatori și copiați linkul de descărcare. Trimiteți adresa URL rezultată destinatarului. El îl va lipi în bara de adrese a browserului și va descărca fișierul pe care l-ați descărcat pe computerul său.

Bucurați-vă și bucurați-vă de utilizarea serviciilor poștale pe internet!

Există o mulțime de cărți inteligente despre cum să faceți conținutul e-mailului eficient, informativ, politicos și așa mai departe.

Dar cum să folosești cu competență serviciile de poștă și să trimiți toată această frumusețe atent gândită? Să ne dăm seama în acest articol.

1 Cum se scrie o scrisoare?

Înainte de a scrie o scrisoare, trebuie să specificați destinatarul.

Poate fi o persoană sau mai multe.

Vă rugăm să rețineți că în câmpul „Către:” există butoane: Cc / Bcc.

Mail Google

Yandex Mail

O copie este folosită pentru a se asigura că scrisoarea poate fi văzută nu numai de destinatarul principal.

De exemplu, îi scrii o scrisoare partenerului tău și vrei ca marketerul tău să primească și această scrisoare pentru a înțelege situația. Prin urmare, în câmpul „Către:” scrieți partenerul, iar în câmpul „Copiați:”, marketerul dvs.

Dacă puneți e-mail-ul comerciantului în Bcc, atunci scrisoarea dvs. va fi trimisă acestuia, totuși, destinatarul principal al scrisorii (partenerul dvs.) nu va mai vedea că scrisoarea a fost trimisă altcuiva.

Bcc poate fi folosit, de exemplu, dacă doriți să trimiteți informații generale clienților dvs. și, din punct de vedere etic, să nu „scurgeți” adresele acestora unul altuia.

2 Subiectul scrisorii.

Este important să indicați subiectul scrisorii dvs., astfel încât destinatarul să poată înțelege ce se spune înainte de a o deschide. Și probabilitatea ca o astfel de scrisoare să se piardă printre multe altele scade.

De asemenea, rețineți că corpul e-mailului trebuie să fie în concordanță cu subiectul. Dacă într-o scrisoare cu subiectul „Date salariale” dumneavoastră, după ce ați trimis datele, cereți concedierea unui angajat, va fi mai greu să primiți solicitarea dumneavoastră și să nu o pierdeți decât atunci când creați o nouă scrisoare cu un subiect nou.

Mail Google

Yandex Mail

3 Acordați atenție panourilor de lucru atunci când scrieți o scrisoare.

Acestea vă permit să schimbați fontul, dimensiunea, culoarea, poziția textului. Adăugați citate, gloanțe și imagini.

Mail Google

Yandex Mail

Cu toate acestea, vă sfătuim să nu abuzați de aceste setări, deoarece. informațiile pot fi afișate diferit pe diferite servicii de e-mail. Și există șansa ca scrisoarea să nu arate atât de frumoasă pe cât ați vrut inițial.

4 Pentru a afișa detaliile de contact în fiecare dintre scrisorile dvs., trebuie să: Accesați setări, găsiți „Semnătură”, adăugați text și salvați modificările.

Mail Google

Yandex Mail

5 Cum să răspunzi la e-mailuri?

Să presupunem că primești o scrisoare în care nu ești singurul destinatar.

Dacă doriți să răspundeți expeditorului scrisorii, precum și altor destinatari, atunci înainte de a tasta textul, faceți clic pe „Răspunde tuturor”.

Mail Google

Yandex Mail

Dacă un singur expeditor - doar faceți clic pe „Răspunde”.

Sperăm că articolul nostru v-a fost de ajutor.

26 iunie 2013

Oamenii din lumea modernă petrec din ce în ce mai mult timp pe Internet - căutând și găsind de lucru, citind știrile, comunicând pe rețelele de socializare, verificând vremea, cumpărând, vânzând, câștigând bani, economisind, făcându-și prieteni, vizionand filme, ascultând muzică și, deseori, doar să te relaxezi. Astăzi este dificil să găsești o persoană care nu știe ce este un motor de căutare, modul online, ICQ, bloguri, cum să folosești e-mailul. Dar ele încă există, iar acest text le este destinat.

În sensul obișnuit, poșta este schimbul de scrisori și colete. Până acum, puterea gândirii umane nu a atins nivelul de a trimite colete prin e-mail, dar poate că acest lucru se va împlini în viitorul apropiat. În ciuda acestui fapt, e-mailul are multe avantaje.

1. Într-un e-mail, puteți trimite nu numai mesaje sub formă de text, ci și să atașați fișiere la scrisoare: tabele, fotografii, desene, videoclipuri, prezentări și așa mai departe. Scrisorile pot fi șterse, redirecționate către alte persoane, stocate, filtrate.

2. E-mailul vă permite să livrați corespondență (informații) instantaneu, economisind mult timp și efort.

3. Nu este nevoie să mergi la oficiul poștal, pentru că poți folosi e-mailul fără a părăsi acasă, dacă ai internet și calculator.

4. Rentabilitatea - nu este nevoie să plătiți pentru fiecare scrisoare, indiferent de cantitatea de informații din ea. Este suficient ca serviciul de Internet să fie plătit furnizorului în timp util.

5. Eficiență – poți să-ți verifici corespondența și să răspunzi la o scrisoare chiar și de pe un telefon mobil cu acces la Internet.

Deci, haideți să răspundem la întrebarea: „Cum să folosiți e-mailul”?

Mai întâi trebuie să accesați site-ul unui anumit sistem de căutare sau de e-mail, de exemplu, „Yandex”, „Google”, „Rambler”, „Mail.ru” și așa mai departe.

Să încercăm să folosim un exemplu pentru a începe e-mailul pe Google. În partea de sus a site-ului, găsiți și faceți clic pe „Mail”, va apărea o nouă fereastră pentru a introduce e-mailul și contul dvs. Deoarece nu aveți încă o e-mail Google, apăsați butonul roșu din colțul din dreapta sus - „Creați un cont”. În continuare, se completează datele personale - prenume, prenume, nume de utilizator, parolă, sex, data nașterii, telefon mobil, adresă de e-mail alternativă. Numele de utilizator îl creați singur, trebuie să fie unic (dacă există deja un utilizator cu o astfel de autentificare, sistemul vă va avertiza și vă va cere să introduceți un alt nume), să fie format din litere latine, lungimea numelui este de la 6 la 30 de caractere. Rețineți că, dacă aveți de gând să efectuați corespondență de afaceri prin e-mail, atunci ar trebui să veniți cu și să alegeți conectări mai discrete.

Apoi, trebuie să introduceți o parolă pentru e-mail. Ar trebui să fie suficient de puternic, de preferință să conțină litere mari și mici, simboluri și cifre și să aibă cel puțin 8 caractere. Introduceți parola din nou pentru a o confirma.

Data nașterii dumneavoastră trebuie introdusă pe acest site pentru a putea accesa materiale adecvate vârstei dumneavoastră. Cert este că un cont Google vă permite să aveți acces la servicii precum Gmail (mail), YouTube (portal video) și Google+ (rețea socială). Vă puteți seta contul astfel încât nimeni să nu vă vadă vârsta.

Sexul, precum și numărul de telefon mobil sunt completate la discreția utilizatorului.

Pentru a înregistra e-mailul, rămâne doar să dovediți că sunteți o persoană reală (și nu un robot) și să introduceți literele latine indicate pe tastatură. Dacă semnele sunt greu de citit, puteți face clic pe semnul „Audio”, sistemul vi le va dicta. Dacă nu doriți să faceți acest lucru, vă rugăm să furnizați numărul dvs. de telefon mobil. Un cod de confirmare va fi trimis pe telefonul dumneavoastră sub formă de SMS, va trebui să îl introduceți în câmpul „Confirmare cont”.

Deci, ai propria ta căsuță de e-mail, poți trimite și primi scrisori. Cum se scrie o scrisoare? Găsim butonul „Scrie o scrisoare”, în fereastra care apare în câmpul „Către”, scrie adresa destinatarului. Dacă doriți ca altcineva să primească o copie a scrisorii, introduceți o altă adresă de e-mail în câmpul „Copiere”. Câmpul „Subiect” poate fi lăsat necompletat, dar dacă specificați subiectul și esența scrisorii, acesta va fi mai convenabil pentru destinatar. Puteți să scrieți text în scrisoare, să o formatați, să utilizați butonul „Atașare” sau pictograma „Agrafă” pentru a atașa fișiere, a insera linkuri, fotografii, imagini, a salva o ciornă a scrisorii. Puteți verifica ortografia înainte de a face clic pe butonul de trimitere. Dacă doriți să știți exact dacă destinatarul a primit și citit-o, bifați caseta „Notificare de citit”.

Este mai ușor să citiți e-mailurile primite - trebuie doar să faceți clic pe un e-mail nou (de obicei cu caractere aldine). Dacă nu mai doriți să primiți e-mailuri de la un anumit autor, puteți marca unul dintre ele ca spam. În plus, toate scrisorile de la această adresă vor fi trimise automat în dosarul Spam. Deci, acum aveți o idee despre cum să utilizați e-mailul, puteți coresponde cu parteneri de afaceri și prieteni, puteți să vă înregistrați pe rețelele de socializare, să faceți achiziții prin Internet și multe, multe altele.

Scrieți în acest câmp informații concise și clare care să reflecte esența scrisorii. Adăugați cuvântul urgent dacă trebuie să îl citiți imediat. Acest lucru va orienta interlocutorul despre ce este vorba în scrisoare și, de asemenea, va ajuta pe viitor să găsească rapid scrisoarea de interes în arhivă.
Dacă subiectul s-a schimbat ca urmare a corespondenței, schimbați-l în acest câmp.

2. Dezactivați CapsLock
Nu scrieți corpul scrisorii și subiectul cu majuscule. Mulți oameni consideră că acest lucru este proaste maniere, deoarece exprimă un ton de țipete. Precum și un număr mare de semne de exclamare la sfârșitul propoziției.

3. Concizia este sora talentului
Încercați să nu scrieți scrisori lungi, să formulați informații clar și concis, acest lucru economisește timp destinatarului.

4. Fișiere atașate
Dacă trebuie doar să trimiteți un fișier, atunci mai trebuie să scrieți informații scurte în corpul scrisorii. De exemplu, „Trimiterea instrucțiunilor pentru lucrul cu e-mail”. Nu lăsați astfel de scrisori goale, din scrisoarea atașată nu este întotdeauna clar ce este în joc.
Dacă ați primit o scrisoare goală cu un fișier atașat de la o adresă necunoscută, atunci nu este recomandat să o deschideți. Există șanse mari să fie un virus.

5. Răspunde sau Răspunde tuturor

Acordați atenție acestor două butoane atunci când primiți un e-mail. Scopul lor este altul! Expeditorul poate trimite nu o scrisoare personală, ci poate face o corespondență de grup. În același timp, puteți vedea toți destinatarii în copia scrisorii. În acest caz, apare butonul „Răspunde la toate”. Faceți clic pe butonul „Răspunde tuturor” în cazul în care trebuie să transmiteți informații tuturor celor care se află în copie. Dacă doriți să răspundeți numai expeditorului, atunci trebuie să faceți clic pe butonul „Răspunde”.

6. Lanț de litere
Când răspundeți la o scrisoare, nu ștergeți originalul. După ce a primit răspunsul dvs. fără textul original, este posibil ca destinatarul să nu-și mai amintească care a fost întrebarea și va fi obligat să caute scrisoarea trimisă.

7. Semnează scrisori
Nu este vorba doar de bunele maniere să scrii „Cu respect, ...”. Se obișnuiește să se indice în semnătură numele complet, funcția, numele organizației și numărul de telefon de contact. În acest fel, te identifici în mod unic și, dacă este necesar, poți fi contactat rapid.
În setările de e-mail, puteți seta o semnătură automată, aceste cuvinte vor fi adăugate automat la toate literele noi.

7. Cuvântul nu este o vrabie, va zbura - nu o vei prinde
Înainte de a trimite, recitiți scrisoarea, încercați să nu răspundeți imediat la scrisorile emoționante, pentru a nu regreta mai târziu.
Amintiți-vă că scrisoarea dumneavoastră poate fi transmisă accidental sau intenționat, așa că informațiile confidențiale nu trebuie trimise prin e-mail.

8. Explorați setările de e-mail
După ce a petrecut timp studiind setările tale de e-mail, îl vei salva în viitor. În setări puteți seta o semnătură personală, puteți configura colecția de e-mail din alte căsuțe poștale, puteți crea o ierarhie de foldere, puteți adăuga filtre și multe altele.

9. Acordați atenție securității e-mailului

Vino cu o parolă complexă, nu o nota pe o bucată de hârtie lângă computer, schimbă-o periodic.
Când accesați e-mailul de pe computerul altcuiva, nu faceți clic pe Amintiți parola.
Nu uitați să vă deconectați de la e-mail când lucrați pe dispozitivul altcuiva.
Nu deschideți fișierele primite de la e-mailuri necunoscute.
Verificați fișierele atașate pentru viruși.
Trimite e-mailuri nedorite către spam.

10. Emoticons
Nu este obișnuit să folosiți emoticoane în scrisori formale, dar în corespondența cu prietenii, puteți adăuga emoticoane pentru a da emoție scrisorii.
Mai jos sunt cele mai populare:

În ultimii ani, unul dintre cele mai eficiente instrumente ale mele a fost e-mailul. Observ că acest instrument va fi eficient doar atunci când înveți cum să-l gestionezi și nu lași lucrurile să-și urmeze cursul. Am scris puțin mai devreme.

Pentru început, trebuie să înțelegem clar de ce avem nevoie de e-mail. Wikipedia sugerează: pentru primirea, trimiterea și redirecționarea mesajelor de e-mail. Scopul e-mailului este de a eficientiza viața și munca oamenilor. Dar, în realitate, nu totul este atât de simplu.

Potrivit statisticilor, în medie, numărul de mesaje primite de o persoană este de peste 100 de litere pe zi. Acesta este un număr mare. Și continuă să crească, ceea ce duce la faptul că o persoană nu mai este capabilă să prelucreze calitativ informațiile primite din lipsă de timp.

Această întrebare despre cum să lucrezi cu e-mailul este cea care îngrijorează mulți oameni. O supraabundență de corespondență necontrolată duce la stres și scade productivitatea.

Ai fost si tu intr-o situatie similara? Atunci acest articol este pentru tine.

Cei mai eficienți și organizați oameni își construiesc propriul sistem de lucru cu poșta, pe baza propriei experiențe, prin încercare și eroare.

Dacă există reguli mai mult sau mai puțin comune pentru corespondența de afaceri într-un e-mail, atunci în ceea ce privește gestionarea muncii tale cu e-mail, totul este puțin mai complicat. Depinde de mulți factori, cum ar fi domeniul de activitate, gradul de activitate comercială și organizarea unei persoane, stilul de viață și de a face afaceri etc.

Lucrul cu e-mailul

Deci, să începem. Am nevoie de regulile mele eficiente de e-mail pentru a:

Crește-ți eficiența
Fii întotdeauna o persoană obligatorie și corectă pentru corespondenții tăi.
Știți întotdeauna cum am reproiectat corespondența.
Nu pierdeți niciodată e-mailurile primite.

Există mai multe principii pentru lucrul cu poșta:

1. Folosiți căsuța de e-mail ca o listă de verificare și lăsați mesaje neprocesate în ea.

2. Creați foldere separate pentru fiecare proiect, categorie. Acest lucru vă va ajuta să găsiți rapid informațiile de care aveți nevoie.

3. Utilizați în mod activ utilizarea etichetelor, a semnelor de culoare. Acest lucru va face ca sortarea literelor să fie vizibilă pentru percepția vizuală.

4. Studiați temeinic și cunoașteți sistemul de setări din contul de mail. Acest lucru vă va ajuta să o gestionați eficient.

5. Stabiliți timpul pe care sunteți dispus să îl dedicați lucrului cu corespondența. De exemplu, 30 de minute dimineața și 30 de minute seara. Și nici un minut mai mult.

6. Dacă condițiile de lucru permit, dezactivați notificările pop-up despre litere noi. Astfel vei fi mai puțin distras.

7. Dezabonați-vă de la e-mailuri irelevante.

8. în timpul zilei.

9. Salvați toate e-mailurile trimise. Întotdeauna există ceva util. Astăzi am găsit o scanare a pașaportului meu în acest fel.

10. Să fii capabil să identifici semnele după care vei procesa și sorta corespondența.

Tehnologia e-mailului

Ținând cont de prima regulă, scopul nostru atunci când analizăm e-mailul este să lăsăm cât mai puține scrisori în căsuța de e-mail.

În același timp, a doua sarcină, nu mai puțin importantă, este să sortăm toate literele pe categorii, specific și importanță. Puteți lăsa e-mailuri în căsuța de e-mail care vă solicită să răspundeți imediat sau rapid. De asemenea, pot fi marcate imediat cu semne sau etichete colorate. Voi adăuga că folosesc în principal programul de mail G-mail, având alte câteva conturi în alte programe de e-mail.

Cum lucrează alții cu e-mailul

Odată am urmărit un videoclip despre lucrul cu o cutie poștală, în care autorul a arătat cum s-a ocupat celebru de două sute de scrisori în câteva minute. Desigur, titlul ispititor m-a făcut să văd cum se poate face acest lucru, deoarece nu știam un răspuns eficient la această întrebare. S-a dovedit că principiul său de funcționare se bazează pe ștergerea scrisorilor și pe lăsarea celor importante și necesare în Inbox. Uimit! Deci oricine poate. Am ajuns rapid la concluzia: această tehnică nu mi se potrivește.

Tăiem în direct

Sunteți de acord că cea mai mare parte a scrisorilor sunt listele de corespondență de care avem nevoie și un depozit de informații. Și când suntem sfătuiți să ne dezabonăm de la mulți dintre ei, să mărturisim sincer – cine a ridicat mâna să se dezaboneze de la alegerea lui? Din moment ce l-am ales, înseamnă că avem nevoie de el și este important. Cu toate acestea, vă voi sfătui și să vă dezabonați de la acele liste de corespondență care sunt mai puțin relevante pentru dvs. astăzi. E ca și cum ți-ai curăța garderoba - și este păcat să-l arunci, și nu l-am mai purtat de mult...

Asigurați-vă că, în ultimă instanță, știți unde se află acest newsletter și, dacă este necesar, puteți oricând să căutați informații acolo sau să vă abonați din nou.

Luați în serios numele folderelor dvs. Aici este imposibil să dai sfaturi pentru toată lumea deodată - multe depind de individualitatea persoanei. Știu că mulți oameni preferă să plaseze orice mailing-uri, scrisori legate de subiecte de vânzări într-un folder numit Vânzări. Funcționează și această opțiune. Dosarele mele pot avea numele și prenumele persoanei de la care provin scrisorile, inclusiv cele pe tema vânzărilor și numele mailingurilor. Adică, subiectul Vânzări din e-mailul meu corespunde nu unui folder, ci mai multor. Sunt bine versat în ele. Brandul personal al autorului este important pentru mine.

Structurați e-mailurile trimise

Structurarea e-mailurilor trimise este, de asemenea, ușoară. Atribuiți-le etichete sau etichete, astfel încât să poată fi găsite mai repede la momentul potrivit. Creează foldere pentru cele mai importante și folosește mutare. De exemplu, în timpul lucrului meu la mai multe proiecte în același timp, a trebuit să trimit scrisori similare clienților și să conduc corespondență. După ce am creat un folder cu numele proiectului, după ce am trimis scrisoarea, am mutat literele necesare în el.

În timpul analizei inițiale a corespondenței, încerc să răsfoiesc literele și să determin în ce categorie ar trebui mutate. De asemenea, le împart după gradul de importanță și urgență: urgent - neimportant; urgent - important; non-urgent - neimportant: non-urgent - important. Las scrisori importante care necesită un răspuns de la mine sau ceva de lucru astăzi în dosarul Inbox, după ce munca este terminată, o mut în folderul corespunzător.

Dacă înțeleg că subiectul scrisorii va fi relevant pentru mine în viitorul apropiat, atunci îmi permit să mut mesajul în folderul necitit. La momentul potrivit, mâinile vor ajunge cu siguranță la el.

Vă atrag atenția asupra faptului că toate metodele de mai sus s-au născut nu într-o zi și nici măcar în două. Deja astăzi, multe companii se gândesc la dezvoltarea și implementarea regulilor de lucru cu e-mailul. Gestionarea și organizarea eficientă a timpului vor deveni calități esențiale în muncă pentru toate companiile.

Dacă nu vă gestionați corespondența, aceasta vă va gestiona în curând, ceea ce va duce la stres inutil. Dezvoltați-vă regulile de email.

Prin utilizarea și aplicarea acestor reguli, vei deveni eficient în viața ta de afaceri. Prieteni, succes în afacerea voastră! Fii eficient și nu uita. Și, ca întotdeauna, apreciez comentariile și retweeturile tale și sfaturile tale personale.

2. E-mailul vă permite să livrați corespondență (informații) instantaneu, economisind mult timp și efort.

3. Nu este nevoie să mergeți la oficiul poștal, deoarece puteți folosi e-mailul fără a părăsi acasă, dacă aveți internet și un computer.

5. Eficiență – poți să-ți verifici corespondența și să răspunzi la o scrisoare chiar și de pe un telefon mobil cu acces la Internet.

Deci, haideți să răspundem la întrebarea: „Cum să folosiți e-mailul”?

Mai întâi trebuie să accesați site-ul unui anumit sistem de căutare sau de e-mail, de exemplu, „Yandex”, „Google”, „Rambler”, „Mail.ru” și așa mai departe.

Să încercăm să folosim un exemplu pentru a începe e-mailul pe Google. În partea de sus a site-ului, găsiți și faceți clic pe „Mail”, va apărea o nouă fereastră pentru a introduce e-mailul și contul dvs. Deoarece nu aveți încă o e-mail Google, apăsați butonul roșu din colțul din dreapta sus - „Creați un cont”. În continuare, se completează datele personale - prenume, prenume, nume de utilizator, parolă, sex, data nașterii, telefon mobil, adresă de e-mail alternativă. creați-l singur, trebuie să fie unic (dacă există deja un utilizator cu o astfel de autentificare, sistemul vă va avertiza și vă va cere să introduceți un alt nume), să fie format din litere latine, lungimea numelui este de la 6 la 30 personaje. Rețineți că, dacă aveți de gând să efectuați corespondență de afaceri prin e-mail, atunci ar trebui să veniți cu și să alegeți conectări mai discrete.

Apoi, trebuie să introduceți o parolă pentru e-mail. Ar trebui să fie suficient de fiabil, de preferință să conțină majuscule și simboluri și numere și să aibă cel puțin 8 caractere. Introduceți parola din nou pentru a o confirma.

Sexul, precum și numărul de telefon mobil sunt completate la discreția utilizatorului.

Greșeala pe care o fac majoritatea oamenilor este că subestimează importanța construirii unui sistem de e-mail. O modalitate este să ne gândim la e-mail ca la o serie de pași.

1 - Acces la e-mail
2 - Partidul scrisorilor
3 - Verificarea corespondenței primite
4 - Îndepărtarea
5 - Executarea
6 - Depozitare

1. ACCES LA E-MAIL

Primul pas este să programați la ce oră vă veți verifica e-mailul zilnic. De obicei, verificarea e-mailului de patru ori pe zi este suficientă pentru majoritatea oamenilor:

1. La prima oră dimineața. Majoritatea oamenilor își încep ziua de lucru verificându-și e-mailul pentru a se asigura că nu au ratat nimic urgent.

2. Înainte de pauza de prânz. Ora prânzului este o pauză perfect naturală în activitățile tale de afaceri; pentru a face acest timp mai productiv, vă puteți verifica e-mailul.

3. Miezul după-amiezii. Aceasta este o altă pauză naturală atunci când trebuie să iei o pauză sau ești pe cale să pleci la o întâlnire de afaceri.

4. Sfârșitul zilei de lucru. Dacă goliți căsuța de e-mail cât mai mult posibil înainte de a părăsi locul de muncă, atunci a doua zi dimineață veți trece imediat la vizualizarea mesajelor noi. Asigurându-vă că nu există probleme urgente de ultimă oră pe care le-ați lăsat nesupravegheate, aceasta vă garantează o seară mai liniștită pentru dvs. și colegii dvs.

Pentru majoritatea oamenilor, cea mai bună opțiune, cea mai puțin perturbatoare pentru fluxul lor de lucru, este să verifice e-mailul de patru ori pe zi și să aloce nu mai mult de 15 minute pentru fiecare „sesiune” de e-mail.

2. PETRECAREA SCORILOR

Este important să înțelegeți că procesați e-mailul de patru ori pe zi. Acest lucru nu înseamnă că trebuie să răspundeți imediat la toate mesajele care necesită un răspuns sau să scrieți toate e-mailurile pe care intenționați să le trimiteți în 15 minute. Trebuie să acceptați faptul că căsuța dvs. de e-mail nu este altceva decât un lot de scrisori care așteaptă să fie rezolvate.

3. VERIFICAREA CORESPONDENȚEI PRISE

Următorul pas este să verificați toate mesajele, ceea ce nu înseamnă că trebuie să le citiți pe toate. Adesea, o decizie cu privire la un e-mail poate fi luată pe baza subiectului sau a primelor rânduri. O parte semnificativă a corespondenței noastre constă în liste de corespondență și buletine informative. Dacă sunteți un analist în industrie, poate un buletin informativ -
cel mai important document pentru tine și îl studiezi cu atenție în fiecare zi. Cu toate acestea, pentru alții, acesta nu este cazul și este posibil să stabilim rapid dacă acest buletin informativ este important sau util pentru noi. Nu toate e-mailurile necesită un răspuns: acestea sunt, de exemplu, acele litere în care sunteți listat în copie, sau subiectul mesajului implică doar că trebuie să citiți aceste informații.

4. ȘTERGE

Dacă scopul dvs. principal este să vă eliberați căsuța de e-mail, una dintre cele mai ușoare modalități de a realiza acest lucru este să ștergeți mesajele. Daca in urma citirii newsletter-ului ajungi la concluzia ca aceste informatii iti sunt inutile, dezaboneaza-te de la acest newsletter. Nu veți regreta și nu va trebui să mai petreceți timp procesându-l. Ștergeți toate mesajele care nu necesită acțiuni suplimentare din partea dvs.

Dacă dintr-o dată te trezești că ștergi toate mesajele care vin de la o anumită adresă, gândește-te de ce se întâmplă acest lucru.

5. PERFORMANȚĂ

La fel ca atunci când lucrați cu documente pe hârtie, este de dorit să nu reveniți la scrisorile pe care le-ați citit din nou.

Dacă îți ia doar câteva minute să răspunzi sau să redirecționezi un mesaj, fă-o imediat. Ar trebui să răspundeți cât mai curând posibil la mesajele care confirmă sau stabilesc o oră de întâlnire, solicită informații despre contactele dvs., conțin unele întrebări sau solicitări, cu excepția cazului în care, desigur, acest lucru vă va lua mult timp.

Dacă înțelegeți că aveți nevoie de informații suplimentare, de implicarea altor persoane sau de timp pentru a gândi, atunci nu veți putea răspunde imediat la o astfel de scrisoare. Va trebui să luați unele măsuri mai târziu: poate decideți dacă într-adevăr ar trebui să răspundeți la această scrisoare și să faceți ceva. Dacă nu, puteți trimite imediat scrisoarea persoanei potrivite. Înainte de a delega o sarcină, poate dura ceva timp pentru a afla cine
trebuie să fie o persoană responsabilă. Dacă scrisoarea vă cere să luați măsuri, salvați doar o parte semnificativă a informațiilor și ștergeți scrisoarea în sine. Păstrați-vă căsuța de e-mail liberă de astfel de mesaje și stocați informațiile necesare, de exemplu, într-un sistem de urmărire a lucrărilor la proiectele dvs., într-un sistem de calendar sau de planificare, pentru a fi sigur că o veți face. Despre asta este execuția - asigurarea că orice trebuie făcut va fi făcut.

6. DEPOZITARE

Dacă un e-mail nu poate fi șters (sau reacționat și apoi șters), devine necesar să îl salvați.

Motivul principal pentru care ați putea avea nevoie de acest lucru este că va trebui să vă referiți la acest document în viitor (de exemplu, este vorba de informații despre ceva, o decizie luată, o instrucțiune, un raport de progres etc.). Daca dintr-o data nu ai un document la care sa te poti referi, acest lucru va avea consecinte negative pentru tine.

Nu există o modalitate corectă unică de a stoca mesajele de e-mail. Trebuie să veniți cu un sistem care să funcționeze pentru dvs. personal.

O opțiune este un sistem de subfolder în căsuța dvs. de e-mail. Puteți sorta subfolderele după subiect, categorie, client sau proiect, în funcție de tipul de mesaje pe care le primiți de obicei. Mulți oameni creează un folder separat numit „Scrisori procesate” în care pun toate mesajele pe care le-au verificat și mesajele care necesită acțiuni suplimentare.

Indiferent de sistemul de stocare a e-mailului pe care îl alegeți, rețineți că singurul loc în care nu ar trebui să îl stocați este în căsuța dvs. de e-mail. Amintiți-vă, de asemenea, că lucrul cu e-mailul nu ar trebui să vă ia 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână. Menținerea căsuței primite organizată la o oră prestabilită vă va economisi ore pe săptămână, va reduce stresul pe care îl simțiți că ați ratat ceva și vă va crește eficiența în a face față a ceea ce contează cu adevărat. Acestea sunt principii simple care sunt ușor de reținut.

Internetul oferă astăzi atât de multe lucruri interesante și încercăm să nu pierdem informații - ne abonăm la diverse liste de corespondență, corespondem cu prietenii și ne facem noi cunoștințe, folosim poșta în corespondența de afaceri.

Cum să-ți organizezi corect e-mail-ul? Această întrebare îi îngrijorează pe mulți.

Există reguli în corespondența de afaceri care utilizează e-mailul. În timpul utilizării sale, au apărut unele evoluții privind regulile de lucru și cu e-mailul. Acest lucru a devenit necesar pentru a fi la curent cu evenimentele, pentru a nu pierde informațiile primite și pentru a răspunde prompt la acestea. Cred că a ști să lucrezi cu e-mail-ul tău va fi util pentru mulți.

Cum se organizează munca de e-mail?

♦ Verificați-vă corespondența la momentul potrivit

E-mailul nu este de obicei transmiterea de informații urgente, este folosit pentru chestiuni care nu sunt urgente.

Există telefoane pentru informații urgente, și în biroul ei poate fi livrat personal. Prin urmare, dacă nu este convenit în prealabil că acum veți primi o scrisoare importantă prin poștă, atunci nu vă verificați corespondența în mod constant. Doar închideți programul de pe computer pe durata lucrării principale, astfel încât să nu vedeți scrisorile primite în mod constant în fila browserului sau în fereastra pop-up. Nu va distrage atenția de la chestiuni importante.

Și, în mod ciudat, e-mailul va fi sortat într-o perioadă mai scurtă de timp, pentru că ne vom ocupa de el în mod intenționat, alocând timp special dimineața și seara și, eventual, doar o dată pe zi. Depinde de circumstanțele și tipul activității tale.

Toate acestea, desigur, nu se aplică celor a căror sarcină este să răspundă la e-mailuri, de exemplu, la biroul de asistență.

♦ Goliți-vă căsuța de e-mail în fiecare seară

Dosarul Inbox este locul în care sunt colectate toate informațiile primite, pe care trebuie să învățați cum să le sortați rapid.

Pentru a sorta literele după subiect, avem nevoie suplimentar creați niște foldere importante. De exemplu, „Răspunde”, „Personal”, „Munca”, „Interesant”, „Important” și „Personal”.

Creați subdosare pentru fiecare folder. Dosarul „Persoane” poate conține corespondență cu persoane importante pentru tine. De exemplu, în acest folder creăm un subdosar „Ivanov I.I.” si stipuleaza o regula (filtru) in cutia postala ca toate scrisorile de la Ivanov I.I. va fi trimis imediat în acest folder. Nu trebuie să vă faceți griji că veți rata această scrisoare, deoarece în meniul de lângă numele folderului va fi afișată o pictogramă că există o scrisoare necitită în acest folder.

Asta facem cu toate scrisorile care sunt importante pentru noi.

♦ Curățăm e-mailurile de spam

Când sortați scrisorile, este necesar să marcați ca spam mesajele nedorite și pe cele la care nu v-ați abonat.

Programul de e-mail are o funcție de filtru de spam. Ea își poate aminti astfel de scrisori și, atunci când este trimisă din nou de la acest autor, scrisoarea va merge imediat în dosarul de spam.

Dacă nu ați șters singur acest dosar, atunci după 30 de zile toate e-mailurile sunt șterse automat din dosarul de spam și nu trebuie să vă faceți griji.

Nu răspundeți niciodată la e-mailuri nesolicitate, deoarece escrocii vă pot folosi e-mailul.

Urmând regulile de lucru cu e-mailul, ziua ta de lucru va fi mai eficientă - poți petrece mai puțin timp sortând, răspunzând și scriend scrisori. Iată câteva sfaturi specifice:

Reguli de e-mail

Setați o anumită oră pentru a lucra cu e-mailul. Opriți căsuța poștală când ați terminat.
Explorați caracteristicile și setările cutiei poștale. Acest lucru vă va ajuta să navigați rapid atunci când lucrați cu litere.
Folosiți căsuța de e-mail ca loc pentru a aduna informații pentru a le sorta. În același timp, utilizați etichete pentru a marca literele. În fiecare seară, acest folder ar trebui să fie gol.
Configurați filtre în căsuța dvs. poștală pentru a sorta e-mailurile importante în dosarele cu subiecte
Curățați (dezabonați) periodic lista de corespondență de cele care nu sunt interesante și nu sunt relevante. Pentru a face acest lucru, setați un program în calendar. De exemplu, o dată pe trimestru. Cu cât faci asta mai des, cu atât va dura mai puțin timp această curățare.
Sortați e-mailurile în căsuța dvs. de e-mail zilnic și răspundeți la e-mailuri cât mai curând posibil.
Pregătiți șabloane prestabilite pentru a răspunde la scrisori. Includeți un șablon de salut și semnătură în răspunsurile dvs. Acest lucru va economisi mult timp atunci când scrieți răspunsuri la e-mailuri.
Încearcă să fii cât mai scurt posibil. Atașați informații suplimentare la scrisoare ca fișier separat.
Verificați întotdeauna fișierele atașate e-mail-urilor cu un program antivirus.
Urmați regula: „o scrisoare – un subiect”. Acest lucru face mai ușor pentru destinatar să lucreze cu scrisorile.
Dacă aceeași întrebare vă vine de la persoane diferite, atunci este logic să răspundeți public pe blogul sau site-ul dvs. web și să furnizați un link către acest articol într-o scrisoare. Astfel, economisiți timp scriind un răspuns și oferiți informații complete părților interesate.
Amintește-ți regula: cu cât scrii mai puțin, cu atât primești mai puține scrisori.
Păstrați o arhivă a e-mailurilor trimise.
Nu furnizați terților parola pentru contul în care se află e-mailul dvs.
Utilizați caracteristica Proprietăți scrisori pentru a afla mai multe informații despre scrisoare. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul din dreapta al mouse-ului în modul de citire al scrisorii.

Dacă utilizați sau nu aceste reguli depinde de dvs. Dar atunci când organizați munca cu o cutie poștală, trebuie să vă amintiți că ar trebui să gestionăm corespondența, și nu ea. E-mailul ar trebui să ne facă viața mai ușoară, nu mai ocupată.

Nu pierde. Abonați-vă și primiți un link către articol în e-mailul dvs.

E-mailul rămâne unul dintre principalele instrumente de comunicare în afaceri (și nu numai) în era digitală. Și, deoarece lucrul cu acesta poate ocupa o parte semnificativă a zilei de lucru, este foarte important să îl organizați eficient. Cum să o facă? Profitați de următoarele sfaturi universale, lustruiți-le pentru a se potrivi sarcinilor dvs. și creșteți-vă productivitatea.

Explorați funcționalitatea

Majoritatea corespondenței moderne au setări destul de flexibile și detaliate care vă permit să treceți dincolo de obișnuitele trimiteri/primire a scrisorilor. Pentru a fi mai precis, ele ajută la utilizarea mult mai convenabilă și la extinderea semnificativă a funcționalității. De exemplu, în setările Gmail există o opțiune de activare a tastelor rapide, ceea ce simplifică munca și economisește timp. Dar mulți nu le folosesc, adesea din ignoranță. Prin urmare, optimizarea muncii cu e-mail ar trebui să înceapă cu o cunoaștere a funcționalității serviciului.

Modul și frecvența de funcționare

Creați o rutină de corespondență personalizată și urmați-o. Este mai bine să faceți acest lucru dimineața (și, de asemenea, înainte de sfârșitul zilei de lucru), dar ar trebui să începeți nu cu verificarea scrisorilor, ci cu îndeplinirea unei sarcini prioritare sau. Timpul pentru citirea și trimiterea e-mailurilor ar trebui să fie limitat și încercați să respectați aceste limite. După finalizare - închideți clientul și nu reveniți la el, verificând dacă există noi intrari. Când lucrați cu poșta, faceți numai asta, nu vă lăsați distras de alte sarcini. De asemenea, amintiți-vă că navigarea pe link-uri din e-mail poate transforma cu ușurință procesarea într-o capcană temporală. Prin urmare, este adesea recomandat să utilizați clienți de e-mail speciali (de exemplu, Outlook) atunci când lucrați cu e-mail.

Utilizați e-mailuri diferite

Este mai bine să aveți mai multe conturi de e-mail în scopuri diferite. Folosiți mai multe adrese pentru corespondența de lucru și personală, pentru înregistrarea pe site-uri și abonarea la listele de corespondență cu materiale de interes pentru dvs. Acest lucru este corect din punctul de vedere al securității digitale și va deveni filtrul principal de litere, ceea ce vă va permite să vă concentrați pe corespondența corectă atunci când lucrați.

Ceea ce este, de asemenea, important aici este că puteți procesa corespondența de la adrese diferite într-un singur serviciu, fără a comuta între diferiți expeditori. De exemplu, Gmail are capacitatea de a configura redirecționarea din alte căsuțe poștale. Atribuiți-le etichetele adecvate și procesați-le la timpul alocat pentru fiecare.

Optimizați-vă experiența prin e-mail

Iată pașii specifici:

Filtrați e-mailurile creând diferite foldere. Împărțiți-vă căsuța de e-mail în dosare în funcție de scopurile și obiectivele cu care vă confruntați, precum și de acțiunile necesare. Procesați imediat acele scrisori, al căror răspuns nu vă va lua mai mult de câteva minute. Păstrați un dosar special pentru scrisorile la care trebuie să răspundeți mai târziu și dezvoltați un program pentru lucrul cu acesta.
Folosiți șabloane. Semnătura cu datele de contact poate fi configurată prin funcționalitatea cutiei poștale în sine. Dacă trimiteți o mulțime de mesaje de același tip, scrieți șabloane pentru ele și copiați-le în viitor. Există, de asemenea, programe care vă permit să creați și să utilizați fragmente în continuarea lucrărilor pe computer - abrevieri și abrevieri speciale, prin introducerea cărora obțineți textul care le-a fost atribuit anterior. De asemenea, economisesc timp și sporesc confortul.
Marcați e-mailurile importante cu marcatoarele adecvate. Acest lucru va ușura navigarea și va face munca mai structurată.
Aplicați regula celor 5 propoziții. Când răspundeți și scrieți scrisori, fiți cât mai scurt și clar posibil. Dacă este posibil, încercați să vă păstrați în termen de 5 propoziții.
Folosiți taste rapide. Revenim la punctul numărul 1. Cu ajutorul comenzilor rapide de la tastatură, nu este nevoie să fii distras de controlul mouse-ului. Amintiți-vă de ele și, într-o perspectivă globală, veți economisi o cantitate semnificativă de timp.
Ștergeți și arhivați. Majoritatea utilizatorilor de e-mail lasă e-mailul în căsuța de e-mail după ce îl citesc. Dar pentru cei care lucrează cu o cantitate mare de corespondență primită, această abordare nu va fi pe deplin eficientă. Este mai bine să folosiți regula „1 e-mail = 1 acțiune”. Înseamnă că, după ce ai citit scrisoarea, trebuie să-i răspunzi în consecință - să răspunzi și să arhivezi, ștergeți, mutați într-un folder adecvat și răspundeți mai târziu etc.
Utilizați căutarea. Serviciile de corespondență au o căutare încorporată excelentă, datorită căreia puteți găsi cu ușurință scrisoarea care vă interesează după criterii precum expeditorul, subiectul, conținutul, marcarea, fișierele atașate. Acest lucru este mult mai ușor decât căutarea manuală a e-mailului necesar.
Nu utilizați versiuni și notificări mobile. În mod inutil, nu instalați alerte și aplicații de servicii de e-mail pe smartphone-ul dvs. Nu merită încă o dată dacă lucrul cu e-mailul nu este unul dintre instrumentele principale pentru tine, nu este masiv și nu necesită un răspuns instantaneu. Da, iar tastarea de pe tastatura telefonului este mai puțin convenabilă.

Utilizați organizatori

Când manipulați corespondența, păstrați o listă săptămânală/Google Calendar/To-Do List sau orice alt software similar pregătit și cu litere în ele. Astfel, este mai bine să procesați corespondența cu setarea sarcinilor, precum și să conțineți informații despre întâlniri și evenimente. Drept urmare, nu vei uita nimic, vei primi o notificare la momentul potrivit și, în plus, te vei scuti de a fi nevoit să revii la recitire.

Elaborați reguli de e-mail împreună cu colegii de muncă

Când corespondezi, evitați agitația birocratică inutilă. Dacă aveți o întrebare, iar persoana căreia i se adresează se află în biroul alăturat, intrați și verificați personal răspunsul. Sau suna. În general, este mai bine să determinați întotdeauna gama de probleme care necesită trimiterea e-mailului. În alte cazuri, este mai bine să nu abuzați de oportunitate, mai ales în cazuri minore. Acest lucru va economisi timp și efort pentru dvs. și pentru cei cu care lucrați.