การวางแผนเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ: คำแนะนำของฉัน เครื่องมือสำหรับการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ การวางแผนเวลาการทำงานของผู้จัดการ

ออคซาน่า คลิมเมนโกผู้ฝึกสอน-ที่ปรึกษาชั้นนำด้านการจัดการโครงการ หัวหน้าแผนก "การจัดการโครงการ" ที่ Just Consulting กรุงมอสโก
นิตยสาร “ผู้บริหารยุคใหม่” ฉบับที่ 11 ประจำปี 2550

คุณควรทำอะไรเพื่อใช้ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด—เวลา? วิธีการเรียนรู้การวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำตามสิ่งที่วางแผนไว้? ทักษะใดบ้างที่จำเป็นในการบรรลุแผนรายวันให้สำเร็จ

เริ่มต้นด้วยตัวอย่าง หัวหน้าของบริษัททักทายวันใหม่ด้วยความหวังว่าจะสามารถทำทุกอย่างที่วางแผนไว้สำหรับวันนี้ได้ และถ้ามันได้ผล ก็คงจะดีถ้ามีการประชุมอีกสองสามครั้งในกำหนดการและโทรหาหุ้นส่วนคนสำคัญที่เขาไปด้วย ตั้งใจจะคุยกันตั้งนานแต่ก็ยังไม่ได้ผล ผู้จัดการ/ผู้จัดการระดับสูงไปทำงานด้วยทัศนคติในแง่ดีเช่นนี้ เขามาที่ออฟฟิศ หมกมุ่นอยู่กับธุรกิจ และในไม่ช้าก็พบว่าตัวเองคิดว่าการทำทุกอย่างที่วางแผนไว้ในวันนี้จะเป็นปัญหามาก ปัญหาเร่งด่วนเกิดขึ้นซึ่งจำเป็นต้องแก้ไขโดยทันที และแผนมีการเปลี่ยนแปลงเกินกว่าจะยอมรับได้ ก้อนหิมะของงานกลายเป็นหิมะถล่มมีเวลาหายนะและเมื่อสิ้นสุดวันทำงานผู้จัดการไม่พอใจในตัวเองจึงเลื่อนทุกอย่างที่เขาไม่มีเวลาทำในวันนี้ไปจนถึงวันพรุ่งนี้

มีความเห็นว่าหากไม่ปฏิบัติตามแผนร้อยเปอร์เซ็นต์แสดงว่าเรากำลังทำงานไม่มีประสิทธิภาพ นี่เป็นหนึ่งในตำนานที่พบบ่อยมากเกี่ยวกับการวางแผน และแน่นอนว่า เช่นเดียวกับตำนานอื่นๆ มันไม่ได้อ้างว่าเป็นจริง ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจก่อนว่า แผนไม่ใช่ความเชื่อแต่เป็นเครื่องมือการจัดการที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เห็นด้วยว่าเมื่อสภาพอากาศเปลี่ยนแปลงกะทันหันบางครั้งเราก็ประสบเช่นกัน อารมณ์เชิงลบ: ร้อนเกินไป หรือฤดูใบไม้ร่วงมีฝนและลมมาผิดเวลา หรือหิมะละลายเร็วกว่าที่จำเป็น... แต่อากาศก็ยังคงเปลี่ยนแปลง - ไม่ว่าเราจะอารมณ์ไหนก็ตาม และเราต้องถือว่าเรื่องนี้เป็นที่ยอมรับ มันเป็นเช่นนั้นกับการวางแผน ยิ่งเราตอบสนองต่อความจำเป็นในการปรับแผนอย่างสงบมากขึ้นเท่าไรและยิ่งเราตระหนักว่าเป็นสัจพจน์เร็วขึ้นเท่านั้น แผนจะเปลี่ยนแปลงเสมอระหว่างการดำเนินการยิ่งเราสามารถนำมันไปปฏิบัติได้สำเร็จมากเท่านั้น

จำแนกทุกสิ่งที่คุณทำ

มีหลายวิธีในการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ มีการเขียนหนังสือและบทความเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ และมีการพัฒนาการฝึกอบรมและการสัมมนาเฉพาะทางเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ ทั้งหมดนี้สามารถและควรเรียนรู้ รู้ด้วย ประเภทต่างๆการวางแผน ซึ่งส่วนใหญ่ได้แก่ ยุทธศาสตร์ ยุทธวิธี และการปฏิบัติการหรือในปัจจุบัน เราจะเน้นเฉพาะบางแง่มุมของการวางแผนปฏิบัติการที่สมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ เพราะความเครียดในแต่ละวันและการโอเวอร์โหลดในตารางงานของผู้จัดการทำให้เกิดความเครียดมากที่สุด จะหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้อย่างไร? ลองพิจารณาการจำแนกประเภทต่างๆ ที่จะช่วยให้ผู้จัดการดำเนินการวางแผนรายวันได้อย่างมีสติและแม่นยำยิ่งขึ้น

วิธีหนึ่งในการวางแผนก็คือ ตามวันเวลาทำการ:

• เช้า (สิ่งที่ต้องทำในช่วงเริ่มต้นของวันทำงาน)
• วัน (งานสำหรับครึ่งแรกและโดยเฉพาะครึ่งหลังของวัน)
• ตอนเย็น (ปัญหาที่สามารถแก้ไขได้ในตอนท้ายของวันทำงาน)

นั่นคืองานที่กำลังจะมาถึงทั้งหมดสำหรับวันพรุ่งนี้จะถูกแบ่งออกเป็นสามช่วงตึกขึ้นอยู่กับประเภทบุคลิกภาพของคุณ ("คุณเป็นคนตื่นเช้าหรือเป็นนกฮูกกลางคืน") งานที่ต้องใช้ความพยายามอย่างมากจะจัดการได้ดีที่สุดเมื่อประสิทธิภาพของคุณอยู่ที่ระดับสูงสุด

วิธีต่อไปก็คือ ตามประเภทของกิจกรรม:

• ตัวอักษร;
• ทำงานกับเอกสาร
• กิจกรรมโดยเจตนาภายในบริษัท (การประชุมการทำงาน การประชุม ฯลฯ)
• กิจกรรมโดยเจตนาภายนอกบริษัท (การประชุมและการเจรจากับคู่ค้า ซัพพลายเออร์ ลูกค้า ฯลฯ)

การใช้การจำแนกประเภทนี้ในการกำหนดปริมาณงานสำหรับวันถัดไป ประการแรกคุณจะสามารถประเมินว่างานประเภทใดที่เสร็จสมบูรณ์มากที่สุด และประการที่สอง เพื่อปรับเปลี่ยนงานในลักษณะที่จะขจัดความซ้ำซากจำเจ ตามหลักการแล้ว ผู้จัดการจำเป็นต้องจัดสรรเวลาที่แน่นอนในการทำงานกับจดหมายและเอกสารอื่นๆ และทำเครื่องหมายไว้ในตารางการทำงาน

คุณยังสามารถจัดเรียงงานประจำวันได้ ตามสายงานการจัดการ:

• การเงิน;
• ฝ่ายขาย;
• การผลิต;
• การตลาด;
• การบริหารงานบุคคล ฯลฯ

รายชื่อนี้รวบรวมตามประเภทธุรกิจของบริษัท (รายการ) ควรจะครบถ้วนเพียงพอเพื่อไม่ให้ลืมสิ่งใดและคำนึงถึงทุกสิ่ง การวางแผนดังกล่าวจะบรรลุผลอะไร? ประการแรกงานที่จะเกิดขึ้นทั้งหมด (การถือครองและการมีส่วนร่วมในการประชุมการร่างและการวิเคราะห์เอกสาร) สามารถมีความสัมพันธ์อย่างชัดเจนกับขอบเขตการจัดการและบุคคลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับงานเหล่านี้และรับผิดชอบในการดำเนินงาน และนี่ก็ช่วยให้คุณสามารถกำหนดงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณได้ (พูดเตรียมตัว ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อการประชุม) ประการที่สอง หลังจากผ่านไปหนึ่งเดือน จะสามารถวิเคราะห์ได้ว่าพื้นที่ใดได้รับความสนใจเพียงพอและได้รับความสนใจน้อยกว่า และค้นหาสาเหตุ และสุดท้ายการวิเคราะห์ดังกล่าวจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนงานของคุณได้อย่างเท่าเทียมกันและมีจุดมุ่งหมายมากขึ้นในอนาคต

เมื่อคำนึงถึงความจริงที่ว่ากระบวนการใด ๆ ที่ต้องผ่านขั้นตอนบางอย่างเราสามารถแยกแยะการจำแนกประเภทกิจวัตรประจำวันประเภทอื่นได้ - ตามขั้นตอนกระบวนการ:

• การเริ่มต้น (ทุกสิ่งที่ต้องเริ่มต้น กล่าวคือ การเริ่มต้น);
• การวางแผน (เหตุการณ์ที่อยู่ระหว่างการพัฒนาและต้องมีแผน)
• การดำเนินการ (สิ่งที่กำลังดำเนินการอยู่ตอนนี้);
• การวิเคราะห์ (การทำงานกับเอกสารรายงานตลอดจนการแก้ไขปัญหาอื่น ๆ ที่มีลักษณะทางจิต)
• การควบคุม (เหตุการณ์ที่มุ่งตรวจสอบการทำงานของแผนกและพนักงานบางส่วน ติดตามการดำเนินโครงการ ฯลฯ );
• เสร็จสิ้น (สิ่งที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ)

ตอนนี้คุณต้องเลือกการจำแนกประเภทสองประเภทที่สะดวกและเข้าใจได้ง่ายที่สุดสำหรับคุณซึ่งอาจกลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการวางแผนวันทำงานของคุณ

ตามตัวอย่าง ลองดูกรณีการเรียงลำดับตามพื้นที่การจัดการและตามระยะกระบวนการ

เราสร้างตาราง (ดูด้านล่าง) ในคอลัมน์แรก เราจะเข้าสู่ขั้นตอนของกระบวนการ ในบรรทัดแรก - ขอบเขตการจัดการ เราวางงานที่กำลังจะเกิดขึ้นในเซลล์ตรงทางแยก นอกจากนี้ยังสะดวกในการใช้มาร์กเกอร์ต่างๆ ทำเครื่องหมายเหตุการณ์ด้วยตัวอักษรและสีที่กำหนด คุณสามารถกำหนดเวลาที่ต้องการด้วยตัวอักษร: U - เช้า, D - บ่าย, V - เย็น คุณสามารถเน้นลำดับความสำคัญด้วยสีต่างๆ (สีแดง - สำคัญมาก, สีเหลือง - สำคัญ, สีเขียว - สำคัญน้อยกว่า)

ตารางที่ 1 ตัวอย่างของเมทริกซ์การวางแผนตามพื้นที่การจัดการและขั้นตอนกระบวนการ (พร้อมเครื่องหมาย)

ฝ่ายบริหาร/ ขั้นตอนกระบวนการ	การจัดการทางการเงิน	การควบคุมการผลิต	การจัดการการขาย	การจัดการการตลาด	การบริหารงานบุคคล
การเริ่มต้น		เริ่มดำเนินโครงการพัฒนาสูตรใหม่ๆ (เข้าพบหัวหน้าฝ่ายเทคโนโลยีและผู้จัดการฝ่ายผลิต) - ยู
การวางแผน				วางแผนการส่งเสริมการขาย (จดหมายระบุงานถึงนักการตลาด) - U
การดำเนินการ					อนุมัติระบบแรงจูงใจ (ทำงานเอกสาร) - ด
	รายงานรอบ 2 ไตรมาส ตร.ม.(ทำงานกับเอกสาร) - D		วิเคราะห์ผลการเข้าร่วมนิทรรศการ (ประชุม) - อ
ควบคุม	รายงานรอบ 2 ไตรมาส ตร.ม.(ทำงานกับเอกสาร) - D
เสร็จสิ้น					เตรียมสุนทรพจน์ตามผลการแข่งขันทางความคิด (คำพูด) - B

สิ่งสำคัญคือต้องค่อยๆ กรอกเมทริกซ์ดังกล่าวตลอดทั้งวันเมื่อมีงานเกิดขึ้น ใน แบบฟอร์มเสร็จแล้วคุณสามารถส่งเมทริกซ์สิ่งที่ต้องทำไปให้ผู้ช่วยของคุณเพื่อปรับเปลี่ยนกำหนดการสำหรับวันถัดไป หรือคุณสามารถทำเองก็ได้ ดังนั้น แทนที่จะเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำที่วุ่นวาย คุณจะมีตารางที่มีโครงสร้างที่สะดวกและมองเห็นได้ สิ่งที่เหลืออยู่คือการเชื่อมโยงพวกมันกับวันและเวลาที่แน่นอน

บางทีคุณอาจเลือกการจำแนกประเภทอื่นอีกสองประเภทที่เหมาะกับคุณมากกว่า ไม่ว่าในกรณีใด การวางแผนสองระดับพร้อมกันจะให้ผลมากกว่าการจัดทำรายการงานยาวๆ ตามปกติซึ่งแทบจะบีบให้กลายเป็นชั่วโมงทำงานไม่ได้เลย

ปรับปรุงและพัฒนาทักษะการวางแผนของคุณ

เป็นความลับที่การวางแผนให้ประสบความสำเร็จต้องใช้ทักษะบางอย่าง สิ่งนี้มุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญ การสร้างห่วงโซ่เชิงตรรกะ จัดลำดับความสำคัญของความยืดหยุ่นในการคิด การทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก การมองเห็นภาพรวมอย่างเป็นระบบ ฯลฯ หากมีการเปลี่ยนแปลงกำหนดการในระหว่างวัน ความสามารถในการสลับจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่งอย่างรวดเร็วและง่ายดาย ซึ่งบางครั้งอาจไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อก่อนหน้าจะมีประโยชน์ ในบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางสามารถเห็นภาพดังกล่าวได้ ผู้จัดการทำงานกับเอกสารโดยมุ่งความสนใจไปที่รายงานที่มีเนื้อหาสำคัญ ตัวชี้วัดทางการเงินในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ทันใดนั้นหัวหน้าแผนกก็เข้ามาในสำนักงานและเช่นเดียวกับในภาพยนตร์ตลกชื่อดังของรัสเซียที่ยกมือขึ้นฟ้าก็ตะโกนว่า: "หัวหน้า! สูญสิ้นไปหมดแล้ว!". หลังจากนั้นด้วยความยากลำบากในการจำกัดความตื่นเต้น เขาบอกว่างานใกล้จะล้มเหลว แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเปลี่ยนแปลงอะไร และความหวังทั้งหมดอยู่ในผู้จัดการ คุณต้องเปลี่ยนจากรายงานเป็นแผนกภายในไม่กี่วินาที วิเคราะห์สถานการณ์ และตัดสินใจฝ่ายบริหารอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว

เป็นไปได้ไหมที่จะพัฒนาทักษะการวางแผนอย่างต่อเนื่องซึ่งจะช่วยให้คุณรับมือกับการเปลี่ยนแปลงแผนโดยไม่คาดคิด? แบบฝึกหัดง่ายๆ ต่อไปนี้มีจุดประสงค์เพื่อเรียนรู้วิธีวางแผนและดำเนินกระบวนการทำงานที่วางแผนไว้สำหรับวันนั้นให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ละคนใช้เวลาไม่กี่นาที (คุณสามารถดำเนินการได้เช่นในช่วงพักระหว่างงานที่ซับซ้อน) และด้วยการฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอไม่มากก็น้อยคุณจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการวางแผนงานได้อย่างมาก

ออกกำลังกาย"เป้า".แบบฝึกหัดนี้พัฒนาความสามารถในการมีสมาธิกับสิ่งสำคัญอย่างหนึ่ง บนกระดาษ วาดเป้าหมายขนาดใหญ่ - เหมือนที่สนามยิงปืน จัดเรียงงานของวันที่จะมาถึงตามลำดับแบบสุ่มในวงกลมของเป้าหมาย โดยปล่อยให้จุดว่างตรงกลาง สามารถวางวัตถุที่อยู่ห่างไกลออกไปบนแผ่นงานนอกพื้นที่เป้าหมายได้ ยิ่งคุณจำสิ่งต่าง ๆ และเหตุการณ์ต่าง ๆ ได้มากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น ตอนนี้ให้มองไปที่ศูนย์กลางของเป้าหมายแล้วมุ่งความสนใจไปที่สิ่งหนึ่ง ให้ความสนใจกับมันเป็นเวลาหนึ่งนาที จากนั้นหันสายตาไปยังโน้ตอื่นๆ บนกระดาษ ราวกับว่าคุณกำลังสังเกตจากด้านข้าง ซึ่งจะทำให้คุณได้พักผ่อนเล็กน้อย มองที่ศูนย์กลางของเป้าหมายอีกครั้ง โดยมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นเป็นเวลาหนึ่งนาทีเช่นกัน ดังนั้นการสลับการเพ่งความสนใจไปที่สิ่งหนึ่งด้วยการมองสิ่งอื่น ๆ มากมาย คุณสามารถฝึกฝนความสามารถในการเน้นสิ่งสำคัญและละทิ้งสิ่งที่ไม่สำคัญซึ่งจะช่วยให้คุณกำหนดงานหลักและสำคัญที่สุดได้อย่างรวดเร็วเมื่อวางแผน

ออกกำลังกาย"เปลี่ยนทีวี"ขั้นตอนที่ง่ายและเป็นที่รู้จักกันดีในบริบททางจิตวิทยานี้เรียกว่า "อาการของปุ่ม" ลองนึกภาพในใจว่าคุณมีรีโมททีวีอยู่ในมือ พยายาม "สลับ" ความคิดจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่ง - ทุกครั้งที่คุณกดปุ่มบนรีโมทคอนโทรลในจินตนาการ เลือกจังหวะการสลับที่สะดวกสบายสำหรับคุณ ในตอนแรกคุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ช้าๆ จากนั้นจึงค่อยๆ เร่งความเร็วขึ้น คุณสามารถเลือกเปลี่ยนระยะเวลาที่คุณคิดถึงสิ่งต่างๆ ได้ สิ่งสำคัญคือ "ปุ่มบนรีโมทคอนโทรล" หมายถึงสัญญาณให้คุณเปลี่ยนจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่ง วิธีนี้คุณจะได้เรียนรู้ที่จะเปลี่ยนความสนใจจากประเด็นหนึ่งไปยังอีกประเด็นหนึ่งอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องติดอยู่ในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งเป็นเวลานาน

ออกกำลังกาย“เชื่อมคำเข้าด้วยกัน”งานสร้างสรรค์ต้องอาศัยการคิดที่ยืดหยุ่นจากนักแสดง นิสัยการคิดแบบมาตรฐานไม่ใช่ตัวช่วยในการพัฒนาที่ดีที่สุด ทางออกที่ดีที่สุดและไม่น่าจะช่วยให้บรรลุผลตามที่ต้องการได้ ความคิดสร้างสรรค์และความเป็นธรรมชาติเป็นองค์ประกอบสำคัญของกระบวนการคิดที่มีประสิทธิภาพพอๆ กับความสม่ำเสมอและความสม่ำเสมอ คุณสามารถพัฒนาทักษะดังกล่าวผ่านเกมได้ ภารกิจมีดังนี้: ในคำคู่หนึ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกันโดยสิ้นเชิงคุณจะต้องค้นหาบางสิ่งที่เหมือนกัน ขั้นแรกคุณสามารถสร้างรายการคู่คำ (5-6 คู่) จากนั้นลองค้นหาคำที่เหมือนกันในแต่ละคู่ทีละคำ ตัวอย่างเช่น "จระเข้" และ "ไม้บรรทัด" พวกเขามีอะไรเหมือนกัน? อีกทางเลือกหนึ่งคือทั้งคู่สามารถเป็นสีเขียวได้ การฝึกอบรมดังกล่าวพัฒนาความยืดหยุ่นในการคิดและช่วยให้ค้นหาได้สำเร็จ ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดแก้ไขปัญหาในเวลาอันสั้น

ออกกำลังกาย"ต้นไม้".บ่อยครั้งในการกำหนดลำดับความสำคัญอย่างถูกต้อง คุณต้องวางแผนทุกสิ่งตามหลักการของความสำคัญหรือพื้นฐาน: สิ่งที่มั่นคงบนพื้นฐานของการดำเนินการทุกอย่าง และสิ่งเล็ก ๆ แต่ก็จำเป็นด้วย วาดต้นไม้บนกระดาษตั้งแต่รากจนถึงใบ และกระจายงานดังต่อไปนี้: ราก - พื้นฐาน, เรื่องสำคัญหลัก; ลำตัว - ทิศทางเชิงกลยุทธ์ของการพัฒนา สาขา - กิจกรรมในด้านการจัดการหรือแต่ละสาขาธุรกิจ ใบไม้ - งานเฉพาะ

หลังจากได้รับ ภาพที่เห็นข้อมูลดำเนินการต่อไป ทำงานต่อไป— ชี้แจง, คัดเลือกบุคลากรมาปฏิบัติงานเฉพาะด้าน, ปฏิบัติงานเฉพาะด้าน เป็นต้น

วางแผนทุกวัน อย่างต่อเนื่อง พัฒนาทักษะ พัฒนาทักษะ คิดค้นวิธีการและวิธีการใหม่ๆ ทำให้กระบวนการวางแผนเป็นประสบการณ์เชิงบวกและสร้างสรรค์ ขอให้โชคดีในการวางแผนและธุรกิจของคุณ!

ในบทความเราเริ่มพูดถึงหัวข้อเรื่องการบริหารเวลา คราวนี้เรามาพูดถึงกฎของการวางแผนกันดีกว่า

ดังที่เบนจามิน แฟรงคลินกล่าวไว้ว่า “เวลาคือเงิน” เราใช้สัจพจน์นี้มานานกว่า 250 ปีแล้ว

แต่นักปรัชญาธุรกิจสมัยใหม่บางคนเชื่อว่าเวลาและทุนเป็นแนวคิดที่เท่าเทียมกันเพียงสองวิธีเท่านั้น:

• เวลาและเงินเป็นทรัพยากรที่จำกัด
• เวลาและเงินมีค่าใช้จ่าย

ตามที่หลายๆ คนกล่าวไว้ เวลามีค่ามากกว่ามากเพราะว่า:

• คุณไม่สามารถมีเวลามากขึ้นสำหรับเงินใด ๆ
• ไม่มีใครมีเวลามากหรือน้อยกว่าคุณ

“ คุณมีเวลามากเท่ากับ Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein” - Jackson Brown;

• เงินสามารถยืมได้ แต่เวลาไม่สามารถยืมได้
• พรุ่งนี้สามารถใช้เงินได้ แต่เวลาใช้ได้แค่วันนี้เท่านั้น

แม้จะมีมุมมองที่แตกต่างกันในเรื่องความเท่าเทียมกันของเวลาและเงินทุน แต่ก็ชัดเจนว่าเวลามีจำกัดในทุกด้านของธุรกิจ และการวางแผนเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดการทรัพยากรอันล้ำค่านี้

… “แผนต่างๆ ไม่มีประโยชน์ การวางแผนนั้นประเมินค่าไม่ได้” ดไวต์ เดวิด ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา

ดังนั้นหากคุณต้องการใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด ให้จำเรื่องพื้นฐานบางประการไว้ กฎการวางแผน.

กฎการวางแผนขั้นพื้นฐาน:

1. อย่าเริ่มต้นวันใหม่ของคุณหากยังไม่ได้วางแผนไว้บนกระดาษ

หากไม่ได้จดบันทึกเป้าหมายของคุณไว้ แสดงว่าเป้าหมายนั้นไม่มีอยู่จริง รายการงานที่วางแผนไว้คือแผนที่ที่จะไม่อนุญาตให้คุณออกหรือเบี่ยงเบนไปจากเส้นทางสู่เป้าหมาย

2. การทำงานกับรายการงานที่วางแผนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรจะเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของกิจกรรมของคุณตั้งแต่วันแรกของการวางแผน

ตอนเย็นเตรียมรายการงานที่ต้องทำให้เสร็จในวันถัดไป ด้วยเหตุนี้ คุณจะรู้ได้เสมอว่าจะเริ่มต้นวันใหม่จากตรงไหน

3. จัดทำรายการของคุณตลอดทั้งวัน

ถ้าคุณมี งานใหม่ให้เพิ่มโดยคำนึงถึงลำดับความสำคัญที่เกี่ยวข้องกับงานที่กำหนดเวลาไว้ก่อนหน้านี้ หลังจากเสร็จสิ้นงานอื่นในรายการแล้ว อย่าลืมขีดฆ่าทิ้ง สิ่งนี้จะทำให้คุณรู้สึกพอใจกับงานของคุณ ให้ความกระตือรือร้น และเป็นแรงบันดาลใจให้คุณทำงานต่อไป

4. วางแผนจากสูงไปต่ำ จากยาวไปสั้น จาก เป้าหมายชีวิตสู่แผนงานสำหรับวันนั้น

สำหรับแต่ละงาน ให้กำหนดกำหนดเวลาที่แน่นอนว่าควรจะเสร็จสิ้นเมื่อใด ..."งานที่มีประสิทธิผลที่สำเร็จแล้วหนึ่งงาน มีค่าเท่ากับงานที่ทำสำเร็จเพียงครึ่งเดียวห้าสิบงาน" — มัลคอล์ม ฟอร์บส์

5. แบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นงานย่อยๆ เสมอ

แผนผังการตัดสินใจทำงานได้ดีที่นี่ โดยที่งานหลักคือแผนผัง และงานย่อยสำหรับการดำเนินการคือสาขา แยกสาขาต่อไปจนกว่ากระบวนการทำงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้นจะง่ายและโปร่งใส MindManager จะช่วยคุณได้มากที่นี่ โดยคุณสามารถสร้างแผนที่ความคิดเชิงโต้ตอบได้อย่างง่ายดาย

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำอะไรให้จำพื้นฐานไว้ กฎการวางแผนฉันไม่ลืมเกี่ยวกับ กฎ 10/90: 10% ของเวลาที่ใช้ในการวางแผนก่อนเริ่มงานจะช่วยประหยัดเวลา 90% ในการแก้ปัญหา และรับประกันความสำเร็จของคุณอย่างแน่นอน!

และสุดท้ายคือวิดีโอสั้นๆ เกี่ยวกับการบริหารเวลาจาก Stephen Covey ผู้เชี่ยวชาญด้านความเป็นผู้นำและการจัดการชีวิต ครู และที่ปรึกษาด้านการจัดการองค์กร

ปฏิทินเป็นหนึ่งในเครื่องมือการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ พวกเราคนใดที่เริ่มจัดการเวลาไม่ช้าก็เร็วก็เข้าใจว่าหากไม่มีปฏิทินก็ไม่มีทั้งที่นี่และที่นั่น แท้จริงแล้ว ย้อนกลับไปเมื่อ 4236 ปีก่อนคริสตกาล ชาวอียิปต์โบราณได้พิจารณาปฏิทินและตัดสินใจว่าจะเพาะปลูกที่ดินเมื่อใดและอย่างไร

ปฏิทินใดๆ ก็ตามจะขึ้นอยู่กับการสังเกต เช่น ดวงอาทิตย์หรือดวงจันทร์ การขึ้นและลงของกระแสน้ำ แต่เนื่องจากเราได้ทำงานที่ยากที่สุดไปแล้ว โดยแบ่งเวลาเป็นวัน สัปดาห์ และเดือน เรามาทำสิ่งที่ง่ายกว่านี้กันดีกว่า เราจะเฝ้าดูตัวเองและสร้างปฏิทินของเราเอง!

ปฏิทินแตกต่าง...

ปฏิทินแรกๆ ที่พบในระบบการบินคือ "ปฏิทินครอบครัว". ของจำเป็นและมีประโยชน์! แน่นอนว่าความทรงจำของคุณนั้นยอดเยี่ยม แต่เป็นการดีกว่าถ้าคุณจดวันเกิดของญาติและวันที่น่าจดจำอื่น ๆ ในครอบครัวของคุณ ปฏิทินครอบครัวจะช่วยให้ทุกคนจดจำวันที่ที่แตกต่างกันได้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนจะต้องเข้าถึงได้ หากเป็นไปได้ที่จะแขวนปฏิทินดังกล่าวไว้บนตู้เย็นหรือผนังซึ่งญาติทุกคนเดินผ่านทุกวันโดยไม่มีการเตือนที่ไม่จำเป็นแต่ละคนจะสามารถวางแผนเวลาโดยคำนึงถึง ประเพณีของครอบครัว. และจะง่ายต่อการจดจำเกี่ยวกับของขวัญตรงเวลา

ปฏิทินอีกประเภทหนึ่ง - ไดอารี่! เราจะพูดถึงมันวันนี้ แน่นอนคุณมี "วารสารการตรวจสอบ" อยู่แล้วซึ่งรวบรวมและเสริมด้วยบันทึกใหม่เป็นครั้งคราว แต่ไม่สะดวกที่จะพกติดตัวไปด้วย

ในการวางแผนรายวัน ฉันใช้ปฏิทินไดอารี่ แต่ไม่ใช่ปฏิทินลงวันที่ ฉันต้องทดสอบความแข็งแกร่งของการวางแผนด้วยไดอารี่มากกว่าหนึ่งปีจึงจะตัดสินใจได้ ตัวเลือกที่ดีที่สุด. คุณก็ควรทดลอง สังเกต และลองเช่นกัน ฉันซื้อไดอารี่ที่มีวันที่ในรูปแบบ A5 ซื้อสมุดบันทึกและอัลบั้มขนาดใหญ่แล้ววาดหนึ่งสัปดาห์ลองใช้สมุดบันทึกขนาดเล็ก - ในแต่ละระบบมีบางอย่างไม่เหมาะกับฉันและทำให้ฉันไม่สามารถทำงานได้

สามต่อสาม!

ตัวเลือกที่ยอมรับได้มากที่สุดคือหลังจากใช้ระบบสามคูณสาม แนวคิดคือ:

• แบ่งแต่ละเดือนของปีออกเป็นสามส่วน: เดือน สัปดาห์ วัน
• ลองนึกภาพแต่ละวันประกอบด้วยสามส่วน: เช้า บ่าย เย็น
• โปรดจำไว้ว่าชีวิตประกอบด้วยสามส่วน: งาน บ้านครอบครัว เวลาส่วนตัว
• ตั้งเป้าหมายหนึ่งข้อทุกวันในแต่ละพื้นที่ ได้แก่ วางแผนสิ่งที่ต้องทำสามประการ

เดือน-สัปดาห์-วัน

ไดอารี่ที่ไม่มีวันที่สะดวกมากสำหรับระบบดังกล่าว ในการแพร่กระจายที่สะอาดครั้งแรก ฉันวาดเดือน กระบวนการอาจดูต้องใช้แรงงานมาก แต่ความยากลำบากเกิดขึ้นเพียงครั้งแรก จากนั้นทุกอย่างจะง่ายขึ้นมาก

หลังจากสรุปทั้งเดือนแล้ว ฉันก็พยายามคิดว่าจะต้องทำอะไรในเดือนนี้ เห็นพ้องกันว่าเรื่อง "สำหรับผู้ใหญ่" ค่อนข้างจะเป็นไปตามฤดูกาล และไม่ว่าเราจะพยายามเตรียมลากเลื่อนในช่วงฤดูร้อนอย่างหนักแค่ไหน บางสิ่งก็ไม่สามารถเลื่อนออกไปได้ ฉันป้อนวันเกิดของญาติและเพื่อนจดเมื่อจะส่ง การ์ดอวยพร, ฉันทำเครื่องหมายการเดินทางไปพบทันตแพทย์, วันที่ต้องจ่ายบิลแน่นอน, วันรายงานการทำงานโดยทั่วไป, ทุกสิ่งที่จะเกิดขึ้นในเดือนหน้า

สเปรดถัดไปจะเน้นไปที่สัปดาห์นั้น ในที่นี้ แต่ในรายละเอียดเพิ่มเติม ฉันจะรวมงานที่จำเป็นในสัปดาห์นี้: ทั้งในวันธรรมดาและวันหยุดสุดสัปดาห์

จากนั้นความสนุกก็เริ่มต้นขึ้น ฉันคิดว่าวันของฉันแบ่งออกเป็นสามส่วน: เช้า บ่าย และเย็น โครงการนี้ไม่ได้คำนึงถึงกลางคืน เนื่องจาก... ฉันชอบนอนตอนกลางคืน แต่สำหรับนกฮูก การแบ่งเป็นกลางวัน เย็น กลางคืนเป็นไปได้ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังจะทำอะไรและช่วงเวลาใดของวัน ไม่ต้องสงสัยเลยว่าบางกรณีไม่สามารถกำหนดเวลาใหม่ได้ เช่น แน่นอนฉันไปตลาดสัปดาห์ละ 3 ครั้ง แต่เพื่อที่จะซื้อทุกอย่างที่ต้องการจากแม่บ้านที่เหมาะสม ฉันต้องตื่นเช้ามากและไปถึงตลาดก่อน 7 โมงเช้า หลังจากจัดสิ่งที่ต้องทำตามลำดับเวลาแล้ว ฉันก็ตั้งเป้าหมาย

ไม่ใช่เรื่องลึกลับที่ชีวิตของผู้หญิงทุกคนแบ่งออกเป็นสามส่วน: งาน บ้าน ครอบครัว “ฉันเป็นที่รัก” ไม่ใช่ความลับเช่นกันที่โดยปกติแล้วมีเพียงพื้นที่เดียวเท่านั้นที่ได้รับความสนใจอย่างเหมาะสม พื้นที่ที่สองเป็นง่อย บางครั้งก็เดินสองขาด้วยซ้ำ และพื้นที่ที่สาม... ใช่ เราจำอะไรได้บ้าง พื้นที่ที่สามเกือบจะหายไป นี่คือจุดที่การตั้งเป้าหมายในด้านต่างๆ ของชีวิตจะช่วยได้ สำหรับแต่ละวันในสัปดาห์ ฉันกำหนดสิ่งที่ต้องทำสามประการ หนึ่งรายการสำหรับแต่ละพื้นที่ สามสิ่งที่ขาดไปวันนั้นก็จะอยู่ได้ไม่เต็มที่! สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ คุณไม่สามารถเลื่อนออกไปทำสิ่งต่างๆ ในด้านใดๆ ได้ คุณสมควรที่จะใช้ชีวิตในแต่ละวันอย่างเต็มที่!

บรรทัดล่าง

ทุกเย็นฉันใช้เวลาประมาณห้านาทีเพื่อวิเคราะห์วันที่ผ่านมาและวางแผนวันถัดไป โดยไม่ลืมตรวจสอบกิจกรรมที่วางแผนไว้ตลอดทั้งเดือน สิ่งนี้สำคัญมากเพราะในตอนแรกการควบคุมทุกอย่างในคราวเดียวเป็นเรื่องยาก ถ้าฉันพบว่ามันยากที่จะทำงานในแต่ละวันไม่ว่าจะด้านใดก็ตาม ฉันจะใช้ "รายการสิ่งที่ต้องทำ" การกำหนดเป้าหมายจะมีประโยชน์มาก และจะหายไปอย่างเห็นได้ชัดเมื่อใช้วิธีนี้เป็นประจำ

ทุกสัปดาห์ฉันทำ 21 สิ่ง และนั่นไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย!

บอกฉันว่ามันสำคัญแค่ไหน โลกสมัยใหม่จัดการเวลาของคุณ?

ฉันแน่ใจว่าทุกคนคงมีสถานการณ์ที่มีเรื่องสำคัญมากมายอยู่ในวาระการประชุม คุณตื่นขึ้นมาด้วยความกระตือรือร้นและมั่นใจว่าคุณสามารถทำทุกอย่างได้อย่างง่ายดาย แต่ก่อนอื่นคุณต้องตรวจสอบอีเมลของคุณ... และ Facebook เป็นเวลาห้านาที จู่ๆ ก็มีเรื่องเล็กๆ น้อยๆ มากมายกองรวมกัน ดูเหมือนว่าคุณกำลังทำงานอยู่ แต่ไม่ได้ทำอะไรที่ "สำคัญ" เลย! และนี่ก็ใกล้จะมื้อเที่ยงแล้วและฉันก็เหนื่อยนิดหน่อยมีงานอะไรบ้าง? แล้วมันถึงจุดสิ้นสุดของวันแล้วหรือยัง? เป็นไปได้ยังไงในเมื่อฉันไม่มีเวลาทำอะไรเลย? อารมณ์ไม่ดี - วันนี้หมดลงแล้ว

น่าเสียดายที่เพื่อนร่วมชาติของเราส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าจะวางแผนวันของตนอย่างไร นั่นเป็นเหตุผล เป็นจำนวนมากเสียเวลาไปกับเรื่องไร้สาระซึ่งโดยหลักการแล้วไม่จำเป็นจริงๆ เนื่องจากขาดแผนเฉพาะสำหรับวัน สัปดาห์ เดือน บุคคลจึงสูญเสียเวลาอันมีค่าซึ่งสามารถนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น และแน่นอนว่าได้รับผลลัพธ์ที่มากกว่าหลายเท่าจากสิ่งนี้

การวางแผนที่มีประสิทธิภาพเวลาทำงานเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ คนทันสมัย. แล้วจะเรียนรู้การวางแผนเวลาอย่างถูกต้องได้อย่างไร?

เราได้รวบรวมกฎที่มีประสิทธิภาพสูงสุด 5 ข้อซึ่งจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากทุกวันที่คุณใช้ชีวิต ทำทุกสิ่งที่จำเป็นได้อย่างง่ายดาย!

มาดูเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณวางแผนเวลาได้อย่างถูกต้องกันดีกว่า

1. เขียนแผนงาน

แผนสำหรับวันนั้นจะต้องแสดงบนกระดาษ ความทรงจำที่สมบูรณ์แบบเป็นสิ่งที่ดี แต่ในช่วงกลางของวันที่ยุ่งวุ่นวาย มีโอกาสสูงที่จะลืมบางสิ่งที่สำคัญ ถ้ารายการสิ่งที่ต้องทำไม่ได้เขียนลงบนกระดาษ แสดงว่าไม่มีรายการนั้นอยู่

ในตอนเย็น สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันพรุ่งนี้และแบ่งออกเป็นสองคอลัมน์ตามลำดับความสำคัญ ข้อแรกสำคัญที่สุดซึ่งต้องทำให้เสร็จทุกกรณี อย่างที่สองมีความสำคัญน้อยกว่าซึ่งสามารถเลื่อนออกไปได้ในกรณี การเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันลำดับความสำคัญหรือเหตุสุดวิสัย

กระดาษจดบันทึกที่มีงานต่างๆ ควรอยู่กับคุณตลอดทั้งวัน และเมื่อคุณทำรายการในรายการเสร็จแล้ว คุณจะต้องขีดฆ่ามันทิ้ง นี้ เทคนิคทางจิตวิทยาดังที่พวกเขาพูดกันบนระบบอัตโนมัติ ท้ายที่สุดแล้ว ทุกงานที่สำเร็จคือชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ เป็นเรื่องดีที่รู้สึกเหมือนเป็นผู้ชนะ และจิตใต้สำนึกของคุณจะต่อสู้เพื่อสิ่งนี้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังจะง่ายต่อการดำเนินการอีกด้วย

2. การวางแผน 70/30

ไม่จำเป็นต้องวางแผนตลอดเวลาเพราะแม้แต่คนอวดรู้ที่แท้จริงก็ไม่สามารถปฏิบัติตามตารางเวลาที่ไม่มีฟันเฟืองสักนาทีได้ ทุกสิ่งสามารถเกิดขึ้นได้ในชีวิต - และครึ่งชั่วโมงในการเปลี่ยนยางแบน หรือเพิ่มอีก 15 นาทีในรถติด อาจทำลายวันที่วางแผนไว้อย่างสมบูรณ์แบบได้

ดังนั้นคุณจึงต้องวางแผนเพียง 70% ของเวลาเท่านั้น สิ่งนี้จะช่วยให้คุณใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยไม่รู้สึกถูกจำกัดหรือกดดัน และแม้แต่เรื่องเซอร์ไพรส์เล็กๆ น้อยๆ ก็ไม่สามารถส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ของวันของคุณได้

กำหนดระยะเวลาที่ต้องการสำหรับแต่ละงาน วางแผนวันทำงานของคุณในช่วงเวลานี้ หากวันนั้นเป็นไปตามกำหนดการ ส่วนที่เหลืออีก 30% สามารถอุทิศให้กับงานอื่น ๆ ในรายการหรืออุทิศเวลาให้ตัวเองหรือครอบครัวของคุณซึ่งจะช่วยให้คุณผ่อนคลายและเพลิดเพลินกับงานที่ทำเสร็จแล้ว

3. เวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุดคือก่อนอาหารกลางวัน

พยายามทำงานที่ยากและไม่พึงประสงค์ที่สุดให้เสร็จทันที โดยเริ่มแรกในตอนเช้า เทคนิคนี้เรียกว่า “กินกบก่อน” เมื่องานที่ยากและมีปัญหามากที่สุดเสร็จสิ้น ที่เหลือก็ดูเรียบง่ายและใช้เวลาน้อยลงในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

พยายามวางแผนงานของคุณเพื่อให้งานที่วางแผนไว้ทั้งหมดประมาณ 65-70% สำหรับวันนั้นเสร็จก่อนพักกลางวัน ในตอนเช้า สมองจะทำงานหนักที่สุด ซึ่งสามารถลดเวลาที่ใช้ในการทำให้เสร็จลงได้อย่างมาก งานที่ซับซ้อน. นอกจากนี้ยังจะช่วยป้องกันไม่ให้คุณทำงานอย่างใกล้ชิด โดยจะลดแรงจูงใจและ "ตัด" ความสำเร็จ

ในช่วงอาหารกลางวัน คุณสามารถใช้เวลากับเรื่องส่วนตัวได้ เช่น รับข้อความ โทรส่วนตัวเล็กน้อย สำหรับช่วงบ่าย ขอแนะนำให้กำหนดเวลางานง่ายๆ ที่ไม่ต้องใช้ความพยายามมากนัก เช่น การประชุม การตอบอีเมล ฯลฯ

4. การพักผ่อนเป็นสิ่งจำเป็น

การมุ่งความสนใจไปที่งานเดียวเป็นเวลานานเป็นเรื่องยากมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการบรรลุเป้าหมายต้องใช้ความพยายามทางจิตอย่างมาก และยิ่งคุณก้าวไปไกลเท่าไร การมุ่งความสนใจไปที่การบรรลุเป้าหมายก็ยิ่งยากขึ้นเท่านั้น โดยปกติแล้ว สิ่งนี้จะลดประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้น

จำเป็นต้องพักผ่อนกลางชั่วโมงทำงาน! ขั้นตอนง่ายๆ นี้จะช่วยให้คุณมีรูปร่างดีได้ตลอดทั้งวัน คุณสามารถเลือกรูปแบบการพักผ่อนที่สะดวกสำหรับคุณได้ แต่ 45/15 ถือว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งหมายความว่าในการทำงาน 45 นาทีคุณต้องอุทิศเวลาพัก 15 นาที

ตามหลักการนี้ บทเรียนสำหรับเด็กนักเรียนทุกคนจะใช้เวลา 45 นาที การเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อย สมองก็จะตามทัน และนี่ก็ทำให้เขามีโอกาสที่จะทำงานอย่างมีสมาธิต่อไป

แต่นี่ไม่ได้หมายความว่าในช่วงวันหยุดสั้น ๆ คุณต้องถ่มน้ำลายใส่เพดาน พยายามใช้มันให้เป็นประโยชน์ เช่น ออกกำลังกายบริเวณหลังหรือดวงตา ทำความสะอาดโต๊ะ อ่านหนังสือ หรือ บทความที่น่าสนใจออกไปเดินเล่นสักหน่อย

5. วิเคราะห์และวางแผนตามความเป็นจริง

จะมีประโยชน์อะไรในการสร้างเป้าหมายมากมายหากมีเพียง 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน และบรรลุเป้าหมายทั้งหมดภายใน เต็มมันจะไม่สมจริงเหรอ? ดังนั้นควรพยายามวางแผนงานที่สามารถทำให้เสร็จในระหว่างวันได้

สิ่งนี้อาจดูยากในตอนแรกเพราะคุณไม่มีทางรู้ล่วงหน้าว่างานนั้นๆ จะใช้เวลานานเท่าใด เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุด เมื่อสิ้นสุดแต่ละวัน ให้จดบันทึกจำนวนงานที่วางแผนไว้ที่คุณทำสำเร็จ ในตอนท้ายของวัน ให้เขียนข้อความว่า “XX% ของงานที่ทำเสร็จแล้ว” มันจะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าคุณตั้งเป้าหมายได้เพียงพอเพียงใด หากคุณทำสำเร็จทุกวันอย่างสบายๆ ให้ลองเพิ่มจำนวนงานเหล่านั้น และหากงานหลายอย่างยังไม่ได้รับการแก้ไขและเดินหน้าต่อไปในวันถัดไป ให้ลองลดความเครียดลง

ข้อควรจำ - ไม่จำเป็นต้องรับงานจำนวนมากที่คุณไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ และประเมินความสามารถของคุณตามความเป็นจริง
การวางแผนเวลาเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดของคนยุคใหม่ ทักษะนี้สามารถและควรปรับปรุง และเมื่อคุณเชี่ยวชาญจนเชี่ยวชาญแล้ว คุณจะแปลกใจว่าคุณสามารถแก้ไขปัญหาที่เมื่อก่อนดูเหมือนแทบเป็นไปไม่ได้ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายเพียงใด และยิ่งคุณทำงานเสร็จเร็วเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งมีเวลาพักผ่อน งานอดิเรก และครอบครัวมากขึ้นเท่านั้น ใช้ความลับในการวางแผนและทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น ฉันขอให้คุณประสบความสำเร็จ!

ด้วยรักและเคารพ
เยฟเจนี ดีเนโก.

• วิธีตั้งเป้าหมายตามช่วงเวลาก่อนหน้า
• จำเป็นหรือไม่ที่จะต้องเรียกร้องให้ดำเนินการตามแผน 100% เสมอไป?

การวางแผนที่มีประสิทธิภาพดังที่ทราบกันดีว่าเป็นกุญแจสำคัญในการประสานงานของบริษัทที่เล่น บทบาทสำคัญในการพัฒนาในอนาคต

การวางแผนจะช่วยในช่วงเวลาที่คุณต้องการตัดสินใจด้านการจัดการที่ถูกต้อง ดังนั้นคุณต้องตอบคำถามสามข้อ:

1. สถานะของบริษัทในปัจจุบันเป็นอย่างไรบ้าง?
2. บริษัทมีแผนจะเดินหน้าไปในทิศทางใด?
3. บริษัทมีแผนจะบรรลุเป้าหมายนี้อย่างไร และจะทำอย่างไร?

จุดเริ่มต้นของการวางแผนในบริษัทคือความเข้าใจในสิ่งที่ต้องทำเพื่อการทำงานและการพัฒนาที่มีประสิทธิภาพต่อไป ความสำเร็จขึ้นอยู่กับปัจจัยต่อไปนี้:

1. คุณภาพของการตั้งเป้าหมายในประเด็นหลักที่สำคัญของการพัฒนาองค์กร
2. คุณภาพของการวิเคราะห์เบื้องต้นเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กร คู่แข่ง ตลาด การกระจายสินค้า ฯลฯ
3. การประเมินคุณภาพความสามารถในการแข่งขัน
4. การเลือกและการดำเนินกลยุทธ์

เป้าหมายของการวางแผนที่มีประสิทธิภาพคืออะไร?

1. เป้าหมายเชิงกลยุทธ์– คำอธิบายของบริษัทในอนาคต เป้าหมายเหล่านี้ส่งผลต่อกิจกรรมของบริษัทในทุกด้าน เป็นเป้าหมายอย่างเป็นทางการที่สะท้อนถึงกิจกรรมที่มีจุดประสงค์ขององค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในระยะยาว เนื่องจากแผนเชิงกลยุทธ์ จึงสามารถกำหนดเวลาในการบรรลุเป้าหมายได้ โดยปกติแล้วจะล่วงหน้า 2-5 ปี การวางแผนเชิงกลยุทธ์ได้รับการออกแบบมาเพื่อพิจารณาและพัฒนาผลิตภัณฑ์และความสามารถใหม่ๆ สำหรับองค์กร

2. เป้าหมายสำหรับแผนกเฉพาะที่สำคัญที่สุดขององค์กร - เป้าหมายทางยุทธวิธี แผนสำหรับเป้าหมายเหล่านี้คำนวณเป็นระยะเวลาไม่เกิน 2 ปี การวางแผนทางยุทธวิธีเป็นสื่อกลางระหว่างระยะสั้นและระยะยาว การวางแผนนี้ช่วยแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการบรรลุเป้าหมายผ่านการกระจายทรัพยากรที่มีอยู่

3. เป้าหมายการปฏิบัติงานหรือการปฏิบัติงาน - ชุดของงานที่กำหนดในช่วงเวลาที่กำหนดสำหรับแผนกล่างขององค์กรหรือพนักงานแต่ละคน การดำเนินการตามแผนปฏิบัติการจะดำเนินการในระยะเวลาอันสั้น การวางแผนปฏิบัติการเกี่ยวข้องกับการสร้างตารางเวลาสำหรับผู้ปฏิบัติงานและแผนกต่างๆ

เพื่อให้ ประสิทธิภาพสูงสุดในกิจกรรมขององค์กรจะต้องสร้างห่วงโซ่เป้าหมายแบบลำดับชั้น

• การวางแผนเศรษฐกิจในสถานประกอบการ: บทเรียนจากวิกฤติ

ผู้อำนวยการทั่วไปพูด

มิคาอิล สตรูปินสกี้ผู้อำนวยการทั่วไปของกลุ่ม บริษัท “ระบบและเทคโนโลยีพิเศษ”, มอสโก; ผู้สมัครสาขาวิทยาศาสตร์เทคนิค

ควรคำนึงว่าไม่มีอัลกอริธึมการวางแผนสากล วิธีการที่เหมาะสมในการวางแผนที่มีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของกิจกรรมขององค์กร - ความแตกต่างของการผลิตและการขายผลิตภัณฑ์ เช่นเดียวกับธุรกิจหลายๆ แห่ง บริษัทของเราชอบวิธีการวางแผนการขายมากกว่า เราทำการคาดการณ์สองประเภท - ตามผลิตภัณฑ์และตามช่องทางการขาย

การวางแผนในองค์กรของเราได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาสองประการ: เพื่อให้มั่นใจว่าการใช้กำลังการผลิตอย่างมีประสิทธิภาพและเพื่อให้การขายสินค้ามีลักษณะที่ไม่เป็นเชิงเส้น นั่นคือเหตุผลที่เราให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดและผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาจัดทำแผนการผลิต สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถพิจารณาการคาดการณ์ของตลาดได้ (เช่น สถานการณ์ทางเศรษฐกิจที่ถดถอย หรือในทางกลับกัน ความต้องการผลิตภัณฑ์ที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว)

เพื่อให้ตัวชี้วัดที่วางแผนไว้บรรลุผลในทางปฏิบัติ การผลิตที่ทันสมัยจำเป็นต้องมีการสนับสนุนทางเทคนิคและข้อมูลที่เพียงพอ มิฉะนั้นการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานจะทำได้ยาก แต่การบันทึกความเบี่ยงเบนและการวิเคราะห์สาเหตุเป็นประจำก็คือ วิธีที่สำคัญที่สุดทำให้สามารถปรับปรุงระบบการวางแผนในองค์กรได้

ประเภทของการวางแผนที่มีประสิทธิผล

1. ขึ้นอยู่กับขอบเขตความครอบคลุมของพื้นที่กิจกรรม

• การวางแผนทั่วไป - มีการวางแผนกิจกรรมขององค์กรทุกด้าน
• การวางแผนส่วนตัว – มีการวางแผนกิจกรรมเฉพาะด้าน

2. ขึ้นอยู่กับเนื้อหา (ประเภท) ของการวางแผน:

• เชิงกลยุทธ์ – ค้นหาโอกาสใหม่ สร้างข้อกำหนดเบื้องต้นบางประการ
• ปัจจุบัน – การวางแผนเชื่อมโยงกิจกรรมทุกด้านขององค์กรและงานทั้งหมด การแบ่งส่วนโครงสร้างองค์กรสำหรับปีงบประมาณหน้า
• การปฏิบัติงาน - ตระหนักถึงโอกาสและติดตามความคืบหน้าของการผลิตในปัจจุบัน

3. ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการดำเนินการ:

• การวางแผนการผลิต;
• การวางแผนทางการเงิน;
• การวางแผนการขาย
• การวางแผนบุคลากร

4. ขึ้นอยู่กับช่วงเวลา (ความครอบคลุมของช่วงเวลา):

• ระยะสั้นเป็นระยะเวลาตั้งแต่ 1 เดือนถึง 1 ปีของกิจกรรมขององค์กร
• ระยะกลาง – 1-5 ปี;
• ระยะยาว - มากกว่า 5 ปี

5. ขึ้นอยู่กับความเป็นไปได้ในการเปลี่ยนแปลง:

• ยืดหยุ่น - อนุญาตให้เปลี่ยนแปลงได้
• เข้มงวด – คาดว่าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

ผู้อำนวยการทั่วไปพูด

วลาดิมีร์ โมเชนคอฟผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท Audi Center Taganka กรุงมอสโก

สี่ปีที่แล้ว ระหว่างเดินทางไปทำธุรกิจที่สหรัฐอเมริกา ฉันคุ้นเคยกับ “หลักการสามช่วงเวลา” ซึ่งต่อมาฉันนำไปปฏิบัติในบริษัทได้สำเร็จ ตลาดที่เราดำเนินธุรกิจกำลังเติบโต ดังนั้นหัวหน้าแผนกจึงต้องติดตามแนวโน้มของตลาดอย่างทันท่วงทีจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก หลักการของสามช่วงเวลาช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

สามช่วงคือสามไตรมาสก่อนหน้า จากข้อมูลจากช่วงเวลาเหล่านี้ เราจึงร่างกำหนดการ ร่าง และปรับแผนสำหรับไตรมาสถัดไป หากเราพูดถึงปี 2559 แผนสำหรับไตรมาสแรกจะถูกสร้างขึ้นตามข้อมูลจากไตรมาสที่สอง สาม และสี่ของปี 2558 ง่ายมาก - คุณต้องใส่จุดสามจุดแล้วลากเส้นสองเส้น คุณอาจจบลงด้วยหนึ่งในสามแนวโน้ม: เชิงบวก ลบ หรือไม่เปลี่ยนแปลง

ตัวเลือกที่ 1 แนวโน้มเป็นบวก หากเราเห็นการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกบนกราฟ ในแผนสำหรับไตรมาสถัดไป เราสามารถใส่ตัวเลขเฉลี่ยสำหรับสามไตรมาสก่อนหน้าหรือตัวเลขสำหรับไตรมาสสุดท้ายได้ มีตัวเลือกที่สาม - เพื่อตั้งค่าตัวบ่งชี้ที่เสนอโดยหัวหน้าแผนก (โดยปกติแล้วควรสูงกว่าที่คำนวณตามระยะเวลาสามช่วง) ฉันแสดงเป้าหมายที่สูงเกินจริงเล็กน้อยเมื่อวางแผน: งานของฉันคือสร้างความตึงเครียดในบริษัทเพื่อให้พนักงานไม่ผ่อนคลาย หากผู้จัดการพร้อมที่จะเกินแผน ฉันก็ถามทรัพยากรที่เขาต้องการ

ตัวเลือกที่ 2 แนวโน้มเป็นลบ ในกรณีนี้ งานหลักเมื่อวางแผนให้หยุดการพัฒนาสถานการณ์ไปในทิศทางลบ ในบริษัทของเรา ปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นแต่น้อยมาก ตัวอย่างเช่นในช่วงสามไตรมาสแรกของปีมีลูกหนี้การค้าเพิ่มขึ้น - เราวางแผนไว้สองล้านคน แต่กลายเป็นสองครึ่งครึ่ง ภารกิจสำหรับไตรมาสที่สี่คือการหยุดการเติบโตของหนี้และไม่เกินตัวเลขสุดท้ายและสำหรับไตรมาสหน้า - เพื่อนำขนาดของลูกหนี้ไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ก่อนหน้านี้ (นั่นคือสองล้าน)

ตัวเลือกที่ 3 แนวโน้มไม่เปลี่ยนแปลง ในตลาดที่กำลังเติบโตและมีพลวัต สถานการณ์ดังกล่าวไม่ควรเกิดขึ้น แต่หากแนวโน้มยังคงไม่เปลี่ยนแปลง มีสองทางเลือกในการวางแผนที่เป็นไปได้สำหรับไตรมาสถัดไป: เราตั้งค่าตัวบ่งชี้เดียวกันกับที่เราทำได้ หรือเราตั้งค่าแถบให้สูงขึ้นเล็กน้อย

หลังจากที่หัวหน้าแผนกกำหนดแนวโน้มแล้วเขาก็มาหาฉันพร้อมกราฟ ในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม เขาต้องวิเคราะห์ทรัพยากรและตลาด (ลูกค้า คู่แข่ง) ที่พร้อมให้บริการด้วย จากข้อมูลทั้งหมด เราจะกำหนดแผนรายไตรมาส อย่างไรก็ตาม การวางแผนไม่ได้สิ้นสุดเพียงแค่นั้น ฉันขอให้หัวหน้าแต่ละแผนกส่งแผนการดำเนินการตามแผนดังกล่าว กรรมการแต่ละคนจะต้องอธิบายว่าเขาจะบรรลุผลตามตัวบ่งชี้ที่วางแผนไว้ได้อย่างไร ได้แก่ ทรัพยากร กำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบแต่ละขั้นตอน

ขั้นตอนของการวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง?

1. การวางแผน - การตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายในอนาคตขององค์กรและวิธีการบรรลุเป้าหมาย จากผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ จะมีการจัดทำระบบแผนขึ้น ขั้นตอนนี้รวม:

• ภายในและ สภาพแวดล้อมภายนอกองค์กรต่างๆ มีการกำหนดองค์ประกอบหลักของสภาพแวดล้อมองค์กร โดยเน้นองค์ประกอบที่มีความสำคัญอย่างแท้จริงสำหรับองค์กร รวบรวมและติดตามข้อมูลเกี่ยวกับส่วนประกอบเหล่านี้ คาดการณ์สภาพแวดล้อมในอนาคต ประเมินสถานการณ์จริงของบริษัท
• การกำหนดทิศทาง แนวทางกิจกรรม พันธกิจ วิสัยทัศน์ และเป้าหมายที่ต้องการ
• การวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ บริษัทเปรียบเทียบเป้าหมายและผลการวิจัยเกี่ยวกับปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมภายในและภายนอก โดยระบุช่องว่างระหว่างปัจจัยเหล่านั้น วิธีการ การวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์มาเป็นพื้นฐานในการก่อตั้ง ตัวเลือกที่แตกต่างกันกลยุทธ์;
• เลือกหนึ่งในกลยุทธ์ทางเลือกและดำเนินการพัฒนา
• มีการจัดทำแผนกลยุทธ์ขั้นสุดท้ายสำหรับองค์กร
• การเตรียมการวางแผนระยะกลาง ด้วยการจัดทำโปรแกรมและแผนงานระยะกลาง
• การจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีสำหรับโครงการ ขึ้นอยู่กับแผนยุทธศาสตร์และผลของการวางแผนระยะกลาง
• การดำเนินการตามแผน
• ติดตามการดำเนินการตามแผนที่กำหนดไว้

2. การดำเนินการตามการตัดสินใจตามแผน เป็นผลให้ได้รับตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่แท้จริงขององค์กร

3. การติดตามผล มีการเปรียบเทียบตัวบ่งชี้จริงและที่วางแผนไว้ มีการสร้างข้อกำหนดเบื้องต้นเพื่อปรับการดำเนินการขององค์กรในทิศทางที่เลือก

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อวางแผน

1. กลุ่มผลิตภัณฑ์ที่ผลิต
2. ฤดูกาลของความต้องการ
3. มีเครือข่ายการขายของตัวเอง เงื่อนไขความร่วมมือกับตัวแทนจำหน่าย
4. ความพร้อมของคำสั่งซื้อครั้งเดียวจำนวนมาก (ส่งออกหรือภายในประเทศสำหรับซัพพลายเออร์หลัก)
5. งานตามสั่ง (จำเป็นต้องปฏิบัติตามกำหนดเวลาการผลิตที่แน่นอน ความสามารถในการจัดเก็บคลังสินค้า)

เครื่องมือการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อวิเคราะห์สภาพแวดล้อม - พื้นฐานในการพัฒนากลยุทธ์การพัฒนา

1. การวิเคราะห์ SWOT - เพื่อกำหนดสาเหตุของประสิทธิภาพหรือความไร้ประสิทธิภาพในกิจกรรมขององค์กรประกอบด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลการตลาดแบบบีบอัดบนพื้นฐานของการสรุป ในทิศทางที่ถูกต้องความเคลื่อนไหวและการพัฒนาขององค์กร ในที่สุดก็สร้างการกระจายทรัพยากรระหว่างส่วนต่างๆ จากข้อมูลการวิเคราะห์ สมมติฐานหรือกลยุทธ์ได้รับการพัฒนาสำหรับการทดสอบเพิ่มเติม

2. การวิเคราะห์การแข่งขัน– เป็นการศึกษาเชิงลึกที่ครอบคลุมเกี่ยวกับตำแหน่งทางการแข่งขันขององค์กร พร้อมการประเมินตลาดที่มีอยู่เพื่อสร้างกลยุทธ์องค์กรที่มีประสิทธิภาพ

3. การวิเคราะห์อุตสาหกรรมเปรียบเทียบ วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์นี้คือตัวบ่งชี้ขององค์กรในอุตสาหกรรมเดียว โดยเฉพาะผลิตภาพแรงงาน ผลประกอบการ ความสามารถในการทำกำไร

4. การวิเคราะห์ทรัพยากรคือการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในขององค์กร

5. การวิเคราะห์การแข่งขันโดยใช้แบบจำลอง “5 กองกำลัง” ของ M. Porter

เพื่อกำหนดภารกิจและเป้าหมายขององค์กร

1. การระดมความคิด เป็นวิธีการปฏิบัติงานในการแก้ปัญหาโดยอาศัยสิ่งเร้า กิจกรรมสร้างสรรค์. ผู้เข้าร่วมการอภิปรายได้รับเชิญให้แสดงความคิดเห็นหากเป็นไปได้ ปริมาณมากตัวเลือกต่างๆ แม้กระทั่งตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมก็ตาม จากนั้น จากแนวคิดที่เสนอทั้งหมด จะเลือกแนวคิดที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดซึ่งจะถูกนำไปใช้ในทางปฏิบัติ

2. ต้นไม้แห่งเป้าหมาย - คือชุดเป้าหมายที่มีโครงสร้างของระบบ โปรแกรม ที่สร้างขึ้นบนหลักการแบบลำดับชั้น - เน้นเป้าหมายทั่วไป เป้าหมายที่อยู่ใต้บังคับบัญชา แบ่งออกเป็นระดับที่ 1, 2 และระดับต่อมาเหมือนต้นไม้

3.ธุรกิจ-วิศวกรรมมีพื้นฐานมาจาก แนวทางที่เป็นระบบ. บริษัทอยู่ ระบบเปิดอธิบายอย่างถูกต้อง เป็นทางการ ครอบคลุมและครบถ้วน สร้างพื้นฐาน โมเดลข้อมูลองค์กรในการโต้ตอบกับแบบจำลองสภาพแวดล้อมภายนอก

• วิธีระดมความคิด: กฎ 3 ข้อในการตัดสินใจที่ถูกต้อง

เพื่อเลือกกลยุทธ์และสถานการณ์พื้นฐาน

1. วิธีบอสตัน กลุ่มที่ปรึกษา(เมทริกซ์). ตัวชี้วัดที่สร้างเมทริกซ์การประเมินคืออัตราการเติบโตของการผลิตซึ่งเป็นส่วนแบ่งการตลาดที่ควบคุมโดยองค์กรนี้

2. วิธีแมคคินซีย์ (เมทริกซ์) ตัวชี้วัดการประเมินหลักคือตำแหน่งการแข่งขันขององค์กรและความน่าดึงดูดของตลาด

3. วิธีการเรียนรู้เส้นโค้ง พื้นฐานของวิธีนี้คือการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างขนาดของต้นทุนการผลิตและปริมาณ

4. แบบจำลอง Shell/DPM – ในรูปแบบตารางสองมิติ พร้อมการสะท้อนบนแกน X และ Y จุดแข็งความน่าสนใจของบริษัทและอุตสาหกรรมตามลำดับ

5. โมเดล ADL/LC – สร้างขึ้นจากการรวมกันของ 2 พารามิเตอร์ 4 ขั้นตอน วงจรชีวิตการผลิตและตำแหน่งการแข่งขันห้าตำแหน่ง ตามโมเดลดังกล่าว จะมีการเลือกกลยุทธ์การพัฒนาองค์กรที่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

6. วิธีวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ วิธีการนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดทิศทางเชิงกลยุทธ์และการดำเนินการสำหรับแต่ละขั้นตอนของวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์

เพื่อพัฒนากลยุทธ์พื้นฐาน

1. โมเดลโดย I. Ansoff ในรูปแบบการพัฒนาผลิตภัณฑ์นี้ สามารถใช้หลายกลยุทธ์พร้อมกันได้ แบบจำลองนี้ตั้งอยู่บนสมมติฐานที่ว่ากลยุทธ์ที่ต้องการมากที่สุดสำหรับการเติบโตของยอดขายอย่างเข้มข้นนั้นสามารถกำหนดได้จากการตัดสินใจขายผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่หรือผลิตภัณฑ์ใหม่ในตลาดปัจจุบันหรือตลาดใหม่

เมทริกซ์นี้มีวัตถุประสงค์เพื่ออธิบายกลยุทธ์ที่เป็นไปได้ของบริษัทในตลาดที่กำลังเติบโต แบบจำลองนี้ถือว่าเพื่อให้มั่นใจในความสมบูรณ์แผนกลยุทธ์ขององค์กรต้องมีกลยุทธ์ด้านการบริหารและการเงิน

กลยุทธ์ทางการเงินคือชุดเครื่องมือและกฎเกณฑ์ที่มุ่งเพิ่มศักยภาพทางการเงินขององค์กร กลยุทธ์การบริหารถือเป็นชุดของกฎที่เหมาะสมสำหรับการพัฒนาองค์กรของบริษัท

2. นางแบบ G.Steiner เมทริกซ์ที่รวมการจำแนกประเภทของผลิตภัณฑ์และตลาดออกเป็นที่มีอยู่ ใหม่ แต่เกี่ยวข้องกับที่มีอยู่ และใหม่ทั้งหมด โดย

จากข้อมูลเมทริกซ์ ระดับความเสี่ยงและความน่าจะเป็นของความสำเร็จสามารถระบุได้สำหรับการผสมผสานระหว่างตลาดและผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน

3. แบบจำลองของ D. Abel สามารถวัดกลยุทธ์ทางธุรกิจได้โดยใช้เกณฑ์ต่อไปนี้:

• ความต้องการของลูกค้า
• กลุ่มผู้บริโภคให้บริการ
• เทคโนโลยีที่ใช้ในการพัฒนาและผลิตผลิตภัณฑ์

เพื่อนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติ

1. วิธีการวางแผนเครือข่าย เป้าหมายหลักของวิธีการเหล่านี้คือการลดระยะเวลาของโครงการให้เหลือน้อยที่สุด

2. โครงสร้าง “Work Breakdown” เป็นเครื่องมือเบื้องต้นในการจัดระเบียบงาน ทำให้มีการแบ่งส่วนปริมาณงานทั้งหมดตามโครงสร้างการดำเนินงานในบริษัท

เพื่อประเมินและควบคุมการดำเนินการตามกลยุทธ์

1. การตรวจสอบเชิงกลยุทธ์คือการตรวจสอบและประเมินคุณภาพงานของแผนกองค์กรที่ดำเนินการจัดการเชิงกลยุทธ์

2. การตรวจสอบภายใน – ให้การรับประกันและคำแนะนำที่เป็นกลางและเป็นอิสระเพื่อปรับปรุงกิจกรรมขององค์กร การตรวจสอบภายในมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยอาศัยการประเมินที่สม่ำเสมอและเป็นระบบ เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุม การบริหารความเสี่ยง และกระบวนการกำกับดูแลกิจการ

• การวางแผนพัฒนาเชิงกลยุทธ์: การพัฒนากลยุทธ์ 7 ขั้นตอน

การวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงวิกฤต

1. เน้นนโยบายทดแทนการนำเข้า การทดแทนการนำเข้าเกี่ยวข้องกับการสร้างการผลิต สินค้าที่จำเป็นความพยายาม ผู้ผลิตในประเทศ. การทดแทนการนำเข้าสามารถดำเนินการได้บนพื้นฐานของกลไกตลาดสิทธิพิเศษ หรือผ่านการแทรกแซงทางการบริหารจากโครงสร้างทางการเมืองต่างๆ

คุณควรพิจารณาว่าส่วนประกอบใดของการผลิตที่คุณซื้อก่อนหน้านี้จากต่างประเทศสามารถซื้อได้จากองค์กรในประเทศ มีความจำเป็นต้องคำนวณงบประมาณและระบอบการปกครองจากนั้นจึงเพิ่มรายการนี้ลงในแผนขององค์กรของเรา

เล่าโดยนักปฏิบัติ

เวียเชสลาฟ ปูเซนคอฟประธานกรรมการกลุ่มบริษัท Modular Boiler Systems

ก่อนที่จะกำหนดปริมาณการขายในแผน คุณควรทำความเข้าใจว่าตลาดที่เกิดวิกฤติสามารถเสนออะไรได้บ้าง ตลาดในประเทศสำหรับระบบหม้อไอน้ำแบบแยกส่วนมีความแตกต่างอย่างสิ้นเชิงเมื่อเปรียบเทียบกับกลุ่มอุตสาหกรรมยานยนต์หรือ เครื่องใช้ในครัวเรือนเนื่องจากมีความเฉื่อยสูง ที่นี่ผู้บริโภคหลักคือบริษัทที่อยู่ในตลาดสำหรับการก่อสร้างอาคารค้าปลีก อุตสาหกรรม หรือที่พักอาศัยในระยะยาว เนื่องจากความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจ อุปกรณ์สร้างความร้อนจึงถือเป็นกุญแจสำคัญสำหรับอาคารเกือบทุกประเภท

นอกเหนือจากความเฉื่อยแล้ว ตลาดรัสเซียสำหรับระบบหม้อไอน้ำแบบแยกส่วนยังมีลักษณะของการแข่งขันที่แทบจะบริสุทธิ์ โดยมีผู้เข้าร่วมตลาดจำนวนมากที่ไม่สามารถมีอิทธิพลต่อราคาตลาดเฉลี่ยของผลิตภัณฑ์ได้อย่างมีนัยสำคัญ องค์กรทั้งหมดที่นี่มีโอกาสเติบโตเกือบเท่ากัน ซึ่งถูกจำกัดด้วยความต้องการเท่านั้น

เราวางแผนปี 2559 เพื่อเพิ่มยอดขาย 20-25% ปริมาณการขายนี้ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ในปีที่ผ่านมาซึ่งช่วยให้เราสามารถเพิ่มการผลิตได้โดยไม่จำเป็นต้องลงทุนจำนวนมาก

เราบรรลุผลลัพธ์นี้โดยการขยายกำลังการผลิตให้น้อยที่สุด หรือโดยการโอนพนักงานไปทำงานตามกำหนดเวลาสองกะ

2. ขยายและเสริมความแข็งแกร่งให้กับฝ่ายพาณิชยกรรม หลังจากกำหนดระดับการขายที่ต้องการสำหรับปี 2559 แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจัดทำแผนการขาย แผนปฏิบัติการ (สำหรับไตรมาสที่ 1) สามารถสร้างได้ในบริบทของกลุ่มผลิตภัณฑ์เป็นเวลาหกเดือน โดยอ้างอิงจากรายงานของฝ่ายการค้าเกี่ยวกับธุรกรรมที่วางแผนไว้สำหรับงวดนี้

ดังนั้นผู้จัดการฝ่ายขายจึงสามารถบันทึกได้ ระบบซีอาร์เอ็มบริษัทที่ความร่วมมืออยู่ในขั้นตอนการลงนามข้อตกลง ทุก 2 สัปดาห์ ผู้อำนวยการฝ่ายขายควรปรับแผนนี้ตามรายงานธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ซึ่งจัดทำโดยฝ่ายการค้า ในกรณีที่ข้อตกลงล้มเหลวหรือยุติการเจรจาในส่วนของลูกค้า จำเป็นต้องให้ผู้อำนวยการฝ่ายขายมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้

นอกจากแผนปฏิบัติการแล้ว ยังจำเป็นต้องจัดทำแผนยุทธวิธี (เป็นเวลาหกเดือน) ซึ่งควรเป็นไปตามรายงานของฝ่ายการค้าด้วย ในเรื่องนี้จำเป็นต้องจัดทำโครงการเพื่อเพิ่มปริมาณการผลิตอย่างสม่ำเสมอ เมื่อจัดทำแผนกลยุทธ์ (รายปี) ตาม 6 เดือนแรกของสัดส่วน 40/60 ควรคำนวณจำนวนธุรกรรมในครึ่งปีหลัง

สัดส่วนนี้เหมาะสำหรับหลายบริษัทในระดับสากล แต่ด้วยความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจ การคาดการณ์การพัฒนาของสถานการณ์ในช่วงครึ่งปีแรกจึงเป็นเรื่องยาก ดังนั้นคุณต้องเน้นไปที่แผนยุทธวิธีเป็นหลัก

เราแนะนำให้กระจายการเติบโตของการผลิตและการขาย 20-25% เท่าๆ กันในช่วง 12 เดือน โดยสะท้อนข้อมูลนี้ในทุกแผน การวางแผนต่อไปนี้เป็นขั้นตอนหลัก - การกระตุ้นแผนกการค้า เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ สามารถดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. วิธีที่กว้างขวาง มันเกี่ยวข้องกับการขยายแผนกการค้าขององค์กร ค้นหา ปริมาณที่ต้องการพนักงานเพื่อเพิ่มยอดขาย 20-25% คุณต้องคำนวณ "ต้นทุน" ของผู้จัดการฝ่ายขายของคุณโดยการวิเคราะห์ปริมาณการใช้งานที่เข้ามา
2. วิธีเข้มข้น. จากการวิเคราะห์ "ต้นทุน" โดยเฉลี่ยของพนักงาน 1 คน จะสามารถระบุได้ว่าผู้จัดการใหม่ 2-3 คนจะไม่สามารถสร้างรายได้ต่อปีเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในทันที มีความจำเป็นต้องคำนวณตามข้อมูลจากปีก่อน ๆ ว่าผู้เริ่มต้นจะใช้เวลานานเท่าใดจึงจะถึงระดับที่ต้องการ - ไม่เร็วกว่า 2-3 ปี ดังนั้นคุณต้องคิดไม่เพียงแต่เกี่ยวกับการขยายแผนกการค้าเท่านั้น แต่ยังต้องปรับปรุงคุณภาพงานด้วยเนื่องจากการเติบโตของปริมาณการรับส่งข้อมูลที่เข้ามา

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการวางแผน

ข้อผิดพลาด 1. แผนการไม่มีเป้าหมายและการมอบอำนาจไม่ถูกต้อง

เมื่อวางแผน คุณต้องถามตัวเองด้วยคำถามพื้นฐานสองสามข้อก่อน สิ่งสำคัญคือใครที่คุณมอบหมายให้วางแผน เช่น ฝ่ายวางแผนเศรษฐกิจจะสามารถนำเสนอการคาดการณ์ได้แต่ไม่สามารถนำเสนอแผนได้ ในทางกลับกัน ฝ่ายบริหารสามารถอนุมัติแผนและกำหนดให้มีปริมาณที่เหมาะสมรวมอยู่ด้วย แต่ไม่จำเป็นต้อง "ดึง" แผนจากด้านบน มิฉะนั้นจะมอบหมายความรับผิดชอบในการดำเนินการตามแผนให้กับฝ่ายบริหาร แต่ไม่จำเป็นต้องพูดถึงการปฏิบัติตามความเป็นจริง ไม่ควรมีการวางแผนอย่างไร้จุดหมายสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจงานของการพัฒนา

ข้อผิดพลาด 2. การเชื่อมโยงการวางแผนประจำปีกับปีปฏิทิน

เป็นเรื่องปกติที่บริษัทต่างๆ จะดำเนินการตามแผนดังต่อไปนี้ โดยการวางแผน ณ สิ้นเดือนที่ผ่านมาเกี่ยวกับตัวชี้วัดของแผนถัดไป โดยพยายามที่จะบรรลุเป้าหมายภายใน 30 วันทั้งหมด ต้นเดือนหน้าจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดพร้อมเปรียบเทียบตัวชี้วัดจริงและแผนเบื้องต้น เป็นเรื่องธรรมดาที่เราต้องการจะถ่ายทอดกลไกการทำงานไปสู่การวางแผนประจำปี ปกติเปิดอยู่ ที่เวทีนี้และปัญหาก็เกิดขึ้น

บางครั้งผู้เข้าร่วมการวางแผนมักจะตระหนักถึงกฎและความแตกต่างของการจัดทำแผนสำหรับปีไม่ดีและไม่ต้องการใช้เวลากับสิ่งนี้ ดังนั้นเขาจึงกำลังทำงานอยู่ แผนประจำปีฝ่ายบริหารที่ตั้งเป้าหมายที่ทะเยอทะยานเกินไปสำหรับองค์กร และไม่เข้าใจวิธีการบรรลุเป้าหมายดังกล่าวอย่างแท้จริง จึงเสนอให้โอนตัวชี้วัดปัจจุบันไปยังปีหน้า

ส่งผลให้มีสถานการณ์ที่แผนแสดงการเติบโตโดยรวม รวมถึงสาขาและสินค้าที่ซบเซา ผู้จัดการจะไม่ได้รับแรงจูงใจให้ดำเนินการตามแผนที่ไม่สมจริงดังกล่าว

กฎเกณฑ์สำหรับการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ

1. จัดเตรียมกระบวนการทางธุรกิจ อนุมัติกฎระเบียบสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกการเงิน โลจิสติกส์ การผลิต และการขาย
2. การบันทึก การวิเคราะห์ และการกำจัดความล้มเหลวในการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกโดยทันที
3. ระบบอัตโนมัติในการวางแผน การบัญชี การใช้ระบบ ERP ระบบจองผลิตภัณฑ์อิเล็กทรอนิกส์โดยฝ่ายขาย
4. ดูแลรักษาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยการฝึกอบรมที่เหมาะสม
5. งานประจำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการขนส่งภายในองค์กร
6. การปรับปรุงกำลังการผลิตให้ทันสมัยทันเวลา

จำเป็นหรือไม่ที่จะต้องเรียกร้องให้ดำเนินการตามแผน 100% เสมอไป?

วลาดิมีร์ โมเชนคอฟผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท Audi Center Taganka กรุงมอสโก

เมื่อหกหรือเจ็ดปีที่แล้วเราได้แนะนำกฎต่อไปนี้: แผนจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์หากผลลัพธ์อยู่ในช่วง 95–110% สิ่งนี้ช่วยให้คุณกระตุ้นผู้คนและสร้างความตึงเครียดที่เป็นประโยชน์ในการทำงานของคุณ อย่างไรก็ตามการเกินแผนเกิน 110% นั้นไม่ดีเนื่องจากคุณภาพของงานลดลง กล่าวอีกนัยหนึ่ง จำเป็นต้องตั้งค่าไม่เพียงแต่ขีดจำกัดขั้นต่ำเท่านั้น แต่ยังต้องตั้งค่าสูงสุดด้วย

ตัวอย่างเช่น ฉันพูดกับผู้อำนวยการศูนย์กำไรว่า “คุณเยี่ยมมาก คุณทำได้ดีมากในปีที่แล้ว คุณขายรถยนต์ได้นับพันคัน ฉันคิดว่าปีนี้เมื่อตลาดเติบโตขึ้น คุณสามารถขายได้หนึ่งหมื่นสี่ร้อยหรือหนึ่งพันห้าร้อย” ซึ่งเขาตอบกลับ: "1,500 อะไร!" ที่นี่ขายพันยาก! ตัวแทนจำหน่ายใหม่กำลังเปิด ลูกค้าเปลี่ยนมาใช้รถยนต์ราคาถูก 1500 อะไรนะ!” และเขาจะพูดประมาณหนึ่งเดือนว่ามันยากแค่ไหน แน่นอนว่าเขาเข้าใจดีว่าความเป็นอยู่ที่ดีของครอบครัวขึ้นอยู่กับการดำเนินการตามแผนอันทะเยอทะยานนี้ แต่ในขณะเดียวกันเขาก็ต้องการเล่นอย่างปลอดภัย ฉันให้เวลาเขาเพื่อให้เขาตื้นตันใจกับเป้าหมาย และเชื่อว่ามันเป็นไปได้ที่จะบรรลุเป้าหมาย เพราะเป้าหมายใดๆ ก็ตามจะต้องวัดผลได้ สมจริง และบรรลุผลได้ เพื่อให้เขารู้สึกมั่นใจมากขึ้น ฉันสนับสนุนเขา ฉันพูดว่า: “ฉันจะให้ทรัพยากรแก่คุณเพื่อที่คุณจะได้ทำตามแผนได้ 100% แต่ถ้าคุณทำสำเร็จ 97%, 96% หรือ 95% ก็ตาม มันจะเป็น ถือว่าคุณทำตามแผนสำเร็จแล้วและคุณจะได้รับโบนัสและโบนัสทั้งหมด” และถ้าหลังจากนั้นเขาทำตามแผนสำเร็จ เช่น 98%, 100% หรือ 103% ฉันก็บอกเขาว่า: "เห็นไหม? เยี่ยมมาก!” และแนวโน้มบนกราฟยังเป็นไปในเชิงบวก (แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงจะมีนัยสำคัญไม่มากก็ตาม) แต่ถ้าผู้จัดการปฏิบัติตามแผนได้ 94.99% แสดงว่าเขาขาดอะไรบางอย่างไปแล้ว 80–95% นั้นแย่กว่านั้นอีก แต่ถ้าน้อยกว่า 80% (เราไม่เคยได้รับสิ่งนี้มาก่อน) ผู้จัดการก็จะไม่ได้รับโบนัสใด ๆ - เป็นเพียงเงินเดือนเปล่าเท่านั้น

"ระบบหม้อไอน้ำแบบโมดูลาร์"- กลุ่มบริษัทก่อตั้งขึ้นเมื่อปี พ.ศ. 2548 ขอบเขตของกิจกรรมคือการขายบริการและการจัดหาโซลูชั่นความร้อนและพลังงานสำเร็จรูปในตลาดโรงต้มหม้อไอน้ำแบบแยกส่วนและโรงไฟฟ้าพลังความร้อนขนาดเล็ก ลูกค้า ได้แก่ Gazprom Transgaz Moscow, ABH Miratorg, โรงงานแปรรูปเนื้อสัตว์ Ostankino, Castorama, Samsung Group, Hyundai เป็นต้น

มิคาอิล สตรูปินสกี้สำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัยเทคนิคแห่งรัฐมอสโกซึ่งตั้งชื่อตาม N.E. บาวแมน. ทำงานที่สำนักออกแบบอุตสาหกรรมเคเบิล ผู้เขียนประมาณ 50 งานทางวิทยาศาสตร์. มีสิทธิบัตรการประดิษฐ์ประมาณ 50 รายการ ผู้สร้างกิตติมศักดิ์แห่งรัสเซีย (2549) “ระบบและเทคโนโลยีพิเศษ” สาขากิจกรรม: การออกแบบ การผลิต การติดตั้งและการบำรุงรักษาครัวเรือนและ ระบบอุตสาหกรรมเครื่องทำความร้อนไฟฟ้าแบบเคเบิล, การผลิตอุปกรณ์ควบคุมอุณหภูมิ รูปแบบองค์กร: LLC. อาณาเขต: สำนักงานใหญ่ – ในมอสโก; การผลิต - ใน Mytishchi (ภูมิภาคมอสโก); สำนักงานตัวแทนและตัวแทนจำหน่ายใน 250 เมืองทั่วโลก จำนวนบุคลากร: 1,500 ราย ผลประกอบการประจำปี: มากกว่า 3.2 พันล้านรูเบิล (ในปี 2552) ประสบการณ์ ผู้อำนวยการทั่วไปอยู่ในตำแหน่ง: ตั้งแต่ปี 1991 การมีส่วนร่วมของผู้อำนวยการทั่วไปในธุรกิจ: เจ้าของ

"ออดี้ เซ็นเตอร์ ตากันกา"เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มบริษัท AvtoSpetsTsentr