Унифицированная форма т 3. Сроки и место хранения. Для чего нужно штатное расписание

Штатным расписанием называется обязательный нормативный акт, который не содержит фамилии сотрудников организации. Цель этого документа - предоставить четко сформулированную конфигурацию предприятия.

А именно:

Состав.
Количество сотрудников.
Сумма денежных средств, затраченная на выплаты.

Документ является локальным, т.е. внутренним документом работодателя. Бумага вступает в силу после того, как руководитель предприятия подпишет приказ об утверждении штатного расписания (ШР). Налоговая проверка или трудовая инспекция вправе потребовать этот документ. Его отсутствие является нарушением законодательства об охране труда.

Любая организация с начала своей деятельности обязана иметь определенные нормативные акты. Далее каждого нового сотрудника необходимо ознакомить с действующими документами предприятия. Сделать это следует до подписания трудового соглашения.

Штатное расписание (форма Т-3) формируется на предприятии либо с начала его деятельности, либо с начала текущего года. Руководитель утверждает документ соответствующим приказом. Текст приказа подтверждает факт вступления в силу действия штатного расписания. После того, как бумага была подписана уполномоченным лицом, ее регистрируют в соответствующем журнале. Это процесс сопровождается присвоением приказу регистрационного номера. Точный срок хранения приказа и расписания не регламентирован.

Приказ об изменении штатного расписания отменяет предыдущий документ с целью последующего утверждения нового.

Срок действия - на усмотрение распоряжения руководителя: от года и более. При смене структуры предприятия целесообразней внести изменения в ШР, чем утверждать новое. Работодатель подписывает приказ о внесении изменений в ШР, на основании которого проводятся необходимые корректировки. Если планируется расширение штата или наоборот, произошло массовое сокращение, следует составить новую форму Т-3.

Форма и содержание

Руководитель вправе самостоятельно разработать бланк документа, принимая во внимание деятельность предприятия и его потребности. Ранее принятые формы бланков с января 2013 года не являются обязательными. Большинство работодателей не знают, как составить штатное расписание, и поэтому в качестве бланка используют унифицированную форму № Т-3. Она удобна в заполнении и содержит все нужные данные. Бланк Т-3 и порядок его заполнения утвержден постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.01.2004 года. В данном документе должны быть следующие составляющие:

перечень структурных подразделений;
код подразделения;
должность, специальность, классификация;
количество штатных единиц;
должностные оклады;
надбавки;
фонд оплаты труда.

Обязанности по заполнению этой формы возлагаются на кадровиков. В отдельных случаях данная задача выполняется бухгалтером или руководителем предприятия. На основании вышеизложенного кадрового документа работодатель вправе разработать штатную расстановку. Ведется она в электронном виде в excel и позволяет фиксировать данные о замещении сотрудников.

Правила заполнения

В обязательном порядке в документе указывается полное название организации согласно учредительным документам. Также, помимо даты составления штатной расстановки, указывается дата вступления ее в силу и срок действия. В верхнем правом углу указывается количество штатных единиц на день составления документа.

В первой колонке указываются структурные подразделения организации, начиная с руководителя (администрации). Далее в свободной интерпретации, не отступая от общепринятых понятий. Это касается коммерческих организаций. Для госучреждений разница в заполнении документа в том, что они обязаны следовать требованиям общероссийских классификаторов и других нормативных документов. В дальнейшем это позволит вышедшим на пенсию работникам беспрепятственно воспользоваться полагающимися льготами. Код подразделения облегчает ведение документооборота и устанавливается каждой организацией самостоятельно.

Касаемо должностей в ШР, количества человек, занятых на производстве – здесь каждая организация исходит из личных потребностей и рентабельности предприятия.

В графе «тарифная ставка» все показатели указываются в рублях. В случае, когда сумма оклада не имеет точного значения, определяются возможные границы: от и до (15 000-20 000).

Премии.
Доплаты.
Компенсационные пособия.

Размер надбавки указывается в рублевом исчислении, либо в процентах.

Следующая колонка суммирует предыдущие тарифные показатели и умножает их на количество штатных единиц. Получившаяся цифра - фонд оплаты труда (фот) за месяц.

Штатное расписание ИП не отличается от аналогичного документа для ООО или любой другой организации. Согласно Трудовому Кодексу РФ при заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить потенциального работника со “штаткой”. Многие индивидуальные предприниматели не спешат составлять данный нормативный документ. Такое игнорирование грозит штрафом.

Согласно ст. 5.27 Кодекса об Административных правонарушениях, размер штрафа для должностного лица варьируется в пределах 1 000 руб. – 5 000 руб. Организации такое нарушение обойдется в сумму от 30 до 50 000 руб.

Когда и как вносить изменения

При незначительных изменениях достаточно поправки к расписанию. Прежде чем провести масштабное изменение ШР, работодатель обязан оповестить работников о предстоящем действии за два месяца. Таким образом, дата приказа о введении изменений и дата вступления изменений в силу отличаются. Основанием для проведения корректировки является необходимость:

изменить тарифную ставку;
сократить персонал;
переименовать должность;
изменить форму оплаты труда.

Так как любое перемены затрагивают интересы сотрудников, работодатель автоматически вносит изменения и в трудовые договора. Образец приказа об изменении штатного расписания можно скачать здесь.

Выписка

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ, сотрудник любой организации, а также проверяющие органы могут запросить выписку из документа путем письменного запроса. Выписка из ШР оформляется по всем правилам и содержит конкретную информацию. Если головное предприятие имеет несколько подразделений, то после составления и утверждения штатрасписания для них формируется выписка. Отличие основного документа от выписки в том, что последняя перед наименованием помечается словом «выписка» и воспроизводит только необходимую часть документа.

Основным документом в организации, определяющим перечень используемых профессий и численность необходимых работников для осуществления хозяйственной деятельности компании, является штатное расписание. Оно используется в качестве базы при формировании штата фирмы и определяет ее месячные затраты на использование трудовых ресурсов. Штатное расписание образец можно скачать ниже.

Штатное расписание бланк разрабатывается компетентными специалистами на основе существующей потребности в персонале и используется при планировании. По мере работы предприятия данные этого документа могут меняться, то есть вводится новые должности, а неиспользуемые сокращаться. Также корректируются размеры оплаты труда.

В основном этот документ действует один год, с началом нового – пересматривается. Трудовое законодательство не устанавливает обязательность этого нормативного акта фирмы. Компания имеет право использовать самостоятельно разработанный бланк, или применять штатное расписание форма т 3, утвержденную Госкомстатом. Многие специализированные программы содержат именно его.

Данный документ после согласования утверждается приказом руководителя, который вводит его же в действие. В дальнейшем бланк использует кадровая служба, которая заключая трудовые контракты, берет размеры зарплаты и ее составляющие из этого документа.

Штатное расписание предприятия образец должен быть доступен для ознакомления всем работникам.

Образец заполнения штатного расписания

Рассмотрим подробнее штатное расписание образец заполнения.

Форма Т3 должна содержать название компании, а также код регистрации ее в органах статистики (ОКПО). Далее проставляется его номер, который присваивается ему с учетом действующего порядка нумерации, а также дата оформления.

Ниже указывается дата, начиная с которой данное положение вступает в силу.

Справа делается запись об утверждении штатного расписания, то есть заполняются номер и число приказа по основной деятельности о вводе и общее количество необходимых для осуществления деятельности сотрудников.

Основная часть документа представлена в виде таблицы.

В графе «Структурное подразделение» записывается название соответствующего отдела фирмы согласно существующей организационной структуры, а также его код обозначения, если применяется система кодирования. Как правило, он представляет собой либо набор цифр, либо аббревиатуры названия структурной единицы. Также он может содержать обозначение месторасположения.

В столбце «Должность» указываются наименования специальностей, должностей и т.д.

При заполнении документа желательно профессии группировать в рамках каждого подразделения блоками. Название должности желательно записывать в соответствии с ОКПДТР. Юридическим лицам бюджетной сферы этот справочник обязательно нужно использовать, а также включать в эту графу еще разряд и класс сотрудника. Это же распространяется на деятельность с опасными и вредными условиями труда, так как при начислении льготного стажа эти сведения имеют важное значение.

В графе «Количество штатных единиц» нужно записывать численность работников по каждой профессии. Если на предприятии работают совместители и для них предусмотрена неполная ставка, то этот показатель может быть записан с помощью десятичных дробей, например - 0,5. В случае когда в компании какая-либо должность свободна, ее все равно необходимо указывать и принимать в учет. При этом в последнем столбце делается запись о наличии вакансии, или внизу штатного расписания включается сноска.

В графе «Оклад» указывается месячная оплата труда, которую впоследствии указывают в заключаемых договорах с работниками.

Далее идут столбцы с пустыми заголовками, объединенные общим названием «Надбавки» . В этом разделе необходимо заполнять все предусмотренные Положением об оплате труда доплаты за вредность, профессионализм, интенсивность, особые условия труда, а также премии, которые выплачиваются на регулярной основе и т. д.

Графа «Всего» представляет собой итоговую сумму по столбцам 5-8, умноженную на численность работников по каждой профессии.

В столбце «Примечание» указываются при необходимости пояснительные сведения (об имеющихся вакансиях, применяемых графиках работы, правилах расчета и т. д.).

Таблица завершается итоговой строкой, в которой суммируются показатели по каждому столбцу.

Документ визируется главным бухгалтером и кадровым работником с расшифровкой их должностей и личных данных.

Штатное расписание пример и бланк приведен ниже.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

В результате хозяйственной деятельности компании в штатное расписание могут вноситься дополнения и изменения соответствующим приказом руководителя.

Если коррективы документа существенны, то рекомендуется утверждать новое штатное расписание со следующим номером и определенным периодом действия. Когда изменения затрагивают действующий персонал (повышение зарплаты, переименование должности и т.д.), то после издания нового документа необходимо составить соответствующие дополнительные соглашения сотрудниками фирмы.

Форма штатного расписания предусматривает свои особенности заполнения. Узнайте, можно ли обойтись без бланка унифицированной формы Т-3 и скачайте пример заполнения формы и бланки штатного расписания Т-3 в Excel и Word.

Читайте в нашей статье:

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания Т-3

С 2013 года унифицированные формы документов перестали быть обязательными, но многие работодатели продолжают их использовать. Все потому, что они привычны, удобны и полностью отвечают требованиям законодательства. А при необходимости наниматель всегда может дополнить их необходимыми данными.

Форма штатного расписания Т-3 обязательна к наличию у работодателя (ст. 57 ТК РФ). ШР утверждается приказом руководителя, а срок его действия не ограничивается. Расписание прекращает свое действие с момента издания нового документа .

“Штатка” является удобным механизмом анализа состава персонала и фонда заработной платы. В нем отражаются не только занятые позиции, но и вакантные. Форма составляется по всей организации в целом (включая обособленные подразделения и филиалы).

Мы подробно рассмотрим форму штатного расписания Т-3 и образец её заполнения на 2018 год.

Условно документ можно разделить на 3 части:

основные сведения (реквизиты документа);
табличная часть (непосредственно штатное);
подписи ответственных.

Основные сведения

Прежде всего в форме № Т-3 указывается название компании, которое должно в точности соответствовать учредительным документам. Указание, к примеру, торговой марки - недопустимо. В случае, если у компании есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках.

Код ОКУД - номер формы документа из общего классификатора унифицированных документов. Его изменять не требуется, он одинаков для всех работодателей.

Код ОКПО - код организации. Его можно найти в информационном письме из органов статистики. Такое письмо обычно хранится в папке с учредительными документами. Если найти его не удалось, уточните у главного бухгалтера.

Реквизит “Номер документа”. Здесь можно применить сквозную нумерацию, что удобно для компаний, которые редко изменяют “штатку”. При таком варианте изначальному документу присваивается номер 1, следующему 2 и так далее, независимо от года.

Применение нумерации внутри текущего года, а в следующем году начинать все с № 1 - другой вариант. Он удобен, когда в течение года .

Дата проставляется текущая. Период действия документа может составлять разные промежутки, в зависимости от потребностей компании (месяц, полугодие, год).

Утверждается унифицированная форма Т-3 штатное расписание . На ее бланке проставляются только реквизиты документа. Ниже указывается общее число штатных единиц из табличной формы.

Табличная часть штатного расписания

Табличная часть формы Т-3 состоит из 10 столбцов. Количество строк напрямую зависит от числа должностей. Группировку удобнее всего производить по структурным подразделениям, а внутри подразделений - по иерархии. Так быстрее всего можно найти требуемую строку.

Столбец 1. Название структурного подразделения. Расположение структурных подразделений по строкам удобнее формировать по принципу подчиненности - от верхних ступеней управления к рабочему персоналу. Для некоторых льготных профессий название отдела (цеха и т.д.) имеет немаловажное значение. При неправильном наименовании сотрудник может лишиться определенных льгот. Поэтому при наименовании отделов обратитесь к отраслевым классификаторам.

Столбец 2. Код. Присваивается работодателем самостоятельно и отражает подчиненность отделов внутри компании. Если в составе структурной единицы 015 есть подчиненные элементы, то они будут нумероваться 015.01, 015.02 и т. д.

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

структурные подразделения;
должности;
сведения о количестве штатных единиц;
должностные оклады;
месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Порядок принятия ШР

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:

Устав;
структура предприятия (при ее наличии);
учетная политика;
профессиональные стандарты;
расчеты месячных должностных окладов;
другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.

Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в некоторых случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит также руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если принебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке будет указана фактически вымышленная профессия, могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой можно делать только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу. Кроме того, за несоблюдение требований ТК РФ на работодателя могут наложить административный штраф.

Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:

с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
изменением окладов;
переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.02.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.04.2019). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)

Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.

Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Скачать бланк и пример заполнения формы Т-3 на 2019 год

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению - фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа - согласно справочнику ее .

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

бухпроффи

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы - такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

Создание новых отделов или подразделений;
Организация новых должностей;
Изменение названия имеющихся должностей;
Изменение оклада либо ставок работников;
Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.