Efektyvus laiko planavimas: mano rekomendacijos. Produktyviausias laikas yra prieš pietus. Įvertinti ir kontroliuoti strategijos įgyvendinimą

Darbo laiko planavimas nėra tik rinkinys gražūs žodžiai, bet žinių sistema, galinti duoti naudos tiek individualiu lygmeniu, tiek visoje įmonėje.

Sužinosite:

Ką suteikia racionalus darbo laiko planavimas įmonėje?
Kokie yra darbo laiko planavimo metodai.
Kokios yra efektyvaus darbo laiko planavimo taisyklės?

Ne paslaptis, kad organizacijos efektyvumui ne mažiau įtakos turi ir vadovaujančio personalo kasdienio darbo grąža. Nebuvimas šiuolaikinės technikos ir darbo metodai, atsisakymas tobulinti individualų vadovo ir jo pavaldinių darbo stilių lemia tai, kad sunkumai organizuojant tokios komandos darbą tampa aksioma.

Komponentai, lemiantys, kaip lyderis yra pasirengęs būti sėkmingam, yra gana paprasti. Tai jo įgūdžiai, gebėjimai, profesinės žinios ir, žinoma, asmeninės savybės. Vis dėlto nereikėtų nuvertinti problemų ir sunkumų sukeliančių priežasties-pasekmės veiksnių analizės, noro juos įveikti ir pagerinti savo darbo kokybę. Čia gelbsti vadovo racionalus darbo laiko panaudojimas, kitaip tariant, jo planavimas. Juk jis skirtas pašalinti kasdienio darbo proceso defektus.

Darbo laiko planavimo efektyvumas grindžiamas veiklos tikslais priklausomai nuo jų trukmės: trumpalaikio ir ilgalaikio. Toks valdymo pagrindas nereikalauja papildomų pastangų, nes visi numatyti veiksmai ir veikla gavo savo terminus organizacijos proceso metu.

Vadovo keliami tikslai turi dvi funkcijas: nustatyti jiems įgyvendinti būtinus veiksmus ir skatinti jų įgyvendinimą. Kai vadovas išsikelia sau aiškų uždavinį, jo veiksmai tampa sąmoningi jį įgyvendinant. Tikslų nustatymas yra savotiškas varomoji jėga, pakraunant darytoją energija iki pat rezultato pasiekimo.

Kad darbo laiko balanso planavimas būtų kuo efektyvesnis, vadovui reikia griebtis „planavimo laikotarpių“ taktikos (tai gali būti skirtingi laikotarpiai: metai, mėnuo, savaitė, diena). Ypatumas yra kiekvieno tokio diapazono individualumas, o tai reiškia, kad reikia sukurti atskirus planus, kurie atspindėtų atitinkamą laikotarpį.

Taigi pagrindinis teigiamas tinkamo laisvalaikio planavimo akcentas yra pats laiko pelnymas. Vadovas sugebės efektyviai ir efektyviai siekti aprašytų darbo tikslų, skirdamas kuo mažiau laiko. Organizacijoje individualus darbas Planavimo vaidmenį sunku pervertinti: juk jis padeda pasiruošti užsibrėžtų tikslų siekimui ir susisteminti darbui skirtą laiką.

Kaip deleguoti užduotis, kad sutaupytumėte 25% darbo laiko: kontrolinis sąrašas

Norint susidoroti su didžiuliu informacijos srautu ir plėtoti verslą, svarbu racionaliai valdyti laiką ir nešvaistyti jėgų įprastiems reikalams. Norėdami tai padaryti, turite teisingai deleguoti užduotis pavaldiniams ir stebėti jų įgyvendinimą.

Žurnalo „Commercial Director“ redaktorių parengtu kontroliniu sąrašu patikrinkite, ar teisingai planuojate savo darbo laiką, ar nedarote klaidų deleguodami užduotis ir vėluodami darbe.

Darbo laiko planavimo metodai

Pareto principas

Vilfredas Pareto (1848–1923) suformulavo principą, kad tam tikroje grupėje kokios nors mažos dalies objektyvi svarba bus žymiai didesnė už jos santykinį svorį toje grupėje. Pareto savo modelyje naudojo 80/20 formulę, kuri buvo pradėta naudoti visur.

Iš 20% parduotų prekių galite gauti 80% pelno.
80% likusių produktų duos tik 20% pelno.
20% klaidų sukelia 80% nuostolių.
80% kitų klaidų sukelia 20% nuostolių.

Šio principo neaplenkė ir darbo laiko planavimo gerbėjai. Jei tai projektuosime į vadovo darbą, rezultatas bus toks: norint pasiekti 80% rezultatų, reikia skirti tik 20% savo darbo laiko. Likęs praleistas laikas atneša tik 20% viso rezultato.

Darbo proceso kalba tai reikštų, kad lengvas ir malonus darbas, reikalaujantis minimalių pastangų, bet pakankamai daug darbo laiko, neturėtų būti prioritetas. Būtina pradėti veiklą maksimaliai įvertinus kiekvienos užduoties svarbą. Planuojant darbus pirmiausia turėtų būti svarbiausi klausimai.

Norint visapusiškai įgyvendinti Pareto principą racionalaus darbo valandų planavimo ir apskaitos klausimais, būtina išanalizuoti visas užduotis pagal jų indėlio procentą. bendras rezultatas, taip pat paskirstykite juos į ABC kategorijas.

ABC planavimas

ABC analizė paremta patirtimi, rodančia, kad didesnė dalis atvejų mažesniu mastu svarba dažnai būna maždaug tokia pati. Raidės A, B ir C naudojamos uždavinių, susijusių su tikslų įgyvendinimu, svarbai paskirstyti į tris klases. Šis principas susižavėjo daugeliu vadovų.

Šią analizę taip pat galite naudoti planuodami savo darbo laiko panaudojimą. Svarbiausia atsiminti, ką platinti darbo valandos tai būtina atsižvelgiant į užduočių svarbą, o ne į jų darbo intensyvumą ir svorį bendrame veiklos plane.

ABC analizė paremta patirtimi, pagrįsta trimis ramsčiais.

A kategorijos užduotys (svarbiausios) gauna 15% visų vadovo užduočių. Nepaisant mažo santykinio planavimo svorio, jie prisideda prie tikslų siekimo 65 proc.
B kategorijos (svarbios) užduotys sudaro apie 20% viso užduočių rodiklio, o jų svarba taip pat vertinama 20%.
C kategorijos užduotys (kaip mažiausiai svarbios): joms skiriama apie 65% viso skaičiaus, tačiau jų svarba yra nereikšminga – tik 15% santykinio svorio.

Atitinkamai, planuodama darbo laiką ABC analizė sutelkia dėmesį į pradinį A kategorijos užduočių atlikimą, nes liūto dalis galutinio efektyvumo darbinė veikla Jie yra tie, kurie jį atneša. Toliau seka klausimai iš B grupės, kurių indėlio į galutinį rezultatą taip pat nereikėtų pamiršti. Ir galiausiai galite nuspręsti, ką daryti su likusiomis C kategorijos užduotimis: įtraukti jas planuojant darbo laiką arba deleguoti.

Eizenhauerio principas planuojant laiką

Eizenhauerio matrica (prioritetai) pelnė platų pripažinimą kaip asmeninio ir darbo laiko planavimo įrankis.

Jį sudaro keturi laukai (kvadrantai), kur kiekvienas iš jų atitinka tam tikrą užduočių kategoriją. Kategorijos grindžiamos dviem principais: svarba ir skubumas. Jų santykius geriausiai iliustruoja paveikslėlis žemiau.

Kvadrantai pildomi tik tada, kai į juos įrašyti atvejai atitinka konkretų lauką. Norėdami visiškai suprasti, kaip ši matrica veikia, turite nustatyti užduotis, atitinkančias kiekvieną kvadrantą. Verta prisiminti, kad matrica bus veiksminga tik atliekant užduotis visą dieną ar kitą trumpą laiką.

1 kvadrantas: svarbu ir skubu

Eizenhauerio matricos širdis yra būtent pirmasis kvadrantas, nes joje yra pagrindinė paslaptis- jis paliekamas tuščias. Tai parodys, kad asmuo turi įgūdžių efektyviai planuoti darbo laiką, kad pasiektų savo tikslus.

Atvejų, besivaržančių dėl pirmojo kvadranto, buvimas rodo nuolatinius skubančius darbus tokio žmogaus gyvenime ir darbe. Vadinasi, žmogus nėra įpratęs paskirstyti savo reikalus ir pareigas, o viską, ką gali, atideda paskutinei akimirkai. O kai spaudžia terminai, jis kimba į darbą.

Žinoma, geriausia užkirsti kelią galimos situacijos, jei viską apgalvosite iš anksto. Juk yra žinomas principas, pagal kurį pašalinti pasekmes visada yra sunkiau nei numatyti visas galimas bėdas. Jei tokias užduotis gali atlikti kiti žmonės, jos turėtų būti perduotos.

2 kvadrantas: svarbu ir neskubu

Planuodamas savo darbo laiką Eisenhoweris kaip svarbiausias užduotis nurodė antrojo kvadranto užduotis. Jei atlikėjas nuosekliai ir laiku atlieka tam tikrame kvadrante padėtą užduotį, jis gali sau leisti jai skirti tiek laiko, kiek reikia. Jo nepersekios tuštybė, skubėjimas ir įvairios neigiamos pasekmės. Tai labai panašu į apsilankymą pas gydytoją: kaip profilaktinis oftalmologo patikrinimas užkirs kelią rimtesnėms regėjimo problemoms, taip tinkamas laikas darbui su ataskaita padės išvengti skubių vėlyvų pamainų.

Antrojo kvadranto darbo laiko planavimas ir fiksavimas atliekamas taip, kad būtų pasiekti darbuotojo asmeniniai tikslai.

Ir nors Damoklo kardas skubos darbo forma nekabo virš darbuotojų, o tai leidžia sutelkti dėmesį į darbo kokybę, nereikėtų pamiršti, kad vis dar yra terminų ir juos reikia stebėti, nes nesilaikoma Atlikti užduotį antrajame kvadrante automatiškai perkelia ją į pirmąjį. Ir šis rezultatas yra kupinas pasekmių planuojant asmeninį laiką.

3 kvadrantas: skubus ir nesvarbus

Trečiąjį kvadrantą atitinkantis bylų tipas neleidžia susikoncentruoti į daugiau svarbius reikalus dėl jo skubos. Ir tokius dalykus lengva supainioti su dalykais iš pirmojo kvadranto. Tačiau verta nubrėžti ribą tarp skubaus ir svarbaus, nes šios sąvokos nėra sinonimai. Yra paprastas būdas apsispręsti: reikia savęs paklausti, ar ta ar kita užduotis priartina jus prie užsibrėžto tikslo. Paprastai atvejai iš trečiojo kvadranto gauna neigiamą atsakymą.

Dažniausiai į šį kvadrantą patenka kasdieniai reikalai: drabužių cheminis valymas pasibaigus sezonui, pagalba kaimynams sprendžiant skubų reikalą, nesvarbūs susitikimai ir derybos. Yra ir kitas pavyzdys – kompiuterių taisymas, tačiau čia reikėtų būti itin atsargiems: jei ši įranga reikalinga darbui, tai jos remontas taps itin svarbia užduotimi (tai yra pirmasis kvadrantas), o jei ji naudojama tik darbui. pramoga, tada šios problemos vieta yra trečiame kvadrante.

Daiktai šiame kvadrante ne tik netelpa į darbo laiko planavimą, bet net atitraukia dėmesį nuo pagrindinių tikslų ir atima brangų laiką. Jei įmanoma, geriau į juos nekreipti dėmesio. Kaip galite nustatyti užduoties svarbą sau? Labai paprasta. Klausimas, kurį turėtumėte užduoti sau: „Kas bus, jei aš to nepadarysiu?

4 kvadrantas: Nesvarbu ir neskubu

Į šią kategoriją įeina mūsų kasdienio gyvenimo dalykai, kurie neturi nieko bendra su darbu: socialinė žiniasklaida, forumai, naršymas internete, kompiuteriniai žaidimai, serialų žiūrėjimas. Taip, ši veikla tikrai maloni, bet nebūtina.

Apskritai ši veikla žymiai sumažina darbo dienos produktyvumą, Eisenhower pavadino veiklą šioje kategorijoje „asmeniniu laiko švaistymu“.

Paimkite, pavyzdžiui, 200 valandų trunkančią seriją – perskaičiavę gaunate visą savaitę sugaišto laiko, kurį būtų buvę galima panaudoti kur kas didesne nauda.

Todėl būtina identifikuoti savo asmeninius valgytojus ir siekti griežtos jų kontrolės, planuojant ne tik darbo, bet ir asmeninį laiką.

Šiame kvadrante yra ir įprastų užduočių, kurios daugeliui nėra tokios malonios: pavyzdžiui, indų plovimas, valymas, maisto gaminimas. Čia taip pat verta ieškoti kompromiso su tais žmonėmis, su kuriais gyvenate tame pačiame name, siekiant suplanuoti tolygų krūvį.

Sveikas abejingumas: nurodymai tiems, kurie netiki laiko valdymu

Žurnalo „Komercijos direktorius“ redaktorių parengtose instrukcijose bus pasakyta, kaip rasti gyvenimo harmoniją net ir beviltiškose situacijose, paaiškinama, kokių visuomenės ir žiniasklaidos primestų nuostatų reikia skubiai atsikratyti, ką daryti, jei net neturite pakankamai laiko per dieną atlikti darbą.

Darbo laiko planavimo lentelė

Pateiksime paprastą pavyzdį lentelės pavidalu.

antradienis		Subužduotis	komentuoti
	Patikrinkite savo darbų sąrašą
	Važiuoti į darbą
	Telefono skambučiai		Gaukite dviejų kontaktų numerius iš savo darbo el. pašto
	Straipsnio rašymas	Medžiagų analizė
	Straipsnio rašymas	Vertimas papildomos medžiagos Su užsienio kalba ir pagrindinis teksto spausdinimas	Nepamirškite pateikti šaltinių išnašų ir pataisyti brūkšnelių ant brūkšnelių
	Eina į redaktorių
	Susitikimas

trečiadienį

Šis pavyzdys aiškiai parodo darbo planų sudarymo principą. Jei reikia, stalai gali būti didesnis gylis, su išplėsta vieta užrašams. Nesvarbu, kokia programa bus įgyvendinama, tarkime, individuali vadovo/specialisto darbo laiko planavimas. Lentelė - Priemonė universali, ją galima piešti net ant paprasto popieriaus. Tikrai svarbu sugebėti jį pritaikyti sau, savo užduotims ir tikslams bei nustatyti, kokiais laiko intervalais jis bus naudojamas: pagal dieną, savaitę, mėnesį.

Kaip planuojamas darbo laiko fondas

Pradinis planavimo etapas susideda iš pradinių sistemos parametrų – veiklos buvimo darbo laiko fondui (WF) tobulinimo ir jo krypčių – analizės. Po to seka atsakymas į klausimus: kas atsakingas už šią veiklą (specialistai, paslaugos) ir jos planavimą? Kiek atsižvelgiama į darbo valandas? Ar stebimas praleistas darbo laikas? Ar Federalinio rezervų banko rezervai atskleidžiami? Ar planavimo etape imamasi priemonių darbo laiko praradimui sumažinti? Kokie metodai tam naudojami?

Kitas etapas yra PDF naudojimo analizė. Jos rėmuose tiriama darbuotojų produkcijos dinamika (laikinis – valandinis, paros, metinis) ir nustatomi ją įtakojantys veiksniai; analizuoti FRF būklę ir nustatyti nepanaudotas galimybes sumažinti atskiros rūšys nerodomi; išstudijuoti stebėjimo duomenis apie darbo laiko fondo veikimą ir kt. Daugiau informacijos apie darbo laiko fondo panaudojimo analizės metodus galima rasti mokomojoje ir metodinėje literatūroje.

FRF analizės informacinę bazę sudaro statistiniai duomenys ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiai; pirminės apskaitos suvestinė (lapas apie prastovą, viršvalandžius, defektų šalinimą); savifotografijos ir darbo valandų nuotraukos; apklausų ir anketų duomenys.

Analizė nagrinėja viso PDF ir jo taikymą komponentai- kasdienės ir pamainos lėšos įvairiuose įmonės lygiuose (struktūriniai padaliniai, visa įmonė, profesijos ir grupės). Šis metodas leidžia nustatyti kliūtis, kurias pirmiausia reikėtų pašalinti. Analizės rezultatas – FRF panaudojimo gerinimo ir atitinkamai darbo laiko planavimo efektyvumo didinimo rezervų įvertinimas.

Gauti rezultatai naudojami planuojant naudingą darbo laiką. Šis renginys apima planuoto balanso biudžeto sudarymą, jo komponentų palyginimą su įmonės standartais, taip pat darbo laiko taupymą neproduktyvioms išlaidoms. Darbo laiko likučio paskirstymo metodai buvo pakankamai aprėpti mokomoji medžiaga ir naudos.

Darbo laiko planavimas ir analizė rinkos ekonomikoje įgavo specifinių bruožų. Pavyzdžiui, privalomos administracinės atostogos yra naudingos įmonei dėl išlaidų. Ne visą darbo dieną dirbantys darbuotojai prarado rezervo statusą.

Planuojant Federalinį rezervą, diferencijuotas požiūris tampa aktualus nuolatiniams visą darbo dieną ir laikiniems darbuotojams; ne visą darbo dieną.

Siekdama efektyviausiai organizuoti ir planuoti darbo laiką, įmonė vykdo specialias priemones: socialines-ekonomines, organizacines, technines ir gydomąsias bei prevencines. Jie atsispindi įvairiuose organizaciniuose ir techniniuose planuose, darbo sąlygų gerinimo planuose ir kt. Išorės dalyvių įtraukimas turėtų būti aptariamas su vietos valdžia ir tik tada įtraukiamas į veiklos planavimą. Bet koks įvykis turi būti pagrįstas ištekliais.

Kaip teisingai planuoti savo darbo laiką

Taisyklė 1. Kelkitės tuo pačiu metu

Šis pradinis bet kokio planavimo etapas yra labai disciplinuotas ir skatina jėgų antplūdį.

Taisyklė 2. Teigiama nuotaika dienos pradžioje

Kiekvieną rytą dirbkite su savo nuotaika, nes tai labai įtakoja užduočių sprendimą siekiant savo tikslų. Norėdami tai padaryti, galite užduoti sau tris klausimus:

Kaip „šiandien“ mane priartins prie sėkmės?
Ką turėčiau daryti, kad šiandien būtų kuo daugiau džiaugsmo?
Ką daryti šią dieną, kad išlaikytumėte savo sveikatą?

Atsakyti į šiuos klausimus ir sukurti teigiamą motyvaciją dažnai užtrunka mažiau nei dvi minutes. Padovanokite juos sau prieš pradėdami įprastą rytinę veiklą.

3 taisyklė. Pradėkite dieną teisingai

Raktas į harmoningą rytą yra stiprus nakties miegas Ir geri pusryčiai. Tačiau daugelis juos aukoja, teisindamiesi laiko stoka. Tačiau abi misijos reikalauja tik prioritetų nustatymo planuojant dienos grafiką – iš esmės tereikia paskirstyti savo laiką taip, kad eitumėte anksti miegoti.

4 taisyklė: planuodami savo darbo dieną atsižvelkite į tokius veiksnius kaip nuovargis

Daugelis žmonių mano, kad jų darbo našumas visą dieną keičiasi kaip sinusinė banga. Tai nepriklauso nuo kasdienių bioritmų – nesvarbu, ar esate „larkis“, ar „naktinė pelėda“. Verta išsiaiškinti savo asmeninius padidėjusio aktyvumo laikotarpius ir planuojant veiklos planą šiam dienos intervalui sutalpinti svarbiausius dalykus. Geriau popietę skirkite kasdieniams rutininiams darbams, kurie nėra ypač svarbūs.

5 taisyklė. Laiku darykite pertraukas

Viena pagrindinių darbo laiko planavimo taisyklių – trumpas poilsis, nes jis leidžia kūnui atgauti jėgas ir atgauti dėmesį darbui. Būtinai darykite trumpas pertraukėles nuo darbo patys; Nepamirškite būti reguliariai.

6 taisyklė. Užbaikite tai, ką pradėjote

Stenkitės nešokinėti savo darbe ir priveskite pradėtą darbą prie logiškos baigties. Nesiblaškykite dėl smulkmenų, nes jie vagia darbo laiką. Atminkite, kad kiekvieną kartą, kai grįšite prie jau pradėtų dalykų, turėsite kartoti senus veiksmus, o tai turės įtakos jūsų asmeninės veiklos planavimo balansui.

7 taisyklė. Raskite naudingų savo laisvalaikio panaudojimo būdų

Stenkitės užpildyti visas neįskaitytas savo tvarkaraščio spragas (laukimas eilėje, neinformatyvūs susitikimai) naudinga veikla. Pats nustatykite jo esmę, užduodami sau klausimą: „Kaip užpildyti šias minutes, kad gaučiau maksimalią naudą?

8 taisyklė. Laikykitės 70/30 principo

Dienoraštyje turite įrašyti tik 70% savo darbo laiko. Priešingu atveju, net ir suplanavę savo darbo dieną 100%, negausite garantijų, kad visos užduotys bus atliktos, o dar daugiau: daugelis veiksmų nesutaps su grafiku. Darbo laiko planavimo pagal šį principą tikslas – išsaugoti nervų sistema nuo perkrovų, neleidžiančių jaustis kaip mašina ir būti įspraustam į tvirtą karkasą.

9 taisyklė. Vakare susidėliok rytojaus planą

Suplanuokite rytojaus užduotis šiandienos pabaigoje ir atlikite tai rašytinio sąrašo forma – taip nieko nepraleisite. Užduočių svarbą geriau nustatyti iš anksto ir paskirstyti jas į stulpelius. Taip bus galima sutelkti dėmesį į būtinas užduotis, o ne tokias reikšmingas galima perkelti įvykus force majeure aplinkybėms.

10 taisyklė. Kiekvieną valandą raskite laiko poilsiui

Nekintama taisyklė visiems. Kuo dažniau rasi laiko poilsiui, tuo produktyvesnis vėliau būsi darbe. Šiuo laikotarpiu galite susitvarkyti darbo vietą ar namus, išplauti indus, paskaityti žurnalą ar knygą, pasivaikščioti gryname ore, padėti kitiems. Jei negalite to padaryti spontaniškai, planuokite šiuos veiksmus.

11 taisyklė. Realiai vertinkite savo galimybes.

Neapkraukite savęs didžiuliu darbu, manydami, kad galite įveikti bet kokį kalną. Prie vertinimo būkite blaiviai savo jėgų ir geriau pasiimk tai, ką garantuotai susitvarkysi per dieną/savaitę/mėnesį, toks darbo laiko planavimas bus efektyvesnis.

12 taisyklė. Panaudoję daiktą grąžinkite jį į vietą

Toks požiūris į daiktus ant stalo ir biure padeda sutaupyti laiko ateityje. Įveskite taisyklę panaudojus daiktą grąžinti jį ten, kur jį paėmėte. Įdiegti tam tikros vietosįvairių tipų daiktams - aplankas popieriams, penalas, stalo stalčius ar dėžutė čekiams.

Taisyklė 13. Būkite aktyvūs ir sveikas vaizdas gyvenimą

Atrodytų, kam biuro darbuotojui reikalingas sportas, joga, fitnesas, tinkama mityba, gimnastika? Tada kas sveikas kūnas ir gera sveikata geriausiai derinama su teigiama energija ir pasirengimu labai produktyviai darbo veiklai, ypač po jos kokybiško planavimo.

14 taisyklė. Daryk tai, kas tau teikia malonumą

Geriausias būdas savarankiškai organizuotis planuojant ir įgyvendinant profesinę veiklą – jausti pasitenkinimą ir meilę savo darbui. Jo privalumas yra tas, kad motyvacijos nereikia ištraukti žnyplėmis, ji ateina savaime ir dideliais kiekiais.

Vadovo darbo laiko planavimas ir organizavimas

Patarimas 1. Peržiūrėkite savo dienos planus

Norėdami tai padaryti, galite naudoti ABC analizę arba Eisenhowerio matricą. Net dešimt minučių pasiruošimo darbo dienai gali sutaupyti iki dviejų valandų per dieną. Naudokite juos protingai.

Patarimas 2. Panašių atvejų blokų formavimas

Nuolat besiblaškančiam žmogui darbui reikia daug daugiau laiko nei susikaupusiam ir entuziastingam žmogui. Taip nutinka dėl to, kad reikia dar vieno „pakilimo“ ir „panardinimo“, tai yra, grįžimo į darbinę veiklą. To paties tipo užduočių blokai padės sutaupyti darbo laiko: juos lengviau sutvarkyti veiklos planavimo etape.

3 patarimas. Darbe skirkite sau asmeninio laiko

Dažnai lankytojai, pavaldiniai ar klientai telefonu atitraukia jus nuo tiesioginių pareigų. Visi jie stipriai trukdo atliekant tikrai svarbias užduotis ir sutrikdo darbo laiko balansą. Šiuo atžvilgiu neįmanoma būti prieinamam visiems darbo diena- tiek savo biure, tiek telefonu. Planuodami savo darbo laiką savo amato meistrai organizuoja sau laikotarpius, kai niekas jų netrukdys. Taip pat galite naudotis jų įrankiais, pavyzdžiui, nustatyti lankymo valandas, naudotis atsakikliu.

4 patarimas: kiekvienai darbo užduočiai skirkite ribotą laiką

Vykdymo trukmė tam tikro tipo darbas tiesiogiai priklauso nuo turimo laiko. Net ir mažiausią užduotį reikia planuoti: išmokite užduočiai skirti tiksliai tiek laiko, kiek reikia jai atlikti. Pavyzdžiui, verslo derybos Nereikėtų atidėlioti, reikia kuo daugiau aptarti visus dominančius klausimus, bet ne ilgiau kaip valandą. Tai galima padaryti laikantis griežtų terminų ir taisyklių. Laikykitės paprastos taisyklės: „Laikas yra pinigai“, vertinkite ir taupykite.

5 patarimas: naudokite delegavimą

Nė vienas laiką gerbiantis žmogus neturėtų pats atlikti visų užduočių. Toks požiūris jau aprašytas darbo laiko planavimo principuose ir taisyklėse: jiems derėtų deleguoti viską, ką galima deleguoti kitiems žmonėms (65 proc. laiko ir pastangų reikalaujančių, tačiau reikšmingų rezultatų neduodančių užduočių). Tai taikoma ne tik darbuotojų pagalbai, bet ir trečiųjų šalių agentūrų, organizacijų ir konsultacinių firmų pagalbai.

6 patarimas. Suskaidykite dideles užduotis į komponentus

Žmonės linkę vengti didelių ar didelių užduočių ir visais įmanomais būdais atidėlioti jų atlikimą, nes rezultatas jiems atrodo per toli. Šis faktas rodo prastus asmeninius laiko planavimo įgūdžius, tačiau jį galima apeiti. Daiktai, kurie duoda daugiausiai greiti rezultatai Beveik visiems patinka. Albertas Einšteinas tai pastebėjo pateikdamas malkų smulkinimo pavyzdį. Tą patį galima daryti su ilgalaikiais tikslais ir dideliais projektais: suskirstyti į mažas užduotis, suplanuoti, o vėliau metodiškai atlikti tam tikrą laiką (pavyzdžiui, dvi valandas per dieną). Po, tarkime, savaitės pasirodys pirmieji rezultatai – bus pasiektas pirmosios projekto dalies tikslas (pagal planavimą), tai suteiks jėgų ir motyvacijos toliau dirbti šia kryptimi.

Patarimas 7. Nustatykite asmeninius prioritetinių užduočių terminus

Kai iš anksto tiksliai žinote, kokios užduotys bus prioritetinės einamąjį mėnesį, galite jas pažymėti darbų kalendoriuje ir asmeniniame užduočių planavime atsižvelgti į tas pačias derybas/susitikimus. Taigi, iškilus poreikiui šiai datai suplanuoti kitą renginį ar veiksmą, jis jau bus „užsakytas“, o tai dar kartą primins objektyvią atliekamos užduoties reikšmę. Šis patarimas ypač svarbus planuojant darbo veiklą.

Patarimas 8. Tinkamai sutvarkykite darbo vieta

Visų pirma, tai susiję su tvarka darbalaukyje. Ant jo reikėtų palikti tik tuos dokumentus, kurie reikalingi A kategorijos užduotims atlikti. Šis veiksmas turi psichologinį pagrindą: tvarka ant stalo padeda susitvarkyti mintyse, o papildomi popieriai atima laiko.

Patarimas 9. Stenkitės neleisti kitiems užkrauti jums papildomų pareigų.

Vadovai dažnai susidomi ir įsitraukia į naują veiklą, plečia savo kompetencijos sritis. Ateidamas iš asmeninio susidomėjimo į derybas, kuriose darbuotojas dažniausiai nedalyvauja, jis gali patekti į darbo grupes arba gauti papildomų užduočių, kurios nėra įtrauktos į jo planą ir galiausiai taps našta pagrindiniam darbui ir jo planavimui. Geriausia dar kartą patikrinti visus savo veiksmus, kad pamatytumėte, ar jie reikalingi jūsų pareigoms, taip pagerindami savo darbo laiko planavimo įgūdžius.

Patarimas 10. Įvertinkite, kiek svarbūs ir neatidėliotini dalykai, į kuriuos staiga nori jus įtraukti, yra tikrai svarbūs ir neatidėliotini.

Force majeure ir kiti neatidėliotini dalykai - dažnas reiškinys bet kuriai įmonei ar įmonei, net jei jos stengiasi veikti pagal griežtą planavimą. Joms išspręsti sutelkiami visi turimi ištekliai. Jei sutinkate padėti dabartinėje situacijoje, atminkite, kad tai užtruks nuo svarbių dabartinių jūsų tvarkaraščio užduočių, todėl visada pasverkite, ar verta tai paaukoti.

11 patarimas. Nesielkite impulsyviai – priimkite tik pagrįstus sprendimus

Kartais tam tikri sprendimai priimami dėl impulso, nekontroliuojamo impulso. Bet tai išprovokuoja nukrypimus nuo grafiko ir trukdo efektyviai planuoti darbo laiką siekiant tikslo. Jei pajusite momentinį norą ką nors padaryti (pavyzdžiui, paskambinti), gerai pagalvokite ir pasverkite, ar tikrai verta vykdyti savo planą.

Patarimas 12. Teisingai susidėliokite prioritetus

Dideliame dalykų sraute – konferencijose, susitikimuose, skambučiuose, žinutėse – gali būti labai sunku naršyti, o kai imatės visko iš karto arba imate dalis iš skirtingų galų, nuveikiate labai mažai. Čia pravartu prisiminti tokį laiko planavimo būdą kaip prioritetinę matricą, o veiklą pradėti nuo aiškiai apibrėžtų ir nedviprasmiškų užduočių atlikimo. reikšmingas užduotis, palaipsniui pereinant prie mažiau svarbių.

Vadovo sekretorės darbo laiko planavimas

Pagrindinė sekretorės individualaus darbo laiko planavimo atsakomybė ir tikslas – kiek įmanoma atleisti viršininką ir padėti jam paskirstyti laiką. Jo pareiga – padidinti visų galimų valandų ir minučių panaudojimo darbinei veiklai efektyvumą. Tai reiškia, kad vadovo ir sekretoriaus užduotys ir veiklos planavimas yra tarpusavyje susiję.

Visų pirma, sekretorė padeda organizaciniuose, parengiamuosiuose ir vadybiniuose darbuose, atlaisvindama vietos viršininko kūrybai. Tam asistentas turi žinoti aukštesniojo lygio kasdienybę, savo užduočių grafiką visais įmanomais laikotarpiais – diena/mėnuo/ketvirtis. Efektyvus sekretoriaus darbo laiko planavimas priklauso nuo jo tiesioginio vadovo grafiko, nes jis dalyvauja ruošiant visus susitikimus, derybas ir kitus reikalus (lankytojų priėmimą, dokumentų tvarkymą), kurie yra viršininko grafike. Planuojant pagrindinį vaidmenį atlieka užduočių hierarchija pagal jų vertę ir svarbą.

Be to, į sekretorės pareigas įeina ir kiti darbai, nepriklausantys nuo viršininko kasdienybės (ir atsispindintys planuojant darbo veiklą): pašto tikrinimas ir atsakymas į korespondenciją, dokumentų srautas, kontrolinė kortelės byla ir kt. Asistento laiko planavimo įgūdžiai turi būti puikūs. Jo tvarkaraščio pradžios taškai visada yra pasikartojantys veiksmai, pavyzdžiui:

paruošti vadovo darbo vietą;
susitvarkyti savo darbo vietą;
apdoroti visų tipų gaunamus laiškus;
peržiūrėti valdymo kortelę;
pateikti vadovybei reikalų būklės santrauką ir patikslinti einamosios dienos tvarkaraštį.

Pažiūrėkime į paprastą darbo laiko planavimo pavyzdį, susijusį su vadovo grafiku. Sekretoriaus veiksmų programa atrodys maždaug taip. Kai viršininko planuose numatytas susitikimas 11:00, tai asistento planas 10:30 apima jo organizavimą su visais iš jo sekančiais veiksmais: priminimais, medžiagų kopijavimu, konferencijų salės valymu, protokolavimu. Jei 14:00 vadovas suplanavo derybas ne biure, tada sekretorės tvarkaraštyje bus punktai apie automobilio iškvietimą ir dokumentų rinkimą. Darbų sąraše taip pat nurodoma, su kuo ir kuriuo metu reikia prisijungti prie viršininko pokalbis telefonu, kurią dokumentaciją reikia taisyti, o kurią pildyti nuo nulio ir kt.

Geriausias variantas – kartu su viršininku nustatyti pastovų laiko intervalą kasdienei veiklai: dokumentų pasirašymui, lankytojų priėmimui. Tai pagerins darbą ir padės planuoti tiek specialisto, tiek jo padėjėjo darbo laiką. Sudarant darbo grafiką taip pat reikia palikti neblogą rezervą staigiems skubiems ir svarbiems darbams, telefono skambučiams ir kitoms kritinėms situacijoms.

Sekretorė darbo dienos pabaigą skiria siunčiamai korespondencijai, taip pat planuoja rytojaus renginius.

Pasibaigus darbo dienai, o vadovui vėluojant į biurą, padėjėjas gali eiti namo tik tuo atveju, jei tarp jų yra atitinkamas susitarimas ir jis pateikia viršininkui visus reikiamus duomenis.

Prieš išeidama iš patalpų sekretorė išima visus dokumentus, uždaro spintas ir seifus, išjungia elektroninę įrangą (tai netaikoma telefonui, modemui, faksui), sutvarko darbo vietą.

Vadovo darbo laiko planavimas

Planavimo esmė – pasirengimas tikslų įgyvendinimui ir darbo laiko reguliavimas. Vadovo darbo laiko planavimo principai itin nesiskiria nuo bendrųjų darbo veiklos reguliavimo principų. Racionalus laiko išteklių naudojimas apima savo funkcijų, tikslų, uždavinių ir laiko biudžeto supratimą.

Organizuojant specialisto darbo laiką, naudojami plačiai žinomi planavimo būdai. Vadovas privalo laikytis šių taisyklių:

60% dienos darbų plano skiriama planiniams darbams;
20% laiko – nenumatytiems veiksmams;
Paskutinius 20% geriausia palikti spontaniškai kylančioms užduotims.

"Plokščias" organizacinės struktūros naudojami mažose įmonėse išspręsti sudėtingos užduotys didelio neapibrėžtumo sąlygomis. Tokiems padaliniams būdingi šie trūkumai: per didelis vadovų darbo krūvis, sunkumai kontroliuojant veiksmus didelis kiekisžmonių, taip pat sunkumų, susijusių su padalinių darbo koordinavimu.

Sugaištas laikas (ypač jei jis nenurodytas planavimo etape) turi būti fiksuojamas, nurodant, kas ir kaip buvo panaudota. Tai prisideda prie to, kad, gavęs išsamų savo darbo laiko sąnaudų vaizdą, vadovas galės efektyviau organizuoti savo planavimą ateityje; Siekiant parengti kokybės planą, užduotys bus skirstomos į trumpalaikes, vidutines ir ilgalaikes.

Reguliarumas, sistemingumas ir nuoseklumas turėtų būti pagrindiniai planavimo principai. Būtina vadovautis vienu iš svarbių veiklos planavimo principų – tikslų realumu: prisiimti tiek pareigų, kiek sugebi.

Racionalus vadovo darbo laiko panaudojimas grindžiamas jo ilgalaikiu planu. Tai daugiametė sistema, atsižvelgiant į tai, kokie metiniai ir ketvirčio planai sudaromi. Pastarieji gali būti derinami su metiniais ir skirstomi į mėnesinius laikotarpius. Dienos ir savaitės planai juos visiškai atitinka ir tuo pačiu tiksliausiai atspindi vadovo darbo laiko panaudojimą. Darbo veiklos planavimas vienos dienos lygiu yra svarbus žingsnis bendras planavimas vadovo darbinė veikla, ji yra nuolat stebima ir koreguojama priklausomai nuo situacijos.

Kalendorius yra viena iš efektyvių planavimo priemonių. Bet kuris iš mūsų, pradėjęs valdyti laiką, anksčiau ar vėliau supranta, kad be kalendoriaus nėra nei čia, nei ten. Iš tiesų, ne veltui 4236 m. prieš Kristų senovės egiptiečiai naudojosi kalendoriumi ir nustatė, kada ir kaip dirbs žemę.

Bet koks kalendorius yra pagrįstas stebėjimais: saulės ar mėnulio, potvynių ir atoslūgių atoslūgiais. Bet kadangi sunkiausi darbai mums jau padaryti, laiką skirstant į dienas, savaites ir mėnesius, tai darykime paprastesnius dalykus. Stebėsime patys ir sukursime savo kalendorių!

Kalendoriai skirtingi...

Vienas pirmųjų musių sistemoje rastų kalendorių yra "Šeimos kalendorius". Daiktas reikalingas ir naudingas! Žinoma, jūsų atmintis puiki, tačiau geriau užsirašykite giminaičių gimtadienius ir kitas įsimintinas datas savo šeimoje. Šeimos kalendorius padės kiekvienam prisiminti skirtingos datos, todėl svarbu, kad jis būtų viešai prieinamas. Jeigu galima tokį kalendorių pakabinti ant šaldytuvo ar sienos, pro kurią kasdien vaikšto visi artimieji, tai be nereikalingų priminimų kiekvienas galės planuoti laiką atsižvelgdamas į šeimos tradicijos. Ir apie dovanas bus lengviau prisiminti laiku.

Kitas kalendoriaus tipas - dienoraštis! Šiandien apie tai kalbėsime. Žinoma, jūs jau turite „Audito žurnalą“, jis sudaromas ir retkarčiais papildomas naujais užrašais, tačiau nepatogu jį nešiotis su savimi.

Kasdieniniam planavimui naudoju dienoraščio kalendorių, bet ne su data. Teko ne vienerius metus išbandyti planavimo stiprumą su dienoraščiu, kad apsispręsčiau dėl geriausio varianto. Jūs taip pat turėtumėte eksperimentuoti, stebėti ir išbandyti. Nusipirkau dienoraščius su datomis A5 formatu, pirkau didelius sąsiuvinius ir albumus ir piešiau juose savaitę, išbandžiau mažą sąsiuvinį - kiekvienoje sistemoje kažkas netiko ir trukdė dirbti.

Trys po tris!

Pats priimtiniausias variantas gautas panaudojus sistemą „trys trys“. Idėja tokia:

Kiekvieną metų mėnesį padalinkite į tris komponentus: mėnesį, savaitę, dieną.
Įsivaizduokite, kad kiekviena diena susideda iš trijų dalių: ryto, popietės, vakaro.
Atminkite, kad gyvenimas susideda iš trijų sferų: darbo, šeimos – namų, asmeninio laiko.
Iškelkite VIENĄ tikslą kiekvieną dieną kiekvienoje srityje, t.y. suplanuokite tris privalomus darbus.

Mėnuo – savaitė – diena

Tokiai sistemai labai patogu dienoraščiai be datų. Ant pirmo švaraus užtepimo nupiešiu mėnesį. Procesas gali atrodyti daug darbo reikalaujantis, tačiau sunkumų iškyla tik pirmą kartą, tada viskas daug paprasčiau.

Apibrėžęs visą mėnesį, bandau išsiaiškinti, ką reikia padaryti šį mėnesį. Sutikite, „suaugusiųjų“ reikalai gana sezoniniai, ir kad ir kaip besistengtume ruošti roges vasarą, kai kurių dalykų negalima atidėti. Įvedu giminių ir draugų gimimo datas, užsirašau kada siųsti sveikinimo atvirukai, žymiu keliones pas odontologą, dieną, kai būtinai reikia apmokėti sąskaitas, darbo ataskaitų dienas, apskritai viską, kas vyks ateinantį mėnesį.

Kita sklaida skirta savaitei. Čia, bet išsamiau, įtrauksiu užduotis, kurios yra privalomos šią savaitę: tiek darbo dienomis, tiek savaitgaliais.

Tada prasideda linksmybės. Įsivaizduoju savo dieną padalytą į tris dalis: rytą, popietę ir vakarą. Naktis šioje schemoje neatsižvelgiama, nes... Labiau mėgstu miegoti naktį, bet pelėdoms galima skirstyti į dieną, vakarą, naktį. Svarbu tiksliai nustatyti, kokias užduotis ir kokiu paros metu ketinate atlikti. Neabejotina, kad kai kurių bylų negalima perkelti iš naujo. Pavyzdžiui, aš būtinai einu į turgų tris kartus per savaitę, bet kad viską, ko man reikia, nusipirkti iš tinkamos šeimininkės turiu keltis labai anksti ir būti turguje iki 7 val. Sudėliojęs privalomus darbus pagal laiką, išsikėliau tikslus.

Ne paslaptis, kad kiekvienos moters gyvenimas telpa į trejetuką: darbas, namai-šeima, "aš-mylimoji". Taip pat ne paslaptis, kad dažniausiai tik vienai sričiai skiriamas deramas dėmesys, kažkuri antroji šlubuoja, kartais net ant dviejų kojų, o trečia... taip, ką prisiminti, trečios beveik nėra. Čia padės gyvenimo sričių tikslų išsikėlimas. Kiekvienai savaitės dienai apibrėžiu tris būtinus dalykus, po vieną kiekvienai sričiai. Trys dalykai, be kurių diena nebus pilnavertė! Svarbiausia atsiminti, kad negalite atidėlioti darbų jokioje srityje, nusipelnėte gyventi iki galo kiekvieną savo gyvenimo dieną!

Apatinė eilutė

Kiekvieną vakarą apie penkias minutes skiriu praėjusios dienos analizei ir kitos dienos planavimui, nepamiršdama pasitikrinti ir visam mėnesiui suplanuotų veiklų. Tai labai svarbu, nes iš pradžių sunku viską suvaldyti iš karto. Jei man sunku sugalvoti dienos užduotį kurioje nors srityje, naudoju „užduočių sąrašą“. Tai labai padeda nustatant tikslus ir nepastebimai dingsta reguliariai naudojant šį metodą.

Kiekvieną savaitę darau 21 dalyką, ir tai nėra taip mažai!

Kaip nustatyti tikslus remiantis ankstesniais laikotarpiais
Ar visada reikia reikalauti 100% plano įgyvendinimo?

Efektyvus planavimas, kaip žinoma, yra raktas į koordinuotą įmonės, kuri žaidžia, darbą svarbus vaidmuo ateityje.

Planavimas padeda tais momentais, kai reikia priimti teisingą sprendimą. valdymo sprendimas. Todėl turite atsakyti į tris klausimus:

Kokia įmonės padėtis šiandien?
Kokia kryptimi įmonė planuoja judėti?
Kaip įmonė planuoja tai pasiekti, ką ji darys?

Planavimo įmonėje pradžia bus supratimas, ką reikia padaryti, kad tolesnis efektyvus funkcionavimas ir plėtra. Sėkmė priklauso nuo šių veiksnių:

Tikslų nustatymo kokybė pagrindiniais esminiais organizacijos plėtros klausimais.
Preliminarios įmonės veiklos, konkurentų, rinkos, produkcijos platinimo ir kt. analizės kokybė.
Konkurencingumo vertinimo kokybė.
Strategijos parinkimas ir įgyvendinimas.

Kokie yra efektyvaus planavimo tikslai?

1. Strateginiai tikslai – įmonės aprašymas ateityje. Šie tikslai liečia visas įmonės veiklos sritis. Tai oficialūs tikslai, atspindintys kryptingą įmonės veiklą siekiant ilgalaikių tikslų. Dėl strateginių planų gali būti nustatomi tikslų pasiekimo terminai – dažniausiai 2-5 metai į priekį. Strateginis planavimas skirtas apsvarstyti ir plėtoti naujus įmonės produktus ir galimybes.

2. Tikslai konkretiems, svarbiausiems įmonės padaliniams – taktiniai tikslai. Šių tikslų planai skaičiuojami ne ilgesniam kaip 2 metų laikotarpiui. Taktinis planavimas yra tarpinis tarp trumpalaikių ir ilgalaikių laikotarpių. Šis planavimas išsprendžia daugybę problemų, susijusių su tikslų siekimu paskirstant esamus išteklius.

3. Veiklos arba veiklos tikslai - tam tikram laikotarpiui nustatytų užduočių rinkinys žemesniems įmonės padaliniams ar atskiriems darbuotojams. Veiklos planų įgyvendinimas atliekamas per trumpą laiką. Veiklos planavimas apima tvarkaraščių sudarymą atskiriems darbuotojams ir skyriams.

Siekiant užtikrinti maksimalų įmonės veiklos efektyvumą, turi būti suformuota hierarchinė tikslų grandinė.

Ekonominis planavimas įmonėje: krizės pamokos

Kalba generalinis direktorius

Michailas Strupinskis,Įmonių grupės „Specialios sistemos ir technologijos“ generalinis direktorius, Maskva; technikos mokslų kandidatas

Reikėtų atsižvelgti į tai, kad universalaus planavimo algoritmo nėra. Tinkami efektyvaus planavimo metodai priklauso nuo įmonės veiklos specifikos – nuo gaminių gamybos ir pardavimo niuansų. Kaip ir daugelis įmonių, mūsų įmonė teikia pirmenybę pardavimų planavimo metodui. Prognozes sudarome dviejų tipų – pagal produktą ir pardavimo kanalą.

Mūsų įmonėje planavimas skirtas išspręsti dvi problemas: užtikrinti efektyvų pakrovimą gamybos pajėgumų ir numatyti nelinijinį prekių pardavimo pobūdį. Todėl į gamybos planų sudarymą įtraukiame rinkodaros specialistus ir plėtros skyriaus specialistus. Tai leidžia atsižvelgti į rinkos prognozes (pavyzdžiui, blogėjančią ekonominę situaciją arba, atvirkščiai, sprogstamą produktų paklausos augimą).

Kad planuoti rodikliai būtų pasiekti praktiškai, moderni gamyba Reikalinga tinkama techninė ir informacinė pagalba. Priešingu atveju bus sunku stebėti ir įvertinti veiklos rezultatus. Tačiau reguliarus nukrypimų fiksavimas ir jų priežasčių analizė yra svarbiausia priemonė tobulinant planavimo sistemą įmonėje

Efektyvaus planavimo tipai

1. Priklausomai nuo veiklos sričių aprėpties apimties.

bendrasis planavimas – suplanuotos visos įmonės veiklos sritys;
privatus planavimas – numatomos konkrečios veiklos sritys.

2. Priklausomai nuo planavimo turinio (tipų):

strateginis – naujų galimybių paieška, tam tikrų prielaidų kūrimas;
dabartinis - ateinančių finansinių metų planavimas, susiejantis visas įmonės veiklos sritis ir visų organizacijos struktūrinių padalinių darbą;
operacinis – realizuojamos galimybės ir stebima esama gamybos eiga.

3. Priklausomai nuo veiklos objektų:

gamybos planavimas;
finansinis planavimas;
pardavimų planavimas;
personalo planavimas.

4. Priklausomai nuo laikotarpių (laikotarpio aprėptis):

trumpalaikis nuo 1 mėnesio iki 1 metų įmonės veiklos;
vidutinės trukmės – 1-5 metai;
ilgalaikis – daugiau nei 5 metai.

5. Atsižvelgiant į galimybę atlikti pakeitimus:

lankstus – leidžiami pakeitimai;
kietas – pokyčių nesitikima.

Kalba generalinis direktorius

Vladimiras Mozhenkovas,„Audi Center Taganka Company“, Maskva, generalinis direktorius

Prieš ketverius metus komandiruotėje JAV susipažinau su „trijų laikotarpių principu“, kurį vėliau sėkmingai įgyvendinau savo įmonėje. Rinka, kurioje veikiame, auga, todėl skyriaus vadovui labai svarbu laiku pagauti rinkos tendencijas. Trijų periodų principas leidžia tai padaryti efektyviausiai.

Trys laikotarpiai yra trys ankstesni ketvirčiai. Remdamiesi šių laikotarpių duomenimis sudarome grafiką, sudarome ir koreguojame kito ketvirčio planą. Jei kalbėsime apie 2016 metus, tai pirmojo ketvirčio planas bus formuojamas remiantis 2015 metų antrojo, trečiojo ir ketvirtojo ketvirčių duomenimis. Tai labai paprasta – reikia įdėti tris taškus ir nubrėžti dvi linijas. Galite pasiekti vieną iš trijų tendencijų: teigiamą, neigiamą arba nepakitusią.

1 variantas. Tendencija teigiama. Jei grafike matome teigiamą dinamiką, tai kito ketvirčio plane galime dėti trijų ankstesnių ketvirčių vidurkius arba paskutinio ketvirčio skaičius. Yra ir trečias variantas – nustatyti skyriaus vedėjo siūlomus rodiklius (natūralu, kad jie turėtų būti didesni nei skaičiuojami pagal tris laikotarpius). Planuojant esu šiek tiek išpūstų tikslų šalininkas: mano užduotis – sukurti įmonėje įtampą, kad darbuotojai neatsipalaiduotų. Jei vadovas yra pasirengęs viršyti planą, aš tiesiog klausiu, kokių išteklių jam reikia.

2 variantas. Tendencija neigiama. Šiuo atveju pagrindinė užduotis planuodami sustabdyti situacijos vystymąsi neigiama kryptimi. Mūsų įmonėje tokių problemų kildavo, bet labai retai. Pavyzdžiui, per pirmus tris metų ketvirčius padidėjo gautinos sumos – planavome du milijonus, bet išėjo pustrečio. Ketvirtojo ketvirčio užduotis – sustabdyti tolesnį skolos augimą ir neviršyti paskutinio skaičiaus, o kito ketvirčio – pasiekti gautinų sumų dydį iki anksčiau nustatyto tikslo (tai yra iki dviejų milijonų).

3 variantas. Tendencija nesikeičia. Augančioje ir dinamiškoje rinkoje tokių situacijų neturėtų būti. Bet jei tendencija nesikeičia, galimi du planavimo variantai kitam ketvirčiui: nustatome tuos pačius rodiklius, kuriuos pasiekėme, arba keliame kartelę šiek tiek aukščiau.

Po to, kai skyriaus vedėjas nustato tendenciją, jis ateina pas mane su grafikais. Ruošdamasis susitikimui jis taip pat turi išanalizuoti jam prieinamus resursus ir rinką (klientus, konkurentus). Remdamiesi visais duomenimis, nustatome ketvirčio planą. Tačiau planavimas tuo nesibaigia. Prašau kiekvieno skyriaus vadovo pateikti planą, kaip įgyvendinti nurodytus planus. Kiekvienas direktorius turi aprašyti, kaip jis pasieks numatytus rodiklius: išteklius, terminus, kas atsakingas už kiekvieną etapą.

Kokie yra efektyvaus planavimo etapai?

1. Planų kūrimas – sprendimų dėl būsimų įmonės tikslų ir būdų jiems pasiekti priėmimas. Remiantis šio proceso rezultatais, formuojama planų sistema. Šis etapas sujungia:

vidinis ir išorinę aplinką organizacijose. Nustatomi pagrindiniai organizacinės aplinkos komponentai, išryškinant tuos, kurie tikrai svarbūs įmonei. Informacijos apie šiuos komponentus rinkimas ir sekimas, būsimos aplinkos būklės prognozių teikimas, realios įmonės padėties įvertinimas;
norimos krypties, veiklos gairių, misijos, vizijos ir tikslų nustatymas;
strateginė analizė. Įmonė lygina vidinių ir išorinių aplinkos veiksnių tyrimų tikslus ir rezultatus, nustatydama atotrūkį tarp jų. Metodai strateginė analizė tapti formavimosi pagrindu skirtingų variantų strategijos;
pasirenkama viena iš alternatyvių strategijų ir vykdomas jos vystymas;
parengiamas galutinis įmonės strateginis planas;
vidutinės trukmės planavimo rengimas. Su vidutinės trukmės programų ir planų rengimu;
metinio projektų veiklos plano sudarymas. Tai grindžiama strateginiu planu ir vidutinės trukmės planavimo rezultatais;
plano vykdymas;
nustatyto plano įgyvendinimo stebėsena.

2. Numatytų sprendimų įgyvendinimas. Dėl to gaunami realūs įmonės veiklos rodikliai.

3. Rezultatų stebėjimas. Palyginami realūs ir planiniai rodikliai, sudaromos prielaidos koreguoti įmonės veiksmus pasirinkta kryptimi.

Veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti planuojant

Gaminamų gaminių asortimentas.

Paklausos sezoniškumas.

Nuosavas prekybos tinklas, bendradarbiavimo su pardavėjais sąlygos.

Didelių vienkartinių užsakymų (pagrindiniams tiekėjams eksportuoti arba vietiniai) prieinamumas.

Darbas pagal užsakymą (būtinybė laikytis tikslių gamybos terminų, sandėliavimo galimybės).

Veiksmingi planavimo įrankiai

Išanalizuoti aplinką – plėtros strategijos kūrimo pagrindą

1. SSGG analizė - įmonės veiklos efektyvumo ar neefektyvumo priežastims nustatyti, ji susideda iš suspaustos rinkodaros informacijos analizės, kurios pagrindu daroma išvada apie teisinga kryptimiįmonės judėjimas ir plėtra, galiausiai nustatant išteklių paskirstymą tarp segmentų. Remiantis analizės duomenimis, sukuriama hipotezė arba strategija tolesniam testavimui.

2. Konkurencinė analizė– yra nuodugnus išsamus organizacijos konkurencinės padėties tyrimas, įvertinant turimas rinkas, siekiant suformuoti efektyvią įmonės strategiją.

3. Lyginamoji pramonės analizė. Šios analizės objektas – vienos pramonės šakos įmonių rodikliai. Visų pirma, darbo našumas, apyvarta, pelningumas.

4. Išteklių analizė – tai įmonės vidinės aplinkos analizė.

5. Konkurencinė analizė naudojant M. Porterio „5 jėgų“ modelį.

Apibrėžti organizacijos misiją ir tikslus

1. Protų šturmas. Tai operatyvinis problemos sprendimo būdas, pagrįstas kūrybinės veiklos skatinimu. Diskusijos dalyviai, esant galimybei, kviečiami išreikšti daugiau variantai, net fantastiški. Tada iš visų pasiūlytų idėjų atrenkamos sėkmingiausios, kurios bus įgyvendinamos praktiškai.

2. Tikslų medis – tai struktūrizuotas sistemos, programos tikslų rinkinys, pastatytas hierarchiniu principu – išryškinant bendrą tikslą, jam pavaldžius tikslus, suskirstytas į 1, 2 ir vėlesnius lygius, kaip medis.

3. Verslo inžinerija remiasi sisteminiu požiūriu. Įmonė yra atvira sistema, aprašyta tiksliai, formaliai, visapusiškai ir visiškai, pastato pagrindą informaciniai modeliaiįmonių sąveika su išorinės aplinkos modeliu.

Smegenų šturmo metodas: 3 teisingų sprendimų priėmimo taisyklės

Norėdami pasirinkti strategiją ir pagrindinius scenarijus

1. Boston Consulting Group metodas (matrica). Vertinimo matricą sudarantys rodikliai yra gamybos augimo tempas, šios įmonės kontroliuojama rinkos dalis.

2. McKinsey metodas (matrica). Pagrindiniai vertinimo rodikliai yra įmonės konkurencinė padėtis ir rinkos patrauklumas.

3. Mokymosi kreivės metodas. Šio metodo pagrindas yra sukurti ryšį tarp gamybos kaštų dydžio ir jos apimties.

4. Shell/DPM modelis – dvimatės lentelės pavidalu, atspindinčios įmonės stipriąsias puses ir pramonės patrauklumą atitinkamai X ir Y ašyse.

5. ADL/LC modelis – pastatytas ant 2 parametrų derinio, 4 etapai gyvavimo ciklas gamybos ir penkias konkurencines pozicijas. Remiantis modeliu, parenkama išgryninta įmonės plėtros strategija.

6. Gaminio gyvavimo ciklo metodas. Šis metodas pagrįstas strateginių krypčių ir veiksmų nustatymu kiekvienam produkto gyvavimo ciklo etapui.

Sukurti pagrindinę strategiją

1. Modelis I. Ansoff. Šiame produkto kūrimo modelyje vienu metu gali būti naudojamos kelios strategijos. Modelis grindžiamas prielaida, kad tinkamiausia intensyvaus pardavimų augimo strategija gali būti nustatyta remiantis sprendimu parduoti esamus ar naujus produktus esamoje ar naujoje rinkoje.

Ši matrica skirta apibūdinti galimas įmonės strategijas augančioje rinkoje. Šiame modelyje daroma prielaida, kad, siekiant užtikrinti vientisumą, įmonės strateginis planas turi turėti administracinę ir finansinę strategiją.

Finansinė strategija – tai priemonių ir taisyklių rinkinys, kuriuo siekiama padidinti įmonės finansinį potencialą. Administracinė strategija suponuoja atitinkamų taisyklių rinkinį organizacijos organizaciniam vystymuisi.

2. G. Steinerio modelis. Matrica, apimanti produktų ir rinkų klasifikavimą į esamus, naujus, bet susijusius su esamais ir visiškai naujus. Autorius

Matricos duomenys gali atskleisti rizikos lygį ir sėkmės tikimybę skirtingi deriniai rinkos produktas.

3. D. Abelio modelis. Verslo strategiją galima išmatuoti pagal šiuos kriterijus:

klientų poreikiai;
aptarnaujamos vartotojų grupės;
technologija, kuri naudojama gaminiui kurti ir gaminti.

Strategijai įgyvendinti

1. Tinklo planavimo metodai. Pagrindinis šių metodų tikslas – sutrumpinti projekto trukmę.

2. Struktūra „Darbų suskirstymas“ yra pradinis darbo organizavimo įrankis, užtikrinantis visos darbų apimties padalijimą pagal jų įgyvendinimo įmonėje struktūrą.

Įvertinti ir kontroliuoti strategijos įgyvendinimą

1. Strateginis auditas – tai įmonės padalinių, kuriuose vykdomas strateginis valdymas, darbo kokybės patikrinimas ir įvertinimas.

2. Vidaus auditas – objektyvių ir nepriklausomų garantijų bei konsultacijų teikimas įmonės veiklai tobulinti. Vidaus auditas padeda siekti užsibrėžtų tikslų, paremtas nuosekliu ir sistemingu vertinimu, didina kontrolės, rizikos valdymo ir įmonės valdymo procesų efektyvumą.

Strateginis plėtros planavimas: 7 strategijos rengimo etapai

Efektyvus planavimas krizės metu

1. Dėmesys importo pakeitimo politikai. Importo pakeitimas apima reikalingų produktų gamybos sukūrimą dedant pastangas vietiniai gamintojai. Importo pakeitimas gali būti vykdomas remiantis lengvatiniais rinkos mechanizmais arba administraciniu įsikišimu iš įvairių politinių struktūrų.

Turėtumėte apsvarstyti, kuriuos gamybos komponentus, kuriuos anksčiau įsigijote užsienyje, galite įsigyti iš vietinių įmonių. Būtina apskaičiuoti biudžetą ir režimą, tik tada mes įtraukiame šį punktą į savo įmonės planą.

Pasakojo praktikas

Viačeslavas Puzenkovas, Modulinių katilų sistemų įmonių grupės direktorių tarybos pirmininkas

Prieš nustatydami pardavimo apimtis plane, turėtumėte suprasti, ką gali pasiūlyti krizės rinka. Modulinių katilų sistemų vidaus rinka kardinaliai skiriasi, palyginti su automobilių pramonės segmentais arba buitine technika, atsižvelgiant į didelę inerciją. Čia pagrindiniai vartotojai yra ilgalaikės prekybos, pramoninių ar gyvenamųjų kompleksų statybos rinkos įmonės. Esant ekonominiam nestabilumui, šilumos gamybos įranga laikoma pagrindine beveik bet kuriame pastate.

Be inercijos, Rusijos modulinių katilų sistemų rinkai būdinga beveik gryna konkurencija - su daugybe rinkos dalyvių, kurie negali reikšmingai paveikti vidutinės produktų rinkos kainos. Visos įmonės čia turi beveik vienodas augimo perspektyvas, kurias riboja tik paklausa.

2016 metais planuojame pardavimus padidinti 20-25 proc. Būtent tokios pardavimų apimtys, remiantis praėjusių metų patirtimi, leidžia padidinti gamybą be didelių investicijų.

To rezultato pasiekiame minimaliai išplėtę gamybos pajėgumus arba perkeldami darbuotojus dirbti dviejų pamainų grafiku.

2. Plėsti ir stiprinti komercijos skyrių. Nustačius pageidaujamą 2016 metų pardavimų lygį, kitas etapas skirtas pardavimo plano sudarymui. Veiklos planas (I ketvirčiui) gali būti sudarytas produktų grupių kontekste šešiems mėnesiams, remiantis komercijos skyriaus ataskaita apie šiam laikotarpiui planuojamus sandorius.

Vadinasi, pardavimų vadybininkai gali įrašyti į CRM sistemą įmones, su kuriomis bendradarbiavimas yra sutarties pasirašymo stadijoje. Kas 2 savaites pardavimų direktorius turėtų koreguoti šį planą, remdamasis komercijos skyriaus parengta įvykdytų sandorių ataskaita. Sandoriui nepavykus arba kliento deryboms nutraukus, į procesą būtina įtraukti pardavimų direktorių.

Be operatyvinio plano, taip pat būtina sudaryti taktinį planą (šešiems mėnesiams), kuris taip pat turėtų būti pagrįstas komercijos skyriaus ataskaita. Atsižvelgiant į tai, būtina numatyti vienodo gamybos apimčių didinimo schemą. Formuojant strateginį (metinį) planą, pagrįstą pirmaisiais 6 mėnesių proporcija 40/60, reikėtų skaičiuoti II pusmečio sandorių skaičių.

Ši proporcija universaliai tinka daugeliui įmonių. Tačiau atsižvelgiant į ekonominį nestabilumą, sunku prognozuoti situacijos raidą ilgiau nei pirmąjį pusmetį. Todėl daugiausia dėmesio reikia skirti taktiniam planui.

Rekomenduojame gamybos ir pardavimų augimą tolygiai paskirstyti 20-25% per 12 mėnesių, atspindint šią informaciją visuose planuose. Po planavimo ateina pagrindinis etapas – komercinio skyriaus stimuliavimas. Norint tai pasiekti, galima imtis veiksmų šiomis kryptimis:

Platus būdas. Tai apima įmonės komercinio skyriaus išplėtimą. Norint sužinoti reikiamą darbuotojų skaičių pardavimams padidinti 20-25%, reikia paskaičiuoti savo pardavimų vadybininkų „kaštus“ analizuojant įeinantį srautą.
Intensyvus būdas. Remiantis vidutinių darbuotojo „kaštų“ analize, bus galima nustatyti, kad 2-3 nauji vadovai realiai negalės iš karto atnešti staigios metinių pajamų padidėjimo. Reikia apskaičiuoti, remiantis ankstesnių metų duomenimis, per kiek laiko pradinukas pasieks reikiamą lygį – ne anksčiau kaip po 2-3 metų. Todėl reikia galvoti ne tik apie komercijos skyriaus išplėtimą, bet ir darbo kokybės gerinimą dėl įeinančio srauto augimo.

Dažniausios planavimo klaidos

Klaida 1. Planas be tikslo ir neteisingas įgaliojimų delegavimas.

Planuodami pirmiausia turite užduoti sau keletą pagrindinių klausimų. Taip pat svarbu, kam patikėsite planavimą. Pavyzdžiui, ekonominio planavimo skyrius galės pateikti prognozę, bet ne planą. Savo ruožtu vadovybė gali patvirtinti planą ir reikalauti, kad į jį būtų įtrauktos atitinkamos apimties, tačiau nereikia plano „nutraukti“ iš viršaus. Priešingu atveju atsakomybė už plano įgyvendinimą bus priskirta vadovybei, tačiau apie atitikimą tikrovei kalbėti nereikia. Neturėtų būti beprasmiško plano rengimo, svarbu suprasti jo rengimo uždavinius.

Klaida 2. Metinio planavimo susiejimas su kalendoriniais metais

Įprasta, kad įmonės dirba pagal tokią schemą – praėjusio mėnesio pabaigoje planuoja kito mėnesio rodiklius, stengiamasi juos pasiekti per visas 30 dienų. Kito mėnesio pradžioje surenkami visi duomenys, lyginami faktiniai rodikliai ir pirminiai planai. Natūralu, kad norisi darbo mechanizmą perkelti į metinį planavimą. Paprastai šiame etape kyla problemų.

Planavimo dalyviai kartais menkai išmano metų planų sudarymo taisykles ir niuansus ir nenori tam skirti laiko. Todėl jis dirba metinis planas vadovybė, kuri įmonei kelia per daug ambicingus tikslus ir nelabai supranta, kaip tokių tikslų pasiekti, todėl siūlo esamus rodiklius perkelti į kitus metus.

Dėl to susidaro situacija, kai planas rodo bendrą augimą, įskaitant sustingusias šakas ir produktus. Vadovai nebus motyvuoti vykdyti tokį nerealų planą.

Efektyvaus planavimo taisyklės

Teikti verslo procesus, patvirtinti finansų, logistikos, gamybos ir pardavimo skyrių sąveikos reglamentus.
Sąveikos tarp padalinių gedimų registravimas, analizė ir operatyvus pašalinimas.
Planavimo, apskaitos, ERP sistemos, elektroninės produktų rezervavimo sistemos diegimo automatizavimas pardavimo skyriaus.
Elektroninių dokumentų valdymo palaikymas su atitinkamu mokymu
Nuolatinis darbas optimizuoti vidinę įmonės logistiką.
Laiku modernizuoti gamybos pajėgumai.

Ar visada reikia reikalauti 100% plano įgyvendinimo?

Vladimiras Mozhenkovas,„Audi Center Taganka Company“, Maskva, generalinis direktorius.

Prieš šešerius ar septynerius metus įvedėme tokią taisyklę: planas laikomas įvykdytu, jei rezultatas yra 95–110 proc. Tai leidžia ir paskatinti žmones, ir sukurti naudingą įtampą darbe. Beje, viršyti planą daugiau nei 110% yra blogai, nes prastėja darbų kokybė. Kitaip tariant, reikia nustatyti ne tik minimalią ribą, bet ir maksimalią.

Pavyzdžiui, pelno centro direktoriui sakau: „Tu šaunuolis, pernai puikiai padirbėjai, pardavei tūkstantį automobilių. Manau, kad šiais metais, augant rinkai, galima parduoti keturiolika šimtų ar tūkstantį penkis šimtus“. Į ką jis atsako: "Kokie 1500?!" Sunku čia parduoti tūkstantį! Atsidaro naujos atstovybės, klientai pereina prie pigesnių automobilių. Kokie 1500?!" Ir jis mėnesį kalbės apie tai, kaip sunku. Žinoma, jis supranta, kad nuo šio ambicingo plano įgyvendinimo priklauso jo šeimos gerovė, tačiau kartu nori žaisti saugiai. Suteikiu jam laiko persmelkti tikslo, patikėti, kad jį įmanoma pasiekti, nes bet koks tikslas turi būti pamatuojamas, realus ir pasiekiamas. Kad jis jaustųsi labiau pasitikintis, aš jį palaikau, sakau: „Duosiu tau resursų, kad planą įvykdytum 100 proc., bet jei įvykdysi 97 proc., 96 proc. ar net 95 proc. laikė, kad planas buvo įvykdytas, ir gausite visas premijas ir premijas. Ir jei po to jis įvykdo planą, tarkime, 98%, 100% ar net 103%, aš jam sakau: „Matai? Puikus darbas!“ Ir tendencija grafike yra teigiama (nors dinamika nėra labai reikšminga). Bet jeigu vadovas planą įvykdė 94,99 proc., vadinasi, iš jo jau kažkas atimta. 80–95% dar blogiau, bet jei nesiekia 80% (niekada tokio neturėjome), tai vadovas jokių priedų negauna - tik pliką atlyginimą.

"Modulinės katilų sistemos"- įmonių grupė įkurta 2005 m. Veiklos sritis – paslaugų pardavimas ir gatavų šilumos ir elektros energijos sprendimų tiekimas blokinių modulinių katilinių ir mini šiluminių elektrinių rinkoje. Klientai: „Gazprom Transgaz Moscow“, „ABH Miratorg“, „Ostankino“ mėsos perdirbimo gamykla, „Castorama“, „Samsung Group“, „Hyundai“ ir kt.

Michailas Strupinskis baigė Maskvos valstybinį technikos universitetą. N.E. Baumanas. Dirbo kabelių pramonės projektavimo biure. Apie 50 mokslinių straipsnių autorius. Turi apie 50 patentų išradimams. Rusijos garbės statybininkas (2006). „Specialios sistemos ir technologijos“ Veiklos sritis: projektavimas, gamyba, montavimas ir priežiūra buitinių ir pramonines sistemas kabelinis elektrinis šildymas, temperatūros reguliavimo įrangos gamyba. Organizacijos forma: LLC. Teritorija: pagrindinė buveinė – Maskvoje; gamyba - Mitiščiuose (Maskvos sritis); atstovybės ir prekiautojai 250 miestų visame pasaulyje. Darbuotojų skaičius: 1500. Metinė apyvarta: daugiau nei 3,2 milijardo rublių. (2009 m.). Generalinio direktoriaus kadencijos trukmė: nuo 1991 m. Generalinio direktoriaus dalyvavimas versle: savininkas.

„Audi centras Taganka“ priklauso AvtoSpetsTsentr įmonių grupei.

Oksana Klimenko Vadovaujantis projektų valdymo instruktorius-konsultantas, „Just Consulting“, Maskva, „Projektų valdymo“ skyriaus vadovas
Žurnalas „Nauja vadovybė“, Nr.11 2007 m

Ką turėtumėte daryti, kad kuo geriau išnaudotumėte savo vertingiausius išteklius – laiką? Kaip išmokti planuoti efektyviai ir tiksliai laikytis to, kas suplanuota? Kokių įgūdžių reikia norint sėkmingai įvykdyti dienos planus?

Pradėkime nuo pavyzdžio. Įmonės vadovas pasitinka naują dieną su viltimi, kad šiandien pavyks padaryti viską, kas buvo suplanuota, o jei pavyks, būtų malonu į grafiką įsprausti dar porą susitikimų ir paskambinti svarbiam partneriui su kuriuo jau seniai ketino pasikalbėti, bet vis tiek nepavyko. Vadovas/aukščiausias vadovas į darbą eina su tokiu optimistišku požiūriu. Jis ateina į biurą, pasineria į verslą ir netrukus pagauna save galvojant, kad šiandien bus labai problematiška padaryti viską, kas suplanuota. Iškyla neatidėliotinos problemos, kurias reikia spręsti nedelsiant, o planas pasikeičia neatpažįstamai. Užduočių sniego gniūžtė virsta lavina, katastrofiškai trūksta laiko, o darbo dienos pabaigoje nepatenkintas savimi vadovas viską, ko šiandien nespėjo padaryti, atideda rytdienai.

Yra nuomonė, kad jeigu planas neįvykdomas šimtu procentų, vadinasi, dirbame neefektyviai. Tai vienas iš labai paplitusių mitų apie planavimą ir, žinoma, kaip ir visi mitai, nepretenduoja į teisingumą. Visų pirma, jūs turite tai suprasti planas nėra dogma, bet nuolat kintantis valdymo įrankis. Sutikite, kai staiga pasikeičia orai, mes taip pat kartais patiriame neigiamos emocijos: arba per karšta, arba ruduo su lietumi ir vėju atėjo netinkamu laiku, arba sniegas ištirpo anksčiau nei reikia... Bet orai vis tiek keisis - nepriklausomai nuo mūsų nuotaikos. Ir mes turime tai laikyti savaime suprantamu dalyku. Taip yra ir su planavimu. Kuo ramiau reaguojame į poreikį nuolat koreguoti planus ir tuo greičiau pripažįstame aksiomą, kad Vykdymo metu planas visada keičiasi, tuo sėkmingiau galime tai įgyvendinti.

Klasifikuokite visus dalykus, kuriuos darote

Yra daug efektyvaus planavimo metodų, apie juos parašyta knygų, straipsnių, rengiami specializuoti mokymai ir seminarai. Viso to galima ir reikia išmokti. Taip pat žinomas skirtingų tipų planavimas, tarp kurių labiausiai paplitęs strateginis, taktinis ir operatyvinis arba einamasis. Apsigyvensime tik ties keliais veiklos planavimo aspektais, kurie nusipelno ypatingo dėmesio. Nes būtent kasdienis stresas ir perkrovimas vadovo grafike sukelia didžiausią stresą. Kaip to išvengti? Panagrinėkime keletą klasifikacijų, kurios padės vadovui sąmoningiau ir tiksliau atlikti kasdienį planavimą.

Vienas iš būdų planuoti yra darbo dienos laiku:

rytas (ką reikia padaryti pačioje darbo dienos pradžioje);
diena (pirmos ir ypač antros dienos pusės užduotys);
vakaro (klausimai, kuriuos galima išspręsti darbo dienos pabaigoje ar net pabaigoje).

Tai reiškia, kad visos būsimos rytojaus užduotys yra sugrupuotos į tris blokus, atsižvelgiant į jūsų asmenybės tipą („ar tu ryto žmogus ar naktinė pelėda“). Daug pastangų reikalaujančias užduotis geriausia atlikti tada, kai jūsų našumas yra didžiausias.

Kitas metodas yra pagal veiklos tipą:

raidės;
darbas su dokumentais;
konsultacinė veikla įmonės viduje (darbo susirinkimai, susirinkimai ir kt.);
konsultacinė veikla už įmonės ribų (susitikimai ir derybos su partneriais, tiekėjais, klientais ir kt.).

Naudodami šią klasifikaciją nustatydami kitos dienos darbų kiekį, galėsite, pirma, įvertinti, kokio tipo užduočių buvo atlikta daugiausiai, antra, pakoreguoti jas taip, kad neliktų monotonijos. Idealiu atveju vadovui darbui su laiškais ir kitais dokumentais reikia skirti tam tikras valandas ir jas pažymėti darbo grafike.

Taip pat galite rūšiuoti kasdienes užduotis pagal valdymo sritis:

finansai;
pardavimai;
gamyba;
rinkodara;
personalo valdymas ir kt.

Sąrašas sudaromas atsižvelgiant į įmonės veiklos rūšį. Jis (sąrašas) turėtų būti pakankamai išsamus, kad niekas nebūtų pamiršta ir į viską būtų atsižvelgta. Ką toks planavimas pasieks? Pirma, visos būsimos užduotys (susirinkimų rengimas ir dalyvavimas juose, dokumentų rengimas ir analizė) gali būti aiškiai susietos su valdymo sritimi ir konkrečiais asmenimis, kurie dalyvauja šiose užduotyse ir yra atsakingi už jų įgyvendinimą. O tai, savo ruožtu, leidžia nustatyti užduotis savo pavaldiniams – (tarkim, paruošti reikalingą informaciją susitikimui). Antra, po mėnesio bus galima, pavyzdžiui, analizuoti, kuriai sričiai skiriama pakankamai dėmesio, o kuriai – mažiau, ir išsiaiškinti priežastis. Ir galiausiai tokia analizė ateityje leis tolygiau ir tikslingiau planuoti savo darbus.

Atsižvelgiant į tai, kad bet koks procesas pereina tam tikrus etapus, galime išskirti kitą kasdienių reikalų klasifikavimo tipą - pagal proceso etapą:

iniciacija (visi dalykai, kuriuos reikia pradėti, tai yra inicijuoti);
planavimas (vystomi renginiai, kuriems reikia planų);
vykdymas (dalykai, kurie dabar įgyvendinami);
analizė (darbas su dokumentais, ataskaitomis, taip pat kitų psichinio pobūdžio problemų sprendimas);
kontrolė (renginiai, kuriais siekiama patikrinti tam tikrų padalinių ir darbuotojų darbą, stebėti projektų įgyvendinimą ir kt.);
užbaigimas (dalykai, kuriuos reikia užbaigti).

Dabar reikia pasirinkti dvi jums patogiausias ir suprantamiausias klasifikacijas, kurios gali tapti efektyviausiomis darbo dienos planavimo priemonėmis.

Pavyzdžiui, pažvelkime į bylų rūšiavimą pagal valdymo sritį ir proceso etapus.

Padarome lentelę (žr. žemiau). Pirmame stulpelyje įrašome proceso etapus, pirmoje eilutėje – valdymo sritis. Sankryžoje esančiuose langeliuose dedame būsimas užduotis. Taip pat patogu naudoti įvairius žymeklius, žymint įvykius tam tikromis raidėmis ir spalvomis. Norimą paros laiką galite žymėti raidėmis: U – rytas, D – popietė, V – vakaras. Gali skirtingos spalvos teikti pirmenybę (raudona – labai svarbu, geltona – svarbu, žalia – mažiau svarbi).

1 lentelė. Planavimo matricos pavyzdys pagal valdymo sritis ir proceso etapus (su žymekliais).

Valdymo sritys/ Proceso etapai	Finansų valdymas	Gamybos valdymas	Pardavimų valdymas	Rinkodaros valdymas	Personalo valdymas
Iniciacija		Pradėti įgyvendinti naujų receptūrų kūrimo programą (susitikimas su vyriausiuoju technologu ir gamybos vadovu) - U
Planavimas				Suplanuokite reklamą (laiškas su užduotimi rinkodaros specialistui) – U
Vykdymas					Patvirtinti motyvavimo sistemą (darbas su dokumentais) – D
	2 ketvirčių ataskaita kv.(dirba su dokumentais) – D		Dalyvavimo parodoje (susitikimo) rezultatų analizė – U
Kontrolė	2 ketvirčių ataskaita kv.(dirba su dokumentais) – D
Užbaigimas					Paruoškite kalbą pagal idėjų konkurso rezultatus (kalbą) - B

Svarbu tokią matricą pildyti palaipsniui per dieną, kai kyla užduočių. Užbaigtą darbų matricą galite perkelti savo asistentui, kad galėtumėte pakoreguoti kitos dienos tvarkaraštį, arba galite tai padaryti patys. Taigi vietoj chaotiško darbų sąrašo turėsite patogią ir vizualią struktūrizuotą lentelę. Belieka juos susieti su tam tikromis dienomis ir valandomis.

Galbūt pasirinksite du kitus jums tinkamesnius klasifikavimo tipus. Bet kuriuo atveju planavimas dviem lygiais vienu metu duoda daug didesnį efektą nei įprasto ilgo užduočių sąrašo sudarymas, kurį vargu ar galima įspausti į darbo valandas.

Tobulinkite ir tobulinkite savo planavimo įgūdžius

Ne paslaptis, kad sėkmingam planavimui reikia tam tikrų įgūdžių. Tai yra susitelkimas ties pagrindiniu dalyku, loginių grandinių kūrimas, mąstymo lankstumo prioritetas, darbas su dideliu informacijos kiekiu, sistemingas viso vaizdo matymas ir kt. Jei dienos metu įvyks grafiko pasikeitimų, pravers galimybė greitai ir lengvai pereiti nuo vienos temos prie kitos, kartais nesusijusios su ankstesne. Mažose ir vidutinėse įmonėse galima stebėti tokį vaizdą. Vadovas dirba su dokumentais, visą dėmesį sutelkdamas į ataskaitą, kurioje yra svarbių dalykų finansinius rodiklius tam tikram laikotarpiui. Ir staiga, pavyzdžiui, į kabinetą ateina skyriaus vedėjas ir, kaip garsiojoje rusų komedijoje, iškėlęs rankas į dangų, sušunka: „Šefas! Viskas dingo! Po to sunkiai tramdydamas jaudulį sako, kad darbas yra ant nesėkmės slenksčio, kad nieko pakeisti beveik neįmanoma ir kad visa viltis yra vadove. Per kelias sekundes turite pereiti nuo ataskaitos prie skyriaus, išanalizuoti situaciją ir greitai priimti efektyvų valdymo sprendimą.

Ar įmanoma išsiugdyti nuolatinio planavimo įgūdžius, kurie padės susidoroti su netikėtais planų pasikeitimais? Duokime seriją paprasti pratimai, kurio tikslas – išmokti efektyviai planuoti ir orientuotis atliekant dienai suplanuotas užduotis. Kiekvienas iš jų užtrunka keletą minučių (galite juos atlikti, pavyzdžiui, pertraukose tarp sudėtingų užduočių), o daugiau ar mažiau reguliariai treniruodamiesi galite žymiai padidinti užduočių planavimo efektyvumą.

Pratimai"Taikinys".Šis pratimas lavina gebėjimą susikoncentruoti ties vienu svarbiu dalyku. Ant popieriaus lapo nupieškite didelį taikinį – kaip šaudykloje. Ateinančios dienos užduotis išdėliokite atsitiktine tvarka į taikinio apskritimus, palikdami tašką centre laisvą. Tolimesni dalykai gali būti dedami ant lapo už tikslinės srities. Kuo daugiau skirtingų dalykų ir įvykių prisiminsite, tuo geriau. Dabar pažiūrėkite į taikinio centrą ir sutelkite dėmesį į vieną dalyką. Vieną minutę atkreipkite dėmesį į tai. Tada nukreipkite žvilgsnį į kitus lape esančius užrašus, tarsi stebėtumėte iš šono, taip šiek tiek pailsėdami. Dar kartą pažvelkite į taikinio centrą, susikoncentruodami ties kita užduotimi, taip pat vieną minutę. Taigi, pakaitomis sutelkdami dėmesį į vieną dalyką ir žiūrėdami į daugybę kitų dalykų, galite gerai išmokti išryškinti pagrindinį dalyką ir atmesti tai, kas nesvarbu, o tai leis greitai nustatyti pagrindines ir svarbiausias planavimo užduotis.

Pratimai"Perjungti televizorių"Ši paprasta ir gerai žinoma procedūra psichologiniame kontekste vadinama „mygtuko sindromu“. Psichiškai įsivaizduokite, kad jūsų rankose yra televizoriaus nuotolinio valdymo pultas. Pabandykite „perjungti“ mintis iš vienos temos į kitą – kiekvieną kartą paspaudę įsivaizduojamo nuotolinio valdymo pultelio mygtuką. Pasirinkite jums patogų perjungimo tempą. Iš pradžių tai galite padaryti lėtai, tada palaipsniui pagreitinkite. Jei norite, galite keisti laiką, kurį galvojate apie dalykus. Svarbiausia, kad „nuotolinio valdymo pultelio mygtukas“ reiškia signalą, kad perjungtumėte iš temos į temą. Taip išmoksite greitai nukreipti dėmesį nuo vienos problemos prie kitos, ilgai neužstrigdami vienoje temoje.

Pratimai"Suriškite žodžius". Kūrybinės užduotys reikalauja iš atlikėjo lankstaus mąstymo. Įprotis mąstyti standartiškai nėra geriausias pagalbininkas gamybai optimalus sprendimas ir vargu ar padės pasiekti norimų rezultatų. Kūrybiškumas ir spontaniškumas yra tokie pat svarbūs veiksmingo mąstymo proceso komponentai kaip nuoseklumas ir nuoseklumas. Tokius įgūdžius galite lavinti žaidimais. Užduotis tokia: žodžių poroje, kurios visiškai nesusijusios vienas su kitu, reikia rasti kažką bendro. Pirmiausia galite sudaryti žodžių porų sąrašą (5–6 poras), tada po vieną pabandykite rasti kiekvieno iš jų bendrumo. Pavyzdžiui, „krokodilas“ ir „valdovas“. Ką jie turi bendro? Kitas variantas yra tai, kad jie abu gali būti žali. Toks mokymas lavina mąstymo lankstumą ir padeda sėkmingai rasti optimalūs variantai problemų sprendimas per minimalų laiką.

Pratimai"Medis". Dažnai norint teisingai susidėlioti prioritetus, reikia viską suplanuoti pagal svarbos ar fundamentalumo principą: ir solidžius, kurių pagrindu atliekama visa kita, ir smulkius, bet ir būtinus. Ant popieriaus lapo nupieškite medį nuo šaknų iki lapų. Ir paskirstykite užduotis taip: šaknys – pagrindiniai, pagrindiniai prioritetiniai dalykai; kamienas – strateginės plėtros kryptys; filialai – veikla valdymo srityse arba atskirose verslo srityse; lapai – konkrečios užduotys.

Gavę vaizdinį informacijos vaizdą, pereikite prie tolesnis darbas— atlikti patikslinimus, parinkti personalą dirbti tam tikrose srityse, atlikti konkrečias užduotis ir pan.

Planuokite kasdien, nuolat, tobulinkite savo įgūdžius, tobulinkite įgūdžius, kurkite naujus metodus ir metodus. Padarykite planavimo procesą teigiama ir kūrybinga patirtimi. Sėkmės planuojant ir versle!

Straipsnyje pradėjome aptarinėti laiko valdymo temą, dabar pakalbėkime apie planavimo taisykles.

Kaip sakė Benjaminas Franklinas: „Laikas yra pinigai“. Šią aksiomą naudojame daugiau nei 250 metų.

Tačiau kai kurie šiuolaikiniai verslo filosofai mano, kad laikas ir kapitalas yra lygiavertės sąvokos tik dviem būdais:

laikas ir pinigai yra riboti ištekliai;
laikas ir pinigai kainuoja.

Daugelio kitų nuomone, laikas yra daug vertingesnis, nes:

jūs negalite gauti daugiau laiko už jokius pinigus;
niekas negauna daugiau ar mažiau laiko nei tu.

„Jūs turite lygiai tiek laiko, kiek turėjo Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein“ - Jacksonas Brownas;

pinigų galima pasiskolinti, bet laiko niekada negalima;
pinigus galima išleisti rytoj, bet laiką – tik šiandien.

Nepaisant požiūrių skirtumų laiko ir kapitalo lygiavertiškumo klausimu, akivaizdu, kad laikas yra ribotas bet kurioje verslo srityje, o planavimas yra veiksminga priemonė valdyti šį neįkainojamą išteklių.

... „Planai nenaudingi, planavimas neįkainojamas“ Dwightas Davidas Eisenhoweris, 34-asis JAV prezidentas.

Taigi, jei norite maksimaliai išnaudoti savo laiko potencialą, prisiminkite keletą pagrindinių planavimo taisyklės.

Pagrindinės planavimo taisyklės:

1. Niekada nepradėkite savo dienos, jei ji dar nesuplanuota popieriuje.

Jeigu tavo tikslas neužrašytas, vadinasi, jo iš viso nėra. Planuojamų užduočių sąrašas – tai žemėlapis, kuris neleis pasitraukti ar nukrypti nuo kelio link savo tikslo.

2. Darbas su rašytiniu suplanuotų užduočių sąrašu padidina bendrą jūsų veiklos efektyvumą nuo pat pirmos planavimo dienos.

Vakare paruoškite sąrašą užduočių, kurias reikia atlikti kitą dieną. Dėl to jūs visada žinosite, nuo ko pradėti savo dieną.

3. Visą dieną dirbkite su savo sąrašu.

Jei turite kokių nauja užduotis, pridėkite jį atsižvelgdami į prioritetą anksčiau suplanuotų užduočių atžvilgiu. Atlikę kitą užduotį sąraše, būtinai ją perbraukite. Taip jausitės patenkinti savo darbu, suteiksite entuziazmo ir įkvėps imtis kitų darbų.

4. Planuokite nuo didelio iki mažo, nuo ilgalaikio iki trumpalaikio, nuo gyvenimo tikslo iki dienos plano.

Kiekvienai užduočiai nustatykite fiksuotą terminą, kada ji turi būti atlikta. ..."Viena atlikta produktyvi užduotis verta penkiasdešimties nebaigtų užduočių." – Malcolmas Forbesas.

5. Visada suskirstykite sudėtingą užduotį į mažas smulkesnes užduotis.

Čia gerai veikia sprendimų medis, kur pagrindinė užduotis yra medis, o jo įgyvendinimo papildomos užduotys yra šakos. Tęskite šakojimą, kol visos užduoties atlikimo procesas taps paprastas ir skaidrus. Čia jums labai padės MindManager, kurio pagalba nesunkiai susikursite interaktyvų vaizdinį minčių žemėlapį.

Prieš pradėdami ką nors daryti, prisiminkite pagrindinius dalykus planavimo taisyklės Nepamirštu apie 10/90 taisyklė: 10% laiko, praleisto planuojant prieš pradedant užduotį, sutaupysite 90% laiko jai išspręsti. Ir jūsų sėkmė tikrai garantuota!

Ir galiausiai, trumpas vaizdo įrašas apie savo laiko valdymą, kurį pateikė Stephen Covey, lyderystės ir gyvenimo valdymo specialistas, mokytojas ir organizacijų valdymo konsultantas.