Exemplu de memoriu conform GOST. Cum se scrie o notă: eșantion. Scheme ineficiente de înregistrare și rutare a notelor

SZ-ul este întocmit de către salariat pe numele conducătorului său imediat sau pe numele șefului altui departament. Vă permite într-un timp scurt:

anunta managerul despre problema curenta

face propuneri pentru eliminarea acestuia sau convine asupra unui plan de acțiune cu un alt angajat.

determină un manager să ia o decizie sau să emită un ordin

De asemenea, este o dovadă că specialistul care a descoperit o problemă în procesul de lucru nu a lăsat situația să-și urmeze cursul, dar și-a anunțat conducerea pentru a putea lua măsuri. soluție operațională. Adică nu era inactiv.

Tipuri de memorii

Să ne uităm la principalele tipuri de scrisori de serviciu:

despre solicitarea de informații;

despre încălcările comise de un angajat în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

privind bonusurile pentru angajați.

În plus, SZ poate însoți transferul unui pachet de documente între divizii, divizii, departamente din cadrul organizației (pentru terți este necesar să se pregătească scrisori de intentie). De asemenea, poate fi trimis angajaților cu o cerință de a explica motivul absenței lor de la serviciu.

SZ poate conține orice întrebări legate de probleme de muncă.

Reguli de compilare

Principala regulă care trebuie respectată la compilare este concizia. Documentul ar trebui să indice în mod clar esența problemei, precum și modalitățile de a o rezolva. De regulă, textul SZ nu trebuie să ia mai mult de 6-7 rânduri. SZ nu are o formă unificată. Pentru a-l compila, utilizați o formă gratuită de eșantion de notă

În ciuda acestui fapt, atunci când scrieți, ar trebui să țineți cont de cerințele GOST R 6.30-2003. Întocmirea unui memoriu în conformitate cu GOST, al cărui eșantion este prezentat mai sus, necesită următoarele detalii:

hârtia trebuie să conțină un „antet”. Indică cui i se adresează (funcția și numele complet al salariatului în cazul dativ);

introduceți data întocmirii și numărul documentului;

subiectul SZ este indicat în titlul textului;

o descriere a situației actuale datorită căreia se întocmește nota: „Vă aduc la cunoștință...”, atunci textul memoriului trebuie să conțină o cerere specifică;

Mai jos este postul și numele complet al compilatorului, semnătura cu transcriere.

Documentul completat trebuie înregistrat la secretarul întreprinderii ca corespondență de intrare. După aceasta, puteți fi sigur că directorul va primi SZ și se va familiariza cu acesta personal.

SZ în formă electronică

Este de remarcat faptul că multe întreprinderi au adoptat managementul electronic al documentelor. Prin urmare, SZ poate fi emis în formular electronic. În acest caz, este trimis la adresa de e-mail corporativă a întreprinderii. Secretarul este responsabil pentru sortarea și transmiterea ulterioară a scrisorilor către destinatari.

Această metodă de transfer SZ economisește hârtie și timp angajat. În acest caz, documentul se întocmește la fel ca pe hârtie. Este indicat ca acesta să poarte semnătura electronică a expeditorului. Pentru a vă asigura că documentul trimis a fost citit de manager, trebuie să solicitați o „chitanță de citire” atunci când trimiteți trimitere poștală" prin bifarea casetei de pe formularul de depunere.

Exemplu de document

Adesea, atunci când se rezolvă probleme de muncă, devine necesar să se transfere informatii importante către manager. Uneori, circumstanțele impun ca o explicație a circumstanțelor și un avertisment împotriva greșelilor să fie stabilite precis în în scris.

În acest caz, este necesar nu numai să se prezinte corect faptele, ci și să se întocmească corect documentul. Întocmirea SZ provoacă adesea dificultăți, mai ales în absența experienței. Dar acest lucru nu este greu de făcut dacă aveți un exemplu de notă în fața ochilor. Tocmai de aceea am pregatit mostre, dupa revizuire pe care le veti putea intocmi corect documentul. Să ne uităm la cele mai frecvente cazuri care necesită întocmirea unui SZ.

SZ despre bonusuri sta la baza emiterii unui ordin de recompensare a unui angajat. Acest document este întocmit de supervizorul imediat al angajatului adresat directorului organizației. Indică meritele lucrătorului, cererea de stimulente, datele angajatului și ale compilatorului. După ce a revizuit SZ și a luat o decizie pozitivă, directorul emite un ordin privind bonusurile. Cum se scrie memoriu mostra pentru director:

Dacă în timpul muncii au apărut circumstanțe din cauza cărora angajatul nu și-a putut îndeplini pe deplin funcția de serviciu, explicativ. Indică motivele. Cum se scrie o mostră de notă:

SZ este utilizat dacă un angajat trebuie să contacteze managerul cu o cerere de alocare numerar pentru nevoi de muncă. În acest caz, documentul stabilește faptele privind necesitatea de producție pentru achiziționarea de materiale. Cum să scrieți corect un eșantion de notă:

Perioada de valabilitate

Conform Listei documentelor de arhivă de management standard generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organismele și organizațiile guvernamentale locale, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558, SZ trebuie păstrat în arhivele întreprinderii timp de cel puțin cinci ani. Dacă este necesar, directorul organizației are dreptul de a prelungi perioada de stocare. Perioada de stocare pentru SZ emisă în formă electronică poate fi determinată de statutul companiei.

Ce este o notă și când este întocmită? În cazul în care un angajat nu își îndeplinește atribuțiile sau o face foarte bine, se întocmește un memoriu (ca și în cazul tranzacțiilor, formalizarea, care este, de fapt, o măsură facultativă). Indică în principal funcția și numele complet al angajatului, precum și tipul de pedeapsă sau recompensă, după care în caracteristicile angajatului apare intrarea corespunzătoare, un eșantion din care se găsește la.

Dar sunt multe alte cazuri. De exemplu, pentru achiziționarea de materiale, o imprimantă de bunuri materiale, papetărie și alte consumabile, pentru modificarea programului de schimb, pentru concedierea din Ministerul Afacerilor Interne sau un șofer pt. după voie, cu privire la introducerea unui nou post de personal, la spor, la absența de la serviciu, la radierea fondurilor pentru achiziționarea de echipamente sau pentru reparații de spații, la trecerea în altă funcție, la eliberarea de bani pentru raportare, la formare , la cererea de executare a unui ordin, la amenda unui salariat, neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu (în acest din urmă caz, înregistrarea inițierii procedurile de executare silita, dacă instanța a pronunțat un verdict corespunzător).

Cum să scrieți o notă corectă - formular

Dacă urmați exemplul și modelul de scriere, atunci în antet este scris cui este adresat exact. Urmează numele (în în acest caz, două cuvinte - „Memo”). Data și numărul de compilare sunt următoarele două câmpuri obligatorii. Titlul textului precizează subiectul unui astfel de raport (poate fi chiar unul dintre cele mai importante facilitati de productie specificate în formularul T-3 al modelului 2018). Textul descrie situația și trage concluzii din aceasta. La sfârșit există o semnătură, precum și poziția compilatorului.

Notă de serviciu: eșantion despre neîndeplinirea obligațiilor oficiale

Dacă sunteți interesat de cum să scrieți corect un astfel de act, atunci urmați algoritmul descris mai sus. Cu toate acestea, în cazul neîndeplinirii obligațiilor oficiale, există mai multe caracteristici în conformitate cu care este redactat acest document. Deci, în cazul încălcării muncii angajatului, în titlu este plasată intrarea „Despre neîndeplinirea obligațiilor oficiale”. În continuare, situația și propunerea de pedeapsă (mustrare, amendă, concediere) sunt descrise cât mai detaliat.

Fiecare angajat are dreptul de a contesta o pedeapsă legată de îndatoririle sale oficiale. Totuși, pentru a dovedi că acuzațiile sunt nefondate, este important să abordăm cu competență această problemă. Puteți obține toate informațiile necesare de la un avocat din orașul dvs. Detalii

Memo pentru un eșantion de călătorie de afaceri 2018

Pentru multe situații de lucru, managerul trebuie să aibă formulare pregătite. Folosindu-le, designul și compoziția textului vor fi mai ușoare. Dacă vorbim despre o călătorie de afaceri pentru care se așteaptă o plată suplimentară și o creștere a salariului pentru luna curentă, atunci într-o astfel de scrisoare cel mai important este să indicați numărul exact de zile în care ați stat în locul specificat. Dacă ai călători în masina proprie, atunci actul trebuie întocmit folosind un alt model cu mențiunea obligatorie a acestui fapt.

Conducerea în această formă dă sarcina în funcție de situație. Actele specifice trebuie întocmite conform regulilor, urmate de executarea acestora. Acesta este exact tipul de sistem care ar trebui să funcționeze în fiecare unitate locală.

Articolul 162 s cu ultimele modificări din 2018

Exemplu de memoriu despre bonusurile angajaților

Într-un astfel de document, adresat șefului, sunt scrise cuvintele „Vă aduc la cunoștință” (sunt menționate realizările și meritele angajatului). Se vorbește despre încurajarea angajaților.

De exemplu, directorul unei publicații trebuie să înregistreze o recompensă bănească disciplinară dacă angajații au corespondență de succes cu clienții.

Despre mariri de salariu

Dacă crezi că ai făcut progrese în îndeplinirea responsabilităților tale și meriți o creștere de salariu pentru asta, atunci scrie o notă în acest fel. Este scris managerului, precizează de ce exact șeful ar trebui să facă un astfel de pas în raport cu tine.

Despre mersul la serviciu într-o zi liberă

Dacă este nevoie ca un anumit angajat să iasă într-o zi liberă, atunci această nevoie este descrisă foarte precis în contestație. Și apoi, la cererea șefului, urmează un răspuns despre acord sau dezacord, deoarece pentru această zi directorul va trebui să aloce fonduri pentru a compensa angajatul.

Promovare salariuîn acest caz, obligaţia directorului.

Memo pentru rambursarea cheltuielilor, alocarea de fonduri pentru o călătorie de afaceri

Deoarece o călătorie de afaceri implică adesea cheltuieli, toate acestea trebuie rambursate. Prin urmare, angajatul care a vizitat acolo trebuie să scrie un act cu descriere exactă toate cheltuielile care au fost efectuate de el. Acest lucru este important mai ales dacă ați călătorit acolo cu o mașină personală. Trebuie completat strict în conformitate cu legea.

Plata suplimentara pentru cresterea volumului de munca

Dacă lucrați mai mult decât necesită postul dvs., atunci trebuie să existe și o recompensă pentru asta. Se întocmește un raport conform algoritmului de mai sus, care indică exact ce faci, după care se scrie o cerere de plată suplimentară.

Pentru a pregăti corect astfel de documente, în conformitate cu cerințele și regulile Codului Muncii al Federației Ruse ( Codul Muncii), trebuie să-l descărcați. Toate documentele de bază în toate cazurile sunt introduse în jurnalul de înregistrare. După cum înțelegeți, acestea trebuie să fie scrise conform GOST și există mai multe tipuri.

Șeful superior al unei unități sau departament revizuiește rapoartele și întocmește ordine și regulamente. Un motiv important pentru luarea deciziilor sunt explicative. Dacă chiar și un document de afaceri este scris într-un format necorespunzător, atunci acesta este un motiv pentru care problema trebuie amânată.

Acest lucru este asigurat pentru a se asigura că există disciplină în fiecare departament structural intern, astfel încât totul să se desfășoare strict corect conform instrucțiunilor. Acest fapt este un mare plus pentru companie.

Similar

Cum să solicitați un card de credit online folosind pașaportul Tehnologiile de internet au intrat treptat în viața noastră și au făcut-o cu adevărat mai ușoară. Un exemplu în acest sens ar fi procedura de emitere a cardurilor de credit...

În legislația Federației Ruse există două tipuri de contracte: pe termen determinat și nelimitat. Fiecare dintre ei are acelasi principiu umplere. Singurul lucru diferit...

Progresul oricărei proceduri judiciare este reflectat în mod necesar într-un document special numit protocol. În acest act sub formă subliniată...

Concedierea fără notificare – cerere de concediere fără notificare Atunci când decideți să schimbați locul de muncă, trebuie să respectați cerințele legale. Și nu contează care a fost motivul. Poate era foarte tensionata...

Acest document ar trebui întocmit dacă un angajat (indiferent de funcția pe care o deține într-o anumită companie) consideră că este necesar să aducă în atenția șefului companiei ceva important și înțelege că problema nu poate fi rezolvată fără intervenția sa personală.

Atenţie! O notă este adesea confundată cu un raport.

Aceste două categorii de solicitări scrise din cadrul companiei sunt într-adevăr asemănătoare în cel mai important mod – sunt orientate spre informare și presupun anumite acțiuni din partea persoanei căreia îi sunt adresate.

Acestea se referă fie la un anumit specialist, fie la activitățile unui anumit departament. Totuşi, nota este mai colorată ierarhic: se scrie mereu „de jos în sus”, adică de la un specialist de rang inferior la o poziție superioară.

O scrisoare oficială poate fi adresată unui reprezentant de același rang cu autorul și cuiva care este mai jos în funcție. Mai mult, se adresează și reprezentanților organizațiilor partenere. De fapt, un memoriu este un subtip al unui oficial, la fel ca unul explicativ.

În ceea ce privește diferența dintre o notă și un raport, vezi comentariul specialistului.

Ar trebui un manager să întocmească un document?

Trebuie, dar în cazurile în care dorește să transmită ceva în atenția unui specialist sau a șefului unui departament și așteaptă actiuni concrete ca răspuns.

Din ce secțiuni constă nota?

După cum sa spus deja, special eșantion stabilit nu există o astfel de hârtie. Cu toate acestea, există reguli pentru scriere, conform regulilor comunicare de afaceri, precum și regulamentele interne ale unei anumite companii.

Exemple ale unei astfel de note sunt de obicei disponibile în documente locale companii - în în formă de hârtie sau sunt furnizate angajatului împreună cu un e-mail intern al companiei. În acest din urmă caz ​​(dacă este obișnuit ca compania dumneavoastră să adreseze cererile electronic), trebuie să utilizați funcția de confirmare de citire.

Da, asemanator documentul conține întotdeauna:

• denumirea completă a companiei și unitate structurală(de unde este scris);
• numărul de înregistrare;
• indicarea destinatarului (trebuie să menționați rangul, prenumele și parafa, sau primul complet și patronimul);
• numele hârtiei și scopul acesteia (de exemplu, o notă pentru reparații);
• text – partea de informare (concisă și la obiect) și ce acțiuni sunt așteptate de la destinatar;
• data;
• semnătură cu transcriere.

Trebuie să scrii concis și la obiect, amintindu-ne că timpul de serviciu este limitat pentru fiecare angajat și este costisitor.

Important! Nu sunt permise erori în limbajul de scriere. De asemenea, ar trebui să evitați frazele stângace și excesiv de confuze și greoaie care pot fi interpretate cu mai multe sensuri și distorsionează sensul a ceea ce doriți să transmiteți.

Principiul scrisului este întotdeauna același: ce s-a întâmplat – ce vrei – de ce crezi că cel căruia te adresezi ar trebui să facă asta. Scrierea unei note pe antet cu sigla companiei va adăuga greutate suplimentară.

De asemenea, este bine să indicați consecințele de afaceri ale situației actuale și modul în care intervenția destinatarului o va corecta. De exemplu, cineva încalcă regulamentele interne și provoacă discordie în echipă, în urma căreia a apărut dezbinarea în departament, întrerupere spirit de echipă necesara cresterii vanzarilor.

Cel mai bine este să-l păstrezi de afaceri, stil neutru la contact. În consecință, nu puteți folosi fraze obscene, argou, recenzii încărcate emoțional, în special cele abuzive, ofensive sau lipsite de etică.

Daca doriti de la destinatar nu una, ci mai multe actiuni, acestea trebuie indicate intr-o lista numerotata, fiecare cu linie nouă, separate prin punct și virgulă.

Instrucțiuni pas cu pas: cum să compun corect?

Cum să scrieți o notă directorului folosind eșantionul corect? În colțul din dreapta sus, este întocmit „antetul” documentului - cui și către ce departament este transferată hârtia, asigurați-vă că indicați poziția și detaliile pașaportului. Mai jos, în centru, se află nota și scopul acesteia (de exemplu, pentru reparații, sau pentru anulare, pentru promovare sau bonusuri pentru un angajat), iar numărul de înregistrare este și el acolo.

Mai jos este textul - esența întrebării, mai întâi partea informațională, apoi ce doriți (de exemplu, vă rog să dați un ordin de inspecție în legătură cu un astfel de incident), sau vă rog să înlocuiți urmând echipamentele dintr-un astfel de departament (informând mai întâi de ce ar trebui făcut acest lucru) să facă și în ce stare se află echipamentul existent).

Să dăm un specific un exemplu despre cum ar putea arăta o astfel de hârtie.

Director general al Lotos-V LLC

Sergheev Serghei Sergheevici

de la senior manager de vânzări Ivanova I.I.

NOTĂ DE SERVICE Nr. 21

(pentru reparații și înlocuire de echipamente)

Doresc sa va informez ca in departamentul de vanzari al Lotos-M SRL echipamente informatice nepotrivit pentru munca in continuareși necesită înlocuire și reparare. Așadar, momentan, din 8 calculatoare (la cota de unul pentru doi angajați), 5 sunt complet nefuncționale, alte 2 au fost recunoscute de administratorul de sistem ca fiind supuse reparației. Din această cauză, interacțiunea cu clienții încetinește. Angajații sunt obligați să folosească propriile laptopuri și tablete personale. De asemenea, imprimanta este considerată nereparabilă deoarece este foarte veche.

Eu vă întreb:

1. achiziționarea a 5 calculatoare noi;
2. comanda repararea a 2 calculatoare;
3. înlocuiți imprimanta în departament.

Cu stimă

director senior de vânzări, Ivanova Irina Ivanovna (semnătură).

Deci, este clar că dacă un angajat dorește ceva de la un alt angajat, mai ales de la un șef, asta trebuie întocmit în scris și conform modelului stabilit într-o anumită firmă, în conformitate cu etica în afaceri.

Numai acest lucru garantează că contestația dumneavoastră nu va rămâne nesupravegheată și va primi un răspuns cuprinzător și numai în acest fel contestația dumneavoastră va fi considerată rațională și nu ca o solicitare privată pe care conducerea (de vârf sau generală) o poate ignora.

Un memoriu, fiind una dintre principalele forme de comunicare și comunicare oficială, joacă rol importantîn activitatea oricărei organizaţii. Este necesar să înțelegeți mai detaliat problemele legate de ceea ce este acest document, cum ar trebui să arate un exemplu de memoriu și cum să îl scrieți corect (folosind un exemplu specific).

În ce scopuri este nevoie de acest tip de document?

Un memoriu este un tip de memorandum. Acesta este un document de tip informativ și de referință necesar pentru schimbul de informații și interacțiunea în cadrul organizației între departamente și unități structurale de același nivel de conducere (la nivel orizontal). Adică, dacă contactați un manager sau specialist al unui alt departament, atunci se va întocmi un memoriu, iar dacă apelul este către un manager de nivel superior, atunci se va folosi un memoriu. Singura diferență dintre ele este aceasta.

Documentul se întocmește în formă scrisă sau electronică în cazul în care o declarație orală nu este suficientă pentru a rezolva orice problemă sau problemă, atunci când contestația trebuie documentată.
Pentru specialiști și personal, notele scrise în timp util pot fi benefice în sensul că vor dovedi eforturile unui anumit specialist în rezolvarea unei anumite probleme.

Un memoriu intern este folosit exclusiv pentru comunicare în cadrul unei organizații de afaceri și este necesar dacă soluția la o problemă specifică depinde de un angajat (șef) al unui alt departament.

De exemplu, următoarele documente sunt pregătite pentru:

• notificări sau anunțuri despre orice știri;
• ca o notă de copertă pentru mesajul principal;
• cerere de informații;
• emiterea de instrucțiuni diverse tipuri, și multe altele.

Textul prezintă diverse informații, solicitări, cereri și propuneri într-o formă suficient de concisă și de înțeles.

În mod tradițional, documentele sunt întocmite în formă scrisă pe hârtie A4, însă, odată cu dezvoltarea gestionării electronice a documentelor în companii, notele oficiale sunt din ce în ce mai mult completate electronic pe computer. Acest lucru are avantajele sale, de exemplu, capacitatea de a lua în considerare o anumită problemă prompt și fără întârziere.

Atenţie! Documentul poate fi scris formă liberă, deoarece legile Rusiei nu prevăd nicio cerință obligatorie pentru pregătirea sau executarea acestuia.

Anumite specificități pot fi consacrate în regulile de administrare a biroului unei anumite organizații, dar în orice caz, astfel de lucrări sunt întocmite după aproximativ același tip.

Reguli pentru scrierea unei note

Regulile „nescrise” pentru întocmirea unui document de acest tip recomandă respectarea următorului plan.

1. În partea de sus a foii, în „antetul” documentului, este necesar să se indice în cazul dativ destinatarul căruia i s-a transmis nota: poziția; numele organizației; Numele complet
2. Mai jos, în mijloc, este scrisă numele „Office Memo”, indicând numărul și data întocmirii acestuia.
3. Apoi, textul în sine, mesajul de informare, este notat. Textul poate începe și cu un titlu despre subiectul notei. Compilatorul descrie destul de succint situația, la sfârșit el dă o cerere și acțiuni care trebuie efectuate.
4. Mai jos este poziția compilatorului, numele complet, semnătura cu transcriere.

Documentul este semnat de angajatul care l-a întocmit; dacă șeful de departament trebuie să semneze nota, atunci semnătura angajatului va fi în colțul din stânga jos (în locul executorului).

În unele situații, cu participarea părților interesate, vizele acestora sunt indicate în notă: nume, prenume și inițiale patronimice, data și semnătura cu transcriere.

Dacă vorbim despre o notă în formă electronică, aceasta este compilată aproape în același mod. Singura diferență este că în documentele electronice nu este necesară completarea „antetului”, adică indicarea destinatarului. Cu gestionarea electronică a documentelor, întreaga organizație este conectată într-o singură rețea și este suficient să selectați persoana dorită în linia „Subiect”. De asemenea, o semnătură: nu este necesar să o puneți, deoarece în sistemul de flux de documente semnătura este atribuită inițial unei anumite persoane.

Pentru documentele electronice, este util să creați un folder specific pe hard disk în care toate notele vor fi plasate sub numerele lor de serie.

Exemplu de pregătire a documentelor

Pentru a arăta clar cum să scrieți corect notele, dăm următorul exemplu.

Directorului OJSC „Drevo”
Filippova I.G.
șef departament producție
produse din fructe si legume
Tretyakova S.B.

Notă de serviciu
22.07.2016 №33

Muncitorii Zholin S.L. iar Kotorsky E.R. timp de 2 (două) luni își îndeplinesc cu conștiință responsabilități de serviciuși supraîmplinirea standard de lucru. Pe această bază, vă rog să oferiți bonusuri angajaților S.L. și Kotorsky E.R. cu un premiu în bani. Ataşat informatii detaliate despre cantitatea de muncă prestată de aceşti angajaţi.

Șef departament producție
produse din fructe si legume
Tretiakov S.B.

În concluzie, trebuie spus că documentele de acest tip sunt într-un mod grozav comunicare oficială, înștiințarea colegilor din cadrul organizației. Fiecare angajat trebuie să-și amintească că o notă în timp util și documentată poate nu numai să crească eficiența muncii și să vă stabilească bine în ochii superiorilor, ci și să împiedice posibile dificultăți, rezolva orice probleme și neînțelegeri.

Crearea unei note: video

Un memoriu este una dintre formele de comunicare scrisă la întreprinderi. Acest instrument corespondență de afaceri deosebit de popular în companiile cu multe departamente diferite niveluriși controlul totul este destul de dificil. Dar chiar și în întreprinderile mici oamenii sunt adesea interesați de cum să scrie corect o notă. Eșantionul unui astfel de raport poate fi diferit, în funcție de scopul pentru care este întocmit.

Motivele întocmirii și scopurile rapoartelor

Orice angajat poate scrie o notă. De regulă, există întotdeauna două părți. În primul, conducerea este înștiințată de orice fapt sau incident, iar în a doua, sunt cuprinse cereri, propuneri și orice alte solicitări ale angajatului către un coleg superior.

Merită să luați mânerul dacă:

• au fost săvârșite încălcări care au cauzat acțiuni neprevăzute sau care ar putea duce la acestea;
• intervenția managementului este necesară, de exemplu, nu există suficiente resurse materiale și tehnice pentru a finaliza un proiect;
• unul dintre salariați nu s-a prezentat la serviciu sau s-a prezentat sub influența drogurilor/toxicelor/alcoolului;
• a existat o propunere de a recompensa anumiți angajați pentru rezultate deosebite sau alte realizări;
• este necesar să trimiteți pe cineva într-o călătorie de afaceri;
• se cere chemarea angajatului înapoi din concediu sau o zi liberă legală;
• orice altă situație asupra căreia nu se poate lua o decizie fără un lider.

Cum se scrie o notă (eșantion conform GOST)

Companiile au posibilitatea de a introduce o varietate de diverse forme notificarea scrisă a oricăror incidente sau probleme de natură organizatorică și financiară care necesită intervenția conducerii superioare. Dar forme unificate pentru astfel de notificări nu este stabilit.

În ceea ce privește raportul de service, acesta este un tip de raport. Ca atare, nici forma acestui document nu este aprobată, dar trebuie să respecte cerințele GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru întocmirea documentelor.” Adică trebuie să conțină următoarele detalii:

• denumirea organizației sau unității structurale, precum și indicarea persoanei căreia i se trimite contestația;
• titlul documentului;
• text - ce anume trebuie comunicat conducerii;
• data, semnătura și neapărat poziția autorului raportului.

Am stabilit cerințele obligatorii, acum să vedem cum este scrisă o notă.

Exemplul 1

Acest tip de aranjare a detaliilor într-un document se numește unghiular. Dar ele pot fi așezate pe foaie în alte moduri.

Exemplul 2

Imaginea arată amplasarea longitudinală a detaliilor. Și ambele opțiuni vor fi corecte.

Dar chiar dacă este obișnuit ca firma dvs. să întocmească documente într-un mod complet diferit, nu vă faceți griji, acest lucru va fi și corect, deoarece formular obligatoriu oficialii nu au prevăzut-o.

Exemplul 3

Notă de serviciu - exemplu de scriere

Scrierea unui antet nu este aproape niciodată dificil pentru nimeni. Este necesar să se clarifice la adresă cui va fi trimis documentul, funcția și numele lui, inițialele (sunt posibile prenumele și al doilea nume complet). În plus, trebuie să indicăm inițiatorul, iar dacă se aplică un grup de lucrători, atunci trebuie să fie enumerate funcțiile și numele complete ale acestora.

Ce urmează? Unde începe nota? „Aș dori să vă aduc în atenție...” este cea mai convenabilă și comună opțiune. Acest lucru este convenabil pentru angajat, deoarece poate trece imediat la subiectul mesajului său, iar pentru manager - reduce timpul petrecut studiind scrisoarea.

Textul în sine ar trebui să fie scurt, la obiect, cu o listă obligatorie de date, ore, circumstanțe și informații specifice. Acest lucru va face mai ușor pentru superiori să ia notă, să verifice și să răspundă la apelul subordonatului.

Este necesar să semnați documentul, să indicați data pregătirii, dacă există atașamente, să indicați prezența acestora și să le enumerați.

Rămâne de adăugat că orice document trebuie întocmit pe o coală standard A4. Dacă textul raportului este mare și nu se încadrează pe o foaie, trebuie să utilizați alta. Nu se recomandă scrierea pe spate, deși este acceptabilă. Dacă numărul de foi este mai mult de unul, toate celelalte trebuie numerotate. În plus, este indicat să capsați toate foile astfel încât acestea să formeze un document comun.

Rapoarte electronice. Se întâmplă asta?

Numărul companiilor care trec la gestionarea electronică a documentelor este în continuă creștere. Prin urmare, este necesar să spunem câteva cuvinte despre rapoartele electronice. Desigur, ele pot și există deja, iar regulile pentru proiectarea lor sunt practic aceleași. Cu excepția cazului în care utilizatorii specifică destinatarul și expeditorul, deoarece programele de trimitere a mesajelor fac acest lucru automat.

Este important să ne amintim aici că documentele pentru corespondența internă de afaceri în cadrul companiei în sine trebuie să fie cumva separate de teancul general de scrisori, astfel încât să fie clar unde sunt materialele personale și unde sunt materialele oficiale. Există deja programe speciale care vă permit să trimiteți automat, să vă înregistrați în jurnalul de contabilitate, să trimiteți răspunsuri și rezoluții la rapoarte. În acest caz, toate documentele electronice sunt aplicate cu o semnătură electronică atât a expeditorului, cât și a destinatarului după luarea deciziilor.

Dacă sistem comun nu, atunci contestația poate fi scrisă pe e-mailul corporativ, care este de obicei verificat de secretar. I se va cere să trimită scrisoarea destinatarului final. Pentru a asigura livrarea, trebuie să configurați notificări de primire la trimitere.