Notă de service despre înlocuirea garniturii. Notă de serviciu: exemplu. Întocmirea unui memoriu. Perioade de păstrare pentru note oficiale

Un memoriu este un model de circulație a documentelor în cadrul unei organizații, care face posibilă răspunderea eficientă la tot felul de circumstanțe.

Scopurile și tipurile de documente oficiale

O scrisoare oficială are scopul de a anunța un anumit funcționar despre dificultățile existente sau de a face propuneri cu privire la problemele de producție.

În plus, documentul oficial este un fel de confirmare că personalul nu doar își face treaba, ci vede și probleme existente, care sunt ulterior evidențiate în această notă. Totodată, angajatul care a scris memoriu managerului despre prezența oricăror încălcări, își declină complet responsabilitatea pentru rezolvarea acestei probleme.

Notele de service sunt împărțite în:

• cele care indică anumiţi factori ai actului sau fenomenului care s-a produs caracter negativ. Astfel de note de producție includ note explicative, rapoarte, acte privind încălcările identificate și reclamații;
• cele care sunt explicații suplimentare la documentele principale. Acestea ar putea fi note despre anularea sau cumpărarea de materiale, despre alocarea de asistență financiară, despre promovare, despre bonusuri și altele asemenea.

La rândul său, un recensământ oficial poate fi efectuat atât între subordonați și angajator (intern), cât și între șefii diviziilor structurale și directorul principal al întreprinderii (extern). Pe plan extern, documentele de producție sunt destinate a fi furnizate în afara organizației, destinatarul acestui tip de note este conducerea superioară.

Informații și forma documentului de afaceri intern

Conținutul documentelor oficiale acoperă de obicei producția, materialul, probleme economice, precum și probleme de bonusuri, promoții sau retrogradări. Astfel, un angajat al oricărui departament poate face o cerere scrisă pentru a-i furniza anumite materiale sau resurse financiare, atât pentru uz industrial, cât și pentru uz personal. În plus, conținutul unui astfel de document poate acoperi o plângere împotriva unui anumit angajat sau a unui supervizor imediat.

În ceea ce privește recompensarea angajaților, angajatorul direct scrie un memoriu sub forma unei petiții adresate managerului său superior. Unde el subliniază meritele subordonatului și face sugestii cu privire la metodele de bonusuri.

O scrisoare internă către șeful organizației de la subordonați este întocmită de mână în formă liberă. Cu toate acestea, pentru a scrie acest tip de document, puteți utiliza computer sau tehnologie de imprimare.

Redactare competentă a documentelor

Deși acest act nu are un model stabilit la nivel legislativ, este obligatoriu trebuie să conțină următoarele informații:

• cui se adresează această cerere (funcția, prenumele și parafa destinatarului) este indicată în colțul din dreapta sus al documentului numărul notei și data înregistrării;
• titlul scrisorii care se compune;
• partea introductivă reflectă de obicei ora, data și ora incidentului;
• se precizează partea principală esenta detaliata evenimente;
• partea finală include propunerile compilatorului, pe care acesta îi cere șefului întreprinderii să le implementeze;
• Sub text se află data la care a fost redactat documentul, funcția sau profesia compilatorului și numele de familie și inițialele acestuia.

În ceea ce privește scrisorile externe, acestea trebuie să aibă un conținut similar și să fie întocmite pe antetul instituției, de preferință tipărite, folosind tehnologie informatică.

Multe întreprinderi au un șablon de memo gata făcut dezvoltat și aprobat de conducere. Datorită căruia, lucrătorilor le va fi mult mai ușor și mai competent să întocmească un astfel de act documentar.

În scrisorile interne și externe, informațiile trebuie prezentate pe scurt și clar, fără apa in exces. Acest lucru economisește timp pentru persoana care pregătește documentul și pentru persoana căreia i se adresează. Și, de asemenea, o prezentare clară a propunerilor contribuie la cel mai rapid răspuns din partea managerului.

Generarea electronică a scrisorilor de producție

Multe întreprinderi permit pregătirea de memorii oficiale folosind un computer, ceea ce vă permite să creați o formă electronică a documentului. Această metodăînregistrare, fiecare unitate structurală alege în mod independent, și prescrie acest lucru în anumite documente prevăzute de lege. Astfel, versiunea electronică simplifică foarte mult pregătirea documentului și trimiterea acestuia, ceea ce reduce semnificativ timpul de revizuire a notei și luarea măsurilor de răspuns.

Metoda electronică de redactare a unei scrisori de serviciu nu este foarte diferită de versiunea scrisă de mână, dar are totuși următoarele diferențe:

• în documentul electronic nu este necesar să se indice cui este trimis, deoarece astfel de informații sunt deja scrise în bara de adrese;
• semnătura emitentului în nota electronică este plasată automat (semnătură scanată în prealabil);
• la electronică cutie poştală expeditorul primește o notificare de la destinatar că a primit scrisoarea și a citit-o. Acest serviciu este confirmarea trimiterii notei.

Unul dintre principalele avantaje ale creării unei note electronice este șablonul deja existent. Care poate fi folosit în pregătirile ulterioare ale documentelor similare. De acest avantaj se bucură serviciile întreprinderii sau lucrătorii individuali ai acestora, care, datorită tipului lor de activitate, trebuie adesea să întocmească memorii.

Aspecte de compilare

La elaborarea notificărilor, este necesar să se țină cont de următoarele nuanțe, care se aplică în funcție de tipul și scopul lor:

Respectarea nuanțelor de mai sus va permite chiar și unui angajat fără experiență să întocmească un memoriu competent și ușor de înțeles pentru manager.

Semnificația documentului

Documentele oficiale ajută la evitarea directă situatii conflictualeîntre angajații unei anumite întreprinderi, ceea ce are un efect pozitiv asupra activității acesteia. De asemenea, joacă un rol semnificativ în contabilitate și raportare fiscală, unde problemele financiare necesită o anumită atenție și respectarea diferitelor nuanțe.

Printre altele, scrisorile oficiale sunt eficiente în combaterea infractorilor din organizație. În plus, scrierea documentelor de plângere către angajator vă permite să rezolvați problema fără dispute și atacuri. Deoarece reclamațiile oficiale pot fi scrise în mod anonim, sau pur și simplu numele inițiatorului, la cererea acestuia, nu va fi anunțat de către manager.

Prin urmare, un astfel de document servește ca un instrument multifuncțional, datorită căruia majoritatea problemelor organizaționale pot fi rezolvate într-o perioadă destul de scurtă de timp.

Nota este documentul intern al organizației, datorită căruia managementul este capabil să rezolve situațiile de lucru cât mai rapid și eficient. Scopul său principal este de a aduce în atenția echipei de management informații referitoare la o problemă sau o situație conflictuală apărută în producție sau în cadrul echipei.

Acest document poate reflecta, de asemenea, sugestiile angajaților privind creșterea eficienței muncii, creșterea productivității și alte aspecte legate de muncă.

Prin urmare, legislația federală în vigoare în Rusia nu definește un memoriu oficial ca un document obligatoriu nu exista formă unificată . Dar, în ciuda acestui fapt, multe subiecte activitate antreprenorială este consacrată în reglementările locale, de exemplu, în politica contabila.

Organizaţiile comerciale şi antreprenori individuali elaborați în mod independent forma documentului, ținând cont de recomandările de bază ale specialiștilor.

Notele de service sunt purtate caracter de referință și informațional. Sunt folosite în timpul corespondență de afaceriîn cadrul organizaţiei ca document adiţional.

Scopul memoriilor este de a evidenția probleme legate de activitățile de producție ale unui departament, atelier sau divizie, sau cu un anumit angajat.

Un astfel de document nu are o formă unificată, deci este compilat în mod arbitrar. În ciuda absenței unor cerințe stricte din legislația federală privind înregistrarea, nota trebuie să conțină toate detaliile și informațiile necesare:

1. În colțul din dreapta sus trebuie să scrieți numele și funcția managerului căruia i se adresează contestația.
2. În centru, puțin mai jos, este scris numele documentului: „NOTA OFICIALĂ”
3. Sunt indicate numărul său de înregistrare și data întocmirii.
4. Titlul trebuie să reflecte informații legate de subiectul notei (în cazul prepozițional).
5. Textul trebuie să conțină informații care să reflecte scopul întocmirii documentului: inițial este descrisă o situație, apoi este enunțată o cerere, comentariu sau sugestie.
6. În partea de jos a notei trebuie să indicați numele autorului, poziția și semnătura acestuia.

Este demn de remarcat faptul că o notă poate fi nu numai explicativă, ci și un raport. De exemplu, în primul caz, documentul asigură comunicarea între angajații organizației la nivel orizontal - șeful unei unități structurale întocmește un memoriu adresat altui șef al unei unități structurale.

În al doilea caz, documentul se adresează conducerii superioare. Acesta examinează o problemă de lucru asupra căreia se fac anumite propuneri și concluzii specifice. Managerul își pune rezoluția pe nota și trebuie să o certifice cu semnătură și dată.

Dacă luăm în considerare o întrebare de genul scopul redactării unei note, atunci nu se poate să nu menționăm aici relația sa directă cu contabilitate. Pe baza acestui document, contabilii au dreptul legal de a anula anumite cheltuieli drept cheltuieli pentru perioada de raportare. De exemplu, un angajat al unei organizații a plătit costurile de transport, publicitate, echipamente achiziționate și alte obiecte de inventar necesare desfășurării activităților comerciale.

ÎN în acest caz, notele de birou vor fi considerate documente contabile primare și ar trebui să fie prevăzute cu aceeași stocare.

Care este diferența dintre memorii și notele pot fi găsite în videoclip.

Cine poate scrie

Notele oficiale pot fi scrise de toți, fără excepție, angajații unei organizații care fac parte oficial din personalul acesteia. De regulă, necesitatea întocmirii acestui document apare atunci când un angajat se confruntă cu o problemă.

Dar, trebuie îndeplinită o condiție - nota conține informații despre problema care este de competența angajatului care o pregătește.

Prin astfel de documente se stabilește comunicarea între angajații de același nivel. Foarte des, șefii de divizii, departamente și ateliere trimit note conducerii lor directe, în care lucrează pentru subordonații lor.

În cazul în care angajații obișnuiți trimit note superiorilor lor, acestea sunt considerate rapoarte. Expeditorul trebuie sa inteleaga ca doar un document corect redactat ii va permite sa realizeze indeplinirea cererii exprimate in acesta. De aceea, toate informațiile ar trebui prezentate foarte pe scurt, dar succint.

Datorită faptului că memoriul este un document intern al organizației, forma sa trebuie aprobată de conducere și înregistrată în politica contabilă sau reglementările locale. Poate fi compilat atât pe hârtie, cât și în format electronic.

Dar, în orice caz, în partea de jos a documentului ar trebui să existe semnătura „în direct” a autorului. În cele mai multe cazuri, astfel de note sunt întocmite într-un singur exemplar. Dar, dacă un angajat lucrează pentru întreprindere mare, i se poate cere să întocmească un document în două sau chiar trei exemplare.

Acest document trebuie să indice indicatori cantitativi precisi:

• dimensiuni premium, salariile, plata concediului de odihnă și alte plăți în numerar;
• date, de exemplu, ziua exactă în care angajatul pleacă într-o călătorie de afaceri;
• articole de inventar (indicate lista completa toate obiectele menționate în contestație), etc.

De asemenea, va trebui să enumerați orice motiv pentru măsurile luate pentru rezolvarea situației. Sunt indicate informații despre fiecare persoană implicată în memoriu.

Trebuie să începeți să compuneți un document cu antet. Aici ar trebui să indicați numele complet al entității comerciale. Trebuie indicate data și orașul în care se întocmește documentul.

Dacă documentul este întocmit de un angajat obișnuit, atunci va trebui să fie confirmați cu șeful departamentului unde lucrează. Abia după aceasta nota este transmisă la destinație. Este imperativ ca angajatul să se asigure că contestația sa oficială a fost înregistrată în registrul contabil corespunzător.

De regulă, fiecare entitate comercială trebuie să aibă un jurnal contabil documentatie interna. În caz contrar, o notă compusă cu grijă se poate pierde cu ușurință printre fluxul dens de documente.

Pentru a evita orice erori la pregătirea unui document, indivizii ar trebui să folosească instrucțiunile:

1. Luați o bucată de hârtie, dimensiune A4.
2. Un antet este creat în colțul de sus, în partea dreaptă. Primul rând indică numele complet al entității comerciale. Rândul următor conține numele, prenumele și patronimul angajatului căruia i se adresează contestația. Al treilea rând conține numele complet și funcția angajatului care întocmește nota.
3. Mai multe rânduri sunt sărite și titlul documentului este scris în centru. Linia de jos indică data întocmirii și numărul de înregistrare, care trebuie să corespundă înregistrării din registrul contabil. Este obligatoriu să se noteze orașul în care este înregistrată oficial entitatea comercială în care lucrează scriitorul de note.
4. Un titlu scurt al documentului este scris la fiecare rând, autorul trebuie să sublinieze problema care va fi discutată.
5. În a doua parte a notei, este necesar să descriem esența problemei care a apărut. Este extrem de important să se noteze persoanele responsabile legate de acesta, indicând numele și funcțiile lor complete.
6. Sunt propuse opțiuni pentru rezolvarea problemei.
7. În partea de jos a documentului este aplicată semnătura emitentului, indicând numele complet și funcția acestuia.

Când redactați o notă în formular electronic ar trebui luată în considerare instrucţiuni. Opțiune gata documentul este transmis prin e-mail destinatarului. Ar trebui să fie salvat în corespondența de ieșire, precum și pe o unitate flash, este, de asemenea, necesar să se asigure siguranța notificării că scrisoarea a fost citită.

Compoziție, formă, tipuri

Notele de birou sunt clasificate în funcție de sensul informațiilor conținute în ele:

• analitic;
• explicativ;
• rapoarte;
• explicativ.

Ele pot fi destinate atât pentru intern cât şi utilizare externă . În al doilea caz, corespondența se realizează în acest fel cu companiile partenere atunci când apar probleme de lucru dificile. Referitor la document intern, apoi pe baza acesteia conducerea ia decizii responsabile, emite ordine și instrucțiuni.

În majoritatea cazurilor, o astfel de documentație este utilizată pentru comunicarea departamentală. Acesta reflectă cereri și sugestii, precum și informații importante privind sprijinul economic sau logistic al organizației.

Cu ajutorul lor se asigură comunicare la nivel orizontal. În cazul în care statutele persoanelor implicate sunt diferite, atunci documentul va fi considerat raport.

De exemplu, un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri. Șeful departamentului său scrie memoriu adresat șefului organizației. Pe baza acestui document, se emite o comandă, se eliberează un certificat de călătorie, numerar pentru cheltuieli.

Puteți lua în considerare și un alt exemplu. Compania a creat o comisie de certificare. Șeful departamentului transmite membrilor săi un memoriu, care indică faptul că un anumit angajat nu corespunde funcției sale, de exemplu, primește în mod constant plângeri, produce multe produse defecte etc. În acest caz, membrii comisiei , pe baza documentului primit, poate lua o decizie privind recertificarea angajatului.

Șeful departamentului poate scrie memoriu adresat șefului organizației despre reducerea perioada de probă pentru un incepator, întrucât se descurcă bine îndatoririlor sale și are un nivel de calificare suficient pentru a ocupa definitiv postul vacant. Un astfel de document poate servi ca bază pentru acordarea de bonusuri oricărui angajat pe baza indicatorilor de performanță. Se acceptă spre examinare de către reprezentanții legii ca probă atunci când situațiile controversate sunt soluționate în cadrul legal.

Mulți indivizi nu înțeleg diferența dintre o notă și un raport. Acest lucru se explică prin faptul că ambele documente au scopul de a notifica conducerea despre orice probleme de lucru care apar în organizație.

Ei trebuie să înțeleagă că raportul are scopul de a informa superiorii despre problemele apărute, iar raportul de service, pe lângă astfel de informații, conține și propuneri pentru rezolvarea problemelor apărute.

La întocmirea unei contestații adresate conducerii, este necesar să se țină cont de următoarele: nuanțe:

1. Documentul este întocmit în formă liberă.
2. Esența problemei trebuie descrisă clar.
3. Toate soluțiile trebuie indicate.
4. Documentul trebuie să fie înregistrat în registrul contabil corespunzător.
5. Pentru a preveni posibilitatea pierderii notei, o puteți face în două copii. Unul va fi predat conducerii prin intermediul secretarului, iar al doilea va ramane la angajat (formularul va contine semnatura, data acceptarii, numarul de inregistrare).

Dacă intenționați să faceți schimb de note oficiale între divizii separate ale organizației, atunci este necesar să țineți cont de acestea momente:

În cazul în care nota este trimisă către o altă entitate comercială, emitentul trebuie să ia în considerare acest lucru nuanțe:

1. O notă poate servi uneori ca document extern. În acest fel, entitățile de afaceri cooperante fac schimb de informații.
2. În acest caz, nota este considerată ca dovadă documentară a unei cereri sau revendicari de la un partener de afaceri la altul.
3. Documentul este întocmit pe antetul organizației în formă liberă.
4. Nota poate fi însoțită de documente justificative care confirmă informațiile furnizate.
5. Este necesar să faceți două copii, una este transferată companiei partenere, iar a doua rămâne la cealaltă organizație. Pe al doilea exemplar, destinatarul trebuie să pună ștampila umedă, data și semnătura, precum și să indice și numărul de înregistrare.
6. Un astfel de document trebuie păstrat până când situația este complet rezolvată.
7. Dacă compania parteneră a dat un răspuns scris la cererea primită, aceasta ar trebui să fie înregistrată și stocată împreună cu nota.

Există o versiune electronică?

Legislația federală în vigoare în Rusia permite entităților comerciale pe cont propriu decide cum vor gestiona fluxul de documente. Astăzi mulți organizatii comerciale iar antreprenorii individuali folosesc forme electronice de documente.

Certificatele și memoriile compilate sunt transmise departamentelor prin Internet. Dar, dacă intenționați să informați conducerea superioară cu privire la o situație extrem de importantă care se încadrează în „ secret comercial„, atunci angajatul trebuie să fie implicat în certificare semnătură digitală personală.

În cazul în care angajatul și-a exprimat gândurile pe hârtie, acesta poate scana formularul și îl poate trimite către e-mail organizația dumneavoastră. Dacă la trimitere folosește o cutie poștală personală înregistrată pe numele său, atunci nu va fi nevoie să semneze nota de serviciu.

În ceea ce privește formatul documentului electronic, acesta nu este diferit de omologul său pe hârtie. Expeditorul, pentru a evita neînțelegerile supărătoare, trebuie să țină cont următoarele nuanțe:

1. Când trimiteți un e-mail, trebuie să solicitați o notificare că destinatarul a citit mesajul. O astfel de notificare va acționa ca dovadă că, atunci când apare orice situație dificilă, persoana responsabilă a trimis nota în timp util.
2. Documentul este redactat cu font Times New Roman, a cărui dimensiune ar trebui să fie în intervalul 12-14.
3. Data trebuie introdusă în formatul: 01/01/2018 sau 01 ianuarie 2018.
4. Titlul documentului trebuie plasat în centrul foii.

Mai jos este o clasă de master despre conversia notificărilor oficiale în formă electronică.

Semnificația documentului

Avantajul întocmirii acestui tip de document este că acționează ca dovada munca unui specialist specific care rezolvă problemele aflate sub responsabilitatea sa. De exemplu, dacă un astfel de angajat nu poate face față în mod independent unei anumite situații, atunci el poate, printr-un memoriu, să implice alți specialiști în rezolvarea acesteia.

Astfel, el se eliberează automat de responsabilitatea pentru calitatea proastă sau rezolvarea prematură a problemei.

Un avantaj suplimentar al acestui tip de document este că este dovezi directe faptul că specialistul a evidențiat o problemă în aria sa de expertiză. Dacă un specialist nu poate rezolva singur problema și o prezintă sub forma unui memoriu pentru rezolvare de către alți specialiști, el se eliberează astfel de responsabilitatea pentru examinarea în timp util sau de proastă calitate a problemei.

Dacă apare o situație controversată în care autoritățile de management sau de reglementare încearcă să găsească vinovații, nota va ajuta la înțelegerea cine este de vină.

Datorită faptului că notele nu sunt clasificate ca documente obligatorii, folosit pentru comunicarea internă organizații, mulți ofițeri de personal foarte frivol și iresponsabil abordează problema depozitării lor.

Acestea trebuie amplasate în zone uscate și ventilate, astfel încât suporturile de hârtie să nu fie expuse impact negativ umiditate și alte medii agresive.

După transferul notelor oficiale în scopul propus, aceștia trebuie să fie responsabili pentru siguranța lor ofiţeri de cadre. Documentele pe hârtie sunt plasate în seifuri, deoarece pot conține informații confidențiale.

Accesul la acestea va fi acordat numai unui angajat responsabil, aprobat de autoritatea relevantă prin ordin. Toate lucrările sunt depuse într-un folder separat, dar dacă au fost trimise electronic, atunci o unitate flash este folosită pentru a le stoca.

În ceea ce privește perioadele de stocare, entitățile comerciale trebuie să țină cont de următoarele: nuanțe:

1. Dacă în astfel de contestații angajații fac rapoarte importante, fac propuneri de raționalizare și reflectă altele informatii importante, atunci durata lor de valabilitate nu trebuie să fie mai mică de 5 ani.
2. În cazul în care notele interne nu conțin informații importante pentru activitatea unei entități comerciale, acestea pot fi stocate cel mult un an.
3. Dacă notele interne reflectă informații despre cooperarea companiei cu partenerul său străin, atunci perioada minimă de stocare a acestora nu trebuie să fie mai mică de 15 ani.

Este de remarcat faptul că șeful organizației poate, la discreția sa, să prelungească perioada de stocare a unei astfel de documente prin emiterea unui ordin corespunzător.

Ce tipuri de memorii există? Răspunsul la întrebare este în videoclip.

O notă de serviciu (SZ) este un tip de memorandum.

Principala diferență este că SZ sunt trimise pe orizontală funcționarilor la același nivel de conducere.

Rapoartele sunt trimise managerilor superiori, pe verticală.

Nu există reguli obligatorii pentru crearea SZ sau modele în legislație. Clasificatorul documentației de gestiune conține referințe doar la rapoarte, explicative și note explicative. Norme și instrucțiuni pentru înregistrarea SZ într-un anumit persoană juridică pot fi reglementate la nivel local act normativ pe probleme de birou.

Întrucât SZ sunt documente scrise și trebuie luate în considerare (înregistrate) de către persoana care le-a trimis, acestea servesc drept dovadă a trimiterii oricărei informații, solicitare, mesaj despre o problemă care nu poate fi rezolvată independent. Un fel de amânare a timpului și redistribuire a responsabilității.

Cum se completează corect: completarea SZ conform GOST

GOST care intră în vigoare conține reglementări mai detaliate și include noi secțiuni.

Cerințe de aspect

Notele de service sunt întocmite pe hârtie albă sau altă hârtie ușoară în format A4 sau A5.

Există margini de-a lungul marginilor: dreapta - 10 mm, pe celelalte părți - 20 mm. În țara noastră, documentele sunt create în limba rusă.

Partea superioară („capac”). Destinatarul SZ este introdus în dreapta sus (nu mai mult de 4, în caz contrar este necesar să trimiteți un e-mail).

În partea stângă de mai jos se află numele lucrării, data și numărul de înregistrare, rezumat(titlu).

Data poate fi specificată în oricare format numeric cifre arabe(ZZ.LL.AAAA, AAAA.LL.ZZ) și folosind cuvinte. Număr de înregistrare– ordinal valoare numerică, eventual cu o literă adăugată.

IMPORTANT: Titlul ar trebui să reflecte esența principală a textului lucrării și să spună despre ce este vorba în lucrare.

Dacă o notă ocupă mai mult de o pagină tipărită, paginile ulterioare sunt numerotate.

Noul GOST oferă standarde suplimentare:

• el mentioneaza nu doar documentele traditionale pe hartie, ci si managementul documentelor electronice cu respectarea acelorasi reguli de proiectare.
• Text. Cel mai bine este să folosiți fonturile Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Mărimea de la 12 la 14 în funcție de fontul ales. Distanța tradițională dintre linii este de 1-1,5; pentru litere în cuvinte – normal; între cuvintele individuale există un spațiu (o bucată). Textul SZ este aliniat la lățimea foii.
• Numerotarea paginilor este plasată în partea de sus a foii (antet).
• Este permisă imprimarea față-verso a documentelor, salvând dimensiunile cerute câmpuri din toate părțile.
• Există o liniuță de paragraf de 1,25 cm.

REFERINŢĂ:întrucât SZ-ul este trimis în cadrul unei singure companii, nu este nevoie să-i puneți o ștampilă.

Un exemplu de document în fotografia de mai jos:

Când o notă nu respectă regulile?

După cum sa menționat mai sus, SZ nu este un document oficial, prin urmare, nu sunt furnizate consecințe specifice pentru trimiterea notelor care nu sunt în formă.

Scopul SZ este de a obține sau de a furniza anumite informații colegilor de muncăși singurul posibil consecință negativă se pare că nu există niciun răspuns la notă.

Legislația conține conditii generale pentru cereri, dacă nu sunt respectate, acestea nu vor fi luate în considerare. Se pare că pot fi aplicate prin analogie la SZ. În special, următoarele aplicații nu vor primi răspuns:

1. neavând o indicație a persoanei care le-a compilat (anonim);
2. Conțin declarații obscene, insulte, amenințări;
3. Necitit;
4. Dacă solicitări similare au primit anterior răspuns în mod repetat;
5. Dacă răspunsul implică divulgarea unui secret protejat;
6. Si altele.

Aceste norme sunt cuprinse în legea federală „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse”, în ciuda absenței reguli obligatorii pentru corespondența prin memorii, aceasta trebuie întocmită cu respectarea regulilor comunicare de afaceri, regulile limbii ruse și cerințele tradiționale pentru documentele de afaceri.

Notă de serviciu este un document informativ și de referință, un instrument de corespondență de afaceri în cadrul unei organizații.

Un memoriu este întocmit pentru a evidenția orice probleme de afaceri legate de munca unui departament sau a unui anumit angajat, a cărui soluție depinde de o altă unitate structurală a organizației sau angajatului.

Scrierea notificărilor, în schimb, se realizează între diviziuni structurale sau angajați cu statut oficial echivalent care nu sunt subordonați direct.

Cum se scrie o notă

Deși forma de scriere a unei note este arbitrară, următoarele detalii ar trebui să fie luate în considerare la redactarea lui:

• „pălărie”, unde se indică cui i se adresează (funcție, prenume, prenume, patronimic în cazul dativ);
• denumirea documentului - Notă de serviciu;
• data întocmirii și numărul;
• titlu la textul documentului - vorbește despre subiectul memoriului;
• textul documentului - mai întâi există o descriere a situației actuale, apoi o cerere specifică;
• poziția compilatorului, semnătura și transcrierea semnăturii - numele, prenumele, patronimul autorului.

Exemplu de memoriu pentru achiziționarea unui computer

Notă de serviciu
05.10.2013 № 2
Moscova

Despre repararea calculatorului (înlocuire)

Aș dori să vă aduc la cunoștință că din 20 septembrie 2013, Tatyana Ivanovna Moroz, repartizată în funcția de HR Manager, computer personal eșecurile apar frecvent software.

În acest sens, solicit ca acest computer să fie reparat sau înlocuit.

Exemplu de memoriu privind emiterea produselor

NOTĂ DE SERVICE
20-09-2013-CN din data de 20.09.2013

Despre eliberarea produselor

Vă rog să fiți de acord cu organizarea unei promoții pentru TM „J”.

Scopul acțiunii:
- creșterea vânzărilor cu amănuntul de sucuri TM „J”;
- creşterea distribuţiei numerice şi calitative.

Perioada de promovare: octombrie-noiembrie 2013

Regiunea: Sankt Petersburg, Voronezh

Participanți la acțiune: vânzători de puncte de vânzare cu amănuntul

Mecanism de promovare: la comanda punct de vânzare 5 litri de suc TM „J” se oferă cadou 1 litru de suc TM „J”.

Distribuirea fondului de premii:
Sankt Petersburg - 400 pachete (1 l fiecare)
Voronezh - 60 de pachete (1 l fiecare)
Eficiență: creșterea vânzărilor planificată cu 30-40%.
Restul produselor nefolosite vor fi returnate la depozit.

Nota se întocmește pe o coală A4 dacă organizația nu menține gestionarea electronică a documentelor.

În miezul ei memoriu‒ un instrument de corespondență de afaceri în cadrul unei organizații, între angajați care nu sunt subordonați unul altuia. În cazul în care un angajat scrie o notă unei persoane superioare, aceasta nu se va numi notă oficială, ci raport.

Scopul notei este explicați și conveniți asupra aspectelor problemelor de afaceriîn ceea ce privește munca unui angajat sau departament și legat de munca altui angajat sau departament. Se scrie o notă în cazurile în care comunicarea orală nu este suficientă și este necesară o solicitare document.

Trebuie menționat că nota este doar un document auxiliar care nu este reglementat de OKUD. Prin urmare, toate informațiile din memorii nu conțin comenzi și instrucțiuni.

Formularul de scriere este gratuit. Cu toate acestea, ca și în cazul oricărui document, este necesar să se respecte reguli generaleîntocmirea documentelor, și anume pentru a indica:

• cui i se adresează (numele complet în cazul dativului și poziție);
• numele documentului, data, numărul notei;
• o scurtă notă de subiect sau titlu;
• „corpul” notei descrie situația actuală și precizează cererea sau evidențiază acțiunile emitentului în legătură cu situația;
• funcția compilatorului, semnătura și numele complet al acestuia, uneori sunt necesare și semnăturile părților interesate.

Este indicat să evitați într-o notă cuvinte inutile, modele complexe de vorbire. Este necesar să se precizeze în esență esența problemei sau a situației și, dacă este posibil, să o facă pe scurt. Deoarece nota indică numărul său de serie, este logic ca astfel notele sunt înregistrate în revistă specială . Designul antetului poate fi central sau de colț (atașat la marginea documentului).

Pentru a evita diverse opțiuni Fiecare întreprindere își dezvoltă propriul formular de memorare. În acest caz, puteți fi ghidat de regulile Federației Ruse GOST R 6.30-2003 „ Sisteme unificate documentare."

Angajaților le va fi mai ușor să întocmească documente dacă au un document aprobat prin ordin al managerului. instructiuni de proiectareși cu instrucțiuni generale de scriere diverse feluri note (raport, oficial, explicativ).

Opțiunea ideală este plasarea mostrelor de scris lângă astfel de instrucțiuni și/sau furnizarea angajaților cu formulare gata făcute.

Pentru întreprinderile al căror flux de documente este în mare măsură computerizat, jurnalul de înregistrare, formularele de note și documentele gata făcute pot fi stocate într-un folder separat, accesibil prin retea locala tuturor utilizatorilor interesați.

Exemplu de scriere a unei note

Departamentul de automatizare
Șef departament vânzări

SRL „ADA” către I. N. Slavyansky

NOTĂ DE SERVICE

04.04.15 № 3-4/8

Despre informarea utilizatorilor de PC

Noul software va fi instalat marți, 7 aprilie 2017. Vă rugăm să informați managerii despre necesitatea de a transfera toate informațiile de lucru pe medii amovibile pentru a evita pierderea acestora în timpul procesului de reinstalare.

Șef departament automatizare (semnătură)
A. P. Veniaminov

Este o notă o formalitate goală?

Desigur, pentru o întreprindere mică, o notă poate fi o formalitate inutilă care necesită timp și efort. Dar într-o organizație mare cu mulți angajați și departamente, o notă poate fi utilă. În acest caz, nota va juca rolul reamintire scrisă a interacțiunilor necesare între departamente.

În structurile mari, neglijența în întocmirea unui memoriu sau neglijarea întocmirii acestuia poate duce la o pierdere de timp prin clarificarea oricăror circumstanțe, căutarea responsabililor pentru probleme și inconsecvență în activitatea departamentelor.

Pentru a vizualiza necesitatea unei atitudini corecte față de documentația oficială, să ne imaginăm următoarea situație. În legătură cu orice vacanță departamentul economic alocă o zi de lucru suplimentară angajaților săi pentru curățarea la timp a teritoriului.

Dacă nu anunțați departamentul de securitate despre acest lucru, poate apărea o neînțelegere. Lucrătorii pur și simplu nu vor avea voie să intre în punctul de control, deoarece departamentul de securitate nu știe nimic despre evenimentele legate de vacanță.

Întrebări despre memorii

1. Cum se scrie un memoriu pentru a-l convinge pe director să finanțeze achiziția unui computer (abonament la un jurnal de contabilitate) etc.?

Contactarea directorului nu este o comunicare orizontală și, prin urmare, o astfel de notă nu va fi considerată oficială. Apel la sef - memoriu.

1. Ce format de foaie este folosit pentru memorii?

Conform GOST R 6.30-2003, documentele sunt întocmite pe coli A4.

1. Este corect să puneți ștampila „Sunt de acord” pe o notă?

Nu. Un memoriu este o metodă de comunicare între departamente. Răspunsul la o întrebare sau o propunere pentru o notă este întocmit ca o notă de răspuns. În acest caz, antetul răspunsului indică numărul notei la care a fost dat răspunsul.